财务费用管理制度-2

1、 佛山市无痕零感内衣有限公司文件编号WHLG-HR-002版次财务费用管理制度页次1/5制定日期2016/6/22第一条：目的为了加强财务管理工作，健全财务管理规范，使工厂能正规健全的发展，修定本财务管理制度。第二条：适用范围凡公司下属各部门发生的各种研发、销售、管理、制造性费用支出均按此规定执行。第三条：各费用使用标准：一、招待费 A、 招待费是指公司生产、人事行政、销售、研发、品质、财务等部门人员在开展对外业务时所发生的餐费、礼品费及其他相关费用；B、只有经过总经办审批的招待费才可以向财务报销，并需遵循一定的审批流程。供应商到工厂对帐查数、取料、送货等业务，碰到就餐时间，向人资行政部申请在

2、工厂餐厅就餐。二、差旅费1、公司人员因公出差办理公务者,依据本规定给予报销差旅费；2、员工出差可预借差旅费，但必须填制借款单，并完成审核审批程序。填制借款单时，应写明出差原因、费用预算清单并经所属部门负责人审核、总经办批准后向财务借款（同上审批程序）；3、员工需在出差返回后3日内办理完报销手续，并向财务部核销借款。4、员工出差分 “长途”和 “短途”两种，即当天能往返的为 “短途”，出差时间在一天以上的为 “长途”；5、 出差地点区分为1类地区、2类地区；即：1类地区：北京、上海、深圳；2类地区：除1类区及港澳台以外的地区；6、 交通费报销标准A、乘坐交通工具应出具铁路、公路、民航、航运公司的

3、合规有效票据方予报销。如因故未能取得购票凭据的，由出差人书面解释并出具替代凭据，经部门经理及财务审核同意方可报销；B、搭乘公司交通工具者，不得报销交通费；C、因公外出（市内）办事者，在公司未提供交通工具时，可据实报销公交车票或按标准支付交通费，因特殊情况需乘坐出租车，经部门负责人批准后方可报销出租车费；因工作需要加班晚间无公交车，住私房的，经部门负责人批准后可乘坐出租车；D、因公出差人员发生的订票费、行李费、机场建设费等费用据实报销；7、伙食费补贴标准A、外出参加会议人员其报销的会议费中含伙食费的,不予报销伙食费；B、误餐补贴费:因工作需要外出(本地区或加班,中、晚餐误餐按下表标准给予补助。8

4、、各类人员差旅费报销标准如下：住宿费伙食费交通费职别1类地区2类地区1类地区2类地区短途长途普通员工220元/天160元/天30元/天25元/天车船票据实报实飞机、车船票据实报实销；飞机、卧铺票先申请，经总经办批准可报销部门主管240元/天180元/天40元/天30元/天车船票据实报部门经理/总监260元/天200元/天60元/天50元/天车船票据实报特助，董事长据实报销三、公司车辆费用 1、 公司车辆费用是指公司车辆工作过程中发生的油料费、过桥费、停车费、维修费、养路费、检车费、保险费等应由公司负担的费用。因个人原因引起的交通罚款不属于费用报销范围。2、车辆报销所附原始单据必须是车辆专用的各

5、种票据方可报销。特殊情况需用替代票据的,应经批准后方能报销。3、部门申请用车费用，归类到部门费用核算成本。四、通讯费 1、通讯费是指按公司规定给特定人员的报销或补贴的手机通讯费。2、各类人员手机费报销标准由人资行政部根据考核核定,标准如下:职别出差期间最高限额普通员工10元/天每月不超过150元部门主管15元/天每月不超过200元部门经理/总监20元/天每月不超过260元特助，董事长据实报销注：有对外发送业务的话费补助标准：经理/总监级以上每月话费报销200/月，主管级别100元/月，班长（专员）级别60元/月，职员级别30元/月，所有人员补贴话费需总经办审批（同上审批流程）。出差报销话费后就

6、不能再补贴。五、其他费用1、快递费：因工作需要发生的快递费，需附上快递的物品名称，往来单位名称，由所属部门负责人确认后才能办理。月结用快递公司，整理保管好，每月5号前交月结单到公司财务会计处，逾时没交单而影响月结款，当事人担费用。2、办公用品：每月3日由人资行政部收集各部门提供的需求计划并进行审核汇总，填写采购申请单经行政主管人资行政总监批准后统一采购-财务主管/总监审核报销。3、对于国家或当地政府有专门规定的应报销的费用，按国家或当地政府规定给予报销； 4、因个人违规遭受政府罚款及个人错收假币的，公司不予报销，一律由个人自行承担费用。第四条：财务工作流程规范一、请购、请款审批：所有的费用项目

7、发生前必须请购或请款审批才能执行，行政人事费用、生产费用、工程详细合同预算或文本项目、设备款等等；审批流程：部门经手人提出规范文件部门最高主管签名财务主管/总监签名总经办审核、董事长批准签名确定才能执行。2000元以下董事长特助签名后可以执行，以上必须董事长签名确定才能执行。附上规范请购格式二、现金费用报销流程：（报帐单据尽量用发票报帐）1、零星费用（含人资行政费用）：A、报销人将原始票据（正规发票）粘贴规整后，填制费用报销单。费用报销单上需写明报销经手人、报销日期、报销人所属部门、报销事由、后附单据数量及报销金额。其中报销金额大小写需相符，且费用报销单表面不得涂抹，并附上已审批的请购或请款单

8、B、厨房每天买回来的菜需过秤,行政财务派人核秤,按标准报销C、报销人所属部门最高负责人审核签名（确认各项费用的合理性、必要性） D、财务主管审核签字。（审核经济业务的真实性及票据合法性、合规性）E、出纳根据规定的签名凭证办理付款手续。2、生产面辅料、工具报销：单据报销审核程序同上，同时附上请购审批单、送货单、发票、检验单、入仓单等（入仓单必须写上送货单位、经手人、仓管员及仓库最高主管以上签名），才能审批报销。3、机器设备、工程款：按审批好的请购或请款单，由部门经手人填写费用报销单部门负责人签名财务主管/总监审核董事长签名才能付款，并附上已审批好的请款单及详细合同明细原始资料。（乙方需提供已盖章

9、的发票或收款收据给出纳）4、借支：A、一般情况下,凭审批的请购单或请款单借支,特殊情况除外。B、借款人填写借据，借据中需标明借款日期、借款金额、借款用途、还款日期及借款人本人签字。其中借款金额大小写需相符，且借据表面不得涂抹。C、借支经手人签名-部门最高主管签名财务主管/总监签名董事长特助或董事长签名。（请购单或请款单没审批的借支超过2000元以上必须董事长签名才可以借支，请购单或请款单已审批的借支财务主管签名即可 D、借款人需保证在借款之日起5天内报账还款，如需延长时限，应提前通知财务部；无理由的延期还款，未能报销而又没还款的预借款，财务部有权在次月工资中扣回并处罚款。E、任何个人都不能因私

10、借公款，特殊情况经董事长审批。5、总帐会计复核报销请款票据总帐会计复核票据单证的原则： A、审核单据粘贴是否规范，字迹有无涂抹B、审核报销单金额与原始单据的金额是否相符。C、审核发票的真伪，印章是否齐全，单位名称是否正确，金额大小写是否相符。，D、审核签批手续是否齐全。E、审核各项费用发生是否切合实际，有无虚报、多报。若以上5条有一项不符合规定，财务部有权将该报销单退还报销人，并追究有关人员责任。三、应收帐款的审批及收款：1、工厂接外面订单加工生产，应由生产最高负责人提出申请，在由董事长批准才能接。接单时单价及合同的审批由工厂最高负责人签名的文件财务主管/总监签名董事长特助审核-董事长确认签名

11、才能生效。同时交一份底单给财务部跟进收款，交一份仓库存底。所有进出的材料必须经过仓库，财务部根据签好的合同及时督促业务部门收款。收款单上生产部经手负责人签名、财务主管签名，出纳才能进帐。普通的收款单据必须独立一本，而且号码要连号盖章，同时原则上收据上的款项应与所开的销售发票金额呈对应或补充关系。四、月结货款的审批及结款（应付帐款）：1、生产用料审批：生控部跟单按ERP订单、数量单价制表提出申请文件生产部最高负责人签名仓库管理员签名（查仓存数填上）-采购专员签名-财务部主管/总监签名才能认可下单。月结单价及供应商由采购专员签名确认董事长确认签名财务部根据此签名资料按规定结款。2、月结款：委托加工

12、厂及供应商的货款在次月的每月10号前传对帐单到无痕零感财务主管处对帐，财务主管在25号之前和仓库、委托加工厂及供应商对好帐，交到总经办审核经董事长处审批确认才能付款，月结45天后付款，1520号号付清委托加工厂及供应商的月结款。加工厂及供应商必须开增值税票过来收款。（特殊情况除外）3、仓库及采购流程：采购部（生产用料）采购专员，所有生产用料的订购要经过生控主管签名确任，辅料、面料的采购由采购专员采购，按规定的请购表格填制审批。所有的进出仓物料，仓库必须按ERP系统的生产数收发生产物料，有异常及时向相关部门知汇。每天定时做进销存帐目及入ERP系统，做到日清月结，帐目清晰无误。每月分几次把收发单据

13、整理入帐后转交财务部。供应商单据必须配合订购单一起无误的上交财务部。4、委托加工：A.工厂生产部因自身生产能力受限，而货期又紧，须外发加工。必须由生产部最高负责人提出申请总经办审核-董事长审批确认B.确认后的外发加工单价生产部制表审核财务部主管/总监审核总经办审核-董事长审批确认后，才能签外加工合同品检报告及仓库的清点数单，现场经手人的最高负责人签名，财务才能审单报帐.委外加工款都 采取月结45天结款,结款审批同单价审批一样。5、员工工资:新进员工的工资确定,由人资行政申请-总经办审核-董事长确定（主管级以上）-人资专员核算-人资行政总监审核-财务主管/总监审核-出纳发放工资，计件工资单价须由生产部最高负责人申请-开发技术审核-总经办审核-董事长确定后,人资行政部凭此单核算工资-财务部审核工资后并发放工资，加薪审批程序同上，人资专员必须10号前把上月薪资核算好交到财务部,财务主管/总监务必在13日之前把上月的薪资审核好，15-20日必须发放上月的薪资。 五、报价1、工厂接到生产订单：A、订单处理：按公司生