第二讲 企业档案工作规范2012

1、 企业档案工作规范企业档案工作规范 蔡立宁2015.07.29 目 录n第一章 范围n第二章 规范性引用文件n第三章 术语和定义n第四章 档案工作总则n第五章 档案工作组织n第六章 档案工作制度n第七章 档案业务工作n第八章 档案信息化建设n第九章 档案工作设施设备4.1 企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分。企业档案工作是企业研发、生产、经营和管理活动的基础性工作。4.2 企业档案工作应以企业资产关系为纽带，实行统一领导、统一管理、统一制度、统一标准。4.3 企业档案工作应以满足企业各项活动在证据、责任和信息等方面的需求为导向，运用现代技术与管理方法，通过资源整合和开发，为企业研发

2、、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务。4.4 企业应维护档案的完整、准确、系统与安全。 第四章第四章 档案工作总则档案工作总则一是建立企业档案工作组织体系。 二是明确档案工作职责。5.1组织系统建设包括四个方面：n档案工作领导、机构、人员、工作体系 第五章档案工作组织第五章档案工作组织5.1.1档案工作领导 应在三个层次确定档案工作负责人：n企业分管领导n各职能或承办部门、项目工作部门负责人n档案部门的负责人第五章档案工作组织第五章档案工作组织5.1.2 档案机构设置n企业应设置独立的档案机构：档案室（处、科）或档案资料信息中心；n规模较小的企业或有些专业需要的企业，可指定相应机构承担档案

3、管理的职能；n有条件的特大型企业集团应建立企业档案馆。第五章档案工作组织第五章档案工作组织5.1.3 档案人员配备企业应配备专职档案人员；企业各部门、各项目应配备专职或兼职档案人员；企业应保持档案人员相对稳定。5.1.4档案工作体系 企业应建立以档案部门为核心，各职能或承办部门、各项目专兼职档案人员为基础的档案工作体系。第五章档案工作组织第五章档案工作组织5.2 企业管理职责 共五个方面：n为档案工作持续发展提供保障；n将档案管理的有关工作纳入岗位责任制进行考核；n采取必要的措施确保档案的完整、准确、系统和安全；n在产权发生变动时做好档案的处置；n对档案管理奖成绩、惩损失。 第五章档案工作组织

4、第五章档案工作组织5.3 企业部门职责四个方面：n部门或项目负责人的责任；n文件形成者的责任；n专兼职档案员的责任；n职能或承办部门的责任。第五章档案工作组织第五章档案工作组织5.4 档案部门职责 五个方面：n统筹规划企业档案工作。n负责企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。n指导各部门、项目及专项工作文件的形成、积累、整理及归档工作。n监督指导所属企业开展档案工作。n依照有关规定向国家档案馆或有关单位移交档案。 第五章档案工作组织第五章档案工作组织 5.5 档案人员要求n档案人员应遵纪守法，忠于职守、具有专业知识。n档案部门负责人应具备中级以上专业技术职称或大学本科以上学历。

5、n档案人员应具备大学专科以上学历或同等学识水平。n档案人员应定期接受档案业务培训。 第五章档案工作组织第五章档案工作组织n工作规章n管理制度n业务规范 三个不同层次、不同重点内容的制度，构成企业档案工作的制度体系。 第六章档案工作制度第六章档案工作制度6.1企业档案工作规章的制订n明确文件形成、归档责任；n制订规章应该包括的主要内容；n要建立责任追究制度；n要制订应急预案。第六章档案工作制度第六章档案工作制度6.2 企业档案管理制度的制订 共有八个方面的制度：n文件归档制度n档案保管制度n鉴定销毁制度n档案统计制度n档案利用制度n档案保密制度n电子档案管理n档案管理系统操作制度。第六章档案工作

6、制度第六章档案工作制度6.3企业档案业务规范的制订n文件、档案整理规范；n档案分类方案；n文件归档范围和保管期限表；n特殊载体档案管理规范。第六章档案工作制度第六章档案工作制度 7.1企业档案工作与业务活动 完整的档案管理包含三个阶段：n文件（即未来的档案）形成阶段、n档案室保存阶段、n档案馆保存阶段。 第七章第七章 档案业务工作档案业务工作四纳入：n将档案工作纳入企业领导的议事日程;n对企业档案工作的发展做出整体规划;n对企业档案管理制度的建立、完善和嵌入企业各有关制度进行整体协调;n将文件管理纳入有关人员乃至全体员工岗位责任制进行考核和奖惩，确保档案管理有关制度在企业各层级、各岗位得到贯彻

7、落实 。 第七章第七章 档案业务工作档案业务工作三参加： 企业档案部门或档案人员应参加：n产品鉴定n科研课题成果审定和基本建设项目验收n设备开箱验收等活动 负责检查应归档文件的完整、系统。四同时：n企业下达项目计划任务应同时提出项目文件的归档要求；n检查项目计划进度应同时检查项目文件积累情况；n验收、鉴定项目成果应同时验收、鉴定项目文件归档情况；n项目总结应同时作好项目文件归档交接。 第七章第七章 档案业务工作档案业务工作7.2 文件的形成、积累两方面的要求：n文件记录载体和记录方式的要求；n文件内容及归档的要求。第七章第七章 档案业务工作档案业务工作7.3 文件整理与归档四个方面的要求：n

8、文件的整理n 文件的归档范围n 文件的归档时间n 文件的归档要求。第七章第七章 档案业务工作档案业务工作7.3.1文件整理n管理类文件的整理应该符合文书档案案卷格式GB/T9705和归档文件整理规则DA/T22的要求；n科技文件的整理应该符合科技档案案卷构成一般要求GB/T11822的要求；n基本建设项目文件的整理应该符合或可以参照国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范DA/T28的要求； 第七章第七章 档案业务工作档案业务工作n会计文件的整理应该符合会计档案管理办法财会字199832号文件的要求；n职工文件的整理应该符合企业职工档案管理工作规定劳力字号文件的要求；n照片文件的整理应该符合

9、照片档案管理规范GB/T11821的要求； 第七章第七章 档案业务工作档案业务工作n录音、录像、软磁盘等磁性载体文件的整理应该符合磁性载体档案管理与保护规范DA/T15的要求；n电子文件的整理应该符合电子文件归档与管理规范GB/T18894和公务电子邮件归档与管理规则DA/T32的要求；n计算机辅助设计文件的整理应该符合CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求GB/T17678.1的要求。 第七章第七章 档案业务工作档案业务工作 7.3.2 文件归档范围 u归档范围要包括从企业筹建、运营生产、产权发生变动、直至注销，各个阶段的文件都应在档案中有所记录和保存，要能够真实记录和准确反映企业的发展

10、历程；u归档文件的主要来源；u归档范围要突出反映企业的特点和主要活动。第七章第七章 档案业务工作档案业务工作 7.3.3 文件归档时间文件材料的归档时间主要有两种： 定期归档 随时归档 应该随时归档的其它文件： 1、需要严加控制的核心文件； 2、机密性强的、特殊的科技文件； 3、企业内部机构变动或职工离岗、调动时应清退的文件； 4、非纸质载体文件； 5、外来文件。第七章第七章 档案业务工作档案业务工作7.3.4 文件归档要求 七个方面的要求：u第一，应实行部门立卷；u第二，归档文件的质量；u第三，归档原件；u第四，非纸质文件和外文材料；u第五，归档文件的份数；u第六，合作项目文件；u第七，填写

11、档案交接登记表。7.4 档案收集工作两个要求：l认真做好文件归档的交接工作；l企业应该接收档案与收集资料的范围。 收集工作有两种形式：n一是对内收集。即按企业归档制度的要求接收企业内各部门形成的文件材料；n二是对外收集。即企业根据国家有关政策和规定，对外单位保存的有关档案材料进行征集、购买或接收。7.5 档案整理工作n1、企业应按全宗进行档案分类、排列与编目 n2、要制定企业分类方案n3、要制定科学的类别号、档号n4、建立互见号n5、编制档案目录n6、建立全宗卷7.6档案保管工作三个方面的要求：v档案、底图、磁性载体文件的存放和备份要求；v档案入库前的修护要求；v库房管理要求。磁性载体文件的保管：n防磁;n磁带要平放;n定期检查；n长期不用的磁带要防止相邻磁带互相磁化；n要及时对磁性载体文件进行转换。 7.7 档案鉴定工作v按鉴定时段包括 归档鉴定 到期鉴定v按鉴定内容包括 价值鉴定 质量鉴定 利用范围鉴定 7.8 档案统计工作三个要求：u及时、准确地填报本企业档案工作年报及有关统计报表；u要建立档案工作统计台账；u要保持统计工作的连续性。7.9 档案利用