物品采购流程

1、江西飞尚科技有限公司行政物品采购流程一、 目的为规范公司行政类用品采购，降低采购成本，提高采购工作效率，特制定此流程。二、 适用范围适用于公司各种行政类物品采购管理。三、 具体内容（一） 采购物资分类1. 常规类固定物品采购：粮油、调料、常用礼品、咖啡厅所需食品/饮料、办公用品等各部门日常长期需求。2. 一般类物品采购：各部门临时性采购的物品，不在常规类物品清单中。3. 紧急类物品采购：各部门急用物品，需走紧急采购流程。4. 采购周期：1) 常规型办公用品每月请购1次；2) 粮油、调料、常用礼品、咖啡厅食材等每月请购1次；3) 一般/紧急类采购物品，根据需求情况，按照规定流程进行物品采购。（二

2、） 物资采购具体流程1. 各部门填写OA物资采购申请1) 各部门结合物资实际需求情况，填写OA行政物资采购申请单，并按照申请单格式填写所需物品名称、品牌、规格、数量、预算金额，如特殊采购需提供采购途径、图片等。2) 常规类采购：a) 办公用品：每月25日各部门相关人员填写各部门办公用品需求，办公用品管理人员根据库存情况填写OA行政物资采购申请单，行政专员于每月28日前收集需求。b) 粮油、调料：食堂厨师长根据食堂月度用量、现有库存及次月使用预估情况，填写OA行政物资采购申请单。c) 常用礼品、咖啡厅所需食品/饮料：行政接待根据礼品库领用/咖啡厅售卖，计算现有库存及使用预估情况，填写OA行政物资

3、采购申请单。3) 一般采购批准权限：a) 如申请金额不足3000元，部门物资采购申请单通过相关部门负责人审批后，交由行政部采购；b) 如申请金额达3000元以上，部门物资采购申请单需通过相关部门负责人及总经理审批后，交由行政部采购；4) 紧急类采购批准权限：部门物资采购申请单需通过相关部门负责人及总经理审批后，交由行政部进行紧急采购。2. 行政部门询价行政专员根据请购人所需物品信息寻找三家供应商比价后，进行如下方式请购：1) 常规类用品请购（粮油、调料、常用礼品、咖啡厅所需食品/饮料、办公用品等各部门日常长期需求）：a) 行政专员整理已有的价格清单内容经审批后，报备财务，再次申请时无需重新询价

4、，只按照之前批准价格即可，价格有效期为1年；b) 就已有物品价格清单，每季度做一次市场价格抽样检查，确保供应商给予的价格符合市场行情，并保证供应商的竞争优势；如价格有调整，由供应商出具正式的调价单，行政进行再次询价并审批后，方予以调整。价格定期检查流程如下：供应商调价 季度性价格抽样行政部季度性进行价格抽样检查市场价格变动，供应商调价如价格不符合市场行情如价格无调整，并符合市场行情供应商出示正式调价单与供应商沟通，调整价格清单 维持原有价格清单行政部再次进行市场比价如调价不符市场行情如调价符合市场行情审批后，方予调整与供应商沟通，保持原价经过再次市场对比，更新价格清单表，并上传至OA中2) 一

5、般类物品采购：物品不在常规类物品价格清单中，部门需提出新的OA行政物资采购申请单，并走正规采购流程，一般情况下行政专员在2个工作日内完成询价。3) 紧急类采购：对经批准后的物资采购申请单，行政专员需在1个工作日内完成询价，并在价格批复后加入新的价格单中。4) 食材（每日菜品）：需单独每日采购，采购价格参考当日网上公布的价格，每月行政接待提供食材价格异动表。5) 水果：与供应商签订折扣协议，需低于市场购买价格水平，供应商在每次送货时需附上当日零售价表，行政专员每季度进行一次市场价格抽样调查。6) 价格表整理后，上传至OA中并设置权限总经理、财务部、行政部可查询。7) 特殊可不询价的采购情况：单批

6、次低值易耗品（金额在100元以内）采购，物资采购申请单经部门主管与分管副总批准后，方可不进行询价直接购买，并凭发票进行报销。3. 行政部门签订合同1) 合同签订注意事项：a) 常规类采购：行政部在整体询价后，与固定的供应商签订年度采购合同，并取得增税专用发票；但因实际情况，对方无法开具增票，我们将在同等条件下根据实际价格对比，选择价格最低者。b) 除常规类采购：金额大于2000元的购销，行政部需签订采购合同，同时取得增值税专用发票；但因实际情况，对方无法开具增票，我们将在同等条件下根据实际价格对比，选择价格最低者。如遇临时性少批次的购销且无法签订合同的情况，需在申请过程中说明原因，方可不签订合

7、同。c) 一般购买产品或新增物品（如办公用品等）等无需签订合同类，供应商需提供盖章的纸质版价格单。公司签字盖章2) 合同签订流程如下：行政部提供经律师核定合同模板交由供应商签字盖章（一式三份）财务/行政各留存一份合同交由供应商一份3) 合同签订周期：a) 常规类采购：行政部在询价后于3个工作日内签订合同。b) 一般类采购：行政部在询价后于3个工作日内签订合同。c) 紧急类采购：在询价后1个工作日内签订合同。4) 发票注意事项a) IT类、办公用品类、办公家具类、电器类购买须取得增值税专用发票；b) 食堂类（食材、粮油、调料、煤等）购买，取得普通发票与增值税专用发票均可。4 行政部下采购订单1)

8、 常规类采购：a) 办公用品：行政专员于每月28日前收集各部门及库存需求后，次月1日，通过公司邮箱下采购订单。b) 粮油、调料：物资采购申请单批复后，行政专员下采购订单。c) 常用礼品、咖啡厅所需食品/饮料：待行政接待提供的物资采购申请单批复后，行政专员下采购订单。2) 一般性采购：行政专员在2个工作日内完成询价，如供应商垫付月结或货到付款，则直接通过公司邮箱下采购订单；如款到发货（个人垫付/公对公预付款账），需在询价单批准后，通过公司邮箱下采购订单同时申请请款或垫付；如需签订合同，则需在3个工作日内完成签订，再通过公司邮箱下采购订单，并在合同签订后及时申请请款。3) 紧急性采购：行政专员1个

9、工作日内完成询价，如供应商垫付月结或货到付款，则直接通过公司邮箱下采购订单；如款到发货（个人垫付/公对公预付款账），需在询价单批准后，在通过公司邮箱下采购订单同时申请请款或垫付；如需签订合同，则需在1个工作日内完成签订，再通过公司邮箱下采购订单，并在合同签订后及时申请请款。4) 2000元以上采购须通过银行转账方式支付，以下两种情况除外：a) 实体店、超市等购买超过2000元以上零散物品（如零食、水果等），并须进行现场付款的情况；b) 网上交易须款到再发货的情况：需让供应商提供盖有发票专用章或公章的发货清单。5 供应商送货行政专员在下好采购订单时，需联系供应商送货：1) 常规采购类：次月5个工

10、作日内，当地供应商需送货。2) 一般采购类：a) 如供应商垫付月结或货到付款，当地送货，安排35天到货；外地送货安排510天到货；如定制类物品需沟通到货日期。b) 如款到发货（公对公预付款账），行政专员需在询价单审批后填写付款申请单，财务付款后，联系当地送货，安排35天到货；外地送货，安排510天到货；如定制类物品需沟通到货日期。c) 如款到发货（个人垫付），行政专员直接付款，当地送货，安排35天到货；外地送货安排510天到货；如定制类物品需沟通到货日期。3) 紧急采购类：a) 如供应商垫付月结或货到付款，当地送货， 安排2天内到货；外地送货，安排35天到货；如定制类物品需沟通到货日期。b)

11、如款到发货（公对公预付款账），行政专员需在询价单审批后填写付款申请单（紧急采购人与报账人需及时催促各流程负责人审批，各负责人需在接到紧急申请流程时及时批复），付款后，当地送货， 安排2天内到货；外地送货，安排35天到货；如定制类物品需沟通到货日期。c) 如款到发货（个人垫付），行政专员直接付款，当日送货，安排2天内到货；外地送货，安排35天到货；如定制类物品需沟通到货日期。5. 物品收货、入库行政专员联系供应商送货，收货后需填写入库单（需两人填写并确认签字）：1) IT类、办公用品类需行政专员及IT/办公用品管理人签收并入库；2) 办公家具类、电器类需行政专员及该管理人签收并入库；3) 食堂类

12、（食材、粮油、调料、煤气等）需行政专员及厨师长签收并入库。6. 物品出库物品出货时需填写出库单，并由库房人员及领货人签字确认；库房人员需及时在物品出货时做好台帐。7. 费用报销行政专员在收到发票后统一填写报销单：1) 货到付款类物品，行政专员在收到发票后，2天内进行报销并附上入库单；2) 款到发货类物品（已公对公预付款转账/个人请款/个人垫付），行政专员在收到发票后，2天内进行冲账/报销并附上入库单；3) 咖啡厅零食类，行政专员每月收到发票后，2天内进行报销并附上入库单，每月1次；4) 食堂菜金，厨房每日进行报销。注：公对公转账时，需尽量确保供应商提供发票上的发票章与签署的合同章名称一致。8.

13、 月底盘点各仓库负责人需对库房内存进行月度盘点（第三方抽查盘点情况），并在次月5日前发出当月使用情况及盘点报告，盘点清单表需同时给至财务一份：1) 食堂类：厨师长、行政接待；2) 咖啡厅、礼品库类：行政专员、行政接待；3) 办公用品、IT类：行政专员（IT）；4) 办公家具、家电类：行政专员（维修）。9. 此采购规定自批准之日起生效！物资采购基本流程图部门提出采购申请（紧急采购，周期为7个工作日）部门提出采购申请（一般采购，周期为14个工作日）天）常规类固定采购 根据常规物品做区分采购，具体参见（物资采购具体流程常规类）金额3000元，需部门负责人批复金额3000元，需部门负责人/总经理批复需部门负责人/总经理批复接到经批准后的申请1天内，行政部门挑选三家供应商进行询价、比价行政专员根据经批准后的物资采购需求，通过邮箱下采购订单接到经批准后的申请2天内，行政部门挑选三家供应商进行询价、比价现付现付个人请款/公对公预付款