新标准文件控制程序

1、文件控制程序文件编号：ZG-P-01版次：A/0受控状态：受控制定审核批准姓名部门日期变更履历版本变更日期交更条款艾更内容1目的确保生产经营全过程的有效策划、运行和控制所需的文件、资料（包括外来文件）受控，对质量、环境、职业健康安全管理体系（以下简称综合管理体系）运行有关的文件、资料进行有效控制。2范围适用于综合管理体系运行有关的文件、资料，包括外来文件，如法律法规、技术标准、相关方提供的文件、规章制度等。3职责3.1 体系中心是综合管理手册、程序文件的归口管理部门；负责手册、程序文件的编制，负责通过OA平台对文件进行更新。3.2 研发中心是技术文件及外来技术文件的归口管理部门；负责产品标准的

2、获取、更新、贯彻执行；负责外来技术文件的收集、发放、保存，并做好相关记录。3.3 EHS部负责环境、职业健康安全管理体系覆盖的程序文件及有关的法律法规及其它要求的收集、更新。3.4 总经办负责外来行政类及政策类文件的收集及公司外部公文的发放工作，信息中心负责技术文件的发放、回收、保留，并做好相关记录。3.5 市场部负责有关客户要求标准文件的获取。3.6 各部门负责部门内管理制度、标准的编制、审批；各部门必须确保本部门的管理文件有效；各部门的管理员须做好本部门文件的签收、更换、宣贯、存档、整理工作。4工作程序4.1 文件分类4.1.1 文件分为：管理文件、技术文件、外来文件管理文件分为：手册、程

3、序文件、管理制度（包括管理制度及管理标准）、记录表单等。4.1.2 外来文件a.国家、行业、地方颁发的适用的法律法规、政策等文件；b.有关标准（如产品标准，国际标准等）、国家和行业技术标准、产品图样和规范；c.顾客提供的知识产权保护（如图样、规范等）；4.2 文件的编制和收集4.2.1 手册、程序文件由体系中心负责编制、更改，各部门协助。按文件编码规定编号。4.2.2 管理制度、管理标准由归口部门编制，部门主管审核，有关责任部门会签后报体系中心编号、标准化检查后，报归口负责人批准。4.2.3 技术类文件由相关业务部门编写并按按编号规则编号，部门负责人审核，部门主管副总经理批准，各部门负责将文件

4、相关信息登记到部门【受控文件清单】中。4.2.4 文件需要采用统一的格式，首页需有编制、审核、批准人签字（统一中文签字），文件审批走纸质流程。4.2.5 外来文件的收集和管理4.2.5.1 总经办负责公司级的法律法规、政策等文件的收集和管理。4.2.5.2 研发中心负责与产品有关的国内外标准，行业标准的收集和管理，负责产品图样和规范的收集和管理。4.2.5.3 市场部负责顾客相关的文件的收集和管理。4.2.5.4 EHS部负责与质量、环境、职业健康安全管理体系有关的法律，法规的收集、登记、更新和组织评审、宣贯。4.2.5.5 各部门所收集到的外来文件必须加盖外来文件”章，以区别于公司内部文件，

5、并以清单形式提交给体系中心，由体系中心及时更新公司级【外来文件清单】。4.2.6 记录格式的审批。各部门根据需要，自行设计记录格式，统一编号后经部门负责人审批后报体系中心备案。体系中心定期检查各部门的记录编号、填写、保管等情况。4.3文件编码规定文件类别文件内容编码一级文件综合管理手册ZG-M-2017二级文件程序文件ZG-P*（顺序号）三级文件管理类文件ZG-10*（部门代码）一*（顺序号）技术类、其它类文件ZG-*（文件类型代码）*（部门代码）*（顺序号）四级文件记录样式ZG-文件编号一*（顺序号）（*/*）（版次）备注1:文件类型代码见4.3.1-文件类型代码规定备注2:顺序号从01开始

6、登记，依次增加。4.3.1文件类型代码规定文件类型名称类型代码管理制度、规范类文件10作业指导书、作业手册20设备指导书21仅个大乂1十（你作指导书、操作手册等）检验指导书22工艺卡23检验计划24.技术规范30物料清单（BOM,安装专用工具清单，易耗品清单，备品备件清单，风场维护工具清单，风场安装物料清单）31仅个人乂什（只它）流程图32抽样表（螺栓抽样表，检验抽样表等）33技术描述34图纸参照图纸零件号编号规定分析报告技术分析报告40缺陷分析报告41.协议、合同技术协议50保密协议51销售合同52采购合同53劳动合同54图书00外来文件按照外来文件固有的文件号登记外发公文按照如下备注样式登

7、记备注：外发公文编号样式规定如下：zG-*号序列号詈年份部门简称其中部门简称：市场部-MT;年份：2017年即2017;序列号：第几份公文，如第一份即01;例如文件编号为ZG-MT201701号，即中国风电市场部2017年度外发的第一份公文。4.3.2 部门分类代码序号部门代码1总经办0102人力资源0113财务部0204投资部0305市场部0406研发中心总工办0507研发中心机械部0518研发中心电气控制部0529研发中心系统分析部05410研发中心技术支持部05511研发中心R&D办公室05612研发中心现场工程部05713运营及项目部07014工幺部05315制造部08016供

8、应链09017质量部10018安全环保部1204.4.1 文件页面设置要求4.4.1.1 用A4（210X297mm）准，页边距按以下标准设置：上边距为：2.54cm;下边距2.54cm;左、右边距为：2.5cm；装订线：0mm；页眉：1.5cm;页脚：1.8cm。字体与间距：首页文件名称为一号宋体，文件编号、版次等为四号宋体，正文为五号宋体，字间距设置为标准字间距，行距设置为1.5倍行距。1级章节标题采用四号宋体，行距设置为1.5倍行距，段前、段后间距0行，居左。2、3级标题采用五号宋体，行距设置为1.5倍行距，段前、段后间距为0行，居左。4.4.1.2 中国风电LOGO图标如下：在文件中使

9、用公司LOGO时，尺寸设定如下：文件首页中如使用公司LOGO时，则尺寸大小设定为高1.5cm,宽：5.46cm,正文页文件表头中如使用公司LOGO时，则尺寸大小设定为高1.0cm,宽3.69cm；其它相关表单设计时，如需要使用公司LOGQ则设定尺寸：高1.2cm,宽4.3cm。4.4.2文件版次的更改：文件版次包含版本号和修改次数，其中文件版本号采用英文字母大写方式，从A开始登记，修改次数采用0,1,2,3方式，当文件修改次数超过3次时进行文件版本升级。例如：某文件初始制定时版次为A/0,修改一次版次为A/1,修改第二次版次为A/2,修改第三次版次为A/3,当修改到第四次时，则版次为B/0,依

10、次类推进行登记。4.5 文件的归档文件编制、审批、整理完成后须进行归档处理，申请人负责在OA系统上填写【归档申请单】经部门领导批准后通知并且提供归档文件给文件管理员。文件管理员在接收到【归档申请单】后仔细核对归档文件的名称、编号、数量、完好状态等无异常后，填写完【归档记录表】中信息。非技术类体系文件由体系中心负责存档保留，技术文件由信息中心负责存档保留。4.6 文件的发放和接收4.6.1 手册、程序文件、管理制度、管理标准类文件由体系中心在OA上发布，各部门直接在OA上查阅。纸质版本只在体系中心保存，各部门不再发放；4.6.2 技术文件由信息中心根据下发需求下发。下发的文件在分发前必须加盖文件

11、受控印章和分发号（部门代码）。接收文件的人员在【（口文件/图纸）发放-回收记录表】上签字并在本部门的【文件接收台账】上登记，便于后续文件发放、接收的追溯性查找。4.6.3 对于需要提交给客户或供应商的文件必须经过归口负责人批准审核通过后方可提供。所有文档未经审核不得直接提交给客户或供应商。电子文档提交时必须处理为不能任意修改的形式方可发出。文件（除技术协议、图纸）需要变更时，由变更申请者填写【文件变更申请单】进行变更。综合管理手册由管理者代表审核、总经理批准变更；程序文件由体系中心更改，管理者代表批准变更；其它文件由归口负责人批准后进行变更。体系中心负责接收【文件变更申请单】和修改受控文件清单

12、，以显示文件的最新状态和版次；同时更新OA上更新文件的版本。体系中心负责在作废文件上盖作废”章，同时要保留一份旧版文件底稿，在底稿文件上盖作废”和留存”章，便于追溯。4.8 文件的管理与销毁4.8.1 受控文件清单的整理各部门负责整理本部门的技术文件和外来文件的受控文件清单，部门新增加文件或者文件更新时需要及时更新【受控文件清单】并报部门领导批准后提交体系中心汇总，体系中心将公司级【受控文件清单】汇总更新后经管理者代表批准。4.8.2 文件的保管：体系文件中管理手册、程序文件、管理类文件由体系中心负责存档保存；技术类文件由信息中心负责存档保存；记录文件由各部门文件管理员负责收集，分类保管；相关

13、的带有受控标识的文件，应保持清晰，不得随意涂改，不得污损，方便存取和查阅。4.8.3 文件的销毁：各部门文件管理员对作废的文件及时做好标识并登记到【作废文件销毁清单】中，由部门归口负责人批准，由文件管理员提交总经办，对作废文件清单及文件进行核查无误后销毁，文件到保存年限不需要再保存的由总经办统一收集销毁，所销毁的文件应及时记录在【作废文件销毁清单】中。4.9 文件的评审各部门每年对本部门内文件的有效性和适用性进行检查，整理需要修订的文件目录，提交相关部门对制度的版本和有效性进行评审，或提出修改意见由制定部门进行修订完善，以确保文件是适宜的、有效的。4.10 受控印章管理4.10.1 文件受控印章包含：体系文件受控印章以及技术文件受控印章。其中体系文件受控印章使用权归体系中心所有，技术文件受控印章使用权归信心中心所有，其它部门未经总经理批准不得擅自篆刻文件控制印章。4.10.2 体系文件受控印章包含：“受控”、“留存”、“作废”、“外来文件”；技术文件受控印章包含“机密受控（05）”、“受控（05）”、“归档（05）”、“外来文件（05）”、“作废（05）”、“留存（05）”、“样品试制（05）”。5相关文件文件控制程序ZG-P-026相关记录【受控文件清单】ZG-P-01-01(A/0)【(口文件/图纸)发放-回收记录表】ZG-P-01-02(A/0)【