关于公文写作应把握的基本问题

1、关于公文写作应把握的基本问题 公文写作涉及的范围很广，今天，我们只讨论通用公文的写作问题。其实，通用公文大体上也可以分为两种类型：一种是带有规定格式的例行公文，如通知、通报、请示、批复、函等。这类公文格式固定、行文简洁，直白明了，比较容易掌握。还有一种公文，如工作意见、工作总结、工作经验、工作汇报、情况反映、调查报告、领导讲话、会议纪要、典型事迹、授课讲稿等，这类公文大部分只在一定场合宣讲，一般不再正式行文。这一类型公文的内容丰富、写法复杂，涉及范围广，使用频率高，是最常用的公文，通常称之为材料。我们今天主要研究的就是这类材料的写法。共讲三个问题： 一、要写好公文首先要把工作研究透 大家可能要

2、问，我们今天是讲公文写作，为什么先讲工作研究?这两者有什么内在联系?下面我对这个问题做点分析。首先，从公文的属性看，它是政府部门处理公务的工具，是反映情况、交流沟通的有效载体，是指导工作的一种手段。所以说，公文与工作有着密不可分的内在联系。它既是对实际工作的概括、提炼和反映，又是指导工作的规范、标准和依据。其次，从政府部门的工作职能作用看，基本职责就是部署任务、处理事务、发现问题、解决矛盾，而撰写公文就是政府服务职能作用体现的一种主要形式。由此看来，写公文不是单纯地做做文章，而是要把工作的情况及有关看法、建议反映出来，把政府部门的意图、决心、措施体现进去。公文只是形式，内容都是工作。第三，从公

3、文写作中存在的问题看，材料质量不高，主要不是章法问题，而是对工作情况了解不充分、研究不深入、把握不准确，表现在材料中的问题主要是抓不住关键，讲不到要害，缺乏真知灼见，空话套话多，装腔作势的话多，讲了不管用的话多。下面讲一讲怎样把公文写作与工作研究结合起来。我觉得，要把两者结合起来，有四个环节很重要，需要好好把握：一是吃透上下两头，了解工作全局。上级精神是我们工作的依据，不了解上级精神，对上级精神没有深刻的领会，就把握不住工作的方向，也选不准我们写材料的主题；了解全局才能把握本职工作的定位，协调好上下之间、部门之间、各项工作之间的关系，增强主动性，避免盲目性。二是把握工作进程，关注落实情况。各项

4、工作展开后，或者某项任务部署后，关键就要跟踪问效、跟进了解，了解进展的情况怎么样?各单位发展是否平衡?各有什么特色?遇到了什么矛盾和问题?哪些是共性的哪些是个性的?先进单位的经验是什么?突出问题的症结在哪里?在工作指导上应该把握什么问题?如果这些都掌握了、搞清了，那么无论是给领导或是上级反映情况、建言献策，就会有的说、有的写、胸有成竹了。三是注重调查研究，善于思考问题。要把机关公文写好，就不能满足于一般地了解工作情况，而要进行深入的调查研究，做具体的解剖分析，在大量掌握情况和广泛听取各方面意见的基础上，形成独到的见解。除了安排专题调研以外，平时也要想问题，把工作中需要关注的重点难点始终装在心里

5、，不断积累下来，对问题的认识就深化了，写出材料来也就深刻了。四是适应工作特点，努力争取主动。公文写作的一个突出特点是受命写作、不是自己想怎么写，想什么时间写就什么时间写，而是根据工作需要，领导有要求有部署时才写。一般来说，公文写作处于被动状态，但也不是不能争取主动，这里面的关键就是抓住“工作需要”这个环节。写材料，都是从工作需要出发的，只要我们能着眼工作需要，把握工作规律，预测发展趋势，预有考虑和准备，就不会被动应付、仓促上阵。二、要写好公文关键是把思路理清楚 我们常说，工作要有思路，没有思路干不好工作；写作也是一样，同样需要有思路，文章才能写得漂亮。理清思路是公文写作的前期准备，时间充裕可以

6、想得细一些，时间紧可以粗一些，但无论如何都必须有了新思路再动笔。根据我的体会，理清思路主要有这样几个环节： (一)把握主题。 主题也叫主旨，就是人们常说的“中心思想”。对公文来说，不仅要有主题，而且主题还要非常鲜明。那么，我们在写材料的过程中应该怎样把握主题呢? 首先，要明确主题的定位。就是弄清楚要对什么问题、从什么角度、把握什么基本的思想来写这份材料，找到把握主题的感觉。这个问题来不得半点含糊，不清楚就要问，不问清楚就把握不住写作的方向。其次，要对主题深入进行开掘。就是要围绕主题，学习领会上级的有关精神，考虑实际和相关工作的情况，深化对主题的理解。在对主题的深入思考中，一定要紧密联系实际，着

7、力把握对工作的指导意义。主题就象串糖葫芦的竹签一样，始终不能偏离，否则，材料写出来就散了架。 (二)区分层次。所谓区分层次，就是围绕主题思想，合逻辑、有条理地展开叙述或议论，使主题思想得到充分有力的表达。什么是层次?形象一点说，主题思想就像蒜薹，层次就像蒜瓣，蒜瓣各自独立又紧紧围绕蒜薹，形成了一头完整的大蒜。说文章的层次就像蒜瓣，是说它一要紧抱主题，二要各自独立。那么如何区分层次呢?主要有这样几种形式：一个是“并列式”，就是各个层次之间是一种并列关系，是一种横向的展开，像是“同胞胎”，兄弟姐妹一般大；一个是“递进式”，就是各个层次是一种递进关系，是一种纵向的展开，像是“异胞胎”，兄弟姐妹的大小

8、顺序；还有一个是“总分式”，各个层次之间是一种“总分”关系，实际上这是前两种形式的一种“变形”，就是在并列式或递进式的层次之前或之后，有一段总括式的叙述或议论。公文在实际应用中，通常层次都比较复杂，每个层次下面还要分若干层次，一般要分三层，这要视具体情况而定。每个层次通常也都有各自的观点，有的以标题显示，有的不以标题显示；有的标题独立成段，有的标题位于段落起首，有的标题含在段落之中，这些都要酌情掌握。我们在推敲公文的观点，就是要下这样的功夫。一般来说，各个层次的观点有了，一篇公文的思路就基本形成了；区分层次的过程，就是对公文进行结构布局的过程。在这个过程中，既要解决围绕主题区分层次的问题，更要

9、解决为各个层次赋予鲜明观点的问题。公文的思想性、针对性、指导性往往比较集中地体现在这些观点上，所以一定要字斟句酌把材料的观点提炼好。 (三)精选素材。一般来说，确定了主题，区分了层次，就基本理清了思路。但如果是比较复杂的公文材料，或是准备时间比较充裕，就有必要对所要使用的素材进行一番筛选分配了。要实现精选素材的目的，首先要充分占有材料，占有材料少，选择的余地小，就谈不上精选素材，还要有思想观点方面的材料。这里面需要注意两点：一个是选用材料要服从文件的需要，有必要就用，没必要再好的观点、再生动的事例也不能用，如果什么都往文件里面塞，就成了“大杂烩”，反而把思想搞乱了。再一个是选用材料的观点、分析

10、和经验、做法等，不能简单照抄上级的和外单位的，就是对本单位的材料，也要从文件的行文需要出发，重新加以提炼和概括。各个层次、各个单位都有各自的实际情况。 三、要写好公文必须在文字表述上下功夫。 下面，我们就围绕文字表述问题，讲一讲怎样把公文写好。 (一)要把握公文表述的特点。 公文的表述方法主要是叙述和议论或叙述加议论。叙述就和我们说话一样，用文字介绍、说明、交代情况或事项，有各种各样的技法；议论就是用事实材料及逻辑推理来辨明是非、阐发道理，表明作者的见解和主张，也有规范的组成要素和各种方法。我感到对这个问题论述最透彻的就是毛泽东同志，他提出了公文写作应该把握的“三性”问题。毛泽东指出：“文章和

11、文件都应当具有这样的三种性质：准确性、鲜明性、生动性。准确性属于概念、判断和推理问题，这些都是逻辑问题。鲜明性和生动性，除了逻辑问题以外，还有词章问题。现在许多文件的特点是：第一，概念不明确；第二，判断不恰当；第三，使用概念和判断进行推理缺乏逻辑性；第四，不讲究词章。 (二)要精心推敲反复修改。 好材料都是改出来的。关于如何修改公文，有人提出了公文修改黄金四原则，也可以叫“十六方针”。一是“由大到小”的原则。就是先从全篇着眼，按照从整体到局部再到细节的顺序，逐层次审视，一步步推敲。先看主题思想是否需要调整完善，再看结构布局是否顺畅，观点是否新颖、准确、恰当，引用的材料是否真实，表述是否正确、严

12、谨、生动，包括文字和数字及标点等细节都要注意到。二是“字少意多”的原则。就是在准确地表达思想内容和观点的前提下，尽可能以较短的篇幅、较少的文字，容纳较多的实质性内容，达到“言简意赅”的效果。三是“增删更移”的原则。就是采用增、删、更、移的方法，对公文进行修改。“增”就是增添补充，主要用于解决内容贫乏、依据不足、材料单薄和语言不完整的问题；删”就是删除，主要用于解决内容庞杂、语言罗嗦的问题；“更”就是变更、改动，主要用于解决表述不准确、不严密的问题；“移”就是移动位置，主要用于通序、句序、段序的合理调整、前移载后置。修改公文时，要综合运用这几种方法，提高公文的质量。四是“尽责尽心的原则”。公文的

13、修改是一顶严肃、细致而又艰苦的工作，必须具有不厌其烦、耐心细致的作风，不怕反复、不怕劳累，舍得下苦功、做细活，努力做到慎之又慎，精益求精。我觉得，起草文件的同志，一定要有高度负责的精神，有打造精品的意识，不能有依赖的思想，写完了就不管了，靠领导去把关修改，而要把写好的材料当成要出嫁的姑娘，把她打扮得漂漂亮亮的再送去见人。整个材料改完以后，不妨朗读几遍。读的时候容易发现差错，感觉出材料的毛病在哪里。我们虽然不能保证篇篇材料都是精品，但至少应该保证是正品，尽量少出次品，或者废品。在这里，顺便说一说，公文修改后的编辑问题。算是作一个小的统一：一是页边距：上3、下2.5、左3 、右3，行距30磅，每页

14、22行，每行28个字。文章标题用二号黑体（华文中宋、方正简体小标宋）、一级标题用三号黑体，二级标题用三号楷体加粗，三级标题用仿宋加粗。正文用三号仿宋体。三要不断加强职责修养。这里说的职责修养，我们局机关的每名工作人员不管职务高低，都在做某一个方面的工作，科长们还是这方面工作的第一责任人。在承办机关公文的过程中，能不能以高度负责的精神、严谨细致的作风履行职责，关系十分重大。有时候，一句话、一个字、一个数弄错了，都会产生严重后果。而在平时工作中，经常能够在材料中发现这种问题。比如，错别字几乎是经常看到，一般的错别字影响不大，但是养成不好的习惯后，在重要的文件上和关键的时候出了问题影响就大了。解决这

15、个问题，不需要很高的学历，也不需要很强的能力，最需要的就是责任意识，不是一般的责任意识，而是强烈的责任意识。四要加强语言文学修养。公文写作也是一种运用语言的艺术。由于公文的性质，决定了可选择使用的词汇和文字很少。有人统计，“毛选”四卷一共用了2981个汉字，这么少的文字能写出那么丰富多彩的文章！正因为能选择使用的文字和词汇很少，这就更需要提高驾驭语言的能力。根据我个人的体会，当今社会，文化多元，除了向生活学习语言之外，还要关注网络语言和大众语言，也要重视从范文中学习表达方法。在学习上级领导讲话中，在深刻领会思想内涵的基础上，也可以从写作技巧、语言上作些研究，这样就可以有多方面的收获。而且从写作角度分析以后，还会加深对精神实质的理解，像十八大报告，都是公文写作的典范，值得我们反复揣摩体会。如果有兴趣和时间，还应好好读一