服装业务员操作手册

1、服装业务人员操作手册服装业务人员从入职幵始，就必须了解服装出口的整个流程，流程的把关控制 决定了订单的成败。服装业务人员操作手册如下：（-）从业基础条件：1. 获取和积累客户资源，加强客户沟通，寻找订单；a. 每个业务人员从事业务活动，首先，她必须要有客户资源，客户资源无论是公司分配或者是各类交易会，B2B平台结识，这是业务人员从业必须首先要具备的先决条件；客户资源越多，无论是从业务量，还是订单的选择上都会有很大 的提升空间，所以，做好客户的收集和维护是业务人员从事业务活动的基础条 件之一，也是工作重点之一；b. 具备了客户资源后，与客人更多的沟通，取得客人的信任，获取更多的报价机会，这是我们

2、在业务工作中主要任务之一。2. 不断学习外语外贸，纺织服装专业知识；快速，分步熟悉专业领域的相关知识，不断积累相关专业经验。服装业务人员的专业分两大类：1.外语外贸专业知识；2.纺织，服装专业知识；这是服装业务人员的基础条件之二，也是做好后面工作的重点和基础条件之一；（二）订单或询价资料的整理以及报价回复：1. 对于邮件发来的询价：a. 把所有的询价打印，装订成册，要比对邮件附件是否有遗漏。b. 附件检查无遗漏后，必须对打印的附件进行过滤，英文邮件必须进行翻译， 翻译的文本必须要反复推敲，确保翻译的准确性，一个单词的翻译错误，会决定后面整个订单跟进的成败。一般这项工作需当日完成。如确实无法当日

3、 完成全部翻译的，应尽可能的分款现行进入下个流程，开始报价，然后逐款 再提交给工厂和相关技术人员报价；c. 询价资料整理翻译后，需尽快交相关工厂或技术人员进行报价，这项工作需 在收到询价资料后第二个工作日内完成，如无法在此时间完成的，需及时报 备给总经理进行协调处理，这个显示业务人员以及公司专业性的重要一环。d. 对于订单的询价，业务人员必须对报价的基础条件有提炼，询价单中必须具备以下几点条件：1）服装的面料成份以及克重；2）服装的尺寸；3）服装的款式最好有样衣，如无样衣，款图和做工工艺必须清晰；4）辅料详细说明，辅料有无指定供应商，如有指定供应商需立即询问客户，提 供供应商联系电话，取得辅料

4、的准确价格，列入报价范畴，同时提醒工厂把 指定辅料价格列入报价当中；5）面辅料有无测试，有无测试标准；有测试标准的，需立即询问相关机构的测 试费用成本，以便列入报价范畴；6）大货的包装方法，大货什么纸箱，什么品质胶袋，哪几种胶袋（单件一胶袋， 有无一个配比或一打一个大胶袋，或者一箱一个大胶袋） ，有无袋贴，箱贴， 是否是单色单码还是单色混码，还是混色混码包装，每箱多少件数或者是客 人对包装纸箱的限定长，宽，高是多少，以上包装方法需明确告知报价工厂 或相关技术人员。2. 对询盘的报价：取得工厂报价后需立即上报公司业务部门经理和公司总经理共同会商将价格以合理的价格水平报给客人。报价的制定，需前期对

5、客户的背景资料进行调查，调查包括：a. 客人是否是自己门店销售？b. 客人是否是批发？c. 客人的销售国别？d. 客人销售是超市还是专卖店销售？以上 4 项是报价水平确定的重要依据。所有报价的完成需在收到客人的样衣或者详细询价资料后三个工作日内完成报价，对影响报价进行的情况，业务人员需要有预知，并及时向公司业务经理和总经理报备，寻求解决方案。（三）订单的整理和实际操作：订单价格在得到客户的确认后，我们要进行实际订单的确认和整理，以及操作工作，具体步骤如下：订单前期操作步骤为 :1. 根据客人对订单数量以及对订单相关流程的要求，制定订单流程表格 细分每个订单操作的程序，确定每个步骤所需要的时间，

6、从而确定整个大货 出运的比较准确的时间节点，为确定订单的交货时间创立依据和条件，并将 订单流程表格 做为订单操作的行动指南， 从容做单， 避免延误交货时间， 造成订单重大损失；【这项工作需在价格确认后当天完成，报备人员：公司总经理 】2. 交货时间确定后立即开始订单的前期操作，以下步骤需尽可能同步进行，如 无法同步进行，但，又超出订单流程表格时间范畴的，需立刻报备业务 经理，业务经理需立即与生产经理会商，讨论办法，如无法进行需立即报备总经理 订单下达的前期操作步骤为：a. 催促客人按照邮件确定的条款下达订单或催收预付款；b. 按照订单要求寻找面料品质样，辅料品质样等相关品质样，提 供给客人批复

7、；c. 订单下达后，立刻报备总经理，由总经理召集生产经理，业务 经理和业务人员参加的订单下达会，由业务人员介绍订单的具 体情况，并有总经理确定目标工厂， 并同时安排 FITTING SAMPLE 的生产和 LAB DIPS 的制作；订单中期操作步骤为：a. 订单收到后仔细检查订单的各项内容是否以前期确定内容是否相符，检查清楚后，将订单 COPY件，并由业务人员在 COPY件上签字交业务经理审核，业务经理审核无误后签字交总经理备案，订单原件一并交给总经理，业务人员保留COPY件;如发现订单内容与前期与客人讨论订单内容有误，需即刻与客户沟通更正；【 此项工作需在收到订单后 24 小时内完成 】b.

8、 按照订单的要求， 如有预付款项的， 需立即催收客户的预付款项， 并告知公司银行结汇人员详细的预付款项金额，并提供合同的COPY件给结汇人员；如付款条件为L/C项下的，首先要客人提供L/C幵证COPY件, 在收到COPY件后，操作办法如：a项，检查L/C文本时， 除商品的价格和交货时间等特定条款外，对于其它条款业务 人员需在工作笔记中做详细记录，并报备给总经理，由总经 理确定 L/C 条款是否成立。【此项工作需收到L/C COPY件后24小时内完成】c. 在收到客人的预付款项后，业务人员需在个人工作笔记中列 明收到的金额和当日换汇成本和人民币总额；d. 收到预付款项后或收到准确无误的 L/C

9、正本后， 同时下达工厂 采购合同，采购合同需将电子稿根据前面确定的生产工厂，工 厂采购价格，和工厂交货时间，查货标准，以及各项惩罚条款一 一列明，避免混淆概念，造成订单执行困难；并发送给业务经理 和总经理审核， 【合同审核需在 3 小时内完成 】e. 订单下达后， 催促工厂回签合同， 并开始大货的前期准备工作安 排；f. 在前面收到客人的 FITTING SAMPLE面料品质样，辅料品质样 和LAB DIPS意见后，马上通知工厂相应物料的生产，如有意见 需改进的， 业务人员需认真理解客人的诉求， 并及时与生产经理 或跟单QC沟通，将信息传达给生产工厂，并迅速收集客人诉求 中要求的新的品质样，并

10、及时提供给客人批复。【此项工作在收到意见后 3 小时内进行，新品质样收集按 照订单流程表格时间进行】g. 收集大货面料品质样和辅料样，并迅速提交给客户批复；h. 收到大货物料的批复意见后， 认真理解客人批复样的意思， 如有 不清楚的和不理解的地方应在收到邮件后 3 小时内回复客人， 沟 通清楚， 得到清晰的客人意见后， 立即下达客人的批复意见给跟 单QC生产经理，和工厂，同时，报备给业务经理和总经理，立即安排工厂PP样生产；i. 邮寄PP样给客人确认；j. 在合理的时间催促客人给 PP样的意见，并将意见认真理解和熟悉，并将客人的意见立即下达给跟单QC生产经理，和工厂，同时，报备给业务经理和总经

11、理。 【此项工作在收到意见后 5 小 时内完成 】k. 根据所有的确认意见开始制作详细的 生产工艺单，生产工艺 单需详细，具体，明确； 生产工艺单制作电子稿后递交给 业务经理和总经理批复，然后形成最终确定的正本生产工艺单，下达给工厂， QC,生产经理，业务经理，总经理各一份。【此项工作在收到最终的 PP样意见后24小时内完成】l. 制作QC跟单FILE;QC FILE必须具备以下资料：a. 生产工艺单b. 面料大货确认样（齐色） ；c. 辅料大货确认样；d. PP 确认样【挂公司蓝牌，在 FILE 正面和工艺单上注明蓝牌号 码】m. 跟进订单生产过程中的所有情况，协调工厂，QC和客户反应的问题

12、，并及时处理，上报处理意见，严格掌控订单流程表格的时间，每个节点超出 2天时间，需及时向总经理 汇报，并在后面的时间里尽一切可能把时间挽回；n.组织工厂，生产经理，QC召幵产前会，点评 PP样意见，确定生产细节，确定大货上线时间，并确定和安排大货前期，中期，尾期查货时间，对于客人需要查验中期，尾期的，要 和工厂确定中期， 尾期查货时间， 并按合理时间向客人报备；【 此项工作需在大货生产前一周 内进行】o.安排船样的生产和邮寄， 所有的 FITTING SAMPLE,PPSAMPLE,SHIPPING SAMPLE在邮寄给客人之前，都必需由业务人员自 查，并做好业务人员样衣自查表 ，样衣必须做到

13、尺寸， 工艺合符客人要求方可寄出，对于样衣出现的问题，需在样 衣标签中注明“已发现 XX问题，大货会改进”，并及时发聩 给工厂和 QC知悉，此问题，必须记录在工作笔记中， 大货针对性的抽查。订单尾期操作步骤为：p.安排租船订舱事宜， 并向总经理请示是否发放 进仓通知单给工厂；q.安排货物商检事宜，梭织产品由本公司安排商检，所有商检 所需单据需出运前 5 天递交给单证人员，针织产品一般由工 厂负责商检，商检费用由工厂承担。r.安排客户尾查事宜；s.货物进仓后向工厂或承运人索取进仓单 ，并向船公司索 要 B/L, 出正本 B/L 之前需客户确认 B/L 内容，针对客户提出 需制作记名提单的，需向总经理请示批准后方可制作记名提 单，原则上，不制作记名提单；t.制作结汇单据