档案基本知识培训

1、国药控股河南股份有限公司国药控股河南股份有限公司 国药控股河南股份有限公司关爱生命关爱生命 呵护健康呵护健康 档案基本概念档案基本概念 档案基本类型档案基本类型 档案管理机构档案管理机构 档案业务总体流程档案业务总体流程国药控股河南股份有限公司关爱生命关爱生命 呵护健康呵护健康档案 是什么国药控股河南股份有限公司关爱生命关爱生命 呵护健康呵护健康1 1、什么是档案？、什么是档案？ 档案法档案法对档案的定义：是指过去和现在的国对档案的定义：是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的济、科学、技术

2、、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。像等不同形式的历史记录。 q一、档案基本概念一、档案基本概念 国药控股河南股份有限公司关爱生命关爱生命 呵护健康呵护健康文件转化成档案的条件文件转化成档案的条件 文件文件 档案档案 办完办完有价值有价值整理、归档保存整理、归档保存国药控股河南股份有限公司关爱生命关爱生命 呵护健康呵护健康q一、档案基本概念一、档案基本概念 2 2、什么是企业档案？、什么是企业档案？ 企业档案是指企业在日常工作中从事企业管理、企业档案是指企业在日常工作中从事企业管理、生产、经营、

3、销售、经济核算及科学研究等活动中生产、经营、销售、经济核算及科学研究等活动中直接形成有保存价值的真实记录。主要包括文字、直接形成有保存价值的真实记录。主要包括文字、图表、音像等。图表、音像等。国药控股河南股份有限公司关爱生命关爱生命 呵护健康呵护健康3 3、什么是全宗？、什么是全宗？ 全宗是全宗是由一个独立的机关、社会组织或个人形由一个独立的机关、社会组织或个人形成的全部档案所组成的有机整体。成的全部档案所组成的有机整体。【一定范围内（通常为一一定范围内（通常为一个或几个立档单位）所有档案的总和。个或几个立档单位）所有档案的总和。】 全宗包括：全宗包括： （1 1）独立全宗（一个立档单位所有档

4、案的总和）独立全宗（一个立档单位所有档案的总和） （2 2）联合全宗（几个立档单位所有档案的总和）联合全宗（几个立档单位所有档案的总和) )q一、档案基本概念一、档案基本概念 国药控股河南股份有限公司关爱生命关爱生命 呵护健康呵护健康4 4、什么是立档单位？、什么是立档单位？ 立档单位是立档单位是其档案能够构成档案全宗的机关、其档案能够构成档案全宗的机关、社会组织或者个人即成为立档单位。社会组织或者个人即成为立档单位。 满足下列要求的独立单位或团体：满足下列要求的独立单位或团体： （1 1）具有独立的法人资格）具有独立的法人资格 （2 2）具有独立的人事权）具有独立的人事权 （3 3）具有独立

5、的财务权）具有独立的财务权q一、档案基本概念一、档案基本概念 国药控股河南股份有限公司关爱生命关爱生命 呵护健康呵护健康5 5、什么是档案室、档案馆？职能有何不同？、什么是档案室、档案馆？职能有何不同？ 档案室是最基层的档案机构，基本职能是收集和档案室是最基层的档案机构，基本职能是收集和管理档案并在一定范围内提供档案利用。管理档案并在一定范围内提供档案利用。 档案馆是业务上指导基层档案工作的上级档案机档案馆是业务上指导基层档案工作的上级档案机构，基本职能是指导、督基层档案工作、制定档案工构，基本职能是指导、督基层档案工作、制定档案工作标准、规范并负责向社会开放和提供档案利用。作标准、规范并负责

6、向社会开放和提供档案利用。q一、档案基本概念一、档案基本概念 国药控股河南股份有限公司关爱生命关爱生命 呵护健康呵护健康档案管理干什么国药控股河南股份有限公司关爱生命关爱生命 呵护健康呵护健康 收集收集 整理整理 编目编目 鉴定鉴定 保管保管 统计统计 利用利用 编研编研国药控股河南股份有限公司关爱生命关爱生命 呵护健康呵护健康6 6、档案工作的基本业务内容？、档案工作的基本业务内容？ 档案工作涉及业务部门、档案室、档案馆三个主体对象：档案工作涉及业务部门、档案室、档案馆三个主体对象： （1 1）业务部门负责档案日常积累、归档，并按规定定期将）业务部门负责档案日常积累、归档，并按规定定期将档案

7、移交档案室档案移交档案室 （2 2）档案室负责档案的接收、整理、鉴定、销毁、移交、）档案室负责档案的接收、整理、鉴定、销毁、移交、统计等管理工作并供查询利用，而且定期向档案馆上报统计等管理工作并供查询利用，而且定期向档案馆上报。 （3 3）档案馆负责档案的接收、整理及向社会提供利用。）档案馆负责档案的接收、整理及向社会提供利用。 档案的基本流程概括为八个流程档案的基本流程概括为八个流程： 收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研、利用服务。q一、档案基本概念一、档案基本概念 国药控股河南股份有限公司关爱生命关爱生命 呵护健康呵护健康 7 7、什么是案卷级管理方式？什么是文件级管理方式？、什么是

8、案卷级管理方式？什么是文件级管理方式？ 案卷级管理：将归档文件按其特征或内容具有一定关案卷级管理：将归档文件按其特征或内容具有一定关联性的组织在一起。联性的组织在一起。 （1 1）案卷号：每个案卷都有一个唯一的编号）案卷号：每个案卷都有一个唯一的编号 （2 2）卷内文件：每个案卷包含多个文件）卷内文件：每个案卷包含多个文件 文件级管理：将单个文件按一定规律进行独立管理的文件级管理：将单个文件按一定规律进行独立管理的方式。方式。 文件号：每个文件都有一个唯一的编号文件号：每个文件都有一个唯一的编号q一、档案基本概念一、档案基本概念 国药控股河南股份有限公司关爱生命关爱生命 呵护健康呵护健康8 8

9、、档案积累、归档工作的基本内容？、档案积累、归档工作的基本内容？ 档案积累一般在业务部门进行，它们必须负责收集档案积累一般在业务部门进行，它们必须负责收集和管理好各种有价值的文件材料，并在规定的时间进和管理好各种有价值的文件材料，并在规定的时间进行档案的移交归档工作。行档案的移交归档工作。 q一、档案基本概念一、档案基本概念 国药控股河南股份有限公司关爱生命关爱生命 呵护健康呵护健康 9 9、档案整理工作的基本内容？、档案整理工作的基本内容？ 组卷（立卷）、分类、组卷（立卷）、分类、 排序、著录、编目、装排序、著录、编目、装盒、上架。盒、上架。 q一、档案基本概念一、档案基本概念 国药控股河南

10、股份有限公司关爱生命关爱生命 呵护健康呵护健康1010、档案查询利用的基本内容？、档案查询利用的基本内容？ 档案查询包括目录查询和全文检索：档案查询包括目录查询和全文检索： （1 1）目录查询是通过查询案卷目录或文件目录来找到相应）目录查询是通过查询案卷目录或文件目录来找到相应档案档案 （2 2）全文检索是与计算机技术密切相关的新型查询方式，）全文检索是与计算机技术密切相关的新型查询方式，通过对档案全文的检索能够更准确地找到需要的档案通过对档案全文的检索能够更准确地找到需要的档案q一、档案基本概念一、档案基本概念 国药控股河南股份有限公司关爱生命关爱生命 呵护健康呵护健康1111、档案鉴定的基

11、本内容？、档案鉴定的基本内容？ 档案鉴定包括密级鉴定、保管期限、销毁鉴定：档案鉴定包括密级鉴定、保管期限、销毁鉴定： （1 1）密级鉴定是对档案的保密程度进行鉴定）密级鉴定是对档案的保密程度进行鉴定 （2 2）保管期限鉴定（也称档案价值鉴定）是对档案）保管期限鉴定（也称档案价值鉴定）是对档案的价值的判定的价值的判定 （3 3）销毁鉴定是对无价值档案进行销毁。）销毁鉴定是对无价值档案进行销毁。q一、档案基本概念一、档案基本概念 国药控股河南股份有限公司关爱生命关爱生命 呵护健康呵护健康1212、档案统计的基本内容？、档案统计的基本内容？ 档案统计包括基本情况统计和日常业务情况统计。档案统计包括基

12、本情况统计和日常业务情况统计。 （1 1）基本情况主要包括档案管理人员情况统计、档）基本情况主要包括档案管理人员情况统计、档案工作人员情况统计、档案馆基本建设情况统计、档案设案工作人员情况统计、档案馆基本建设情况统计、档案设备及装具统计、档案库藏情况统计。备及装具统计、档案库藏情况统计。 （2)2)日常业务情况统计包括归档情况统计、查询利用日常业务情况统计包括归档情况统计、查询利用情况统计、鉴定情况统计。情况统计、鉴定情况统计。 q一、档案基本概念一、档案基本概念 国药控股河南股份有限公司关爱生命关爱生命 呵护健康呵护健康 档案档案基本概念基本概念 档案档案基本类型基本类型 档案档案管理机构管

13、理机构 档案业务总体流程档案业务总体流程 国药控股河南股份有限公司关爱生命关爱生命 呵护健康呵护健康 1 1、按产生性质分类：文书档案、财会档案、科技、按产生性质分类：文书档案、财会档案、科技档案、照片档案、声像档案、实物档案、专门档案。档案、照片档案、声像档案、实物档案、专门档案。 2 2、按存在范围分类：通用档案、专门档案。、按存在范围分类：通用档案、专门档案。 3 3、按存在方式分类：实体档案、电子档案。、按存在方式分类：实体档案、电子档案。 q二、档案基本类型二、档案基本类型国药控股河南股份有限公司关爱生命关爱生命 呵护健康呵护健康 档案基本概念档案基本概念 档案基本类型档案基本类型

14、档案管理机构档案管理机构 档案业务总体流程档案业务总体流程国药控股河南股份有限公司关爱生命关爱生命 呵护健康呵护健康q三、档案管理机构三、档案管理机构 省市档案馆国家档案局部委档案馆省市政府地区档案馆局企档案馆室国家部委县档案室企业档案室区政府县政府一级单位二级单位业务管理部门业务管理部门行政管理部门行政管理部门行政管理部门行政管理部门产生地方标准产生地方标准产生行业标准产生行业标准产生国家标准产生国家标准国药控股河南股份有限公司关爱生命关爱生命 呵护健康呵护健康 档案基本概念档案基本概念 档案基本类型档案基本类型 档案管理机构档案管理机构 档案业务总体流程档案业务总体流程国药控股河南股份有限

15、公司关爱生命关爱生命 呵护健康呵护健康q四、档案业务总体流程四、档案业务总体流程 部门1部门n保管查询利用销毁鉴定部门2文件积累归档档案部门接收整 理统计查询借阅编研反馈宣传国药控股河南股份有限公司关爱生命关爱生命 呵护健康呵护健康q四、档案业务总体流程四、档案业务总体流程 业务流程可总结为：业务流程可总结为：“收收”、“存存”、“管管”、“用用”国药控股河南股份有限公司关爱生命关爱生命 呵护健康呵护健康人有了知识，就会具备各种分析能力，人有了知识，就会具备各种分析能力，明辨是非的能力。明辨是非的能力。所以我们要勤恳读书，广泛阅读，所以我们要勤恳读书，广泛阅读，古人说古人说“书中自有黄金屋。书中自有黄金屋。”通过阅读科技书籍，我们能丰富知识