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文档简介

1、计算机信息系统操作规程1目的:为了规范计算机信息系统操作管理2依据:药品经营质量管理规范( 2012 年)及附录(二)3范围:计算机系统的操作使用管理4内容:职责:4.1.1 质管部依据各岗位的质量职责和岗位操作规程,制定或审核各岗位相关人员操作权限。4.1.2 信息部设定相关人员的权限和密码。在人员调动和调整时应锁定权限和密码。4.1.3 各部门依据权限进行本部门和岗位进行操作。并保管好自己的密码,不得相互借用,否则因此发生的越权、越岗操作行为负全责。4.1.4 办公室负责各部门及岗位配置,负责人员的调配。操作4.2.1 打开计算机。4.2.2 打开管理软件信息系统,输入用户名和密码。4.2

2、.3 进入对应操作界面。首营企业审批4.3.1 路径:质量管理-首营供应商4.3.2 说明:第一次和供应商合作,要做首营供应商,审核后,才能转为正式供应商。功能按钮说明:【生效】:生效首营供应商。【作废】:将未生效的供应商作废,作废后不能再使用。【转供应商】:将生效的首营供应商转为正式的供应商。【许可证】:有许可证号、生产范围、生产地址等信息。根据供应商真实信息进行填写。4.3.3 界面浏览:首营供应商生成方式,是在首营供应商页面添加。状态:分为未审核、生效、作废三种状态,根据用户对单据的操作更改。【填报部门】:录入首营供应商资料的部门。【批审日期】:生效日期。【转正日期】:转为供应商的日期。

3、【供应商编码】:不可输入,转为供应商时系统自动生成。【企业类型】:分商业单位和生产厂家两种,为下拉选项。【采购员意见】、【采购中心意见】、【质量部经理意见】等信息,有权限的人员才能进行操作。4.3.3操作:4.3.3.1 点击【添加】,输入首营供应商信息。必填项:供应商名称、企业类型、区域、采购员意见、审核员意见审核人、采购中心意见、质量部经理意见、采购经理意见。4.3.3.2 输入完成后点击【保存】未审核状态的单据能修改信息。4.3.3.3 审核:采购一质管一质量负责人【说明】:审核单据后,单据才会生效,需要有权限的人进行操作。4.3.3.4 查找出需要审核的单据,点击【生效】。审核后的单据

4、不能再进行修改操作。审核后,单据状态为生效。4.3.3.5 转供应商:【说明】:将生效的首营供应商转为供应商。生效后的首营供应商才能转为供应商。已经转为正式供应商的首营供应商不能再转。4. 4首营品种44.1.1 【路径】:质量管理-首营品种4.1.2 【说明】:第一次购进的商品,要做首营品种审批,审核后,才能转为正式商品。功能按钮说明【生效】:生效首营品种。【作废】:将未生效的首营品种作废,作废后不能再使用。【转商品信息】:将首营品种转为正式的商品。4.4.3界面浏览:首营品种生成方式,是手动录入信息。字段讲解:【编号】:保存信息时系统自动生成。【单据状态】:分为未审核、生效、作废三种状态,

5、根据用户对单据的操作更改。【填报部门】:录入首营品种资料的部门。【商品编号】:有两种生成方式,一种是手动输入,一种是保存信息时系统自动生成。【品名】:厂商所给药品的名字。【首营品种类型】:分为新品种、新规格、新剂型等类型。【化学名】:例如:“白加黑”又叫“氨酚伪麻美芬片”,那么化学名叫“氨酚伪麻美 芬片”。4.4.4操作:点击【添加】,输入商品信息。、产地、申请原因、必填项:供应商、品名、生产企业、质检分类、剂型、失效天数采购部意见、采购经理意见、质量部经理意见、质量负责人。输入完成后点击【保存】。未审核状态的单据能修改信息。审核:审批完成后,点击【生效】,【说明】:审核单据后,单据才会生效,

6、需要有权限的人 进行操作。审核后的单据不能再进行修改操作。审核后,单据状态为生效。转商品信息:入基础数据库,将生效的首营商品转为正式商品。生效后的首营商品才能转为商品信息。-【系统已经转为正式商品的首营商品不能再转。注:在没有首营商品的情况下是否能直接在商品资料中新增商品。在【系统设置】 参数设置】中设置,参数名称:若没有首营审批表是否能新增商品或供应商。客户资质审批表4.5.1 【路径】:质量管理-客户资质审批表4.5.2 【说明】:第一次合作的客户,要做首营客户,审核后,才能转为正式客户。功能按钮说明【生效】:生效客户。【作废】:将未生效的客户作废,作废后不能再使用。【转客户】:将客户资质

7、审批表中审核后的客户转至客户资料中。4.5.3 制作:点击【添加】,录入客户信息。必填项:填报日期、客户名称、客户编号。所有信息按客户真实信息进行填写。输入完成后点击【保存】未审核状态的单据能修改信息。审核:审核单据后,单据才会生效,需要有权限的人进行操作。点击【生效】审核后的单据不能再进行修改操作。审核后,单据状态为生效。转客户:点击【转客户】。【说明】:将客户资质审批表中审核后的客户转至客户资料中。生效后的客户资质审批表才能转至客户档案中。已经转为正式商品的首营商品不能再转。基础资料:4.6.1 商品资料是所有业务数据的基础4.6.1.1 【说明】:主要用于维护商品信息,供应商信息等资料的

8、模块。4.6.1.2 【路径】:基础资料,商品资料商品资料分为基本资料、扩展信息、自定义分类、价格信息、货位设置几个模块。点击页面上的【添加】后,才能开始添加商品。使用查询功能查看已录入系统的商品。【说明】:药品的名称、生产企业、条形码等基本资料。4.6.1.3 基本信息必填项:商品编号、条形码、商品名称、商品产地、商品规格、销项税率。有过销售记录的商品不能更改商品性质。字段讲解:【商品编码】:商品在系统中的标识。在【系统设置】 -【系统参数设置】中能控制商 品编码长度以及是否生动生成商品编码。【商品状态】:分为作废和使用两种,为下拉选项。录入至系统的商品不能进行删除, 设置作废后,商品不能进

9、行正常开展采购、销售业务等操作。【商品性质】:分普通商品、捆绑销售商品、联营商品三种。为下拉选项。默认为普通商品。【经营方式】:分购销、代销、联营三种,为下拉选项。默认为购销。【条形码】:厂商在药品出厂时给药品设置的编码。手动录入商品条形码或使用条码扫描器录入系统。一个商品资料能录入多个条码,使用逗号“,”隔开。【商品名称】:厂商所给药品的名字。(例如:“白加黑”又叫“氨酚伪麻美芬片”那么在商品名称处可以填写“氨酚伪麻美芬片(白加黑)”)【助记码】:商品名称每一个字的第一个字母,输入商品名称后自动生成助记码。便于用户检索商品。【商品产地】:商品的生产地。【相近商品】:当前录入药品性质相似的药品

10、。(输入商品编号,已逗号“,”隔开)【标准单位】:药品的单位,默认为盒。【中包装量】:商品一个中包装含有多少个标准单位。(如:一条安比仙有 5盒,则中包装数为5。)【拆零属性】:设置商品是否能拆零销售。分不可拆零、可拆零销售、可整条销售三种。【销项税率】:销项税是增值税里面的一项,卖出药品需计算销项税,通常有17% 13%和0税率三种。为下拉选项。【采购状态】:商品是否能采购。分正常采购、停止采购两种方式,默认为正常采购。停止采购后,将不能自动生成采购计划。商品能继续销售。不能在商品资料中修改商品采购状态,需要在【采购入库】-【停止恢复采购单】中做单据控制采购状态。【销售状态】:商品是否能销售

11、。分为正常销售与停销两种状态。不能在商品资料中修改商品销售状态,需要在【质量管理】-【停止恢复销售单】中做单据控制销售状态。4.6.1.4 扩展信息【说明】:药品的商标、批准文号、注册证号等信息。字段讲解:【商标】、【主要成分】、【批准文号】、【化学名称】等字段按商品信息填写。【采购员】:该药品由哪位采购员进行采购。4.6.1.5 自定义分类【说明】:药品的分类。按功能主治、按剂型、经营范围分类。可以设定特定条件。商品资科生率仁居 如展修息年;|白嵬反必曼(彳|矫格归由货畏中震 门没划细生别如一名而17 处方触分类ia 4性:出曲宾 is 用:舌医保 工。林来医保不E销晶裨 21 进口的科 2

12、3 B有茹品 ?6昌雇需1邪NT 右帖点件 29型子客普3C 怎香夕卜用选择自定义分类后,方便于一些报表的查看,与查询药品。带“*”号的字段为必填项。在【系统设置】-【类别组】中设置类别是否为必填项。4.6.1.6 价格信息【调整售价单】中做单价格录入并保存后,不能修改商品价格。只能在【价格管理】据调整售价、在【价格管理】-【调进价单】中做单调整商品进价。在存在多个价格组的情况下,可以根据不同的组,给予不同的价格。必填项:初始进价或最新进价、零售价。货位设置【说明】:药品在仓库中的摆放位置填写完商品信息后,点击【保存】。修改商品信息点击页面上的【修改】C功能按钮说明查看基本操作4.6.2 供应

13、商信息4.6.2.1 【路径】:基础资料,供应商信息功能按钮说明:【浏览】:浏览所有供应商。【明细】:查看当前选中供应商明细。【屏蔽作废】:勾上该选项后,查询所有供应商时,不显示已作废的供应商。【委托范围】:控制供应商销售药品范围。【经营范围】:当前供应商经营药品范围,分为普通药品和中药饮片。【可供品种】:在供应商处有过购进记录的商品,自动记录至可供品种。【结算部门对应】:一个供应商能有多个结算部门。【对应分类】:供应商对应组(例如:区域)【供应商证照】:根据供应商证照信息,入库时,判断供应商对应的商品证照是否过期【链接】:在各个模块之间进行链接,举例说明它的使用方式,当我们进入商品信息模 块

14、并查询到某个商品的信息时,通过链接功能我们可以进入其它模块以便查询到该商品入 库,批发销售,调价等业务情况。4.6.2.2 界面浏览:字段讲解:【编码】:供应商在系统中标识。有手动录入与自动生成两种方式。(在【系统设置】-【系统参数设置】中能控制供应商编码长度。参数名称:供应商编码长度)【结算部门】:一个供应商能有多个结算部门。(在【基础资料】-【供应商结算户清单】中维护结算部门)【类型】:分商业单位和生产厂家两种,为下拉选项。【注册地址】:供应商注册地址。【付款方式】:有月结、到货付款、代销等多种结款方式,为下拉选项。【是否进货审批】:有是和否两种选项。选择是,在该供应商处购进药品时,需要先

15、做 进货审批单。【地区】:供应商所在地区。【在途天数】:药品配送天数。【纳税类型】:分一般纳税人和小规模纳税人两种选项。【应付款单元】:结款时,是按单品,还是单据进行结款。分按单品管理和按单据管理 两种选项。【资信天数】:付款天数。在规定时间内没有结完款,不能再下订单。【信用额度】:欠款超过输入额度,不能再下订单。【我方采购员】:为下拉选项。【状态】:分正常、作废、停止采购、停止结款四种状态。4.6.2.3 点击【添加】,输入供应商信息。必填项:编码、名称、类型、付款方式、是否进货审批、纳税类型、应付款单元、我方 采购员。类型、付款方式、是否进货审批、地区、纳税类型、应付款单元、信用额度、结款

16、卡、 状态、初始创建人、创建时间字段都有初始值。根据供应商真实信息填写。4.6.2.4 点击【保存】4.6.2.5 委托范围:【说明】:控制供应商销售药品范围。在页面,点击【委托范围】设置了委托范围后,不在委托范围内的商品不能购进。(在【系统设置】-【系统参数设置】中设置参数。参数名称:供应商没有设置委托范围时是否控制)点击【插入】,添加类别。【类别组】:自定义分类,调用商品资料自定义分类信息,为拉下选项。(类别组在【系统设置】-【类别组】中设置)【类别代码】:分全部和多选两种,对应所选类别组。(例如:类别组为“按要货方式分类”,“按要货方式分类”有采购与自报两种方式,选择多选,可以选择其中一

17、种,也可以全选。类别名称在【系统设置】 -【类别定义】设置)【证照设置名称】:不同的商品类别有不同证照。(在【质量管理】-【供应商证照设置】中设置供应商证照)【商品编码】:默认为全部。(也可以输入商品编码,按回车,录入商品,一条记录只能录入一个商品。)【插入】:新增一条记录。【删除】:删除选中记录。【保存】:保存新增记录。【取消】:取消当前操作。4.6.2.6 经营范围:【说明】:当前供应商经营药品范围。在页面,点击【经营范围】在修改状态下才能选择经营范围。(进行勾选)修改后点击【保存】。设置了经营范围后,不在经营范围内的商品不能购进。(在【系统设置】-【系统参数设置】中设置参数。参数名称:客

18、户或供应商业务品种超经营范围的处理方式)4.6.2.7 可供品种:【说明】:在供应商处有过购进记录的商品,自动记录至可供品种。4.6.2.8 结算部门对应:【说明】:一个供应商能有多个结算部门。点击【结算部门对应】点击【插入】,添加结算户。在结算编号处输入结算户编号,按回车,系统自动带出结算户名称。状态:分为正常和停用两种状态。根据结算户信息填写。一个供应商能有多个结算部门O【插入】:新增一条记录。【删除】:删除选中记录。【保存】:保存新增记录。【取消】:取消当前操作。注:结算户在【基础资料】-【供应商结算户清单】中设置。对应分类:【说明】:供应商对应类别。在供应商明细页面,点击【对应分类】选

19、择分类,点击【保存】类别组自动调用【系统设置】-【供应商类别组】中的数据。类别名称调用【系统设置】-【供应商类别】中数据,根据供应商情况进行选择。4.6.2.9 供应商证照:【说明】:根据供应商证照信息,入库时,判断供应商对应的商品证照 是否过期。在供应商明细页面,点击【供应商证照】证照管理自动调用【质量管理】-【供应商证照设置】中的数据。可输入项:证照号、证照效期、自定义控制类别、认证范围。只有在修改状态下才能输入数据。是否控制字段如果为否,自定义控制类别字段不能输入。4.6. 3供应商结算户清单:【路径】:基础资料-供应商结算户清单。【浏览】:查看所有结算户。【明细】:查看选中结算户明细。

20、字段讲解:【编号】:供应商在系统中标识。有手动录入与自动生成两种方式,保存时自动生成。【类型】:分商业单位和生产厂家两种,为下拉选项。【付款方式】:有月结、到货付款、代销等多种结款方式,为下拉选项。【地区】:结算户所在地区。【在途天数】:药品配送天数。【纳税类型】:分一般纳税人和小规模纳税人两种选项。【应付款单元】:结款时,是按单品,还是单据进行结款。分按单品管理和按单据管理 两种选项。【资信天数】:付款天数。在规定时间内没有结完款,不能再下订单。【信用额度】:欠款超过输入额度,不能再下订单。【我方采购员】:为下拉选项。4.6.4.1 【路径】:批发功能-客户档案4.6.4.2 【说明】:需要

21、向批发商购进药品的客户。字段讲解:【客户编码】:客户在系统中的标识。 有手动录入与自动生成两种方式。(在【系统设置】-【系统参数设置】中能控制客户编码长度。参数名称:客户编码长度)【客户类型】:有批发公司、卫生院、合作医疗室、零售连锁、社会药店、医院等多种类型,为下拉选项。【销售片区】:为下拉选项。【纳税类型】:分一般纳税人和小规模纳税人两种选项。【资信天数】:付款天数。在规定时间内没有结完款,不能再下订单。【信用额度】:欠款超过输入额度,不能再下订单。【信用控制】:控制资信天数与信用额度字段是否生效。【建档区域】:默认为当前区域。4.6.4.3新增客户:点击【添加】,输入客户信息。必填项:客

22、户名称、客户类型、销售片区、纳税类型。根据客户真实信息填写。4.6.4.4 完成后点击【保存】。部门业务员:【说明】设置当前客户对应的部门、业务员、付款方式。点击【部门业务员】点击【插入】,输入信息。【部门】:调用【人力资源】-【部门设置】中的数据。【业务员】:维护在系统中的用户。【价格组】:调用【系统设置】-【批发价格组】中的数据。【付款方式】:有月结、货到付款、预付款、现款多种付款方式。点击【保存】,保存信息。保存后的信息能进行删除、修改。客户子项目:选择客户后,点击【客户子项目】点击【插入】,输入信息。子项目的数据来源于【批发功能】-【客户子项目清单】,输入子项目的编号后,自动调出子项目

23、名称。点击【保存】,保存信息。保存后的信息能进行删除对应分类:【说明】:客户对应的类别。选择客户后,点击【对应类别】输入信息,点击【保存】类别组自动调用【系统设置】-【客户类别组】中的数据。类别名称调用【系统设置】-【客户类别】中数据,根据客户信息进行选择。4.6.4.5 客户证照:【说明】根据客户证照信息,入库时,判断客户对应的商品证照是否过期。选择客户后,点击【修改】,输入证照信息。客户证照中的信息调用【质量管理】-【客户证照设置】中的数据。可输入项:发证机关、证照号、证照效期、自定义控制类别、认证范围。只有在修改状态下才能输入数据。是否控制字段如果为否,自定义控制类别字段不能输入。完成后

24、点击【保存】。经营范围:【说明】当前客户经营药品范围。选择客户后,点击【修改】,输入经营范围。在修改状态下才能选择经营范围。修改后点击【保存】设置了经营范围后,不在经营范围内的商品不能购进。(在【系统设置】-【系统参数设置】中设置参数。参数名称:客户或供应商业务品种超经营范围的处理方式)客户子项目清单【路径】:批发功能-客户子项目清单【说明】:一个客户能同时存在多个子项目。可以根据子项目进行销售与结算。新增子项目:点击【添加】,输入子项目信息。输入完成后点击【保存】保存后能进行修改。注:客户档案中调用客户子项目。采购:采购入库-采购计划-订货单4.7.1采购计划:【路径】采购入库-采购计划。【

25、说明】根据现有的库存量跟商品的销售情况制定采购计划【自动生成】:根据门店商品的上下限判断商品是否需要补货,由此自动生成的配送申 请单。【转订货单】:将采购计划转为订货单。(采购部需要向供应商订货所制作的订货单)【相近商品】:与选中商品相近的商品。(在商品资料中设置商品的相近商品)字段讲解:【商品编号】、【品名】、【规格】等信息为商品基本信息,调用商品资料中数据。【计划量】:商品采购数量。【在途数量】:在送往仓库过程中的商品数量。系统是否计算在途数量,在【系统设置】-【系统参数设置】中设置。参数名称:采购计划在途数量按当前仓库还是所有仓库计算。【待出库数量】:门店或客户已申请的商品数量。【供应商

26、】:有两种生成方式按最低进价生成与按最新供应商生成。在【系统设置】-【系统参数设置】中设置参数。参数名称:采购计划供应商生成方式。没有采购过的商品默认的供应商在参数,生成采购计划时若从未采购的商品默认哪个供应商中设置。【结算部门】:供应商下的结算部门。【计划进价】:计划该商品进价,默认为上一次的进价,不做实际控制。【库存上限】、【库存下限】:药品库存不宜低于下限,高于上限。(根据入库的配送周期,有一个【最高存货天数】和【最低存货天数】。例:阿莫西林10天卖10喻,那么每天的平均销量是10盒,的最高存货天数15天,最低存货天数7天,那么用平均的销量(分别)*上下限-库存-在途数量)。【付款方式】

27、:在【供应商信息】中维护供应商时,已选择过付款方式。在这里,选择 供应商后,直接调用该供应商付款方式。可以进行修改。【毛利率】:(售价金额-成本金额)/售价金额。【采购员】:在【商品资料】中新建资料时所选择的采购员。注:采购计划生成方式有手动添加采购计划和自动生成采购计划。4.7.1.1 手动添加:点击【添加】,输入单头信息。业务机构:选采购的机构。点击【明细添加】 ,输入商品信息,点击【保存】必填项:商品编码、品名、规格、生产企业、计划量、供应商。在商品编码字段输入商品编码,或药品助记码,按回车。查找出商品,自动带出品名,规格,生产企业等商品信息。输入计划量。重新选择供应商时,结算部门与付款

28、方式是否改变。在【系统设置】-【系统参数设置】中设置。参数名称:采购计划制单改变供应商时结算部门、付款方式是否改变。重新选择供应商时,进价是否改变。在【系统设置】【系统参数设置】中设置。参数名称:采购计划制单时,改变供应商,进价是否改变。待出库数量是否计算为库存。在【系统设置】-【系统参数设置】中设置。参数名称:生成采购计划时待出库数量是否计算为库存。4.7.1.2 自动生成:【说明】:根据仓库的上下限判断商品是否需要补货,由此自动生成的采 购计划。点击【添加】,输入单头信息。点击【自动生成】输入单头信息后,才能进行自动生成。自动生成低于库存的商品。是否只有低于库存下限的商品进行自动生成。选择

29、生成方式,点击【确定】是否按采购员生成:为当前操作采购员。在【基础信息】-【商品资料】中维护采购员商品。是否只生成供应商对应表品种:打上勾后在下拉框中选择供应商。请选择商品类别:取消所有类别后,可在下拉框中选择需要生成商品的类别。4.7.2 审核:【说明】有权限的人员才能进行审核。点击页面上的【审核通过】审核后,单据状态为生效。,为审核否决。审核通过旁的按钮4.7.3 转订货单:【说明】:将采购计划转为订货单。点击页面上的【转订货单】审核后的采购计划能转为订货单。4.7.4 订货单:【路径】:采购入库-> 订货单【说明】:采购向供应商订货所制作的订单。功能按钮说明:【采购计划单】:根据采

30、购计划单号,调出采购计划。【采购合同】:采购与供应商签订了合同的药品。【供应商商品】:在当前供应商处采购过的商品。字段讲解:【订单单号】:保存时自动生成。【供应商编码】:输入供应商编码按回车带出供应商名称。【计划单号】:采购计划单号。【业务机构】:订货的机构。【合同类型】:分为书面合同、口头协议、电话要货三种。为下拉选项。【承运方式】:分为配送、自提、托运三种。为拉下选项。(托运为第三方公司进行配送)【运输方式】:有空运、陆运、海运等运输方式。为下拉选项。【商品编码】、【品名】、【规格】等信息为商品基本信息,调用商品资料中数据。【订货数量】:申请药品数量。【在途数量】:在送往仓库过程中的商品数

31、量。【订单进价】:默认药品上一次的进价,能进行修改。【本供应商最新进价】:默认在当前供应商购进商品时上一次的进价,能进行修改。【采购计划数量】:采购计划中的订货数量。【毛利率】:(售价金额-成本金额)/售价金额。注:订货单有三种生成方式,由采购计划转为订货单和手动添加订货单以及调用采购合同。4.7.4.1 手动添加:点击【添加】,输入单头信息。必填项:供应商编码、供应商名称、业务机构。在供应商编码中输入供应商编码,按回车。自动带出供应商名称。点击【明细添加】添加商品信息,点击【保存】。必填项:商品编码、品名、规格、生产企业、订货数量。在商品编码字段输入商品编码,或药品助记码,按回车。查找出商品

32、,自动带出品名,规格,生产企业等商品信息。输入订货数量与订单进价。订单进价不允许高于零售价。在【系统设置】 -【系统参数设置】中设置该参数。参数 名称:订货单订单价高于零售价是否允许订货。4.7.4.2 转订货单:【说明】:由采购计划转为订货单,根据采购计划单号与供应商查询采购 计划数据。点击【添加】,输入单头信息。计划单中输入采购计划单号。供应商:输入该采购计划单中,药品采购的供应商。一个采购计划单中可以存在多个供应商,不同的供应商分开做单。点击【采购计划单】。选择商品,点击【确定】可以根据药品信息查看是否是在当前供应商处采购。完成后点击【保存】。4.7.4.3 调用采购合同:【说明】采购与

33、供应商签订了合同的药品。点击【添加】,输入单头信息。供应商:输入签订了采购合同的供应商。点击【采购合同】选择采购合同,点击【确定】,选择订货品种。采购合同中只有签订了合同的药品。(在单据页面也能进行药品明细的添加)选择品种后,点击【保存】。4.7.5审核:【说明】:有权限的人员才能进行审核。点击页面上的【审核通过】审核有两级,根据权限的不同进行审核。审核后,单据状态为生效。审核后的订货单才能来货收货。收货:到货通知单:【路径】:采购入库,到货通知单收货员登录系统,进入采购入库收货界面在系统中调出订货单,对照实物、随货同行单凭据等确认相关信息符合规定后,一并记录到货时对方的运输信息:承运单位、运

34、输方式、启运时间、到货时间,方可收货,系统生成收货记录(到货通知单);验收:验收申请单【路径】:采购入库-> 验收申请单【说明】:药品在验收入库前,需要先做验收申请单,判断是否验收。【订货单】:调用订货单。【货位查询】:查询选中商品在机构中的货位。【到货通知单】:药品到货后,所做的到货通知单。【订货单明细】:当前供应商订货单中商品明细。验收申请单生成方式:手动添加、调用到货通知单。字段讲解:【申请单号】:验收申请单号,系统自动生成。【收货单位】:入库单位。【付款方式】:有月结,现款等多种付款方式,下拉进行选择。【订货单号】:订货单单号。【供应商编码】:输入供应商编码按回车带出供应商名称。

35、【采购员】:负责这次采购的采购员。【合同单号】:采购合同单号。【供应商类型】:当前供应商类型,输入供应商后带出供应商类型。【商品编码】、【商品名称】、【规格】等信息为商品基本信息。【数量】:入库数量。【实际进价】:商品进价。【已入库数量】:当前商品在机构中已有的库存。【订单进价】:验收申请单调用订货单等单据时,单据上的进货价。【零售价】:当前商品零售价。【验收情况】:分为质量合格与质量不合格两种。为下拉选项。【处理意见】:分为同意入库与拒收两种,为下拉选项。4.9.1 制单:点击【添加】,输入单头信息。必填项:收货单位、付款方式、供应商编码、采购员、供应商名称、供应商类型、输入商品所带出的字段

36、、数量。调用订货单:输入单头信息,【订货单号】处输入订货单号,点击【订货单】。调用订货单明细:输入单头信息,【订货单号】处输入订货单号,点击【订货单明细】调用采购合同:输入单头信息,点击【采购合同】。调用到货通知单:输入单头信息,点击【到货通知单】。注:调用时,单头的供应商与调用单据中的供应商一致。没有审核的单据不能调用。点击【明细添加】,输入商品明细,点击【保存】。4.9.2 审核:点击【添加】,输入单头信息。审核有二级,根据权限的不同进行审核。审核后,单据状态为生效。审核通过旁的按钮,为审核否决。验收入库单:4.10.1 【路径】采购入库-> 验收入库单4.10.2 【说明】:验收完

37、成后对商品进行验收入库,审核生效后,系统将根据入库数量增加 库存。【移动指令】:将单据移动至RF终端上.【货位查询】:根据当前机构,查看选中商品货位。【生成退货单】:将入库单转为退货单。(退货单:总部或配送中心将药品)字段讲解:【验收单号】:验收入库单号,系统自动生成。【收货单位】:入库单位。【付款方式】:有月结,现款等多种付款方式,下拉进行选择。【配送/退货】:将改单生成配送单或退货单后,显示单号的位置。【供应商编码】:输入供应商编码按回车带出供应商名称。【采购员】:负责这次采购的采购员。【订货单号】:订货单单号。【验收申请单】:验收申请单号。【结算部门】:供应商下的结算部门。【商品编码】、

38、【商品名称】、【规格】等信息为商品基本信息。【数量】:入库数量。【实际进价】:入库进价。【批号】:厂家在生产药品时,每一批药都有对应的批号。【生产日期】、【有效期至】:药品的生产日期与有效期。【货位】:在收货单位摆放货位。4.10.3 根据验收申请单生成入库单 .【说明】:审核过后的验收申请单才能验收入库。4.10.3.1 点击【添加】,输入单头信息。验收入库单生成方式。根据验收申请单进行入库。主要字段:商品编码,品名,规格,产地,生产企业,数量,批号。输入订货供应商。(验收申请单生效后才能入库)录入结算部门必须与供应商信息结算部门一致。(在【系统设置】-【系统参数设置】中能修改此参数。参数名

39、称:入库单头结算部门是否必须与供应商信息结算部门一致)入库时,以批次为准的中药,在生成企业下拉框中选择饮片生成企业。4.10.3.2 点击【验收申请单】4.10.3.3 选择单据,选择商品,点击【确定】必填项:录入商品后所带出的商品信息(商品编码、品名、 规格等信息),数量,批号。添加商品明细后,点击【保存】。4.10.3.4 审核:【说明】:有权限的人员才能进行审核。点击页面上的【审核通过】审核有四级,根据权限的不同进行审核。审核后,单据状态为生效。审核通过旁的按钮,为审核否决。审核后,库存增加。拒收单:4.11.1 【路径】:采购入库,拒收单4.11.2 【说明】:有商品质量不合格等情况,

40、需要拒绝收货时所填写的单据。页面浏览:拒收单生成方式,调用验收申请单。在商品验收入库时,选择了不合格的商品,自动生成拒收单。(注:在【系统设置】-【系统参数设置】中设置参数后,才会自动生成。参数名 称:入库时有不合格品时自动生成拒收单。)字段讲解:【单据编号】:拒收单单据编号,保存时系统自动生成。【供应商】:拒收商品所属供应商。【验收申请单号】:调用验收申请单的单号。【订单号】:同一个供应商多个不同的订货单于验收申请单。(在【系统设置】-【系统参数设置】中设置一张单据是否能对应多个订单。参数名称:一张入库单是否能对应多张订单。)【商品编码】、【品名】、【规格】等信息为商品基础信息。【拒收数量】

41、:拒收商品数量。【批号】:拒收商品批号。【拒收原因】:拒绝收货原因。【质量状况】:有合格与不合格两个选项4.11.3 手动制单:点击【添加】,输入单头信息。必填项:供应商编码、供应商名称、业务机构、采购员。点击【明细添加】,添加商品明细。4.11.3.1 调用验收申请单:一张单据对应一个订单,点击【添加】,选择【验收申请单】。验收申请单生效后,才能调用。4.11.3.2 选择单据后,点击【保存】一张单据对应多个订单注:在【系统设置】-【系统参数设置】中设置一张单据是否能对应多个订单。参数名称:一张入库单是否能对应多张订单。(必须为同一个供应商)4.11.3.3 【审核】:审核单据后,单据才会生

42、效,需要有权限的人进行操作。审核后的单据不能再进行修改操作。审核后,单据状态为生效。4.11.4 拒收退货单:【路径】:采购入库-> 拒收退货单。拒绝收货后,需要退货时所填写的单据。拒收退货单只能配合拒收单使用。4.11.4.1 制单:点击【添加】,输入单头信息。必填项:供应商编码、供应商名称、业务机构。供应商需对应拒收单中的供应商。4.11.4.2 点击【拒收单】,选择拒收单据。4.11.4.3 输入本次退货数量。点击【保存】,保存单据。保存状态的单据能修改。4.11.4.4 【审核】:审核单据后,单据才会生效,需要有权限的人进行操作。审核后的单据不能再进行修改操作。审核后,单据状态为

43、生效。退货单:【说明】:当库存商品可能由于滞销造成库存积压或者客户退货等情况。界面浏览:退货单生成方式:分别是手动生成、由验收入库单生成。由验收入库单生成的退货单,在验收入库单页面选择单据后,点击转退货单。字段讲解:【出货单位】:退货单位。【供应商】:退回供应商。【商品编码】、【品名】、【规格】等信息为商品基础信息。【批次号(识别号)-批号-货位】:按批次退货。【退货数量】:商品退货数量。4.12.1 制单:点击【添加】,输入单头信息。必填项:单据类型、采购员、出货单位、供应商编码、供应商名称。4.12.2 点击【明细添加】,输入商品明细。必填项:输入商品编码所带出的字段、批号、退货数量。4.

44、12.3 点击【保存】,保存单据。4.12.4 调用退货通知单4.12.4.1 点击【添加】,输入单头信息。输入调用退货通知单中对应的供应商。4.12.4.2 点击【退货通知单】,选择单据。选择单据后,可以修改退货数量。点击【保存】,保存单据。4.12.4.3 审核:【说明】:审核单据后,单据才会生效,需要有权限的人进行操作。选择需要审核的单据,点击【审核通过】审核分为两级,根据权限进行审核。审核后的单据不能再进行修改操作。审核后,单据状态为生效停止/恢复采购单4.13.1 【路径】:采购入库-> 停止恢复采购单4.13.2 【说明】:使商品停止或恢复向供应商进行采购,停止采购的供应商可

45、以是某一个, 也可以是所有供应商。界面浏览:该单据控制商品资料中采购状态字段。字段讲解:【单据编号】:保存时系统自动生成。【业务机构】:商品需要停止或恢复采购的业务机构。【商品编码】、【品名】、【规格】等信息为商品的基础信息,输入商品编号,按回车后, 自动带出。【业务类型】:有恢复采购与停止采购两种状态,为下拉选项。【供应商】:停止或恢复在某供应商处采购商品。4.13.3 制单:点击【添加】,输入单头信息。必填项:业务机构。4.13.4 点击【明细添加】,输入商品信息。必填项:输入商品编码所带出的信息、业务类型。选择业务类型。供应商可对应单个,也可以是所有供应商。完成后点击【保存】,保存单据。

46、4.13.5 审核:【说明】:审核单据后,单据才会生效,需要有权限的人进行操作。选择需要审核的单据,点击【审核通过】审核分为两级,根据不同权限进行审核。审核后的单据不能再进行修改操作。审核后,单据状态为生效。销售:4.14.1 销售方式1 批发申请单4.14.1.1 【路径】:批发功能-批发申请单4.14.1.2 【说明】:订货单据,可以转为批发销售单,也可以当作客户的要货计划。4.14.1.3 制单点击【添加】,输入单头信息。必填项:输入客户所带出的信息、客户。【申请单号】:保存信息时系统自动生成。【批发方式】:调用【客户档案】-【部门业务员】中的数据,为下拉选项。【客户编号】:输入客户编号

47、,按回车,自动带出名称、批发方式、付款方式等信息。【业务机构】:商品出库的业务机构。【子项目】:可以根据所属客户的子项目销售。4.14.1.4 点击【明细添加】,输入申请商品明细。必填项:输入商品所带出的信息、销售数量。输入商品编号查询商品,或在商品编码字段输入商品助记码。说明:当输入商品为管控品种时,销售数量超过限制数量将会拦截,单据无法保存。4.14.1.5 输入完成后点击【保存】。未审核状态的单据能进行修改与删除。4.14.1.6 【审核】:审核单据后,单据才会生效,需要有权限的人进行操作。查找出需要审核的单据后,点击【审核通过】审核后的单据不能再进行修改操作。审核后,单据状态为生效。4

48、.14.1.7 转批发单:【说明】:将批发申请单转为批发销售单,需要有权限的人进行操作。查找出需要转批发销售单的单据,点击【转批发单】。4.14.1.8 批发销售单:【路径】:批发功能-批发销售单【说明】:是对商品从报价到发货的一个批发流程的处理。【调入最后录入】:用在未能保存已录好的单据情况下,能调出最后一个录入的单据数据。【分单】:按不同的分单标识,将一个批发销售单拆分成多个批发销售单。(具体按什么标识进行分单,在【系统设置】-【系统参数设置】中进行设置,参数名称:批发单明细默认的分单依据)特殊药品分单、冷藏药品分单【历史批发】:查看选中商品的历史批发,默认为当前当前客户的批发历史。【现金

49、收款】:在单据生效前,直接进行现金付款,付款后,【批发应收结款单】中自动结清该单据。(在【系统设置】-【系统参数设置】中设置是否自动结款,参数名称:批发销售/退货/补差的付款方式若为现金是否自动结款)4.14.1.9 制单:点击【添加】,输入单头信息。必填项:输入客户所带出的信息、客户。【单号】:保存信息时系统自动生成。【批发方式】:调用【客户档案】-【部门业务员】中的数据,为下拉选项。【客户】:输入客户编号,按回车,自动带出名称、付款方式等信息。【业务员】:负责该客户的业务员。【提货方式】:有配送、自提、托运、提送四种提货方式,为下拉选项。【仓库】:商品出库的仓库。【子项目】:可以根据所属客

50、户的子项目销售。点击【明细添加】,输入销售商品明细。必填项:输入商品所带出的信息、销售数量、批销价。【分单】:分单中有不同分单号时,必须进行分单。【商品编码】:输入商品编码后,按回车,带出品名、规格、批号等信息。(也可输入商品助记码,按回车进行查找商品)【销售数量】:销售商品数量。【批销价】:批发价格。注:1、当库存数量不足时,系统会提示输入缺货登记数量,缺货数量自动进入补货申请中。2、可在输入商品助记码查找商品后,选择商品时,在选择商品页面输入销售商品数量,点击确定后自动输入明细。4.14.1.10 输入完成后点击【保存】保存状态的单据能进行修改。4.14.1.11 【审核】:审核单据后,单

51、据才会生效,需要有权限的人进行操作。查找出需要审核的单据后,点击【审核通过】。审核后的单据不能再进行修改操作。审核后,单据状态为生效。生效后,仓库库存减少。注:存在不同的分单标识时,先分单再进行审核。4.14.1.12打印单据【生效标志】:单据状态。【打印方案】:选择打印单据样式。选择需要打印的单据。4.14.2销售方式2- 配送单(与委托单位共用的计算机信息系统)4.14.2.1 【路径】:配送管理,配送单,配送单是公司将商品发往委托单位门店所做的单据。功能按钮说明:【分单】:按不同的分单标识,将一个配送单拆分成多个配送单。(具体按什么标识进行分单,在【系统设置】-【系统参数设置】中进行设置

52、,参数名称:配送单分单依据)【批量录入】:勾选批量录入后,输入商品助记码时,自动弹出多种商品的信息窗口,在后面填写开票数,按回车结束。没填的不会进入配送单。(开票数=数量,且,输入时,不 能高于可开数)源业务机构仓库中有库存的商品才能进行配送。主要字段:源业务机构、目标业务机构、商品编码、品名、规格、产地、生产企业、数 量、批号。字段讲解:【商品编码】、【品名】、【规格】、【单位】等信息为商品基本信息。【批次号-批号-货位】:药品在源业务机构仓库中所在位置,根据不同的批次选择药品。 为下拉选项。【数量】:配送商品数量。【目标货位】:收货机构货位。为下拉选项。4.14.2.2 制单:点击【添加】

53、,输入单头信息。【源业务机构】:发货机构。【目标业务机构】:收货机构。【操作人】:默认为当前登录人员。4.14.2.3 点击【明细添加】,添加商品信息,点击【保存】必填项:录入商品后所带出的商品信息(商品编码、品名、规格等信息),批次号-批 号-货位、数量。在商品编码字段输入商品编码,或药品助记码,按回车。查找出商品,自动带出品名, 规格,生产企业等商品信息。仓库中库存不足的商品,将进入补货申请页面。4.14.2.4 审核:【说明】:有权限的人员才能进行审核。点击页面上的【审核通过】审核有四级,根据权限的不同进行审核。审核后,单据状态为生效。总部发货商品库存减少,门店该商品库存增加。审核通过旁的按钮,为审核否决。批发出库复核:4.15.2 【说明】:批发出库二级审核后,将数据写入复核单,由复核单进行复核,当某单据中的商品全部复核通过时,批发单三四级审核自动生效,减少商品库存。单据区:需要复核的单据。复核进度:选中单据的复核进度。单据明细区:选中单据的商品明细。4.15.3 复核单据:点击刷新,将需要复核的销售单查询出来。4.15.4查询出数据后,在单据区选择需要复核的单据,点击【修改】4.15.5将明细区的复核状态勾上,点击【保存】4.15

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