秘书基础知识教案1-1

1、课时计划第 周 星期 编写日期: 2012 年 9月 2日课 题第一章：文书基础教学目的与 要 求通过本章的学习要求学生：1、了解应用文书的含义与分类2、理解事务文书、商务文书的制发程序3、掌握通用文书的制发程序教学的重点、难点重点：1、应用文书的含义与分类2、应用文书的制发程序难点：应用文书的制发程序课 时教具准备一、新课导入：（复习提问）请同学们回想日常生活所见的各种文书，以下情况应采用何种文书：（请学生回答，教师给予引导）1、某公司向国土资源局申请了土地使用登记，该局对外发文发布：（通告）2、需要向上级机关争取拨款：（请示）3、某公司欲发文表彰王某在企业失火意外事件中的英勇表现：（通报）

2、、某集团发文传达下属某企业人事任免情况：（通知）二、新课讲解：第一节：应用文书的概念与制发程序一、应用文书的含义与分类本节学生应把握的知识点：1、应用文书的定义应用文书时各级机关、企事业单位、社会团体以及个人处理事务经常应用的具有一定格式的文体总称。2、应用文书的分类（一）行政公文（13种） 指行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。（二）事务文书 指机关、单位、团体和个人为处理日常事务所使用的文书。（三）商务文书 指机关、单位、团体为处理商务业务所使用的文书。3、应用文书下属各类文书（即行政文书、事务文书、商务文书的定义）行政公文（13

3、种）命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。（1）公文的内涵：公文的制发者必须是法定的机关、组织及其负责人。公文必须是在管理过程中形成并使用的。公文必须是按照统一的体式（格式），经过一定的处理程序制成的信息载体。公文是各级各类机关和组织依法行政和开展公务活动的一种重要工具。（2）事务文书是指机关、单位、团体和个人为处理日常事务所使用的文书。（传真稿、备忘录、请柬、邀请信、贺信（贺电）、感谢信、启事、简报、会议记录、计划、总结、述职报告、讲话稿等）（3）商务文书是指机关、单位、团体为处理商务业务所使用的文书。（意向书、订货单、商品说明书、市场调查报告、招标

4、书、投标书、合同、可行性研究报告等）公文的主要特点（要求学生了解） 1法定性 2政策性 3实用性 4时效性 5规范性公文的作用（要求学生了解） 1决策与领导作用（最主要的作用） 2强制执行和处理的作用 3依据和凭证作用 4公务联系与沟通作用5宣传与教育作用二、通用公文的制发程序发文办理：以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。（一）草拟：拟写公文草稿。草拟公文的主要要求（1）、符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。（2）、情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅

5、力求简短。（3）、人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。（4）结构层次序数，第一层为“一”、第二层为“（一）”， 第三层“1”，第四层为“（1）”。（5）应当使用国家法定计量单位。（6）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。（7）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。（二）审核：对公文文稿进行审查核定。送负责人签发前由办公厅（室）进行审核。重点：行文方式、行文规则、拟制要求、公文格式。（三）签发：负责人对已

6、审核的文稿予以审定、签字、准予印发。以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者主要负责人授权的其他负责人签发。（四）复核：再一次对公文制发的工作环节进行审查核对。公文正式印制前，秘书部门应当进行复核。重点：看审核、签发手续是否完备，附件是否齐全，格式是否统一、规范等。复核是发文过程的最后一道把关环节。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序进行复核。其它制发程序：（五）缮印：根据国家行政机关公文格式，缮写或打印又签发的文稿，并由文秘人员负责校对。（六）用印：由秘书对已缮印好的公文盖印或现场监印。（七）登记：由文秘部门将待

7、发公文登记造册，为待发文件注册、编注发文字号，确定印制数量和发送范围等（机密文件还要确立公文份数序号）以备存查。（八）分发：由秘书把用印并登记的公文通过适当方式（邮寄、传真、电报、电子邮件、专人递送）传递给收文单位或个人。三、事务文书、商务文书的制发程序所有事务文书、商务文书都有草拟、审核、定稿、公布及操作的制发程序，l私事文书不具制发程序，不属本章研究对象。l简报：从调查、草拟、审核到编发（选稿、改稿、加写按语、版面编排）均有其特定的制发过程。l计划：从调查征询、草拟、审核、修订到公布，也有固定的制发过程。l合同：从订立合同前的确定要件、订立合同到确认合同成立及生效，也有固定的制发过程。第二

8、节 应用文书的格式 一、通用公文的格式（一）公文用纸及印装规格（1）公文用纸一般采用国际标准4型 其成品幅面尺寸：（210mm297mm）。 （2）、公文页边与版心尺寸： 公文用纸天头（上白边）为：37mm1mm 公文用纸订口（左白边）为：28mm1mm 版心尺寸为：156mm225mm（不含页码）A4型公文用纸页边及版心尺寸图示： 公文印装要规范3）公文文字从左至右横写、横排。一般每面排22行，每行排28个字。（4）公文应左侧装订，不掉页；后背平整、不空。 要求学生了解：印刷要求：双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。 装订要求：骑马订或平订的

9、订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各14处，允许误差4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm5mm 。（二）、通用公文中各要素标识规则1、格式要素：眉首（红色反线以上）、主体、版记（主题词以下）。1、眉首 眉首又叫文头。由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人（会签人）和红色反线等要素。下行、平行公文首页格式公文印装要规范3）公文文字从左至右横写、横排。一般每面排22行，每行排28个字。（4）公文应左侧装订，不掉页；后背平整、不空。 了解：印刷要求：双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。 装订要求：骑马订或平订的订位

10、为两钉钉锯外订眼距书芯上下各14处，允许误差4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm5mm 。（二）、通用公文中各要素标识规则1、格式要素：眉首（红色反线以上）、主体、版记（主题词以下）。1、眉首 眉首又叫文头。由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人（会签人）和红色反线等要素。下行、平行公文首页格式对字体要求1、份数序号、密级和期限、紧急程度：3号黑体2、发文机关：小标宋体，红色3、发文字号：3号仿宋4、签发人： 3号仿宋；冒号后的签发人名字：3号楷体5、主体标题：2号小标宋6、主送机关、正文、附件、成文日期、附注：3号仿宋7、主题词：3号黑体；冒号后词：3号小标宋8、抄送、印发机关、印发时间：3号仿宋事务文书、商务文书的格式1、除了简报外，大多数文书不具版头、主体、版尾2、各有各的格式规范和要求3、书面表现形式上，有表格式、文章式、书信式、条款式等（学生讨论、练习