APPLE_ERP_总账模块_用户操作手册_v2.020151015

1、ERP_总账模块_用户操作手册苹果装饰 ERP建设项目用户操作手册总账模块编 写 人:创建日期:最后更新:周玲版 本:V2.0甲方确认人乙方确认人第42页/共42页1 文档控制1.1 变更记录时间作者版本变更参考2015-01-20涂文广1.0初版2015-10-15周玲2.01.2 审阅姓名职位1.3 传阅份数名称地点1234目录1文档控制12介绍32.1目的32.2适用范围32.3主要内容32.4文档依据43操作指南53.1总账凭证录入53.2凭证打印143.3总账凭证过账183.4冲销总账凭证213.5复制批233.6生成经常性凭证263.7生成分摊凭证283.8总账凭证查询313.9C

2、UX_凭证查询333.10科目余额查询343.11账户查询373.12报表查询393.13月末关账422 介绍2.1 目的本手册描述ERP系统中进行的主要业务程序及系统操作步骤。2.2 适用范围本手册是根据湖南苹果装饰集团_总账管理详细解决方案.doc中描述的业务解决方案进行编写，所以本手册仅适用于ERP范围内总账系统处理的相关业务。2.3 主要内容本手册主要包括以下内容：适用于业务子模块没有涵盖的账务处理2.4 文档依据本文档主要依据：湖南苹果装饰集团_总账管理详细解决方案.doc。3 操作指南3.1 总账凭证录入 业务描述：本节主要描述总账凭证的录入，主要包含不关联前期业务发起，由财务人员

3、根据原始单据直接发起的如下业务：职工薪酬、费用分摊、提现、转户、内部往来、利息收入、利息支出、税金、营业外收支、权益调整事项、利润分配、投融资、坏帐准备、预提、财务费用、代收代付、成本结转、库存业务、无形资产摊销、合同管理、工程造价管理、现金流水帐、员工奖金计提等业务处理。 操作要点：1) 日记账批名的命名规则为：登录名+年的四位+月的两位+两位日期，批名由系统自动生成；2) 日记账的命名规则为：批名+两位流水号；3) 会计期间已打开。 操作步骤：职责：100001_集团宗旨总账会计用户路径：（N）：业务操作平台日记账输入步骤1：系统弹出“查找日记账”界面，点击“新建批”按钮，进入日记账“批”

4、界面。步骤2：在“批”界面，系统自动生成批名（年月日+两位流水），在同一期间内，批名不能重复。点击“日记账”按钮，进入“日记账”界面。步骤3：在“日记账”界面填写日记账头信息和日记账行信息：日记账：系统默认编号（批号+两位流水）说明：输入凭证的摘要（行下面的说明会默认抬头说明，行的说明也可以单独改）分类帐：APPLE_SOB_CN（系统默认）期间：默认最近打开的期间余额类型：实际类别：记账凭证有效期间：默认录入日记账当天（此处日期可以选择，如果开多期间，此处需注意期间选择）在日记账行区域输入凭证分录信息。在行字段输入凭证行的行号，点击账户字段右侧的按钮，弹出会计科目弹性域窗口。步骤4：输入会计

5、科目（帐户）信息。在弹性域窗口，分别选择每个段相应的段值：点击每个段右侧的按钮，弹出值集窗口，在值集窗口输入查询条件，单击查找按钮或直接按ENTER键，查找所需要的值，可以用%作为通配符，进行模糊查询。选中相应的段值，单击确定。在弹性域各段，也可以直接输入各段代码。各段值选择完成后，单击确定。步骤5：在日记账行区域，继续输入借方金额或贷方金额，行区域的摘要会自动设置为头摘要，用户可以根据需要进行修改。步骤6：注：如涉及到现金或者银行存款的科目必须录入现金流量项，点击每行最后的弹性域段，选择对应现金流量项。步骤7：输入完所有信息后，单击“保存”按钮。步骤8：a）如果在当前批下，需要输入第二张凭证

6、，则将光标定位在凭证头上后，点击工具栏中的新增按钮 或者按向下键，系统在界面上显示新的日记账，继续输入第二张凭证的头和行信息，输入完成后保存即可。 b）不在当前批下，在查找界面，找出当前批。通过点击工具栏中的按钮，打开查找日记账的窗口，如果知道批名，在批的栏中输入批名，点击按钮。如果不知道准确的批名，通过模糊查找的方式，查找批。通过点击工具栏中的按钮，打开查找日记账的窗口，点击批栏中的按钮，弹出查找批的对话框，查找栏中输入模糊查询的条件，%代表零个或多个字符，点击查找按钮找出批。 选中批后点击“确定”。通过精确查找和模糊查找，最终显示查出批的界面如下。点击按钮，查出批下的日记账，点击“复核批”

7、。点击“日记账”。点击按钮，新建日记账，输入另外一张凭证，输完凭证点保存。步骤9：点击“审批”，将凭证发送给审批人进行审批步骤10：审批人审核凭证审批人登陆系统后在工作列表查看提交的凭证审批通知审批人进行批准或者拒绝3.2 凭证打印 业务描述：总账模块下打印凭证的操作步骤。 操作要点：凭证过账后才能打印。 操作步骤：职责：100001_集团总账会计用户路径：（N）：业务操作平台日记账输入步骤1：凭证录入完毕并过账后，在“日记帐”界面点击 “凭证打印”按钮。步骤2：系统自动弹出请求编号界面，记住请求编号，点击 “确定”。步骤3： 系统弹出请求查看界面，点击所要打印的请求编号，使光标选定该行。查看

8、“阶段”显示为“已完成”，“状态”显示为“正常”后，点击“查看输出”按钮。步骤6：系统弹出凭证打印界面，格式为PDF文件。步骤7：点击“文件”菜单栏后，点击菜单栏中的“打印”菜单打印出该凭证；或直接点击工具栏中的“打印”按钮。3.3 总账凭证过账 业务描述：过账后更新科目余额。 操作要点：1) 要对审核无误的会计凭证进行过账；2) 过账后凭证不允许更改；3) 过账后更改凭证，只能通过补录或者红字冲销； 操作步骤：职责：100001_集团总账会计用户路径：（N）：业务操作平台日记账过账步骤1：查找过账状态为 “未过账”，点击“查找”。步骤2：在找到的未过账凭证，选定需要过账的日记账批后，点击过账

9、。3.4 冲销总账凭证 业务描述：总账凭证过账前可以修改。凭证过账后，就无法修改，如果有错误，需要将其红字冲销。注意：这里只能冲销总账凭证，不能冲销应收、应付和资产模块传来的凭证。 操作要点：1) 注意选择冲销的会计期间；2) 根据需要选择“红字冲销”或“转换借项/贷项”。 操作步骤：职责：100001_集团总账会计用户路径：（N）：业务操作平台日记账输入步骤1：在查找日记账界面录入批名、期间等查询条件，点击“查找”，此处输入批名要注意大小写。步骤2：系统显示出符合查询条件的凭证，选择需要冲销的凭证，点击“复核日记帐”进入凭证界面。步骤3：录入冲销凭证的会计期间，点击“冲销”，确定并发的请求，

10、系统生成一张金额为负数，其他内容与原凭证一样的红字冲销凭证。步骤4：通过查找日记账的界面查找冲销凭证，冲销凭证的批名和日记账名是“冲销+被冲销的日记账名+冲销时间”构成。点击系统生成的冲销凭证，打开该凭证。然后根据凭证打印操作步骤进行凭证打印、过账等操作。3.5 复制批 业务描述：根据已有凭证批，复制出一个相同的批。 操作要点：只能进行整批的复制。 操作步骤：职责：100001_集团总账会计用户路径：（N）：业务操作平台日记账输入步骤1：在凭证查询界面录入需要复制的批的相关信息后，点击“查找”。步骤2：点击要复制的凭证，光标锁定后，点击“自动复制”。步骤3：系统弹出自动复制批界面，手工录入批名

11、、会计期间等信息，点击“确定”。步骤4：系统弹出请求界面，点击“确定”，系统将生成复制凭证。步骤5：在输入日记账界面查找到复制的凭证，打开后可进行修改、打印等操作。3.6 生成经常性凭证 业务描述：根据已定义好的经常性凭证模板，生成经常性凭证。 操作要点：选择需要生成的经常性凭证模板。 操作步骤：职责：100001_集团总账会计用户路径：（N）：业务操作平台日记账生成经常性步骤1：进入生成经常性日记账界面，选择需生成日记账的批，选择日记账生成的期间，点击生成按钮。步骤2：在总账输入界面，查找生成的日记账批，点击复核日记账按钮，进入凭证修改界面。步骤3：进行凭证金额和科目的调整，点击“保存”按钮

12、。3.7 生成分摊凭证 业务描述：生成分配凭证的操作步骤，适用于月末将公共机组的生产成本分摊到明细机组业务，或其他分摊业务。 操作要点：无。 操作步骤：职责：100001_集团总账会计用户路径：（N）：业务操作平台日记账录入（N）：业务操作平台日记账生成分摊步骤1：要在“日记账录入”路径下输入统计凭证，币种选择“STAT”，账户选择统计科目，例如：机组容量。借项输入分摊统计值，例如：按机组容量分摊，即输入机组装机容量。贷项为空值，不必输入。步骤2：对输入的分摊凭证进行过账。参见总账凭证过账操作。步骤3：在“日记账生成分摊”路径下进行分摊。在生成“成批分配日记账”界面录入公司信息（平衡段值），选

13、择成批分摊模板后，录入会计期间，点击“生成”。步骤4：点击“确定”，系统生成成批分摊凭证。步骤5：在输入日记账的查找日记账界面，录入来源、会计期间等信息（来源为“成批分配”），点击“查找”按钮。 步骤6：找到生成的成批分配凭证，点击“复核日记账”打开，进行凭证打印等工作。 3.8 总账凭证查询 业务描述：查询已录入的总账凭证。 操作要点：无。 操作步骤：职责：100001_总账会计用户；100001_总账会计查询；路径：（N）：业务操作平台日记账输入（N）：业务操作平台查询日记账步骤1：按照批、日记账、来源、状态、凭证编号等条件查询日记账。 步骤2：点击查找按钮，进入“日记账分录查询”界面。3

14、.9 凭证查询 业务描述：可以根据制单人和凭证金额来查询凭证，查询结果显示借贷方的账户和发生额。 操作要点：无。 操作步骤：职责：100001_总账会计用户；100001_总账会计查询；路径：（N）：查询操作平台日记账查询凭证查询步骤1：按照提示的查询条件，组合查询所需的凭证。步骤2：点击查找按钮，进入凭证查询结果界面。3.10 科目余额查询 业务描述：可以查询未过账和已过账科目余额。 操作要点：无。 操作步骤：职责：100001_总账会计用户；100001_总账会计查询；路径：（N）：查询操作平台日记账查询科目余额查询步骤1：进入“科目余额查询”界面，选择汇总模板、账户范围，同时未过账凭证处

15、选择“包括”，点击查询余额按钮。步骤2：进入“科目余额查询”界面。步骤3：点击“展开明显”，可穿透查询下级。（如果数据量比较大，此处需要时间展开）步骤4：点击“日记账”，可穿透查询该账户的所有日记账明细。步骤5：点击“追溯”按钮，可穿透查询该账户的凭证。3.11 账户查询 业务描述：查询已过账的账户余额，也可以追溯到凭证。 操作要点：1) 如要查询未过账的科目余额，不在此功能操作；2) 查询时选择几级模板，科目要选到几级，要对应。 操作步骤：职责：100001_总账会计用户；100001_总账会计查询；路径：（N）：查询账户步骤1：进入账户查询界面，输入汇总模板，查询账户，点击“确定”按钮，继

16、续点击“显示余额”按钮。步骤2：点击“显示余额”后，进入“汇总余额界面”。3.12 报表查询 业务描述：三栏式明细账、科目余额表、供应商余额表等的查询操作。 操作要点：无。 操作步骤：职责：100001_总账会计用户；100001_总账会计查询；路径：（N）：菜单 查看请求步骤1：进入提交请求界面，提交单个请求，单击“确定”按钮。步骤2：选择提交请求名称，选择相关参数，点击“提交”按钮。步骤3：进入“请求”界面，点击“更新数据”，待“阶段”达到已完成时，点击“查看输出”按钮即可。步骤4：点击查看输出，将输出的三栏式明细账文件以excel文件格式显示，同时可以保存为本地文件。步骤5：按照三栏式明细账的查询步骤，在提交请求时选择“其他报表请求”，可以