信息时代的档案管理工作探析_宋雪

1、309华 章 Magnificent Writing 二一三年第十期 信息时代的档案管理工作探析宋 雪(哈尔滨广播电视台,黑龙江 哈尔滨 150036摘 要 随着电子计算机和互联网技术的不断发展,人类社会开始进入信息化时代,各个国家、各行各业都在努力地开展信息化建设。档案作为一种历史记录,是一种特殊的文化资源,是信息的一种重要的形式和载体。档案是信息社会发展的产物,加强对档案信息化管理的研究,是目前档案工作者的一项紧迫任务。本文就档案信息化管理重要性进行了分析,同时提出了具体的管理对策,有效发挥档案的信息功能。关键词 信息;档案;管理;随着计算机技术的发展和广泛应用,公务和商务活动中交流和沟通

2、的手段逐渐由传统的纸质形式走向以计算机为中介,以文字、图像、声音等为表现形式的电子文档。在各种社会实践活动中必然要产生大量的电子档案,电子随着时代的发展,社会信息化程度越来越高。我们将进一步加强档案现代化管理。电子档案是指在社会实践活动中形成的、具有保存价值的、由计算机系统处理和存储的机读材料和其他载体形式的记录,电子档案的形成、存储和管理与传统的纸质档案所用技术方法不同,档案工作者必须要对此有深刻的认识才能做好电子档案的管理工作。 1、信息时代给档案管理带来巨大的发展空间 1.1信息时代给档案管理直接减轻了档案管理工作人员的劳动强度。信息化是当今社会发展的一大趋势,它对档案工作提出了新的要求

3、,那就是尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段,提高档案工作的效率和水平,以尽快实现档案信息化管理。在知识经济时代的当下,现代网络系统不但为归档提供了快捷的管理手段,而且提供了信息利用的快速途径,免除了立卷归档、检索查找的困难,减轻了工作人员的劳动强度,提高了归档质量和检索速度。 1.2信息时代给档案管理有利于文件的补漏增缺。传统的文书立卷方法遇到文件收集不齐或漏交归档时,补漏增缺,就得拆卷重做。随着科学技术的发展,人们从事的科学研究和生产建设,行政管理活动变得越加复杂,越离不开信息服务,对档案信息的单一需求必然将被对档案、文件、图书、情报检索资料的综合需求所代替。文档用微机按“件”整理归档。

4、可随时补漏增缺,使文档不形成存积,这时,只需按一下键盘,修改一下档案目录就万事大吉了。微机管理省时省力,可以给工作人员以充分的时间去提高业务水平。1.3有利于提高档案管理工作的质量。在档案工作中,计算机的介入改变了档案工作完全靠手工操作的历史,大量简单、重复的手工劳动逐渐由计算机取代,大大提高了工作效率。此外,网络技术、复印技术、缩微技术、激光扫描技术也为档案工作的创新提供了强有力的技术支持。由于实现随机管档,就可将过去的集中立卷,改为平时随时整理立卷。这样,集中的工作量,就变为分散的工作量,提高了立卷管理水平,从而达到档案管理工作及时归档的目的,便于检索利用。文书档案管理进行微机管理,档案人

5、员就可以从繁琐的整理工作中解脱出来,可以把时间和精力放在档案编研和二次信息开发利用上来,从而提高文书档案管理工作的质量和利用的效率,使文书档案的管理、在提供利用服务时,能够发挥出更好的时效价值。2、信息时代的档案管理工作发展路径2.1积极采用信息化管理手段。信息化是当今社会发展的一大趋势,它对档案工作提出了新的要求,那就是尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段,提高档案工作的效率和水平,以尽快实现档案信息化管理。档案工作不是独立的,档案信息化的实现依赖于方方面面的 配合,要及时以数字化的手段收集、加工、整理、传送和接收 以及储存。这些工作的顺利开展,需要建立一个有效的档案 管理信息化运行机制。

6、档案资源只有通过信息化、才能真正实现档案信息资源的价值和使用价值,它能为经济发展、科技进步、社会繁荣等诸多领域提供更全面、更高效、更快捷的服务;它能创造最佳的社会效益和经济效益,使之真正成为未来信息社会国民经济和社会发展的宝贵战略资源。2.2档案工作者要增强现代化意识、市场意识和法律意识。当今世界是知识爆炸的时代,网路技术发展很快,档案管理工作应充分利用现在已经成熟的网络技术,不断提高档案管理信息化水平,使档案更好地服务于社会。因此,档案信息传播需要档案工作者增强其对信息性的认识程度,提高鉴别水平和处理能力,增强开发档案信息资源的意识,满足社会各方面对档案信息日益增长的需求。同时,档案信息传播

7、需要档案工作者增强其对信息性的认识程度,提高鉴别水平和处理能力,增强开发档案信息资源的意识,满足社会各方面对档案信息日益增长的需求。档案信息传播要求档案工作者努力学习现代化设备的应用技术,促进档案工作的发展跟上时代节拍。档案信息传播要求档案工作者在履行服务职能时要有强烈的依法办事意识,按照党和国家有关规定进行档案的开发、开放、公布与利用,正当参与市场竞争。另外,强化档案信息化基础建设。长期以来,档案由于重保管轻利用,忽视保密经费投入,不少企业档案保密技术和装备陈旧,不适应与国际接轨和网络时代的求。因此,必须加强档案现代化管理基础设施建设,配备确保档案安全保管和科学保护的先进设备,以及必要的实用

8、技术,使档案管理手段和方式适应保密要求,满足开发利用档案信息资源工作的需要。2.3建立有效的信息系统,充分、合理、安全地使用电子档案。档案信息数字化是信息化时代对档案管理工作的特殊挑战,也给档案工作者和社会带来巨大的机遇,档案信息化不能取代传统的档案管理方式。因为档案除了档案信息外,档案媒介也是人类和社会记忆的重要一部分,这些信息可以用来判断档案信息的真实性及其他方面的价值。因此,在电子文件转化为电子档案后,由于计算机可以按需求随时将电子档案的单份文件从任何角度进行分类、组合,可以任意组成各种案卷。因此,“案卷”这一基本单位将从电子档案的整理工作中淡化,取而代之的是“文件”这个基本保管单位。要实现档案信息化,就必须建立有效的文件档案管理计算机信息系统。规范企业档案管理机制,强化工作责任。建立科学的企业档案管理体系,健全档案管理的规章制度,是档案管理的关键。随着科学技术的发展,档案管理手段的更新和管理水平的提高,必须建立与之相应的科学的档案管理体系,明确职能,将各个门类、不同载体的档案统一管理,使档案管理与企业工作同步考核、同步发展。 3、结束语 档案作为一种客观实体,它的作用发挥并不是主动的,而是潜在的,需要通过人的劳动,通过一