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文档简介

1、精品文档广东省外贸开发公司编号：QP/MA05程序文件版号：A标题：外来文件控制程序贞用：1/3可编辑1.0目的通过对外来文件的收集、标识、发放、保管、回收、处理等环节加以控 制，防止外来文件的丢失。2.0适用范围本程序适用于下列外来文件的控制。A.顾客提供的技术质量文件。B.外来标准和规范（含各级政府文件、法律、法规）等。3.1 职责3.2 有关部门：负责收集外来文件。3.3 办公室：负责外来文件中B类文件的控制与管理。3.4 总经理室成员、管理者代表及办公室总经理、副总经理：负责外来文件 中B类文件的批准引用。4.1 工作程序4.1 有关部门：接收和收集外来文件，对A类文件，由有关部门填写

2、外来 文件登记表；对B类文件，送办公室由办公室文控员填写外来文件 登记表。4.2 标识及编号登记后的B类外来文件，由办公室加盖蓝色“广东省外贸开发公司收文” 印章。A类文件则由各有关部门按需要设定。A类文件由有关部门根据 需要确定是否编号。B类文件按下面规则编号。编号：QP/MA05程序文件版号：A标题：外来文件控制程序贞用：2/3编号规则:序号IS-2000 年外来文件4.3 批准引用接收到的B类外来文件由办公室文档管理人员填写 文件呈批传阅签， 并由办公室总经理或副总经理审定后并决定是否引用，必要时应由管理 者代表或其它总经理室成员决定是否批准引用。 接收到的A类文件则由 各有关部门按需要

3、处理。4.4 发放经批准引用的B类外来文件由办公室发放或复印发放至相关部门，所发 的外来文件需加盖红色外来文件“受控”印章，发放时需填写文件发 放登记表，文件持有人在文件发放登记表中签字并注明日期，其它 外来文件，一般不作发放，需要时，填写文件借阅记录表，并保证在 借阅期限内归还。A类文件一般不发放，由各有关部门相关人员保存。4.5 保管办公室负责保管外来文件的原件（原则上原件不作发放）。4.6 更改回收处理编号：QP/MA05程序文件版号：A标题：外来文件控制程序贞用：3/34.6.1 电子文档管理：参见 QP/MA04 之4.6。4.6.1各部门应不定期地向当地的相关部门了解外来B类文件的更改情况,若有更改由各部门负责收集，并执行 4.1-4.3 ,同时收回原文件作废, 并予以销毁。4.6.1顾客业务结束后，由各有关部门分类保管好顾客提出的技术质量文件； 若顾客提供的技术质量文件需要更改时，由各有关部门对作废文件加 盖“作废”章，当顾客作出修改时，对应的文件版本作相应修改。4.7本程序的相关记录由办公室保存。5.0相关文件及记录QR-21-01/A

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