集团公司采购规章制度

1、集团公司采购规章制度-2011* 有限公司本采购手册经批准人批准后生效。批准人 ( 总经理 ):日期:2011 年 5月 1日采购规范目 录第1章说明 2第2章采购的目标 2第3章环保采购政策 3第4章采购部门的职责 4 第 5 章 职业道德规范和职业素养 4 第 6 章 供应商的开发与管理 5 6.1 目的6.2供应商表现评估、供应商管理、新供应商开发与评审第7章采购申请 5 第8章询价采购 7 8.1 适用范围8.2询价指引8.3报价单指引8.4库存项目 - 普通采购8.5库存项目 - 询价采购8.6非库存项目 - 询价采购第 9章 招标采购 9 第 10 章 联合采购 11 第 11 章

2、 紧急采购 12第12章物料与服务的验收 13 第 13 章 付款申请 14第 14 章 库存管控 1514.1库存控制委员会14.2存量控制14.3物料盘点14.4物料的处理第 15 章 合同及订单管理 16 15.1 订单及合同的生效15.2订单及合同的保管第 16 章 采购绩效评估 17 1采购规范第1章说明1.1 采购手册编撰目的 :阐述在采购职能的执行中应遵循的原则、程序和惯例，指导执行和参与采购职能的部门和职员执行采购相关程序，推进采购职能按合理的流程高效、实用地执行 ( 附件一采购流程图 ) 。推动获得采购实践和程序标准化的益处、确保采购标准的统一应用。向公司职员清楚传达公司的采

3、购政策和采购目标。向执行采购职能的所有人员提供关于他们的责任、目标、权限和在公司组织架构中职位的清楚概要。1.2 适用范围 :库存项目 : 指需要并赋以库存项目编码来体现所属种类、需要仓库进行进、销、存管理的物料。如家用燃气用具、燃气仪表、管材、管件和维修保养配件等。非库存项目 : 指不须进入仓库管理、毋须进行库存项目编码的物料和服务。如小额 ( 如小于人民币 10 万元 ) 的固定资产项目，如办公家具、办公设备等; 服务外包、电脑软件、办公印刷品和文具等。资本性支出 : 指超过一定金额 ( 如人民币 2,000 元) 、计入固定资产项目的设备、建筑 / 土木工程建设项目。营业性支出 : 指在

4、业务运作时产生的费用，包括直接的一次性支出和周期性的花费，如大型会议、办公楼维修与清洁、房屋租赁、软件定期维护等。不包括燃气采购。其它 : 对公司运作有重大影响的费用发生的或需要长期承担义务、需由公司董事会来决定的采购项目( 例如新厂房建设等 ) ，不适用本手册。1.3名词定义 :采购负责人 : 指公司采购经理或采购组所归属部门经理( 如财务经理 );采购部门 : 指在财务部架构下的采购组;采购员 : 指负责执行采购职能的人员，某些情况下可能非采购部门人员;供应商 : 指所有向公司提供产品或服务的组织，如工程物料设备供应商、炉具供应商、代理商、外判施工队、办公用品供应商等;公司 :*有限公司

5、;第2章采购目标采购目标是采购绩效量度和评估的必要前提，是实施各种采购评估方法的基础。公司的采购目标如下:2.1保证所需物料、供应品、设备和服务的适时、适量、及时供应;2采购规范2.2为了公司运作经济高效的进行，在与需要的质量、交货期和服务水平一致的情况下，以最有竞争力的价格采购产品/ 服务。2.3通过有效的库存管理使库存成本最优化;2.4确保采购的货物 / 服务在质量、交货期和服务水平上达到公司要求;2.5通过严格遵循公司相关采购程序，使合格供应商平等、公正地获得报价与投标的竞争机会，保持公司的竞争能力;2.6 引导采购职能的发挥与公司利益、商业道德标准相一致;2.7 持续搜寻和开发能为公司

6、提供满意产品/ 服务的潜在供应商 ;2.8 发展并保持胜任的采购部职员，以适当的运作成本管理采购活动;2.9 通过招标等合适的程序处理余料/ 过剩物料，使投资回报最大化;2.10 采购有利环保的产品和服务，并使用合适的经济手段以减少污染和浪费。第 3 章 环保采购政策 3.1 环保政策, 公司承诺在为我们的客户提供安全可靠的燃气供应和优质服务的同时，务求减少污染和浪费，为后代缔造更为理想的生活环境 ;, 公司的环保采购政策是采用有利环保的产品和服务，以节约资源、减少污染和推进物料的循环利用 ;, 使用者和采购部门会确保在采购运作中遵守以上的政策。3.2 环保采购指引在可选择的情况下，应该采购能

7、安全使用、不影响环境的产品/服务;如果不能选择，应向供应商建议我们对环保的关注并鼓励供应商达到我们在环保上执行的原则和标准 ; 在采购实际操作中，我们应遵循如下的指引:同等质量、商务条件下，优先向有环保认证( 如 ISO14000)的供应商采购相关产品购买或使用持续再生的木材及木材制品,包括应用在隔墙板、门、 地板、 加固木条及其它木材配件。供应商要证明木材源自可再生的资源。无论何时，应避免使用不可再生的木材。选择大楼维护及装配工程的供应商亦应遵循以上原则 ;向环保纸张的供应商采购纸张;废弃、过期等物料进行合理分类，如可再利用物料、不可再利用物料等，以便废弃物处理商相应地进行环保处理;购买可再

8、补充的文具 ,例如 :可再补充的铅笔及原珠笔;购买能减少产生废物的设备及机器,例如 :可双面复印的复印机 ;购买可节省能源及能充分利用能源效益的产品，例如:购买太阳能计算器代替用电池的计算器 ;3采购规范采购活动应遵守当地有关的环保法律、法规;向供应商宣传并促进其提高环保意识，推动其环保措施的实施;在符合经济原则下 , 应避免购买污染环境的产品， 例如 : 含氟氯化物的绝热材料等主张简易包装，避免使用非环保材料 ( 如不可降解的塑料 ) 来包装。 第 4 章 采购部门职责4.1 采购部门主要负责推动联合采购的实施、商品供应渠道搜寻、与供应商谈判及订立订单 / 合同并跟进其完成、评审供应商的表现

9、和维持合适库存水平。另外，订购的处理、物料的接收和检验、物料储存、对帐及申请付款、库存记录的及时维护等相关事项也是采购部的职责。4.2其它规定的职责如下 :检查采购申请单是否获得适当权限的批准和申请数量是否适当;必要时，复核采购申请单是否有适当的CEA、EA、成本中心、批准的资金预算或业务预算等文件或信息的支持;维护并更新合格供应商目录及组织协调对供应商表现的评估;同其它相关部门一起，通过评估样品、考察/ 审核供应商工厂等检验获得的物料或服务是否达到公司要求的质量标准;引导相关部门参与潜在的物料/ 服务的供应商的搜寻 ;管理标书收集箱并确保制订的招标程序被严格地遵守;组织开标与评标，发出中标通

10、知书，协调合同的及时签订;监控交货，将相关物料采购进展情况适时通知申请部门;对货物缺失、短少、毁损及其它供应错误或次品向供应商投诉/ 索赔 ;同当地和境外的供应商、保险公司、银行、船运商或其它服务公司维持良好的工作关系，以保证他们都能为公司提供经济高效的服务;同使用部门保持良好的工作关系，并在采购政策和采购程序的解释与坚持上提供协助通过合适的程序处理大宗零碎和剩余物料;优化采购程序，探寻联合采购的可能，推动成本节约、良好库存控制等经验的交流与推广。在采购手册规定的程序下，非库存项目中的办公用品及劳保用品，单价低于 500 元的，由行政部负责购买。第 5 章 职业道德规范和职业素养5.1 采购员

11、和相关采购作业人员应熟悉那些已经行业验证和公司管理层的支持的公共采购哲学，关注公司和供应商间良好关系的重要性，并不得有下列的以及其它为法律法规所禁止的行为: 要求或接受个人利益 ; 行贿 ; 受贿 ; 同代理商的不正当交易 ; 与其它公司同谋造成不正当竞争，等等;4采购规范5.2公司每年 7 月向供应商发出公函 ( 附件二 ) 提醒他们无论何时不要提供或接受任何招待、赠品或礼物，即使在春节或中秋节之时; 但符合公司商业道德政策的除外 ; 5.3采购员应尽全力为公司争取利益，不得因工作或其在公司的影响力而从供应商或其它方面获取或谋求获取私利或以任何方式损坏公司的利益; 必须保护在工作中获得的公司

12、的专有或秘密信息，不得将这些信息用于未经公司批准的商业及个人用途 ;5.4采购员必须在所有事情上公正公平地对待供应商。迅捷而礼貌地接待、细致而全面的调查、公平竞争以及条款恰当而全面的采购订单/ 合同等都是必要的体现。也必须对供应商提供的涉及商业机密、知识产权的内容给予足够的尊重和必要的保护 ; 应认识到这些内容对供应商有着很高的价值;5.5任何职员 ( 包括他的直系家庭成员 ) 不得因其职位或因与公司的关系从公司的任何销售、采购或其它活动中直接或间接获取个人利益。例如:, 除正常的商务应酬外，任何职员不可直接或间接的寻求或接受同公司有商业往来的任河个人、公共或私营组织、政府机关或他们的代表提供

13、的服务、报酬、贷款、旅行/ 度假、娱乐或礼物 ;, 除已经向管理层申报并获得书面批准，任何职员不得在那些同公司有或将有业务关系的组织或公司的竞争对手中直接或间接的拥有利益 ;信息，或者使用或允许他人使,未经适当的授权，任何职员不得使用或透露公司的任何机密用公司的财产或服务用于个人目的;5.6参与采购相关作业的职员必须重视从各供应商处收到报价单、投标书和信息机密的机密性。这些资料的机密性必须自始至终获得重视，因此，只有那些指定的、经授权的职员才能获知相关机密信息。同时，在接收机密信息时，采购员应向供应商告知传输的注意事项，如传真到指定的传真机上;5.7在同投标商未签订合同或采购协议之前，所有报价

14、相关信息不能透露给任何未直接参入报价 / 招标作业的人员或其它投标商。5.8根据诚实竞争的投标原则，要求投标商承诺不采取任何以下的行为:同任何其它方就拟投标的金额或大概金额进行交流;同任何应该被限制接触投标的人员讨论任何协议、安排，或任何已提交标书的相关金额。为了进行投标或拟投标的相关事宜，直接或间接地向任何人提供报酬或利益。第 6 章 供应商开发与管理6.1目的为了公正、合理地管理供应商，从而保证最好的供应商为公司提供最优质的商品和服务，以达稳定供应、成本合理、服务客户之目的。6.2供应商表现评审、供应商管理、新供应商开发与评审按照 *有限公司供应商评审管理办法的规定进行。第7章采购申请7.

15、1 采购申请是采购活动的开始，是采购员执行采购职能的依据;5采购规范7.2申请部门负责物料 / 服务的需求计划和控制。库存项目采购申请通常由采购部门负责提出。根据库存和需求状况，相关职责的采购员决定采购量，开立采购申请;为保证最低库存量，当实际库存低于最低库存量时，采购员可自行提出采购申请 ;针对特别需求或新库存项目使用时，使用部门可以向采购部门提出材料计划单，采购员根据材料计划单开立采购申请;非库存项目采购申请通常由使用部门负责提出。当需要时，由使用部门开立采购申请单，部门经理批准 ; 申请单应有关于数量、规格、成本中心、技术要求及验收标准等相关信息 ;根据财务授权手册的规定需要相应的CEA

16、、EA支持的采购申请，须在申请单后附上相关证明资料 ;任何采购都必须有采购申请单，CEA或 EA等只能作为采购申请单的支持文件，不能代替采购申请单 ;7.3采购申请的变更 :所有采购申请的变更，须经申请部门的负责人批准;库存项目采购申请的变更，须经采购负责人批准;非库存项目采购申请需要进行相关变更的，需经使用部门经理批准。有CEA的，若变更后实际开支或预计实际开支比原先申请的金额高出10% ，且绝对数超出10，0 元，需就同一个 CEA按照实际或预计的金额重新申请 ; 新的批准后提交采购部，进行相关采购程序 ;7.4 根据采购申请的估价和物料类型，采购员决定适用何种采购程序 - 询价采购(第

17、8 章)、招标采购 ( 第 9 章) 、联合采购 ( 第 10 章 ) 、紧急采购 ( 第 11 章) ，并报采购负责人批准 ;采购支出项目批准授权表支出项目支出金额 (RMB) 使用表格授权批准人资本性支 1,000,000( 含) 以下CEA(C)表格出 ( 除销售 1,000,000-5,000,000(含) CEA(C) 表格计划、铺管道、建厂 5,000,000 以上 CEA(C)表格外 )250,000( 含) 以下 订购申请表格、 EA表格 非资本性 250,000-1,000,000(含)EA表格 营业支出 1,000,000以上 EA 表格销售项目、 3,000,000(含)

18、 以下 CEA(A/B) 表格铺设管道 3,000,000-5,000,000(含 ) CEA(A/B) 表格 及建厂等 5,000,000以上CEA(A/B)表格 大型工程具体步骤如下 :1. 购买申请人 ( 使用部门 ) 当发现有物料或服务需要时，应填写工具设备 / 办公用品申请表列明数量规格等 ; 库存项目填写材料计划单。2. 使用部门负责人审核拟购项目是否有 CEA/EA或需要做 CEA/EA。6采购规范3. 使用部门负责人检查采购申请表 / 材料计划单相关是否准确，相关支持文件是否足够，确认后签核采购申请表 / 材料计划单。4. 购买申请人 ( 使用部门 ) 根据公司财务授权程序，采

19、购申请表 / 材料计划单若需其他人签署的，由申请人送签，签核完毕，提交给采购部门。若不需要，直接送采购部门。询价采购第8章8.1适用范围询价采购适用于除招标采购( 第 9 章 ) 、联合采购 ( 第 10 章) 、紧急采购 ( 第 11章 ) 外的所有物料 / 服务的采购 ;8.2询价指引任何种类的采购，当采购部门认为必要时，都可以向供应商询价;询价可通过“询价单” ( 附件四 ) 或电话进行。询价单通常应包括以下栏目: 产品名称及要求、需求数量、需求日期、价格、付款条款、交货期、报价有效期、最小订购批量( 若有 ) 、结算方式、发票类型 ( 境内供应商 ) 。 通过电话询价的，应以询价记录单

20、( 附件五 ) 记录以下内容 : 产品名称、价格、询价日期、报价有效期、报价人、联系电话、结算方式、发票类型( 境内供应商 ) ，询价记录单须经询价人签字;通过书面方式进行询价的，应及时与供应商确认是否收到询价单; 当供应商以传真进行回复时，应注意资料的保密性;若申请部门向供应商询价的，也应遵照上述指引进行，但应让对方知道最终价格是由采购部门决定;针对询价结果的谈判，应由采购门确认，其他人员不得在询价过程中对最终交易条款作出承诺。询价应采用书面方式进行，需要供应商提供正式的报价单; 口头询价只作为紧急采购或供应商不能及时书面报价时的补充。8.3报价单指引在满足质量 / 技术要求的前提下，采购中

21、应获得竞争性价格以节约成本。根据本公司的财务授权手册之规定公司的报价单指引如下:, 所有的报价或询价结果均需要有书面文件支持 ;, 单项采购金额在人民币 1，000 元以下 ( 含 1,000 元 ) ， 不需多家选择 ; 单价500 元以下 ( 不含 500 元 ) 的办公用品由行政部负责采购;, 单项采购金额在人民币 1,000 元至 5,000 元 ( 含 5,000 元 ) ，需有 2 家供应商选择最佳者 ; ,单项采购金额在人民币5,000 至 500,000 元( 含 500,000 元) ，需有至少 3 家供应商，选择最佳者 ;, 单项采购金额在人民币 500,000 以上，需进

22、行招标，适用招标程序 ;7采购规范, 运输或办公用交通工具及办公设备的采购，可采用向多家供应商询价的方式来确定而不需采用招标程序 ;, 实行联合采购的产品或服务，可以直接依据港华投资与供应商签署的合作协议向有关供应商进行采购 ;港华投资实行联合采购的，公司可以根据港华投资与供应商签署的合作协议直接向供应商采购，而不需要另外进行招标或比价程序。8.4库存项目普通采购采购员控制库存水平与订定物料需求。另外，针对特别项目，使用部门可提出采购建议 ( 材料计划单 );检讨库存状况和确认需求后( 材料计划单 ), 采购员决定采购量 ;然后采购员确定合适的供应商并提出采购申请单。根据8.2 条的规定，必要

23、时 , 采购员需要向潜在的供应商要求报价单;采购负责人或其授权人复核采购申请单后，按照财务授权手册的相关规定，根据不同金额提交相应的管理层批准;然后根据采购申请单采购员订定采购订单通过传真方式将采购订单发给供应商采购员追回供应商签字确认并盖章后的采购订单。8.5库存项目 -询价采购对于新增的采购项目或没有最新价格的采购项目，除执行8.3 条之程序外，在采购单提交管理层批准之前，应遵循以下程序:对于新项目采购，采购员应书面或口头向潜在供应商进行询价，询价内容包括规格、价格、交货能力等必要信息;如果不是新项目采购，采购员应通过电脑系统、根据历史交易及现有供应商的合同期限确定能供应物料的供应商和最低

24、价的合同商。在订单确定之前，必要时，他将再次同供应商确认价格和适用性;采购员将分析获得的报价、指出最合适的价格和供应商以供采购负责人的审核和批准 ; 8.6非库存项目 -询价采购申请人应尽量按照8.3 获得关于价格和市场供应的信息;申请人根据 制作工具设备 / 办公用品申请表并连同相关文件提交给采购部门如果申请采购项目为固定资产，申请部门应从会计处获得一个资产代码采购员审核该申请表以确保上面相关信息或采购条款的适当、清楚和正确性 ; 审核该项目的 CEA、EA或相关预算支持的有效性; 如果需要，与供应商进行谈判或向其它供应商询价，并就最终结果制作比较报告，确定供应商并填写采购申请单，采购负责人

25、或其授权人复核采购申请单后，按照财务授权手册的相关规定，根据不同金额提交相应的管理层批准然后根据采购申请单采购员订定采购订单通过传真将采购订单递交供应商。采购员及时追回供应商签字并盖章确认后的采购订单;8采购规范具体步骤如下 :1、采购员收集各部门缴来的采购申请文件，包括采购申请表、材料计划单、图样、报价单等 ; 察看表上内容是否恰当及明确，CEA/EA、技术资料等支持文件是否足够。如有疑问及时与申请人沟通。、采购员根据库存情况及使用计划，确定是否需要采购。如需采购，确定合理的采购数量。然2后审核是否有合格的供应商; 若没有，则同相关部门一起，根据采购手册规定寻找并审核新的供应商。3、采购部门

26、通过谈判，同选定的供应商确定价格、交货期、交货地点、运输安排、交货数量、发票类型、付款条件、售后服务等条款。供应商报价应满足采购手册对报价单数量的要求。4 、采购员填写采购申请单并附相关支持文件就不同金额报相应管理层批准。批准后复印三份: 材料会计 ( 有价格 ) 一份 ; 仓管员( 无价格 ) 一份 ; 采购员存档一份。原件作为付款申请附件。5、合适授权人同供应商签订采购订单/ 采购合同。6、采购员将采购订单 / 采购合同编号存档。7、采购员跟踪供应商执行采购订单/ 采购合同的进度，督促供应商及时交货，要求供应商每批货需附有质检报告、产品合格证等质量证明文件。第 9 章 采购招标程序9.1总

27、则根据公司政策和中华人民共和国相关法律法规之规定，公司招标采购分为2 类 :A 类 : 根据中华人民共和国招标投标法和各地方法律法规之规定必须进行公开招标的 ; B 类: 除 A 类之外公司规定的特定类型的商品或服务的采购;A 类招标根据相关法律法规规定的程序进行，B 类依照本程序执行，可公开招标，也可邀请招标。9.2招标采购的范围招标项目的总费用预估仅限于招标项目中由投标商提供的物料和/ 或服务。由公司提供的招标项目配套的物料，其费用不计入招标金额预估;公司财务授权手册规定，单项采购金额50 万元以上的须进行招标 ;进行联合采购的物料，由* 资采购部制定招标采购范围及协作办法。* 已经进行联

28、合采购的物料，公司可直接向联合采购供应商采购而不需要再进行招标。 9.3 采购招标的提出使用部门提出采购申请后，采购员和/ 或申请部门预估采购金额，并根据 9.2 条确认是否进行招标采购;对于符合 9.2 条要求的，由采购部门组织成立采购评标委员会，按照公司招投标管理办法有关规定进行招标。9.4采购评标委员会9采购规范按照公司招投标管理办法的规定，采购评标委员会由采购部门、使用部门和相关技术部门的授权人员组成。采购评标委员会职责 : 投标邀请书和 / 或招标公告的制作和发出、招标书及相关招标文件的制作、投标文件的收集、登记和保管、评标标准的制订、开标及评标、投标评估报告的提出、招标相关信息的发

29、布;联合采购物料需进行招标的，由* 采购部组织 ;如果条件成熟，公司应建立专家库，每次招标从专家库中随机挑选人员组成评标委员会若同投标人有直系亲属或利益关系的，公司评标相关人员应向其主管报告并主动回避; 9.5投标邀请 / 招标公告采购评标委员会制作投标邀请函( 附件六 ) 。投标邀请函应当载明招标人的名称和地址、招标项目的性质、数量、实施地点和时间、获取招标文件的途径和日期、提交投标文件的截止时间和提交地点、开标时间和地点及其它必要信息; 若需发布招标公告的，招标公告应包括以上内容;投标邀请书由采购负责人或其授权代表签署后发给潜在投标商，副本保留在招标相关文件中。潜在投标商须以书面形式( 正

30、本或签字 / 盖章之传真 ) 确认其收到投标邀请函 ; 该确认文件保留在招标相关文件中。9.6采购招标书根据采购招标内容及公司要求，由采购评标委员会制作采购招标书;潜在投标人领取招标书时，应在登记簿上签收并注明领取的时间;如果潜在投标人对招标书有疑问或需要澄清的须以书面询问，评标委员会负责及时进行书面答复，并将书面答复送达所有的潜在投标人。书面答复不要注明询问的来源。潜在投标人收到答复后，应签字确认收到。该确认文件须保留在招标相关文件中 ;9.7投标书所有的投标文件 ( 包括投标书及相关的附件、说明、修正、确认等) 必须是书面的。口头的任何投标信息不能作为有效信息接受;所有在截止时间前收到的投

31、标文件须由投标人放入一个由两个锁锁上的收集箱中，钥匙由不同部门/ 组别的授权职员分别保管。开标前不得开启收集箱;未经公司同意、在截止时间后送交的投标书为无效标书而不得开启，在开标时，应申明其无效并退还投标人; 若经公司同意投标人迟交投标书的，应将调整后的截止时间通知所有投标人;收到投标邀请函而书面确认不参加投标的，将其确认文件登记并放入收集箱收到的投标文件总登记簿在日期截止时须经评标委员会成员签字确认。 9.8开标和评标评标委员会在预定的时间和地点组织开标:10采购规范开标须由两个掌管钥匙的职员在公司财务部负责人或其授权代表进行，并适时记录及在有价格、折扣( 如有 ) 、工期 / 交货期 (

32、如果必要 ) 的地方盖上日期印及签署确认收到投标邀请书但没有投标或回复的潜在投标商，评标委员会将以书面通知形式来确认没有收到其投标文件;采用唱标开标的，所有投标人代表须到现场并签到。开标主持人须将报价、折扣、优惠条款及其它必要的信息当场宣读出来;招、投标的相关信息不能透露给投标人或其它跟招标无关的人，特别是在做出中标决定之前。评标由评标委员会负责。评标人员根据评标标准对投标书进行综合评估，并提交评估结果予必要授权人批准;在评标期间，评标委员会可要求投标商对标书进行必要的澄清、改动、增补和删节，但相关的变更不得实质性影响投标书的竞争性。任何澄清、改动、增补和删节应以书面形式由双方签字确认;未中标

33、的投标文件须保留一年后销毁; 中标的所有投标文件在整个项目结束后至少保留三年 ;9.9合同的授予根据综合评估得分确定中标商，报价最低的标书并不必然中标;在授予合同之前须核实得分最高的投标商能否圆满地执行合同; 肯定的确定是把合同授予投标商的先决条件。否定的确定，则拒绝其投标书，而以相同的方法考虑综合得分后一位的投标商;在投标书有效期满前，投标委员会向中标商发出中标通知书，通知其中标 ; 同时把招标文件规定的合同样本送给中标的投标商;在投标商收到合同样本30 天内，招标委员会 ( 或负责招标的采购部门 )负责谈判的完成及安排合同的签署;评标委员会向未中标的投标商发出未中标通知书。第 10 章 联

34、合采购10.1联合采购的目的 :增强采购势力，在保证质量的前提下获得优惠的价格和服务;将物料规格标准化，提高采购批量;提高物料在合资公司间的通用性，降低物料呆滞的风险;港华投资采购部的职责 :在日常工作中，港华投资采购部同联合采购委员会成员保持及时沟通，并有如下职责 : ,收集各合资公司的需求，组织招标或同供应商就价格、服务等进行谈判 ; , 组织对供应商的表现评估、新供应商供应资格评估、确定或取消供应商的供应资格 ;11采购规范,确定进行联合采购物料的招标或询价采购的金额范围;, 确定联合采购物料清单，定期检讨现有物料应用、物料需求，对增加或变更的物料进行规格、质量要求等方面的标准化 ;,协

35、调合资公司与供应商的关系，促进合作水平的提高;, 定期评估联合采购的绩效 ; 10.5 物料需求公司定期提交物料需求量，作为港华投资采购部与供应商谈判的依据;对于交货期较长或供应商有特别要求的物料，公司应提供合理的需求预测，以便供应商生产准备和及时交货。实际需求与合同采购量相比有较大波动时，港华投资采购部与供应商协调处理办法，特别是当实际需求远低于合同采购量时;10.6采购合同联合采购委员会根据物料需求，通过招标或询价采购程序与供应商就相关条款进行谈判，达成一致后，根据物料的适用范围，有以下两种合同模式:港华投资与供应商签订采购合同，公司根据合同规定通知供应商按时交货公司分别与供应商签订采购合

36、同，各自依合同执行;10.7异常处理及供应商关系通常，实行联合采购的物料必须向签订采购合同的供应商采购;在有紧急需求、物料质量或交货期出现较大异常、现有供应商无法满足要求时，公司可但应尽可能在事先获得 *采购部的同意 ;向其它供应商临时采购，10.8无论何时，对供应商的书面赞赏或投诉须经过联合采购委员会主席的批准。 第 11 章 紧急采购11.1 公司管理层认可在特定情况下对物料或服务的紧急需求，如气源厂紧急维修、某些工商客户因商业计划的需要而要求公司的快速回应等。在这些特殊情况下，省去例行的采购程序是允许的。不过，在紧急采购过程中，所有的权宜行动须有相应的文件证明其必要性，并在事后要获取批准

37、并发出正式的采购单。11.2紧急情况下，申请部门要求任何立即获得非库存物料和服务时，在获得部门经理批准后，申请部门应尽快开立采购申请单，单上写明紧急采购的原因及相关授权人的签核，以及对所需产品的清楚指示，这将对事后对紧急采购的回顾提供有用的文件支持。11.3采购申请单及相关的支持文件应送交采购部以便事后补出订单给指定的供应商。 11.4如果没有对供应商的市场声誉、产品质量水平、质量控制水平以及过去与公司的关系进行评估，当采购金额超过2,000 元的，就算在紧急情况下，申请部门也不应向其采购物料或服务。公司已有对新供应商的评估制度和对供应商的定期表现评估制度，申请/ 采购部门应能识别那些优先选择

38、的供应商以缩短选择供应商的时间。当有紧急采购时，申请部门必须优先在批准的供应商目录中选择。12采购规范11.5紧急采购金额低于2,000 元、且所采购产品 ( 如标准件 ) 对生产或人身无安全隐患时，在无其它合适供应商供应时，可向未经评估的供应商临时采购。第 12 章 物料与服务验收12.1 物料验收是采购活动的最后一个环节，合适的物料验收能够保障采购活动的顺利完成，并对随后的仓储作业的良好开展提供前提。根据采购申请单的要求检查物料名称、规格、数量和物料外观( 或外包装 ) 状况在接受货物前，在运输商代表在场的情况下，仔细检查并记录外包装的缺陷状况或对缺陷处理的证据等 ;检查所有物料以确保同装

39、箱单和/ 或送货单相一致 ;记录收货状况，注明部分收货或全部收货及收货时间;当供应商交货出现溢短装、迟交、毁损和错误物料等情况时，适用12.3 “供货偏差报告程序” ; 若需要索赔时，可向供应商发出来料不符索偿表( 附件八 );如必要，对设备、器械、工具等安排详细的检查和测试。检查和测试根据公司和检验标准进行，必要的功能测试由相应的专业部门负责;在验收过程中及验收后，在需要的地方进行打点、贴标签或重新包装等必要的处理验收合格后，将物料运到收货部门指定的合适位置以备使用或存放 ; 通常，库存项目的收货部门为仓库，非库存项目的收货部门为直接使用部门 ;验收不合格的，应当拒收。12.2 对服务的验收

40、由使用部门或技术部门负责组织，并提供验收报告。12.3 供货偏差报告程序目的 : 及时而完整地记录供应商供货不符的情况，为进行供应商表现评审提供足够而客观的文件支持。职责 :有限公司采购部负责推动本程序在*集团中实施 ;公司采购负责人负责程序在本公司的实施，若是联合采购供应商的，另将填好的供货偏差报告( 附件七 ) 复印件及时提供给港华投资有限公司采购部备案。运作程序公司在采购运作过程中，当发现产品的数量、质量、交货期等与双方的约定不符时，应将相关信息记录在供货偏差报告上;供货偏差报告上“档案编号”应为连续的号码，以便追溯和防止遗漏 ; 必要时，应将相关文件，如照片、合同复印件、送货单复印件等

41、作为供货偏差报告的附件，以充分说明偏差的内容和程度;在将偏差之相关内容填写完毕后，应与供应商协商及时采取处理措施，如口头投诉、书面投诉、换货、取消合同、索赔等，并将处理结果填入“处理结果”栏。13采购规范对于该次偏差的处理或与供应商的关系等方面，公司如有任何建议，应该填入“建议”栏，没有建议的，填写“无”即可;在完成所有栏目的内容后，采购负责人应签字确认后将文件存档; 若涉及联合采购供应商的，将供货偏差报告复印件及时提供给港华投资有限公司采购部备案港华投资有限公司采购部收到合资公司提供的供货偏差报告后，分类存档，作为评估联合采购供应商的支持文件。第 13 章 付款申请13.1对供应商及时的付款

42、是维护公司信誉、促进供应商提供优质产品与服务、提升合作水平的重要保证;13.2正确而条理清楚的付款申请可提高审核与审计效率、减少应付款错误、降低财务风险 ; 13.3付款申请的提交 :供应商应定期 ( 如每个月 ) 提供应付款对帐单，上面注明每批货的送货单 ( 或收货单 ) 号、数量、公司订单号 / 合同号、金额、送货日期等必要信息采购员根据对帐单、送货单 ( 或收货单 ) 确认数量，根据使用部门或技术部门提供的报告确认质量，根据订单/ 合同确认价格，审核与确认对帐单;对于无送货单的特殊物料和服务，由验收部门提供数量或完成情况的确认，作为对账的依据 ;同一订单 / 合同分批送货、分批付款的，申

43、请时应特别备注并附上相关必要的资料已与供应商确认的索赔或扣款，在付款申请时扣减( 另有协议的除外 ) ，并作特别注明涉及索赔或扣款、公司同供应商存在争议时，可将争议部分先行搁置而结清其它之付款; 但若争议部分应付款金额小于索赔额时，采购员会同财务人员同供应商协调该期付款事宜在付款金额确认无误后，采购员填写付款申请，注明应付款日期，并将经仓管员及采购员签字的入库单供应商联、采购申请、合同的复印件、发票 ( 预付款可不必附发票但需注明预付款 ) 、 CEA/EA(若需要 ) 等必要单据附在付款申请单后，经部门负责人签核后提交财务部门。 13.4 付款申请的跟踪采购员应有付款申请记录，必要时，可查询

44、申请时间、申请金额及对应订单等信息财务部付款后，采购员应能及时分享此信息 ;付款后，未收到发票的，会同财务人员跟踪发票的送达。原则上，在付款前，要求供应商将发票送至公司 ( 通常 : 采购员对帐并与供应商确认完毕，即通知供应商开发票，申请付款时将发票亦后附 ) 。付款授权表支出项目 金额 (RMB) 支持文件 授权批准人表格、合同、发票、部门经理 +财务经理 / 总监 +总经理 1,000,000( 含) 以下 收货单 资本性支出表格、合同、发票、 1,000,000-5,000,000( 含 ) 收货单14采购规范表格、合同、发票、 5,000,000 以上 收货单E.A 表格、合同、发票、

45、500,000( 含 ) 以下 收货单E.A 表格、合同、发票、非资本性营 500,000-5,000,000(含) 业支出收货单E.A 表格、合同、发票、5,000,000以上 收货单具体步骤 :1、仓管员将入库单采购联/ 供应商联转采购员。、采购员填写付款申请单，注明应付款金额、发票号码、对应的采购订单号码及全部或部分付2款、应付日期等，将采购申请单、合同复印件、发票复印件、入库单供应商联、供应商的付款通知 ( 按合同预付款可无 ) 附后。3、采购负责人审核付款申请单是否清楚、准确，相关支持文件是否足够。若无误，则签核后由采购员提交财务部门应付款会计申请付款。4、应付款会计收到付款申请单核

46、对签署是否正确完整，相关文件是否足够无误。如无误，则签核确认并提交公司相应管理层签批。5、出纳员进行付款及记帐，并及时通知采购员该款项已付出。第 14 章 库存管控14.1库存控制委员会为检讨库存水平，公司成立库存控制委员会。委员会负责库存控制和物料需求的计划和预测 ;库存控制委员会由工程部经理、市场部经理、客服部经理、财务部采购组全部人员和财务经理、总经理组成;委员会的功能是阐明库存控制策略、讨论当前库存水平、检讨策略项目需求、调整新旧器具的切换和确定剩余或过期物料的处理意见。14.2存量控制适当的存量控制策略和库存水平对于提高客户( 内部客户及外部客户 )服务水平、提高库存周转率、降低财务风险有着重要的意义;在保证生产需求和客户服务需要的前提下，应尽量提高库存周转率;库存项目通常设定最高库存量、安全库存量; 库存量低于安全库存时，考虑在途量、订货周期和订购批量等因素，在最高库存量范围内进行适量的采购申请，提交审核与订购库存控制委员会定期检讨最高库存量、安全库存量设定的合理性 ; 采购员或仓库管理员可根据实际情况随时向库存控制委员会提出相关改善建议 ;非库存项目中部分物料，如打印纸、饮用水、墨盒/ 硒鼓等，由行政部进行库存量控制 ;15采购规范在考虑综合