秘书学教案第八章 秘书工作的规律与原则(8)

1、第八章秘书工作的规律与原则在领导工作实践中,秘书在主辅配合中的近身综合辅助是不可缺少的,而且必须与领导公务服务相适应。领导者既要处理决策、指挥、协调、控制等要务,又要处理经常发生的日常事务。随着组织规模的扩大和社会分工的细化,一方面,需要权责相对集中以求指挥统一、步调一致,维护组织的整体性;另一方面,需要领导者透彻地了解各方面的实际,保持与各相关方面的关系与沟通,处理组织中的各项事务。这无疑加重了领导工作的负担。这些负担仅凭领导者个人之力是难以承担的。由此,就产生了与领导主辅配合的,近身综合辅助充当参谋助手的秘书人员。秘书在主辅配合中,近身综合辅助与领导对秘书公务服务需要相适应规律:一是揭示了

2、一切秘书工作和所有秘书职能活动中固有的最本质最稳定的关系一一秘书与领导主辅配合关系;二是揭示了秘书工作的基本特征一一领导近身综合辅助性;三是指明了秘书工作的基本内容:综合辅助,既办文办会办事,提供事务服务,又出谋献策,拾遗补缺,提供参谋辅助;既充当近身助手,又充当近身参谋;四是指出了秘书发挥职能作用的位臵一一领导身边,即“近身”;五是指出秘书辅助必须与领导需要相适应。秘书工作虽然经历了数千年的发展和演变,虽然不同国家、地区、行业,不同的组织管理中都有不同的运作方式的秘书工作,虽然秘书工作的内容日益纷繁,但不同时代、不同国度、不同组织、不同业务系统的秘书工作中,秘书辅助与领导对辅助的需要相适应的

3、固有的本质联系未变;在领导近身综合辅助的基本特征未变;事务服务和参谋辅助的综合辅助的基本内容未变;处于领导身边的近身职能位臵未变。因此,与领导主辅配合近身综合辅助,揭示了秘书工作的一般规律。2.从现实实践看秘书工作一般规律秘书的一切工作实践,都在与领导主辅配合中进行,都要与领导公务服务需要相适应,都要围绕领导工作展开而处于从属和辅助地位。在领导的一切工作事务中,秘书都要自始至终地、全面地发挥近身综合辅助作用,充当操办事务的助手、运筹策划的参谋。在重大决策的制定过程中,要提供信息、参与运筹策划、收集意见和建议、拟定可行方案;在决策执行中,要收集信息进行反馈、参与督促检查和综合协调,协助领导进行调

4、控,以实现决策目标;在管理事务中,凡是领导需要代劳的,都由秘书尽职尽责的代劳;凡是领导工作需要服务的,都由秘书提供及时有效的服务;凡是领导工作需要参谋辅助的,秘书都要竭尽全力地献计献策。这一切都在主辅配合中进行,都在领导近身综合辅助中才能顺利地层开。组织管理中设臵秘书岗位,领导者身边配备秘书,就是为了在领导者身边配备综合辅助的参谋助手,通过主辅配合,强化领导工作效能。秘书若不能在领导身边提供有效的综合辅助,不能在主辅配合中促进领导工作效率的提高,就是失职。在管理实践中,协助主要领导人行使领导职权的,有副职领导人协助领导进行人、财、物等要素管理的,有各职能部门负责人协助领导人进行运筹策划的,有专

5、职的参谋咨询人员和智囊人物。从某种意义上讲,这些人员的工作,对领导工作都从不同方面有着不可低估的辅助作用。但是,从这些人员的工作范围和职责来看,都难以像秘书那样处于领导身边,及时跟踪领导工作,全方位、全过程地提供综合辅助,提供事务服务和参谋辅助;其他工作人员只能在某个层次、某个领域、某个阶段发挥辅助作用;都很难像秘书那样形成领导近身的主辅配合的一体化工作机制,只能在各自的职能范围内发挥作用。秘书与领导的主辅配合、近身综合辅助,是领导根据需要,对秘书的工作指派、授权理事和秘书的主动服务及参谋活动两者结合的一个统一的整体。这就是秘书辅助领导与其他工作人员对领导辅助的区别。这也使秘书工作成为领导工作

6、的拓展、铺垫、伸延的不可缺少的辅助部分。秘书在主辅配合中的近身综合辅助与领导对秘书公务服务需要相适应,是秘书工作中固有的、本质的、稳定的联系和关系。秘书职能活动相当广泛,在办文办会办事中有着各种往来关系和联系,而这些业务活动都是为领导工作服务并围绕领导工作展开的。一切关系和联系都以主辅配合近身综合辅助为目的、为主体。这一固有的、最本质、最稳定的关系和联系,影响和制约着秘书的一切业务活动,也对秘书工作中其他方面的关系和联系产生关键性的影响。在工作实践中,秘书与领导主辅配合默契,能有效提供综合服务,秘书发挥参谋助手作用的领域就大,与其他方面的关系和联系也就更为紧密;反之,配合不当,综合辅助不力,取

7、得领导的信任程度不高,秘书就只能在狭小的范围内被动办事,与其他方面的联系也就很有限了。同时,秘书加强与有关方面的联系,保持良好的相互配合的关系,又能提高主辅配合近身综合辅助的有效性,更为充分地发挥事务服务和参谋辅助的效能,使秘书与领导的主辅配合更为紧密有效。秘书在主辅配合中的近身综合辅助与领导对秘书公务服务需要相适应规律,是规范秘书工作行为的重要依据。秘书工作的范围有一定的弹性。随领导工作性质、职责范围和领导工作方式的不同,领导对秘书辅助和服务的需要和要求也有所不同。遵循这一规律,有利于秘书在主辅配合中准确把握领导工作的需要,适时对路地为领导工作服务和辅助,也有利于秘书在工作中避免盲目性和克服

8、随意性。遵循秘书在主辅配合中近身综合辅助与领导对秘书公务服务需要相适应规律,有利于秘书有序地安排繁杂的工作事务。秘书承担着大量日常事务,还必须及时处理突发事件和领导交办事项。遵循这一规律,就能在主辅配合中区分工作事务的轻重缓急,并作出妥善的安排,全面周密地完成任务。3.从未来发展看秘书工作一般规律科学技术迅猛发展,管理实践也在快速发展变化,未来的领导工作面临着更为复杂的多变的环境,更加需要全面、及时、准确并高度综合的信息和广博渊深的科学知识,需要更有活力的应变适应能力和创新能力。虽然未来的领导其综合素质将得到进一步提高,但仅凭个人能力是很难适应未来决策的需要的。因此,更需要秘书的近身综合辅助。

9、就未来秘书工作而言,虽然以电子计算机为中心的现代办公设备要大幅度减轻秘书的事务工作,然而,未来事务的复杂性和多变性,风险性和机遇性,利益主体的多元化和多种高科技对管理事务的影响,使秘书为领导提供有效服务和辅助的难度更大。秘书工作遵循秘书在主辅配合中的近身综合辅助与领导对秘书公务服务需要相适应的规律。一是有利于在主辅配合中,辅助领导适应复杂多变的环境,通过人机配合,为领导提供具有更高参考价值的高度综合的信息;二是有利于在主辅配合中进行有效的智能共振,增强创新活力和对客观环境的应变能力;三是有利于秘书在与领导主辅配合近身辅助中,敏锐地预测风险,把握机遇,充分地发挥参谋辅助作用;四是有利于在主辅配合

10、中,协助领导进行组织协调工作,增强组织的凝聚力和整体性;五是有利于在领导近身了解多种科技知识介入领导管理活动的情况,不断提高自己对科技知识水平在实际工作中应用范围的了解。因此,从未来发展来看,秘书必须遵循在主辅配合中近身综合辅助与领导对秘书公务服务需要相适应规律。才能充分地发挥其职能作用;领导者要有效地开展领导工作,也非常需要主辅配合近身综合辅助的秘书,充当自己的参谋助手。二、秘书工作一般规律的表述秘书工作一般规律,即秘书在主辅配合中近身综合辅助与领导对秘书公务服务需要相适应规律,揭示了领导对秘书公务服务需要。秘书工作效果、秘书与领导主辅配合的有效程度、秘书工作投入(即事务服务与参谋辅助的投入

11、等要素间的关系和联系。由于主辅配合受领导与秘书价值观念和认识水平的影响,所以它是一个具有方向性的矢量:当主辅配合有利于事业公利时,它为正值;当违背事业公利时,为负值;当领导与秘书价值取向相反时,以影响力大的决定正负值,一般领导的价值取向起主导作用。从秘书工作一般规律的公式可以看出:领导对秘书公务服务的需要,与秘书在主辅配合中事务服务和参谋辅助的投入必须相适应,才能取得领导对秘书工作的满意,才能保持和谐的工作关系状态。为领导公务近身综合服务是对秘书工作的根本要求。主辅配合的有效程度对秘书工作起着关键性作用。配合有效程度高,秘书的事务服务和参谋辅助发挥的职能作用就大,否则,作用就小。在主辅配合中,

12、领导是主导方面,秘书是从属与辅助方面,只有两者相匹配,其主辅配合的有效程度才能高。领导对秘书公务服务的需要,对秘书工作的职能范围、职能作用、职能地位等是决定性的。领导对秘书公务服务的需要,既有时代和社会环境所决定的客观需要,如不同的历史时期,不同的社会实践环境下,领导者对秘书公务辅助有着不同的需要;又有领导个人价值取向、整体素质、工作作风等决定的主观需要,如不同阶级、不同价值观、不同行业、不同个人特质的领导人对秘书辅助有着特殊要求。而且,这种主观需要,对领导与秘书主辅配合方式和有效程度有着关键性影响。领导的客观需要和主观需要,共同对秘书工作起着引导和制约作用。秘书发挥其职能作用,是在满足领导需

13、要,适应环境条件变化,与领导主辅配合的前提下,通过事务服务和参谋辅助体现出来的。在事务服务和参谋辅助两个方面投入的智力、体力、精力、时间量越大,其发挥的功能作用越大。但秘书的投入,受主辅配合有效程度的制约,秘书的职能作用,不得超越辅助地位。三、秘书工作一般规律的运用秘书工作的一般规律适用于秘书工作的一切领域,对领导如何发挥秘书的职能作用也具有指导意义。1.从目标把握,坚持主辅配合的正确方向秘书与领导的主辅配合的有效程度,首先决定于其配合的总体目标是否正确,秘书与领导各自的工作目标是否一致。从总体来看,我国各级领导者及其秘书,其工作的宗旨和事、世目标,都是为人民服务,为促进国家的现代化建设。只有

14、坚持为人民服务的根本宗旨,从事业公利出发,保持工作方向的高度一致性,秘书和领导的主辅配合才能在工作实践中有效地发挥作用,并不断地提高其有效性。坚持为人民服务的宗旨,以事业公利为方向并非一经确认就永恒不变的。在工作实践中,还要接受种种考验。在金钱、物欲、个人名位等诱惑下,要具有自我抗御能力和健全的监控机制,才能在实践中始终如一地坚持正确的方向,才能使秘书与领导的主辅配合在事业公利的基础上和谐一致,充分发挥其作用。在总体方向的把握上,领导是主导者,领导不仅要自身带头,事事从事业公利出发,而且要严格要求自己的秘书对事业忠诚、正派、无私;秘书卜是辅助者,秘书要自觉遵纪守法,无私奉献,同时还要发挥近身参

15、谋作用,协助领导者把握正确的方向。当主辅配合在正向上保持高度一致性时,工作效果最佳;反之,在负向上保持高度一致时,其危害性最大;在总体方向不一致时,主辅配合失调。这是古往今来被无数事实所反复证明了的,它反映了秘书工作一般规律在导向机制上的本质特征。除了要准确把握正确的导向机制外,还要保持在具体工作目标上秘书与领导主辅配合的和谐一致性。作为领导者,其具体工作目标就是组织管理目标。领导的决策、指挥等一切领导行为,都要为实现这一目标服务,同时要以这一目标,引导和指导秘书有效地开展辅助和服务工作;作为秘书人员,要尽职尽责地通过事务服务和参谋辅助,促进领导实现工作目标。特别在发现实践中出现新情况、新问题

16、、新矛盾、新趋势时,秘书应该及时地进行准确的分析研究,并将综合分析的结果和研究的对策建议提供给领导,以辅助领导进行有.效调整、协调和控制;当发现领导在某个时期、某个局部、某个阶段、某项具体事务上,与总体工作目标有所偏离时,秘书应及时发挥参谋作用,辅助领导把握方向,以减少或避免失误;当群众对领导正确的工作目标不够理解时,秘书应通过上情下达的职能活动,帮助群众理解;当发现领导工作意图与群众的正确意见和要求出现局部不一致时,秘书应通过下情上达的职能活动,帮助领导将工作意图与群众愿望有机地结合起来。这样,就可有效地维护组织整体目标的一致性,秘书与领导的主辅配合也就更为和谐一致。领导与秘书的主辅配合,还

17、反映在阶段性目标上。秘书人员应把领导工作的各阶段的目标,作为安排具体业务活动的依据。秘书只有将工作安排围绕领导各阶段的工作目标、重点展开,才能做到主辅配合,有效地发挥近身综合辅助的作用。若两相脱节,就会造成领导在某些工作阶段因得不到必要的工作服务和辅助而影响工作效率;而秘书工作则由于主辅配合脱节而难以充分发挥辅助作用,甚至会做无用功。秘书与领导的主辅配合,还落实在具体工作事务的目标上。秘书开展各项具体的服务和辅助活动要以领导各项具体工作目的为出发点。领导者作出决定、召开会议、举行会谈、发布文件,处理各项具体事务,都有着确定的、具体的目的,遵循与领导主辅配合近身综合辅助规律,秘书必须对领导各项具

18、体工作目的准确的了解和把握,并为领导圆满地实现工作目的,提供有效的服务和辅助。明确了领导工作的具体目的,秘书才能明确自己该做什么,何时去做,怎样才能做好。只有这样,秘书的近身综合辅助才能在具体工作中充分发挥作用。2.从主辅加深理解,提高综合辅助的有效性秘书工作的一般规律,揭示了秘书与领导在工作上是密不可分的,在工作绩效上是一体化的。领导工作绩效中,包含着秘书近身综合辅助有效发挥作用的绩效;而领导与秘书彼此加深理解,是提高主辅配合有效性的重要条件,也能有效地提高秘书综合辅助和服务的效率,进而促进领导工作效率的提高。在实践中,领导与秘书相互理解和配合的程度,可分为以下四种状况:和谐共振型。这是领导

19、与秘书主辅配合的最佳状况。领导理解秘书工作,把培养和正确使用秘书作为优化领导效能加以重视;秘书也善于理解领导工作和领会领导意图,主动提高为领导工作服务的有效性,自觉地把辅助领导,提高工作效率和效益作为自身工作的出发点。这样就从主辅两方面实现最佳配合,从而能取得最佳实际效果。在这种状态下,领导工作能得到有效的充分的秘书综合辅助和服务;秘书工作也能得到领导的有效指导和支持。两者相得益彰。领导牵引型。这种状况是领导理解秘书工作的重要性,自身能力强、素质高、富有经验,善于培养和使用秘书;秘书守职、勤奋,但对领导工作缺乏全面理解,不善于领会领导工作意图,能力和经验不足,缺乏主动性,只能在领导的明确指示或

20、指导下,才能顺利完成工作任务。其主辅配合的有效程度和工作绩效虽比不上“和谐共振型”,但在领导者的“牵引”下,也能取得较好的工作绩效。从发展看,在领导的培养和秘书的不断努力下,秘书就能迅速地提高素质增长才干,全面地理解领导工作,把握秘书工作一般规律,主辅配合关系也就会由“领导牵引型”逐渐发展为“和谐共振型”。秘书促动型。产生这种状况的原因,一般是领导者的水平不高,能力不强,但有全心全意为人民服务的思想动机,能够虚心听取别人的意见和建议;而配备的秘书具有较高的水平和较强的工作能力,能够正确地理解领导工作的客观需要,并能竭尽全力地辅助领导,充当领导的近身“智囊”和助手。在这种情况下,只要领导者不妒贤

21、嫉能,胸襟开阔;秘书能甘当配角,不侵权,不越权,不搞“秘书专政”,诚心诚意的辅助领导工作,其主辅配合也能取得一定的工作绩效。随着领导才能、经验的增长,也可能会发展为“和谐共振型”。但若领导人无容人之量,或者秘书怀有个人目的,这种主辅配合就会失调,也就很难取得良好的工作绩效。配合失调型。形成这种状况的原因,或者是由于领导与秘书的事业功利目标不一致,或者是素质、性格不相匹配、或者感情上存在隔阂、或者其他方面存在不和谐因素,致使彼此思想上缺乏沟通,工作上难以配合。领导工作意图难以被秘书理解,秘书工作的作用也不被领导重视。在这种状况下,领导工作难以得到秘书有效的近身综合辅助,秘书工作也难以得到领导的有

22、效指导和支持。这种配合失调型的状况在管理实践中是不允许也不可能长期存在的。要么彼此加强沟通,加强理解。特别是处于辅助地位的秘书应该主动地去理解领导,适应领导者的工作风格和工作习惯;领导应关心秘书,理解秘书工作,加强主辅配合的有效性,使之向“和谐共振型”发展。要么采取组织措施,构建新的和谐的主辅配合。领导与秘书的相互理解与和谐配合是在实践中形成的。只有领导与秘书都共同遵从为人民服务的根本宗旨,在实践中遵循秘书工作的一般规律,加强沟通,就能逐渐形成和谐共振的主辅配合,秘书的近身综合辅助作用也就能不断加强。3.从主辅配合协调,提高综合辅助的效率秘书工作的一般规律,要求秘书在工作思维、工作节奏、工作进

23、程上,都要保持和谐一致性。当领导正在思考某个问题时,秘书应进行辅助性思考,为领导提供信息、调研和事务性服务;当领导已经形成某项工作意向时,秘书应围绕领导工作意向展开、伸延、做好铺垫和准备;当领导开展某项工作时,秘书应根据领导工作的目标和要求,开展办文办会办事和处理信息等业务工作。只有这样,才能在和谐的主辅配合中提高近身综合辅助的效率。为了维护组织的有序运转,领导一般要按客观实际的需要安排领导工作的进程;秘书工作进程的安排应从属于和服务于领导工作进程。从时序上讲,年初、年中、年末领导都有不同的工作点;秘书综合辅助的重点必须与领导工作重点相契合。从工作环节上讲,决策前、决策中、决策执行中、决策效果

24、的总结评估等,领导工作有不同的环节;秘书综合辅助必须跟踪不同环节的进程,抓住不同环节的重点。秘书工作一般规律,要求秘书动态地把握和满足领导工作的需要,在主辅和谐配合中,提高近身综合辅助的有效程度,促进领工作效率和效益的提鬲。4.从主辅增强素质,提高综合辅助的效能综合素质是一切工作人员工作表现和工作绩效的内在基础。良好的素质基础也是领导与秘书主辅配合的重要条件。一般来说,领导者是经过实践考验晋升上领导岗位的,应该有良好的素质基础;秘书也是经过严格选拔的,也应该有较好的素质基础。但是,人的综合素质是在实践中发展的,并以实践发展的需要作为评价素质的标准。有的人本来有良好的素质,担任领导或秘书职务后得

25、到了更多实践锻炼的机会,并自觉加强了理论与实际方面的学习,业务素质和思想素质都得到迅速提高;有的人本来素质也不错,但担任领导或秘书后,或忙于工作事务,或滋生了自满情绪,放松了理论与实践方面的学习,跟不上时代发展的步伐。当领导与秘书的综合素质都不高的情况下,秘书与领导的主辅配合的效果一定较差;当两者综合素质不相匹配时,主辅配合也会出现不相匹配。由此,两方面都不断地自觉地提高自身素质是优化主辅配合的重要途径。领导者不断提高自身素质,是不断提高领导工作效率的重要条件,也能为秘书作出榜样,促进秘书素质的提高,秘书不断提高素质,能有效增强工作能力,也能优化对领导的近身综合辅助。两方面的素质都能在实践中得

26、到不断提高,就能有效地增强主辅配合的效能,而秘书近身综合辅助效能也能得到不断提高。秘书发挥近身综合辅助的职能作用,是在与领导主辅配合的特定职能环境中运作的。秘书工作的一般规律就是揭示双方相互作用下的规律。离开了主辅配合的相互作用,就脱离了秘书工作的本质关系和联系,也就不成其为秘书工作了。第二节秘书工作的特殊规律所谓特殊规律,是指某种或某类事物所特有的规律,它只能在特定的领域中起作用。秘书工作的特殊规律,是指秘书工作在发展和运作实践中,不同领域所特有的规律,它是不同领域里固有的、本质的、稳定的关系和联系,是秘书工作一般规律在秘书活动特定领域的体现。一、秘书工作发展规律唯物辩证法认为,矛盾是事务发

27、展的动力。事物内部的自身矛盾推动事物运动的发展;矛盾对立面又同一又斗争,推动事物的运动发展;矛盾的同一性和斗争性相结合构成事物运动和发展的内在的源泉和动力。运用唯物辩证法对我们揭示秘书工作发展规律,提供了一条科学的途径。只有研究秘书工作产生、发展的矛盾,才能正确认识秘书工作的发展规律。1.秘书工作体制与社会生产力发展相适应的规律社会生产力的发展,促进了人类社会管理和领导工作的发展,而管理和领导工作的发展,必然促进领导近身综合服务和辅助的秘书工作的发展。在人类社会生产力极为低下的奴隶制神权行政时期,最大的奴隶主国王近身的“巫”“史”秘书性人员,以解释“天意”的方式,综合辅助体现“天意”的国王;在

28、封建宗法行政时期,大小封建诸侯身边,有持不同治国兴邦之策的“士”,提供综合辅助,两者双向选择,合则留,不合则去;在封建集权行政时期,皇帝号称“天子”,主宰一切,皇帝身边的大小官吏性秘书人员为皇帝草拟帝命、处理章奏参议朝政、提供综合辅助。在我国近现代自然经济和计划经济时期,秘书是各级各类领导身边内部事务的“管家”、“秀才”和“笔杆子”,充当综合辅助的参谋助手。在市场经济时期,秘书在各级各类领导身边,沟通内外,协调组织运转各要素,全面辅助领导发挥领导职能,提供综合服务和辅助的参谋助手。从上述秘书工作体制发展变化的沿革可以看出,秘书与领导主辅配合的方式、秘书工作的内容、秘书工作的范围等,都是与社会生

29、产力发展水平相适应的,随着社会的发展而发展的。秘书工作体制与社会生产力发展相适应规律揭示了不同的社会生产力状况下有不同的领导体制,不同的领导体制要求有与之相匹配的不同的近身综合辅助的秘书工作体制。当社会生产力发展促进作为上层建筑的管理和领导体制发生变化时,秘书工作体必然随之发展和变化。在社会生产力发展的推动下,新的管理和领导体制的产生,旧的管理和领导体制的消亡,必然引出新的秘书工作体制产生,旧的秘书工作体制的消亡。在秘书工作体制发展变化中,秘书与领导主辅配合的形式、作用、综合辅助的方式、范围、内容等均必然有所发展和变化。2.秘书工作职业化发展与社会分工状况相适应的规律秘书工作职业化发展与社会分

30、工状况相适应的规律,和秘书工作体制与社会生产力发展相适应的规律,是有着紧密联系的。后者对前者起着决定作用。不同的历史发展阶段有着不同的生产力状况,有着不同的社会分工状况,有着不同的领导工作和秘书工作体制,秘书工作职业化的程度也有所不同。秘书工作职业化发展与社会分工状况相适应规律揭示了人类社会分工越充分,秘书工作职业化程度越高,秘书工作所涉及的领域越广泛,而且,随着社会分工的细化,秘书职业内也出现了越来越细致的分工。社会分工的发展,是生产力发展、社会进步的重要标志。秘书工作职业化发展,是社会进步和发展的组成部分。在奴隶社会,社会只有初步分工。作为领导者体现“天意”的国王,与解释“天意”的“巫”“

31、史”秘书性人员,虽有主辅之分,但“巫”“史”通过“解释天意”,对国王具有较大的影响力和制约力,既有主辅关系,又有制约关系,而且,“巫”“史”集近身综合辅助、主持宗教事务、历史记录、历法、科技文化等事务于一身,这是当时社会分工尚不充分的体。到了农业、畜牧业、手工业等有了明晰分工的封建社会,秘书性官吏与君主之间,就只有主辅从属关系没有制约关系了,就成为了“君要臣死臣不敢不死”的绝对服从。秘书性官吏只有在服从君主需要的前提下,发挥参谋助手作用,提供综合辅助。这时的秘书性官吏与宗教、科技文化人士的职能有了明确的分工。但是,秘书性官吏对君主是辅助者,对下属又是领导者,手中执掌着一定的权力,秘书与官吏并没

32、有明确分开,秘书性官吏是封建农业社会的社会分工状态下的产物。在以大机器生产为重要标志,工、农、商、科技、教育、金融、司法等各业社会分工比较充分的近现代社会,即资本主义社会和社会主义社会,才有了职业化的秘书,政权体系以外的各社会领域的秘书工作也逐步得到了发展。中国半封建半殖民地的近现代社会中,虽生产力不发达,仍处于社会分工不充分的农业社会,但也有了少量大机器生产,民族工商业及其他各行业在艰难的条件下,也已萌生并缓慢地发展,因此也出现了少量的职业秘书。随着当代社会生产力突飞猛进地发展,社会分工越来越细,秘书工作职业化也得到了长足发展。秘书工作已成为从业人数众多,遍及社会生活各个领域的社会职业。这个

33、社会职业,有特定的从业要求、特定的工作内容、专门的职业教育体系和专门的职业管理规范。秘书社会职业出现了向不同行业、不同层次、不同业务领域、不同岗位的分工发展。这是当代社会分工细化在秘书工作职业化发展中的体现。3.秘书机构职能与领导权力分配体制相适应的规律在历史发展实践中,秘书机构的职能在不断地演变。秘书工作机构职能与领导权力分配体制相适应的规律,是由秘书工作体制与社会生产力发展相适应的规律所决定的,并与秘书工作职业化发展有着紧密的联系。在不同的社会生产力发展状况条件下,有不同的领导体制及权力分配体制,也就有不同的秘书工作体制和秘书机构职能。秘书机构职能与领导权力分配体制相适应的规律,揭示了不同

34、的领导权力分配体制,决定秘书机构的职能及影响力的强度和范围;秘书机构职能及影响力不得超越对领导从属和辅助的限度,更不能侵越领导权力和职能地位。当领导权力分配体制发生变化时,秘书机构的职能及影响力也必然随之变化。在我国秘书工作发展史上,周朝已有成型的太史寮作为外朝秘书性机构,并在王宫内设臵秘书性官吏。秦统一后,由丞相府和御史府分理中央政府的主要秘书工作。汉以尚书台取代丞相府。曹魏以中书省取代尚书台。晋设门下省分中书省之权。经南北朝的演变,隋设中书省(内史省、门下省、尚书省三省相互配合相互制约处理中央政权主要秘书事务。唐宋承继隋制,仍设三省,并在皇宫内另设翰林学士院作为皇帝的机要秘书机构。元只设中

35、书省,另以蒙古翰林院为皇帝的机要秘书机构。明废相制,设内阁、六科、通政司、司礼监分理秘书事务。清初承明制,康熙一度以南书房、军机处为皇帝的机要秘书处,以削内阁之权;雍正、乾隆后,以军机处替代内阁,成为最重要的秘书机构。雍正还增设奏事处,以收受密奏。从上述变化中可见,新设的秘书机构不断地取代原有的主要秘书机构,新设的秘书机构运转一定时期后,职权由弱到强,不断膨胀;职位和影响不断上升,由中低级官吏组成的办事机构变为权臣把持的政权中枢机构,到了最高统治者认为危及到皇权或侵越皇权时,就要削其职权,让职位较低的亲近官吏组成新的秘书机构取代。这样不断地新立、权力膨胀、削弱、解体,往复出现“膨胀回位”现象,

36、是官吏性秘书时代秘书机构职能变化的显著特征。它是由君主与官吏性秘书机构主辅配合权力分配体系中固有的矛盾决定的。在现代秘书工作中,领导者与秘书机构的主辅配合在新的权力分配体制中构建。领导者受领导集权的支持和制约,拥有法定的权力和相应的责任;秘书机构和秘书只是领导机关和领导人的办事机构和辅助人员,没有决断的权责。办文办会办事必须由领导决定,办文办会办事的秘书,与独当一面的官员有了明确的划分。现代“谋断分工”体制,使秘书部门只有对决策服务和参谋的职能,而没有决断和参与决断的权力,这就杜绝了现代秘书机构的职能膨胀。因此,现代管理系统中,领导机关酌秘书机构的职能一般是比较稳定的,其从属性和辅助性不易改变

37、。现代领导体制一般具有职权控制能力和对秘书机构的领导和制约能力。因此,官吏秘书机构时期周期性出现的“膨胀回位”现象,在现代秘书机构中很少发生。现代秘书工作中虽然也有少数“秘书干政”、“秘书专政”的消极现象,但这只是少数领导与秘书的个人关系变异而出现的主辅配合不正常所造成的,并不是一个历史时期整体性的秘书机构职能的变化。秘书机构在工作运作中,必须严守从属辅助地位,不得越权越位;否则就会干扰领导权力分配体系的正常运作。秘书人员也要恪守本分,按主辅配合的组织要求,规范自己的行为,积极发挥综合辅助的作用。二、秘书专项职能活动规律秘书专项职能活动规律,是秘书工作一般规律在各项职能活动中的具体体现,它在各

38、项秘书职能活动的特定领域内起作用。,1.经常性工作的规范化、程序化、科学化规律经常性工作的规范化、程序化、科学化规律,揭示了在秘书处理经常性工作的实践中,随着经验的积累和对各经常性工作的有关要素之间联系和关系的科学认识的深入,为了提高效率和加强管理,必然要制定有关工作规范、工作程序和科学可行的工作要求,并尽可能纳入以电子计算机为中心的现代化办公网络控制系统,使这些工作实现规范化、程序化、科学化。这一规律在发达国家的秘书工作中已经得到了体现,在我国不少条件较好的单位的秘书工作中也有所体现。而且,它揭示了秘书经常性工作发展的方向。秘书经常性工作的规范化、程序化、科学化,是办公自动化的重要条件。只有

39、规范化、程序化、科学化的工作过程,才能纳入办公自动化系统。这样做,有利于提高秘书工作的质量和效率,有利于克服工作中的随意性,增强规范性和准确性,有利于使秘书工作与管理科学化相匹配。从某种意义上讲,经常性工作规范化、程序化、科学化的水平,体现了秘书机构的业务水平和管理水平。2.秘书知识、能力、素质与其职能要求相适应的规律秘书的知识、能力、素质,既有共性又有个性。秘书职业对秘书知识、能力、素质有着共性要求,不同行业系统,不同层次领导机关的秘书工作,对秘书知识能力又有着各自特殊的要求。在秘书工作实践中,秘书的知识、能力、素质,有着与其具体的职能要求相适应的规律。秘书知识、能力、素质与其具体的职能要求

40、相适应的规律,揭示了秘书知识、能力、素质,必须与所在组织的行业性质、领导者的职责分工、职权范围、管理层次,以及秘书业务知识和涉及各方面的职能要求相适应,呈现出既有一定广度,又有一定深度的知识能力素质,可用“T”型知识能力素质模式图表示(见高职教材p224图7一1。这种“T”型素质模式的结构是:符合具体职能要求的知识、能力、素质,是在理论学习和实践锻炼相结合后逐渐形成的。专业学习和秘书职业培训,能为秘书的知识、能力、素质奠定良好的基础,而要全面符合具体秘书工作图71岗位的职能要求,必须在实践活动中不断学习和锻炼。客观实践活动是不断发展的,秘书具体的职能要求也是动态发展的。秘书应在工作实践中,遵循

41、秘书知识、能力、素质与具体职能要求相适应的规律,根据所在组织的发展和领导工作辅助与服务的需要,不断增强和扩展其知识、能力、素质,使之动态地保持与客观要求相符的知识能力的广度和深度。3.领导立意与秘书忠实、完整、准确表达相一致的写作规律这一规律揭示了秘书公务写作所表达的是组织意图,即领导意图,所写作的各类文稿的立意应由代表组织意图的领导人提出。这就确定了写作的目的、中心、主题、观点、关键提法、重要内容等要素的规范性。只有不违背领导的立意,秘书草拟文稿的写作才能具有符合要求的基础。所谓“忠实、完整、准确表达”一是指全面理解领导的立意,领会组织意图和领导意图,全面理解领导立意的前提、环境,要达到的目

42、的、对象及其相关要素,这样才能忠实地表达和体现领导立意;二是要完整地把握领导的思路、全面地掌握有关材料,主次分明地针对有关问题,抓住本质和关键,实事求是地进行表达,这样才能使文稿符合“完整”的要求;三是要在准确理解领导立意的基础上,准确把握要表达内容中各要素的关系和联系,准确有序地安排文稿的结构,准确规范地表达有关观点和提法,准确地选择相应的文种和遵从文种的写作规范,准确把握有关数据、材料,准确清晰地使用行文语言等,这就需要秘书具备良好的公务写作才能。这一写作规律,揭示了秘书公务写作必须要在实事求是的基础上,将忠实于领导立意的原则性,与完整、准确表达的规范性和灵活性结合起来。忠实于领导立意并非

43、照搬领导口述的所有语言,而是要把握领导授意的主旨和关键,并将领导一贯的思想、组织目标、上级精神、有关政策法规有机地统一起来;“完整准确表达”,需要将领导立意按领导的思路全面展开,层层分析,既需要规范地表达领导的原意,不加“水分”,不渗入个人意图;又要富有新意地构建有机联系的结构和忠实原意基础上的清晰、晓畅、具体、生动、明快、简洁、庄重的表达。在撰拟领导讲话稿时,还要符合领导人的个性特征。这就是秘书草拟公务文稿的客观要求,也是其关键、难点和价值之所在。秘书在公务写作中,既不能像个人学术论文和文学创作那样围绕自己观点或感悟,根据自己的知识积累和生活积累,用逻辑推理或艺术手法自由发挥;也不能像录音机

44、和记录那样照搬、照录全部原话。忠实表达领导立意的过程,实际上是对组织目标、领导意图、有关政策法规和针对的具体问题加深理解的过程,是对组织要表达的观点、内容具体、明确的表达并使之系统化并具有逻辑性的过程。第三节对立统一规律在秘书工作中的运用对立统一规律揭示了事物与事物间普遍联系的实质和内容,揭示了事物发展变化的内在源泉。运用对立统一规律,有利于深入地认识秘书工作各要素的联系和关系,有利于正确理解和把握秘书工作的一般规律和特殊规律。遵循对立统一规律,正确处理秘书工作中各要素、各相关方面的联系和关系,在主辅配合、近身综合辅助的工作实务中就能提高工作效率,优化工作效果。一、事务与政务秘书的职能活动既要

45、参与政务,又要处理事务。事务工作是经常的、大量的;参与政务是辅助性的,随机进行的,两者都有不可替代的作用。秘书若仅只能做一些事务性工作,就难以充分发挥其“参谋助手”的职能作用;若忽视事务工作,一则失去了参与政务的依据(办文、办会、办事过程中能够收集组织内外的大量信息,二则失去了通过为领导服务向其提出参谋建议的机会,也就难以参与政务。由于秘书特殊的职能地位,其参与政务和掌管事务是紧密相联、不可分割的。从工作内容看,事务与政务是不同的职能,统一到秘书的职能活动中,就能全面地发挥其参谋助手的职能作用,也只有这样,两方面统一起来,才能算得上优秀的秘书人才。秘书通过辅助决策,提出参谋建议参与政务,一般是

46、随机性的。在实际工作中,秘书与领导在一起工作,对领导的工作意图、工作内容、工作方式、工作态度和能力等都十分了解,同时也了解问题发生、发展的始末,这就有利于秘书随时发现问题,相机提出意见和建议,协助领导解决问题也就比较迅速,这就避免了搁臵或拖拉而使矛盾问题扩大化的现象。秘书的这种随机参与效应,是由于其从掌管事务中获取大量信息,不仅了解领导的意图,而且了解实践中的问题和困难。这样,参与政务提出的建议和看法,就比较容易切合实际,比较容易被采纳实施。秘书的事务工作越做得有成效,越能取得领导的信任,同时也越能取得有价值的信息,参与政务,提出的参谋建议也就越有效。也就是说,秘书只有把参与政务与掌管事务统一

47、联系起来,才能产生良好的随机参与效益。二、被动与主动从秘书服务于领导和组织管理工作的地位看,其工作是被动的。秘书必须根据领导工作和管理工作的需要,提供公务服务。但在具体的工作中,秘书必须根据组织运转发展的趋势,主动提供给领导各方面的公务服务,因此,这就有一个在被动中求主动的问题。要处理好秘书活动中被动与主动的关系,必须在实际工作中,既要注重务实求真、准确地了解现状,又要注意分析各方面的变化和发展,把握住未来发展的态势、工作中具有一定的超前性。也就是说,要立足现状,着眼于未来的发展,既能搞好眼前的工作,又能顺应发展的趋势,这就是超前一务实效应。在这里,务实是基础,脱离了这个基础,“超前”只是毫无

48、根据的猜想;超前是先导,把握住事物发展的趋势后,做现实工作就更有方向性,更为主动。秘书有效地运用超前一务实效应,不仅能够提高工作效率,而且能促进组织取得长远的工作效果。三、综合性与专业性在各职能系统之间,秘书部门是综合部门,秘书工作是综合性工作。但是,就秘书的专项实务方面,大量的日常工作中需要秘书具有专门的技能。也就是说,秘书不仅要熟悉组织运转各方面的运转机制,而且要精通本职专项实务所必备的工作技能,如机敏的办事技能,熟练的公共关系技能,准确流畅的语言表述技能,规范的办公操作及信息沟通技能,灵活的协调技能等等。这些都体现出秘书的专业性。优秀的秘书应当具备“T”型能量,也就是既要有比较广泛的综合

49、知识能量,又要有颇为深厚的专业知识方面的能量。运用广泛的知识功底,综合各方面情况;运用比较深厚的专业知识,熟练地完成工作任务。这种“T”型能量效应,不仅能使秘书成为综合处理各项事务的杂家,而且使其成为能出色完成秘书工作任务的专家。四、维持与适应在实际工作中,秘书要通过沟通协调,督促检查,办文办事办会等职能活动,维持组织的正常运转。同时,又要通过对内对外的公务交往,广泛地收集信息,密切把握环境条件的变化,并通过参谋建议,辅助决策等职能活动,协助领导者,适应环境条件的变化,采取必要的应变措施。秘书在维持组织本质特征和适应环境变化中发挥职能作用,才能全面地促进组织管理效益。秘书工作中,既要维持组织的

50、本质属性和固有的特点,又要促进组织适应外界环境。维持组织正常运转,与秘书的参与政务和掌管事务有着紧密联系,组织只有既能维持整体运转,又能适应环境条件的变化,才能具有生机与活力。秘书职能活动的维持一适变效应,是构成组织生机与活力的不可缺少的一部分。五、听命与劝谏在秘书的职能活动中,既要听命办事,不折不扣地完成领导交办的事务,又要在实际工作中,发现问题,调查研究提出参谋建议,对领导的某些失误与疏漏,给予提醒和规劝,而这种提醒和规劝,仅供领导参考,视需要采纳。在实际工作中,秘书既能听命办事,不折不扣地完成工作任务,又能对领导提出规劝和建议,才能全面地辅助领导完成工作任务。秘书必须为领导工作提供公务服

51、务,既要听命于领导,充当助手;又要随时提出劝谏,发挥参谋作用。这就需要秘书的职能活动及其思维活动,既要与领导同步,又要与领导异步。秘书与领导思维和行为同步,才能够配合默契,领导所想的、需要的,正是秘书想到的,正在做的,这样的秘书才是领导得心应手的助手。秘书与领导思维和行为异步,是秘书根据工作发展的态势,进行预测,提出对未来对策有价值的参谋建议方案;秘书对领导已作出的决策,和已采取的措施,根据实践的效果,分析研究发现问题,提出补充修正性意见和建议,才能起到劝谏性参谋作用。秘书职能活动及其思维活动与领导同步一异步效应,有利于强化秘书参谋助手作用。六、宣传与保密秘书既要把上级的有关政策、领导的决策意

52、图,向群众作宣传,让群众充分地理解;又要对某些问题,保守机密。对必要的宣传事项,错误地列为保密内容,就会脱离群众,影响宣传效果,从而也就会影响有关方针政策的贯彻实施;对必须保密的事项,有意无意地泄露出去,或者错误地作为宣传的内容,就会因失密而使工作受到重大的损失。秘书必须将宣传与保密的界限严格地区分开,同时,还要注意其中的联系,有分寸地妥善处理。秘书职能活动,既要把领导的决策指令透彻地传递给各组织成员,又要保守机密,既要当对外联络的窗口与门户,又要保存机密材料,做到守口如瓶。秘书在组织信息沟通中,起着“阀门”作用。对需要宣传的,“阀门”开启,尽量传播到组织的各个相关方面;需要保密的,“阀门”紧

53、闭,滴水不漏,严守机密。秘书的“阀门效应”,实际上在组织管理中,起到了有效的信息控制作用。它不仅能有效地控制信息的流向,而且能调节信息的流量,使组织管理系统内外的信息,按照组织的利益和运转需要流动。七、谋划与执行秘书职能活动中,要经常为领导出谋献策,参与对决策、计划、措施的谋划。或者提出参谋建议方案,供领导选择;或者对领导的意图和想法进行展开和具体化;或者参与对各种可行方案的论证和分析;或者对初定方案的补充、修正和优化;或者将已作出的决策方案条理化并表述为规范的文件等等。秘书如果缺乏这种谋划能力,就很难完成其职能任务。然而,秘书活动中的谋划,又不同于领导者和专职参谋咨询人员。它既不具有领导者将

54、谋划结果付诸实施的职权,又不具有专职智囊人物出谋献策的专业性。秘书的谋划与谋略和奉命执行,紧密地联系在一起。秘书职能活动中,必须善于将谋划与执行结合起来,将二者辩证地统一于职能范围之内。在执行各项职能任务中了解情况,发现问题,总结经验教训,把握动向与规律,进行谋划,为领导出谋献策;同时,在参与组织管理的谋划中,联系实际情况,分析各种管理谋略的客观可行性和实际可受性。秘书将谋划与执行结合起来,就能更好地在决策层和执行之间,起到桥梁和协调作用。秘书职能活动中,既参与决策方案的谋划,又协助领导决断时的论证,还要参与决策计划的执行实施。这就通过秘书的职能活动,把管理系统中的“谋划一决断一执行”连接起来

55、。这不仅有利于决策的制定、贯彻与实施,而且有利于执行状况的反馈、决策的修正和优化,执行的控制和调整,使组织的决策与执行系统联系更为紧密,使组织的管理信息系统更为灵便,使行政指挥系统更为有效。八、全面与重点秘书的职能范围相当广泛,对组织运转的全面情况都必须关注,对各位领导人,各职能部门,乃至各组织成员,均要提供全面的工作服务,对各方面的方针政策、法规制度,都要全面了解和把握。总之,秘书工作必须全面,否则就会发生疏漏或失误。同时,就具体秘书人员而言,必须把握住工作重点;就服务对象而言,要重点为主要领导或对口领导服务;对组织运转各环节而言,要善于抓重点环节和关键;对方针政策法规制度而言,要重点理解并

56、重视理解和运用引导组织运转的主要法规制度和方针对策,以免在重大问题上出现偏差,从而在重大问题上坚持原则。秘书只有将重点为领导工作服务和全面为组织管理统一起来,才能切实体现其服务职能。只有重点把握中心任务和关键环节的情况,才能体现出其信息职能;只有全面理解和掌握各方面方针政策法规的同时,重点协助领导贯彻落实大政方针政策和组织管理的重大决策,才能真正起到参谋助手作用。九、规范性与随机性秘书办文办会办事,都有着自身的规律性。把握住工作中的规律,不仅有利于保证工作的质量,而且有利于提高工作效益。同时。秘书在日常工作中,要处理大量随机发生的问题,只有及时、准确地完成随机发生的工作任务,才能确保组织的正常

57、运转。秘书职能活动既有规范性,又有随机性。秘书有规范的职能活动,维系着机关办公事务的有序运转,为领导工作提供有序的服务。秘书职能活动的随机性,能够应付突发事故或随机事件,使组织运转和领导工作不受干扰,以确保组织的动态稳定。秘书只有将工作中的规范性和随机性统一起来,才能保证其工作主动有序的进行,灵活机动地完成任务。十、间接性与直接性秘书无论出谋献策还是办文理事,都必须通过领导和各执行部门才能发挥作用,其发挥效益,有一定的间接性;同时,秘书的各项工作对组织管理,都能产生直接的影响,直接影响组织管理效益。秘书在工作实践中,既要注意其工作的间接效益性,从决策和执行中,分析自己工作的间接效果,进而不断地

58、改进工作,提高效益,又要认真分析各项具体工作对组织管理各方面的具体的、直接的影响,加强工作的责任感,改进工作的方法和技巧。秘书职能活动的效益,间接地体现在领导和各子系统的效益中。秘书的职能影响,渗透到组织各个方面,直接联系着组织的上下左右,联系着组织的内外。因此,秘书在组织运转中,能够充分地发挥综合协调作用,使组织各子系统之间,领导与组织成员之间,组织与环境之间,通过秘书的信息沟通和各种职能活动,配合更加和谐,组织运转更能具有整体效益。秘书职能活动中的对立统一现象与对立统一的应用,远不止表现在上面列举的这些方面,但仅就以上列举的这些方面,对秘书活动的影响也是相当大的。善于运用对立统一规律去认识事物,处理问题,秘书职能活动才能顺应形势的发展符合组织管理的需要,取得满意的成效,否则秘书认识事物、处理问题,就会有失偏颇,出现疏漏和失误。第四节秘书工作中的有关原则在实践需要的基础上,以科学的规律为依据,形成的行为标准和衡量相应事物的准则,就是原则。在秘书工作实践中,遵循秘书工作的一般规律和特殊规律以及对立统一规律,在处理各项事务中按相应的原则办事,有利于提高工作的质量和效率,增强工作的规范性,克服随意性,有利于避免或减少疏漏和失误。一、一般性原则秘书工作中的一般性原则,指