商务接待手册

1、某公司商务接待手册草案）办公室一、总则1、为规范公司商务接待活动， 在保证商务接待效果的前提下， 加强商务接待费用控制，特制订本热情手册。2、商务接待工作是公司重要的对外窗口之一，参加接待的工作人员要遵守纪律，有礼有节、 大方，树立公司的良好形象。3、本手册规定了公司商务接待的管理职能、管理内容与要求、检查与考核， 适用于公司的全部商 务接待活动的管理。二、管理职能公关部是公司接待工作的管理部门，公司商务接待以及宴请用餐等均由公关部统一安排。三、商务接待工作原则1、对等接待、各负其责、相互配合的原则。商务接待工作涉及面广，必须坚持重点、兼顾一般， 按照对等接待、各负其责、相互配合的原则，上下一

2、致，齐心协力，共同做好接待工作。2、规范高效、安全节俭、服务一流的原则。 商务接待工作应规范服务， 提高办事效率、热情周到， 视客情适度接待，提倡节俭，反对浪费，注重思想情感交流，不推诿扯皮，不应付拖拉。3、统一标准、预算管理、严格控制的原则。按照公司商务接待标准，对各项商务接待费用实行预 算管理， 由公关部负责人根据核定的预算严格控制使用， 商务接待费用原则上不得超过限额， 如需 追加预算，由管理中心另行审批。四、接待职责分工1接待工作是公司窗口式工作，对于塑造企业良好形象、实现公司经营目标，具有十分重要的意 义。各相关部门及人员必须高度重视且规范行为。2、接待内容包括：迎客引入、询问让座、

3、接待洽谈、参观介绍及招待服务等。分工如下: 公关部：提供一般接待良好环境的保障及备品准备，负责接待服务并陪同洽谈及参观介绍。 前台秘书或总裁秘书：负责来客引入及会议室的环境保持。 商务接待秘书：提供信息沟通保障及调度控制和来客记录，安排来宾行程、食宿等。 商务接口部门：负责接待洽谈并陪同始终。3、公关部主任对接待工作负有全面责任。五、商务接待标准公司商务接待标准，根据来访者的人员级别及访问目的不同，适用不同标准。主要划分为个级别：普通接待、中级接待、高级接待、特殊接待。1普通接待项目名称说明适合人群普通商务类考察人员、技术人员、设计师、供应商中层管理 者以下人员等；交通标准按对方人员要求协助订

4、购，公司不负担费用；住宿标准按对方人员要求，公司不负担住宿费用；餐饮标准简餐消费控制在20元/人以下，宴请消费控制在 50元/人以下；接待陪同人员接口业务人员、部门主管；接待车辆商务车或出租车；其他接待1公司会议室布置投影机、白板、饮品（饮用水、茶、咖啡）；2、必要时于来宾临行时赠送纪念品， 消费控制在 鱼元/人以下。备注2、中级接待项目名称说明适合人员企业领导、地方广电人员、地方广电部门经理等；交通标准按对方人员要求协助订购，公司不负担费用；住宿标准按对方人员要求，公司不负担费用；餐饮标准简餐消费控制在50元/人以下，宴请消费控制在100元/人以下；接待陪同人员接口业务人员、部门主管、主管副

5、总；接待车辆公司轿车、商务车或出租车；其他接待1、必要时制作来宾接待手册；2、 公司会议室布置公司介绍PPT、宣传资料、文件袋（信 笺纸、笔）、饮品（饮用水、茶、咖啡）、香烟、烟具；3、可安排来宾到本地主要景点游玩或娱乐；4、 必要时于来宾临行时赠送纪念品，消费控制在500元/人 以下。备注3、高级接待项目名称说明适合人员合作地区广电领导、行业相关部门领导、公司特邀人员等；交通标准按对方人员要求订购，公司不负担费用;住宿标准住宿标准三星级以上酒店，公司负担费用;餐饮标准简餐便消费控制在00_元/人以下，宴请消费控制在 200_元/人以下;接待陪同人接口业务人员、部门主管、主管副总、总裁;必要时

6、安排董事长、股东;接待车辆公司轿车或租用专车;1制作来宾接待手册，必要时安排酒店房间内布置迎宾卡、2、公司显著位置布置迎宾条幅等;3、公司会议室布置公司介绍 PPT、宣传资料、文件袋（笔记本、笔）、饮品（瓶装饮用水、茶、咖啡）、鲜花、水果、其他接待香烟、烟具等;4、安排公司领导与来宾合影并制作相框；必要时安排会谈记 录、录音、 5、安排来宾到本地主要景点游玩或娱乐;6、必要时于来宾临行时赠送纪念品，消费控制在_500_元/人以下。备注4、特殊接待项目名称主要行业主管领导、地方行政领导、公司特邀领导、其他特适合人员殊人员等;交通标准按对方人员要求订购，公司可负担费用;住宿标准住宿标准四星级以上酒

7、店，公司负担费用;餐饮标准不设定具体标准;接待陪同人接口业务部门主管、公司副总、总裁、董事长必要时安排董事长、股东;接待车辆公司高级轿车或租用高级专车;1、制作来宾接待手册，酒店房间内布置迎宾卡、 鲜花、水果;2、公司显著位置布置迎宾条幅等;3、公司会议室布置公司介绍 PPT、宣传资料、文件袋（笔记本、笔）、饮品（根据来宾喜好安排）、鲜花、水果、香烟、其他接待烟具等;4、安排公司领导与来宾合影并制作相框，全程安排会谈记录、5、公司安排来宾到本地主要景点游玩或娱乐;6、于来宾临行时赠送纪念品，不设定具体标准。备注六、商务接待流程1、商务接待的申请与审批 各部门实施商务接待前，应填写商务接待申请表

8、，经部门主管审核，主管副总裁审批后, 报管理中心商务接待秘书申请安排接待; 申请部门在商务接待申请表内应明确来宾人数、级别、接待时间、接待事由、接待负责人 等信息及相关接待要求建议; 公司高层领导的商务接待活动，由其助理、秘书填写商务接待申请，并作为接待负责人; 商务接待秘书接到商务接待申请表后，应根据公司商务接待标准进行商务接待行程设计并核定接待预算后，填写接待行程安排表，反馈至接待申请部门确认; 经申请部门确认后的接待行程安排表，按接待标准进行审批，审批层级如下:接待标准管理中心 主任审核分管副总审批执行副总裁审批总裁审批普通接待VV中级接VVV待高级接VVV待特殊接VVVV待 如接待申请

9、部门要求部分或全面超标准接待，接待行程安排表应按照相应接待标准进行审 批;商务接待秘书将获批后的接待行程安排表报公司财务部，作为预支、报销接待费用的预算 凭证。2、商务接待的实施 商务接待秘书依据获批的接待行程安排表，落实各项接待安排的责任人及物品置办; 商务接待秘书将接待行程安排表副本发至申请部门接待负责人，以及接待活动相关领导, 以便合理安排时间; 商务接待秘书依据接待行程安排，协调接待负责人和公司车辆或租用车辆的时间安排; 商务接待秘书依据接待行程安排，制作来宾接待手册，交由接待负责人，送至来宾; 接待负责人或公司，应根据接待行程安排，前往车站、机场接送来宾，并陪同来宾办理入住、结算手续

10、； 如接待负责人无法陪同，可由商务接待秘书或司机代为行使接待负责人职责; 接待负责人应严格执行接待行程安排，保证各项接待活动的有序衔接; 公司领导与来宾合影后， 由商务接待秘书将照片制成相框， 交由接待负责人送达来宾， 留作纪 念；来宾送行后，接待负责人应适时致电来宾，在致以问候的同时了解来宾对公司各方面的意见, 以及对公司接待安排的满意度，并及时填写商务接待总结报告 ，以便公司进行改进。3、商务接待行程的变更 商务接待过程，如来宾要求对行程安排进行调整，现场陪同人员（接待负责人、司机及其他陪 同人员）应及时将调整意见通知商务接待秘书; 商务接待秘书收到行程调整意见后，应立即对接待行程安排表进

11、行调整; 如行程调整仅限时间安排调整， 商务接待秘书应将调整后的 接待行程安排表 报管理中心主 任审批后执行，并将接待行程安排表副本发至相关人员; 如行程调整导致预算增加， 商务接待秘书应将调整后的 接待行程安排表 按审批流程重新进 行审批后方可执行，并替换原接待行程安排表正、副本; 商务接待秘书应根据调整后的行程安排，重新制作来宾接待手册，并送至来宾。七、费用报销1 、商务接待结束后， 参与接待人员应在 5 天内将相关票据全部交至商务接待秘书， 统一办理报销 手续，无故超过 30天未提供票据的，不再予以报销，由财务部由责任人的工资中扣回预支费用;2、实际发生费用在已获批预算额度内的，由商务接

12、待秘书持发票至财务部报销;3、实际发生费用超出获批预算额度的，由责任人填写费用超额审批表说明超额原因，按照商 务接待审批权限进行审批，获批后方可报销;八、商务接待过程要求1 、接待人员须严格遵守公司相关规定，不准有任何越格行为发生;2、商务接待秘书于接待进行时，须密切注视接待动态，做好控制指挥工作，保证规范进行。3、接待过程中遇有来宾提出办理限制事宜，须婉言解释。4、接待环境标准 物品摆放整齐，且表面无灰尘； 地面干净无脏物，空气流通清新; 室温适度，灯光合适，电视调好; 备品齐全。5、公司参观规定 安排来宾参观公司，须报公关部主任批准; 参观介绍以商务接待秘书为主，接待部门配合; 参观过程中

13、，原则上介绍者在来宾前，接待负责人在来宾后; 参观所到之处，作业人员须集中精力做事，不得东张西望，更不许与参观人员交谈，如有必要 可礼貌示意。6 、接待礼仪要求 参与商务接待人员应着正装，举止礼貌; 接待人员到车站、机场迎接来宾，应提前1020分钟到达，恭候来宾到达，对不熟悉的来宾应 事先准备迎接牌，注明单位名称和来宾称谓; 接到来宾后，接待人员应主动向来宾致以问候，并主动帮助来宾提取行李; 到达住宿地点后，接待人员应主动协助来宾办理入住手续，并提行李送至房间; 接待人员到车站、机场送行，应根据航班、列车时刻合理提前到达，主动帮助来宾拿取、托运 行李，办理相关手续;九、附则1 、本手册为公司商

14、务接待的规范性文件，各部门应严格参照执行;2 、各子公司应参照本手册开展商务接待活动;3、本手册由公关部依据实际情况变化，不定期进行修订;4、本手册由公关部附则最终解释;5、本手册于2010年2月25日起执行。十、备注除有特殊说明外，本制度适用范围为集团各部门，子公司可参照执行。子公司与集团公司发 生业务关系时，以尊重集团公司制度为执行原则。某公司几年几月商务接待申请表负责人:申请部门:姓名单位职务电话1、客人信息:2、接待时间:年 月曰共 日年 月曰 至3、接待事由:4、洽谈参加人员:5、陪同人员:6、招待项目:交通 住宿 宴请 娱乐 游览其它:7、其它要求:部门主管签字：日期：分管副总裁签

15、字：日期：接待部门:接待行程安排表日期/时间接待事项主讲/陪同其它参加部门地点第天（月 日）第二天（月 日）第三天（月 日）接待负责人:制表人:配合内容清单:配合项目时间配合内容责任人部门招待费用预算:交通:住宿:宴请:娱乐等:合计:接待部门确认签字：日期：公关部主任签字：日期：主管副总裁签字：日期：执行副总裁签字：日期：公司总裁签字：日期：商务招待费用超额审批表负责人:申请部门: 1、招待对象:3、招待事由:2、招待时间:4、获批招待费用预算:交通:住宿:宴请:娱乐等:合计:5、实际招待费用情况:交通:住宿:宴请:娱乐等:合计:超额:超额原因说明:接待部门签字：日期：公关部主任签字：日期：主管副总裁签字：日期：执行副总裁签字：日期：公司总裁签字：日期：来访接待总结报告接待项目:、来访目的:选型 参观签合同合作 顺访游玩 其它二、接待总结:1、接待情况:2、效果总结:3、后续工作:4、费用总结:预算实际超标*备注交通