对独立学院教学秘书职业现状的思考和建议

1、对独立学院教学秘书职业现状的思考和建议    摘要作为独立学院教学管理工作的重要组成部分，教学秘书工作的重要性不容忽视，本文结合教学秘书的工作职责和岗位特点，分析了这支重要管理队伍的职业现状和队伍建设过程中存在的问题，并提出建议。 关键词独立学院 教学秘书 职业现状 建议 随着国家对教育事业投入的逐步增大，高等教育发展也日渐多元化，独立学院作为一支重要的社会办学力量也广受关注，而作为独立学院一支重要的管理队伍教学秘书队伍的管理和建设也不容忽视。原教育部副部长、现中国高等教育学会会长周远清同志在第一次全国普通高校教学工作会议上讲话中指出：“教学管理并不仅仅

2、是一般的行政管理，而是兼有学术管理和行政管理双重职能的一门科学，是一门需要长期学习和实践才能掌握的学问，没有一支过硬的教学管理队伍不可能有一流的教学水平和教学质量。”1 教学秘书作为基层教学管理人员，直接参与一线教学和管理工作，是教学管理工作的组织者、执行者，各项教学任务的传达、执行、落实和归整都要通过教学秘书来完成，在处理上下级别、左右层面和前后期工作上起着不可忽视的枢纽作用，而面对时效强、任务杂、责任大、节奏快的工作，教学秘书的工作现状和队伍建设并不乐观，因而研究和解决教学秘书队伍建设，改善工作现状，对强化独立学院教学管理有着不可估量的作用。 一、独立学院教学秘书职业现状 由于独立学院是利

3、用非国家财政性经费举办的实施本科学历教育的高等学校，与公办大学的显著区别决定了独立学院教学管理人员在人员配置和机构设置上更侧重于精简、高效和高能，进而衍生出一系列诸如人员配置不足、工作量分配不均、职责不明确、工作压力过大等问题。 1.工作头绪繁杂、工作强度高，疲于应付常规工作 教学秘书的工作对象包括各级领导、教师、学生、辅导员和职员；面向各级职能部门和教务处、学工部、图书馆等多个部门，工作上的交叉是教学秘书工作头绪繁杂的重要原因，也在一定意义上说明了教学秘书工作复杂性的特点。 教学秘书的工作几乎涵盖了教学过程的各个环节，从教学任务、教学资源、课程、教材、学籍、考试、考务、成绩等的管理，到教师授

4、课、调补课、考核、工作量计算等，再到资料员、档案员、资产管理员等兼职工作，都被视作是教学秘书的常规工作，当然这还不包括许多无法量化和评价的隐性的、临时性工作。当前独立院校无论是职能部门还是基层教学单位，在教学秘书的设立上明显数量不足，繁琐的工作、复杂的关系、高强度的工作压力，已经使教学秘书只能停留在疲于应付常规工作上，无暇言及工作的创新和自身发展，更不用说提升专业知识水平和素养。 2.身兼多重职务，工作效率与工作质量难以兼顾 目前，教学秘书身兼多职在独立学院教学管理体系中并不少见，除了做好本职工作外还要额外完成其他的兼职工作。教学秘书的工作职责概括来说是协助部门和领导完成好教学任务，做好教学管

5、理工作，保障教学工作的正常运行。然而由于独立学院“精、简、效、能”的运营机制和教学秘书的工作特点，一般教学秘书还会兼任档案管理员、资料室管理员、资产管理员、网络信息员等多种职务，工作时效性强和时间上的叠加，让教学秘书常常应接不暇，只能分工作的轻重缓急来完成规定时间内必须完成的工作任务，这样就不可避免的出现了工作效率和工作质量难以兼顾的矛盾。 3.教学秘书职业地位不受重视，发展空间小 受传统管理理念和模式影响，长期以来教学秘书常被简单看作是教学事务的“零杂工”和工作指令的“跑腿员”，工作没有技术含量，甚至这样的岗位都无法提升到管理台面上来，加之目前教育主管部门在高校评估指标体系中着重考量教师教学

6、和科研水平，教学秘书所涉及的管理工作从上至下无一例外的被忽视，职业地位甚至不及教辅人员，笔者调查发现教学秘书普遍对个人发展前景感觉模糊，认为没有可提升的发展空间，职业地位低、无政策依靠、有责无权、高风险低收入等问题已经成为教学秘书职业发展的瓶颈。 4.心理压力大，精神高度紧张，情绪烦躁 通过长期实践和观察不难看出，与其他管理工作相比，教学管理工作更突出时效性、精确性、周期性和连续性，大量的教学事务要在短时间内，保质保量，无差错的完成，使教学秘书无论在心理上还是精神上都承受着巨大的压力，一旦某一个环节出现问题，不但可能造成严重的教学事故，还会被通报、批评，甚至是诫勉、辞聘，所以在别人看来是一件微

7、不足道的工作，教学秘书却不得不反复检查、核实，确保万无一失，长期处于高度工作压力下，情绪势必会烦躁，严重的甚至导致心理疾病。 独立学院的学生个性强且自立能力相对较差，遇到一点小事都要找教学秘书来解决；职能部门与职能部门、职能部门与基层教学单位间缺乏沟通和协作，往往一项简单的工作，教学秘书却要花费大量的时间和精力，克服重重困难，反反复复几次才能完成；制度的不完善和职责不明确，常常把原本不属于教学秘书本职上的工作推由教学秘书来完成，等等诸如此类问题，在高强度的工作压力下，带给教学秘书的是更多额外的工作负担。 二、教学秘书职业困境原因分析 1.对教学秘书管理岗位的认识和重视程度不够 教学秘书往往扮演

8、的是幕后英雄的角色，工作苦累不为人知，职业声望不高常常让师生产生偏见，甚至不为领导层和管理层理解和认可。目前独立学院教师有教师职称序列、辅导员有教辅职称序列、实验员有实验序列，唯独身在教学一线，掌握着大量一线教学数据和经验的教学秘书没有职称序列；另一方面教育部门和校方在政策上也没有考虑到教学秘书岗位的特殊性，致使教学秘书一无政策依靠，二无制度保障，对前途发展产生怀疑和焦虑的同时，也没有了工作积极性，久而久之形成恶性循环，不利于教学管理水平的整体提高，我们再次呼吁社会和办学方能在岗位尊重程度和职业声望方面建立必要的政策和制度保障体系。 2.多头管理、权责分化 教学秘书在独立学院的结构设置中常处于

9、多重“被领导”的尴尬地位。首先从部门职能划分来说，基层教学单位的教学秘书从行政体制上属于二级学院管辖，而在业务上又受教务处领导，一方面需要考虑到部门领导下达的工作指令，另一方面还要兼顾教务处的工作任务，由于沟通和交流不到位，很多时候教学秘书常被置身于两难的尴尬境地。其次从所在部门内部来说，由于教学秘书面向的群体较广，不但要考虑主管领导的工作指令，还受到教研室主任、教师、办公室主任等人员的影响。 教学秘书处于行政与教学的枢纽位置，最了解教学过程中存在的问题。因而对于教学秘书，应按工作时期、工作阶段和充当角色的不同应当赋予相应的职权，如在协助领导和教研室完成宏观政策修订时应赋予一定的建议权，处理突

10、发和偶发事件时应当有决策权，对教师、辅导员甚至领导进行绩效评价时有考核权等等，而在实际工作中，教学秘书只承担着相应的责任，不具有该有的权利。责、权分化只能让教学秘书的工作更被动，只有责、权真正意义上的统一，才会避免一旦工作出现纰漏，首先问责的是教学秘书的情况发生。 3.考核偏颇，抑制工作的积极性和主动性 教学秘书岗位特点决定了其能及时、真实、准确的掌握和了解一线教学、管理过程中存在的问题，在相关绩效评价中更具有发言权，应成为其他群体的评价主体。但在实际工作中，由于其岗位的特殊性及身兼多职的原因，他们与教务处、院系领导、教师、学生，甚至院系书记、辅导员都有着千丝万缕的联系，他们往往成为其他群体的

11、评价对象，只要某个环节发生失误，就会影响他们的整体考核结果，也必然会给他们增加思想负担，甚至影响工作的积极性与主动性。因而学校在考核教学秘书时，应适当考虑该岗位特殊的工作性质。 4.人力资源高效利用与办学成本节约之间的矛盾 独立学院是利用非国家财政性经费举办的实施本科学历教育的高等学校。因为大多数独立学院没有国家的财政支持，仅仅依靠学生的学费进行办学，办学经费不充分。独立学院只能从各个方面节约开支，包括人力资源方面。独立学院希望聘用较少的人员，实现较大的收益，因而教学秘书只能身兼多职、高效工作。 5.过于强调服务职能，忽略了教学秘书专业素质培养和队伍专业化建设 管理能促进教学水平提高，教学又反

12、过来影响管理水平，两者相互促进，协调发展，缺一不可。教学秘书本职就是服务师生、服务教学、服务管理，可以说是服务理念的践行者。然而服务理念是指导思想或者说精神状态，而非主体工作，一旦两者的位置颠倒，产生的后果是不可估计的。相比之下，真正意义上建立一支专业的教学管理团队，提升团队成员的专业水平，才能更好践行服务理念。因此打造一支专业化的教学秘书管理团队，不但能从根本上提升教学管理水平，而且在独立学院的整体发展中也有着不可替代的积极作用，强调服务理念的同时，更要注重教学秘书专业素质的培养和队伍专业化建设。 三、摆脱教学秘书职业困境的建议 1.要充分认识教学秘书工作的重要性 认识教学秘书工作的重要性，

13、不只是一句口号，是要我们的领导层和管理层在充分认识教学秘书专业队伍建设的重要性的基础上，根据独立学院的实际发展特点，切实制定出适合教学秘书发展的政策，改变教学秘书岗位是无技术含量岗位的想法。一方面切实做好人员的选聘、培养、晋升工作，提高教学秘书的薪资待遇和职业声望，拓其发展出路，给其发展空间，真正意义上提升教学秘书的工作热情；另一方面赋予教学秘书岗位一定的管理权限，制定适合教学秘书发展的职称序列，建立一套公平、公正、科学、合理的绩效评价机制，在对教学秘书岗位进行有效监控基础上，激发每个管理成员的积极性和工作热情，从根本上保证教学管理水平的整体提高。 2.明确权责、规范管理 在要求教学秘书完成一

14、定工作、承担一定责任的同时，应该赋予相应的职权，让他们有权调动相关的人力、财力、物力资源。在制定相应的教学管理制度时，也应给予一定的建议权，使教学管理制度更加符合实际。只有在责任与权利对等时，才能促进其主动工作、高效工作，也只有让教学秘书真正参与到教学和管理中，走到教学管理团队中去，才算真正意义上形成了一支有机的、完整的管理团队。 3.采用积极的、更加人性化的考核措施 在对教学秘书进行考核时，一方面要考虑到该岗位的特殊性，他们面对的群体广、接触的事情多，考核时不能以偏概全，要综合、全面地考量他们的业绩；另一方面，要采用积极的评价措施，考核的目的不在于发生失误时，如何惩治，而在于如何促进教学秘书

15、更积极地工作。 4.为教学秘书分担职责，充分调动所有职员的积极性 独立学院的办学经费紧张，不愿在人力资源方面开支较大，造成了教学秘书必须承担更多的工作。独立学院的教学秘书不同于公办院校的教学秘书。独立学院的其他员工的工作职责与工作态度也不应效仿公办院校。独立学院的基层领导，如教学副主任、教研室主任、办公室主任也必须承担一定的工作，甚至是具体操作性的工作，而不是只行使自己的管理职能。既然独立学院的职员较少，就应该更多地参照工作量来制定工作职责，而不能仅仅考虑工作的性质，这样才能充分调动各方面的积极性，分担教学秘书的工作量。 5.提升教学秘书职业发展空间，建设专业化的教学秘书队伍 树立教学管理专业化的理念，拥有专业化的教学管理队伍，必须摆脱“事务型”、“经验型”的老观念，使教学秘书走向专业化。首先，给予教学秘书更多的学习机会。让他们学习教育学、心理学等方面的知识，同时结合自己的工作经验，才能更好地把握教学规律，使工作更加科学、合理；让他们学习计算机方面的知识，促使工作更加高效、便捷。其次，在职称评定、职级晋升方面给予一定的制度倾斜，带着希望、带着目标去工作，才能更有积极性、主动性。最后，在学校教学管理制度的制定中，充分参考他们的意见，了解制度在