商品监控管理制度.DOC

1、商品监控管理制度（财务篇）（制度范本.DOC 格式）.DOC一、相关人员岗位职责（一）财务经理1、负责协调、安排财务人员参与每月规定的商品盘点，加强 对商品的监督。2、对分公司所有商品实施监控，确保公司每月盘点的商品数 据准确、真实。3、督促存货管理员履行工作职责，按时上报商品盘点差异报 告。4、与分公司总经理、物流、营销部门协调，作好商品盘点差 异的分析、处理工作，并根据审批后的盘点差异汇总表及时 进行待处理财产损益处理。5、加强商品制度的建设与检查工作，作好对相关岗位人员的 业务培训工作。6、作好新开门店商品流转的指导工作，监控好已关闭门店的 财务与ERP处理情况。7、对于不及时向财务管理

2、中心汇报第1页共1页盘点结果或盘点差异数据不准确给公司造成损失，由财务经 理承担相应损失；分公司的盘点数据的真实性由财务经理负责确 认。8、每月盘点后结合盘点日系统库存总额与财务库存商品总额 进行分析，并根据差异情况及时查找原因、及时调整。9、根据库存管理员提供的库存商品状况分析，及时要求营销 部经理处理滞销机、残次机、坏机，并监控处理进度。（二）存货管理员1、加强商品的基础管理工作，作好商品管理的制度制定、执 行、检查工作。2、商品监控员负责对分公司所有门店及总仓的商品监控，每 月30或31日监督门店及总仓是否按照正常流程进行盘点。检查 每月30日或31日的ERP库存数据与用友财务帐库存商品

3、进行核 对，找出差异原因，并进行调整。备份每月最后一天的ERP库存 数据，便于查找差异。3、每月6号前向财务管理中心交上月分公司的盘点差异汇 总表，并按盘点差异管理制度要求填报相关项目及内容。 每月进行库存商品分析，整理滞销机、残次机、坏机的数量，及 时上报财务经理。4、监督检查分公司商品台账操作规范的执行情况，监督检查 分公司台账以及会计商品核算制度的执行情况，配合会计核算部 完善商品的核算工作。第1页共1页5、每月在财务账上查询相关责任人是否上交个人赔款，及时 向财务经理汇报没有上交个人赔款人员的名单。6、每月到门店检查保管帐是否建立健全，ERP保管帐和仓管 实物是否相符，不少于两次并形成

4、书面记录。7、加强对商品库存结构的分析，加强对滞销商品的管理，减 少库存积压，提高资金的使用效率。8、商品监控员负责差异汇总报表的填制并上交分公司人事行 政部，监控处理结果；9、分析分公司门店每月盘点差异，及时处理，处理分公司门 店每月盘点结果进行分析，并负责提出处理意见和提请审批及负 责执行实施的跟踪。（三）门店财务主管1、每周对主要商品进行抽盘并留下书面记录。2、每月监督门店盘点工作是否正常开展，及时向分公司财务 部汇报门店商品管理的情况。3、每月汇总整理门店盘点差异汇总表，并将系统数据与 实盘数据进行核对，确保差异数据的准确性。4、盘点结束按时将盘点差异汇总表交给门店经理审核后 报分公司

5、物流部经理。第1页共1页5、监控门店商品流转是否按照总部和公司的规范要求进行操 作，监控商品流转过程中手续的健全性。6、及时把运输单在电脑中勾对，核对在途商品与集中配送商 品，对长期在途商品应联系相关部门人员，保证商品的安全完 整。7、妥善保管每月门店签字齐全的商品盘点资料，应包含盘点 封面、纸片、盘点差异表。8、监督门店建立赠品手工帐和手机卡保管帐，每月进行两次 抽查并形成书面记录。二、商品监控管理规定（一）进货监控1、每月抽查门店和配送中心进货订单与实物货物之间是否存 在差异，单据填写是否正确，进货记录是否填写齐全，并与仓管 保管帐进行核对检查。2、每月核对ERP进货金额和财务商品采购帐，

6、并对出现的差 异进行分析，查找原因，进行处理。3、定期监控ERP订单进货单价与发票单价之间的差异是否及 时、完整地在ERP或财务系统中及时进行了调整，避免对当期成 本进行影响。4、每月分析当期进货与上期、去年同期之间的差异原因，并 根据公司库存提出合理的控制建议。（二）销售监控第1页共1页1、月末对已开票未提货、联销、代销商品进行监控，分析 ERP保管帐与存货帐之间存在差异的原因，以及影响金额。2、每月清理分公司与分公司之间的内部调拨商品，同往来组 一道要求双方公司及时对帐，对出现的差异及时查找原因，并按 照往来对帐管理制度要求进行处理。（三）退换货监控1、每月对门店和配送中心商品的退货和换货

7、流程进行监控， 检查其是否按总部或公司要求流程操作，检查退货单是否经供应 商签字确认。2、门店和配送中心应在ERP系统建立坏机库，库存管理员和 财务主管应检查仓管是否将所有坏机录入ERP系统，并进行帐实 核对。3、检查门店和配送中心是否建立坏机、滞销机登记卡，并注 有进库时间、原因、批准人等信息，作好商品进出库单据签收手 续。（四）库存监控1、库存管理管理员和财务主管每月参与商品的盘点，并严格 按照公司下发的盘点制度要求对整个盘点过程的真实性、准确 性、完整性进行监控。2、每月及时处理商品盘点差异，并跟踪处理结果。3、每月核对ERP与财务系统库存金额，对出现的差异及时查 找原因、并列出清理计划

8、。针对出现的差异按以下方法进行核第1页共1页 查：1）业务传票转财务金额不一致。检查业务转财务结转方案是 否出现错误；出现操作人员手工调整现象；业务转出金额与财务 转入金额是否存在差异。2）业务结算的逻辑日和财务凭证日期不一致。主要是统计区 间产生的差异。3）业务传票未转为正式的财务凭证。4）有些财务凭证直接在财务系统中填制，没有在业务系统中 进行操作。出现此种情况应先核对余额，再核对发生额；ERP中核 对的每月系统结转后进行核对。（五）库存分析1、每月6号向财务管理中心报送库存状况表和库存周 转表。2、门店仓储主管每旬（每月10日、20日、30日）填报门 店退残旬报表，如实填写退货产品型号、

9、退货原因、残次状况（外伤、全损、产品质量等）、退货日期等情况，交财务主管审 核后报分公司库存管理员。3、库存管理员将门店退残旬报表审核后填制门店退残 商品处理反馈表交财务经理，由财务经理与总经理、营销、物 流部经理对滞销商品、坏机、残次机进行分析，并提出清理原 因、清理方式（调拨、降价、主力推销、退供应商等），规定最 后清理期限、清理责任人等后下发到各门店执行。库存管理员将 相关部门责任人签字后门店退残商品处理反馈表传真至财务第1页共1页 管理中心，财务管理中心库存管理专员定期对处理结果进行检 查。（六）在途商品监控1、每周在系统中检查调拨商品是否及时进行了清理，对于在 途时间超过10天的应及

10、时查找原因、及时处理。2、每周检查门店调出商品总仓配送中心是否及时进行了验 收，对于超过10天未验收的应及时协调处理，要求进行验收，办 理相关手续。3、每周检查门店商品调拨是否根据调拨单及时入帐，对于开 出的调拨单超过3天未入帐，应要求立即入帐。4、每周厂家直送商品业务订单是否及时进行了勾对，对于超 过2天仍未勾对的，应要求说明原因，及时处理。三、奖惩规定1、没有按规定时间向财务管理中心上报相关表格的，每迟延 一天罚款50元。2、调拨商品在途时间超过10天未进行清理，对库存管理员 罚款50元。3、没有根据公司商品管理制度制定适宜细则，对财务经理和 库存管理员罚款50元。4、盘点差异确定的应收赔款未在30天内收回，对库存管理 员和财务主管罚款50元。第1页共1页5、每月抽查仓管实物帐少于两次并未留下记录，对库存管理 员罚款50元。6、上报的盘点差异汇总表未按商品串号、商品盘亏、商 品盘盈、商品被盗、前期遗留差异进行分类填报，对库存管理员 罚款50元。7、月未核对业务帐存货金额同财务帐存货金额不一致，对财 务经理和库存管理员罚款50元。8、未及时处理滞销商品、坏机、残次机的，对总经理、财务 经理、营销经理、物流经理罚款100元。9、没有在次月5日内提供库存商品帐龄分析（