外贸函电-写作原则

1、七、Body内容商务信函的内容指你在信中要说的事情。你可以进行询问、回复、感谢、推销产品、索赔、催款、祝愿等等。通常要分成合理的短段落，分开头、中间部分和结尾，每段之间还要留出足够的空格。内容部分打印在称谓或主题下面两行处。内容段落要单倍行距，太短的信可以双倍行距。在段落之间要双倍行距。简化格式的信（没有称谓）从主题下面第三行开始写。开头 开头没有固定的写法。可以简单地说明写信的原因或要求，也可以提一下上一封信、合同或文件，或使用生动的开头引起读者的兴趣。第一次通信时也可以用开头语简要介绍自己。开头语一般自成一节，文字简洁，与信的正文分开。许多商务信函还不用开头语。 正文 正文是信函的主体。这

2、部分给收信人提供你想传递的详细信息。表达写信人的具体愿望、要求、看法等，紧接在开头语的下面。这可以是一段或几段，最好一段表达一个意思。需两页或更多信纸时，应在续页上注明收信人名称、页数、日期。续页写法如下：1Mr. John Smith Page 2 June 3，2001 2Page 2 The ABC Company, June 3, 2001 信的正文部分所用的英语应该清楚简明，段落清晰，标点正确。 段落划分 在信中每段表达不同的内容，因此可能一段只有一句话；但是短小的段落太多会破坏信的整体外观。小标题 如果内容可以有效地划分成几部分，那么请大胆地使用小标题。 列表 同样，如果一个段落包

3、括一些想法，可以有效地以列表的形式表现出来，使用列表表示，还可以通过项目编号和符号加以突出。间距 几乎所有的商务书信都采用单倍行距，段落之间采用双倍行距。但是一些机构对于非常短的信函（比如说10行）愿意采用双倍行距和更宽的边界。收信人的地址（还有寄信人的地址，如果不是印制好的）一般都采用单倍行距。结尾 信的结束语可以重复一下刚刚说的事情，发信人要做或希望收信人做的事，也可说套话，位置在正文结束之后，需另起一段。如：1“Wish to hear from you soon”“希望不久收到你们的消息”； 2“If you need further information，please tell u

4、s”“如果需要更多信息，请告知我们”。商业书信开头和结束常用句式： 开头用语：We received your letter of May 15 in which you inquired about recent training programme conducted for our office personnel.我们收到了你们5月15号的来信，信中你们询问我们办公室人员最近的培训计划。We want to welcome you to the Hobby Supplies family of satisfied customers. 我们想欢迎你们成为我们Hobby Supplies

5、满意客户的一员。 Thank you very much for your order of March 17, #209, which arrived today. 我们今天收到了你们3月17号的209号订单，非常感谢。 We were happy to receive your request to stock our Precision Watch Line. 我们很高兴收到你们对我们系列精确手表的垂询。 We were sorry to hear that our #209 bicycle did not meet your expectations. 很抱歉听说我们209号自行车没有

6、令你们满意。 Im the manager of Were one of the largest chains in the retail food industry with 432 stores and 45,000 associates.我是某某公司的经理。我们是最大的连锁零售食品店之一，拥有432个商店和45，000名雇员。I am writing to ask for your help with an expensive problem faced by this company:我写信想要求你们帮忙解决我们公司面临的一个重要问题： A client of yours, XXX s

7、uggested that I contact you to request a favor. 你们的一个客户，XXX建议我和你们联系请求帮助。 I am glad to confirm that 我很高兴确认 Further to our telephone conversation 关于我们的电话谈话 结尾用语： Your prompt reply is eagerly awaited. 急切等待您的回音。 We look forward to hearing from you. 期盼很快能得到您的回音。 We should appreciate your early reply. 我们希

8、望早日收到你们的回信。 Thank you for your kind cooperation in the matter. 谢谢你方对此做出的善意的合作。 We assure you of our careful attention to your interests at all times. 我方保证随时对你方利益给以足够的重视。 We hope to hear from you soon. 希望不久收到你们的消息。 Call me if you have questions.如果有问题，请给我打电话。 Thank you for answering our questions as s

9、oon as possible. 感谢你们对我们问题的尽快回复。 Best wishes for the success of your book. 祝你的书卖得好。 If you wish any further information in this area, I shall be happy to cooperate with you.如果你在这方面有任何需要，我将很高兴与你合作。第二章 Principles of Business Letters商务信函的写作原则第一节 Clarity清楚直接、简单的写作容易懂。有效的沟通给读者/听众，提供容易理解的、清楚的、具体的信息。清楚的表达包

10、括：选择简单、非正式的词汇，句子正确，写简单的句子结构和段落。可以通过下列方法达到清楚：使用日常语汇。熟悉的词容易懂。如果你能用big city（大城市）表示，就不要用metropolitan（大都市）；如果你的意思是give（给）,就不用render（赐予）。通过使用日常用语，你可以帮助读者很快理解你的意思。例如：The introductory operation was protracted, pedestrian and vacuous The first speech was long, dull and empty （开头的讲话又长、又枯燥、又空洞） 可以被替代的长词有： 长词 短

11、 词 accomplish doapplication useapproximately ab outfinalize fi nishdemonstrate sh owobjective goal, aimsubsequently later, si nceobligation d utyutilize usevisualize see尽量使用简短的句子。短句子使读者容易读出来。试着把长句子分成几个短句子。短句子并不会使文章简单，但却会使文章容易读。段落不要太长。一段只说明一个意思。如果说不清楚，就分成几段写，用过渡词或短语连接起来。少用术语。术语就是某一领域内的技术用语或专门用语。术语使业内

12、人士更简单地理解复杂的信息，但是对外部人士来说，没有任何意义。某个公司的人士不很容易理解cafeteria plan（自助餐计划，一种福利计划），但是我们大多数人会想到自助餐。只有在确信读者能理解它们的时候才用这些词。用视觉帮助。一个图片值千言万语。在多数情况下，图片来代替说或写的语言。图片可以很广泛地理解，包括：线状图、地图、照片等。图表可以很快地被理解，并帮助简化复杂的信息。他们还可以吸引读者或听众的注意，激发他们行动，并留下很深的印象。口语化的语言。一般而言，我们所写的英文笔调往往过于僵硬，因为我们所学的英文大多是书面用语。笔调偏硬的文章并非全然不可取，但如果没有考虑到书信内容和对象，一

13、律采用正式的笔调写作，就会发生问题。但这并不是说写作时要想闲聊。而是说你既要听起来专业化，还不要做作。要避免使用术语或书面语。商业信息要听起来热情、友好、口语化而不是生硬、过于正式。为使语言口语化，可以用一些缩写，如“cant”，“doesnt”。但是要避免使用读者不熟悉的缩写，如“PLS”，（=please）。口语化的语言可以用在任何商务写作上除了非常正式的商务报告。第二节 Conciseness简洁一个简洁的沟通节省了信息发送者和接收者的时间和费用。简洁是用最少的语言表达你想说的话，但也不是牺牲其它的写作原则。简洁重在强调主要内容。通过去掉不必要的词，你应把最重要的内容呈现给读者。为了达到

14、简洁，要：去掉啰嗦的表达方式。在不改变意思的情况下，能用一个词，不要用词组。去掉老套的、不必要的表达方式（cliché），如“allow me to say”，“in reply I wish to state”，“please be advised”，“take the liberty”，代替“please find enclosed”，你可以说“enclosed is”。经常用来表示inform之意的advise、表示about之意的pertaining to等，尽可能去掉“which”和“that”从句。口语中常省略关系代词that和which，如He said that he

15、 was coming（他说他会来）和I am（Im）sorry that I have to cancel the order（抱歉我必须取消订货）中的that（作为连接词），或I have enclosed the information which you requested（附寄了你要的信息）中的which（宾语关系代词）。因为He said he was coming.比He said that he was coming.简洁、顺畅、生动。避免用“there be”、“It is(was)”句型开头。 啰嗦： It was known by Mr. Smith that we mu

16、st reduce简洁： Mr. Smith knew we must reduce （史密斯先生知道我们必须减少） 啰嗦： There are four rules that should be observed. 简洁： Four rules should be observed. （应该注意四个原则） 只包括相关的信息 有效简洁的信息不仅应去掉不必要的啰嗦的表达方式，还要去掉不相关的材料。 例如： 啰嗦：At this time I was writing to you to enclose the postpaid appointment card for the purpose of

17、 arranging a convenient time when we might get together for a personal interview. (30个字)简洁：Will you please return the enclosed card and name a convenient time for an interview?（15个字）(你能寄回附寄的卡片，并选一个方便的时候面谈吗？) 啰嗦：We hereby wish to let you know that we fully appreciate the confidence you have reposed i

18、n us. （18个字）简洁：We appreciate your confidence in us. （6个字） （感谢你们对我们的信心。） 避免不必要的重复 有时为了强调可以重复。但是如果没有理由地说几遍同一件事的话，就显得啰嗦、枯燥。比如“unexpected surprise”的意思就像“surprise surprise”，因为“unexpected”就是“surprise”的意思。应避免的重复用法有：advance warning exactly identical perfectly clear few in number personal opinion grateful th

19、anks contributing factor past history true fact new changes last and final refer back 用动词代替名词短语 一些作者很喜欢名词，如用we make a recommendation代替we recommend。这个坏习惯增加了句子长度、使读者阅读速度减慢、使文章思路不清。注意下面清楚、有效、有力的动词和名词短语的对比，你觉得那种更好？第三节 Concreteness具体用具体的词汇。只要可能就用一个具体的数字替代笼统的说法，这样可以使你的写作更具体、生动。通常模糊、笼统的词汇是歧义词汇，作者和读者可能会有不同的

20、理解。例如，有多快，多大，多小？有些词会引起误解、迷惑。如：a few, high, low, more, quick, soon, early, long, many, most, slow, tall。当然，有时这些词汇也是允许的。比如没有具体数字时，你不想说明时，或者想让读者自己猜测时。精确的词汇可以使读者更感兴趣。尽可能多用精确的词汇。当然，这需要你不断扩大你的词汇量。第四节 Active instead of Passive用主动语态代替被动语态用主动语态，不用被动语态。使用主动句来避免冗长：主动句通常较短，因为它们使用的词比较少主动：短 Peter decided.（彼得决定了）。

21、 被动：长 It was decided by Peter. 使用主动句来避免过于正式，主动句通常听上去不那么正式 主动：不太正式 Peters evident bias made it hard for him to decide fairly. （彼得明显的偏见使他很难作出公正的抉择。） 被动：较为正式 A fair decision was rendered difficult by Peters evident bias. 采用主动句来显现谁的责任。主动句读者较为容易判断是谁完成这项任务的。 主动：很清楚是谁决定的 Peter decided to undertake a specia

22、l study.（彼得决定进行一次特殊的研究。） 被动：不清楚是谁决定的 It has been decided that a special study be undertaken.（已经决定要进行一次特殊的研究。）使用主动句来节省读者的时间 。最为重要的是，调查显示在某种程度上由于主动句短而清楚，读者可以用比阅读被动句更快的速度阅读完主动句。在以下被动句例子中，读者必须作暂时的停顿以判断是谁做出了陈述。被动：读者了解较慢 It is stated that（认为） 主动：读者了解较快 The Tax Code states（纳税条文上说） 请比较下列每对句子，看看那一个更好？ Confir

23、mation of the date will be received from the president. The president will confirm the date. （总统将收到日期确认） Excessive travel was listed by employees as their primary reason for resigning. Employees listed excessive travel as their primary reason for resigning. (员工们把过于频繁的出差列为辞职的首选理由。)第五节 Courtesy客气客套指在你

24、写信或便函时要自然地使用客气的语句，如Thank you，I amsorry，I am delighted。但也不要过度使用。这些表达会告诉读者你是礼貌的、你很在意他们。维持客套的语气不仅仅是不要粗鲁，还要避免使用苛求的或说教的语言。像you should, you must, you have to这样的表达方式容易使人自动地产生反感。可以换成Will you please。请看下面的例子：即使你很生气，记住发脾气或讥讽并不会帮助你达到沟通的目的。当你很生气、沮丧、或烦恼时，保持冷静，试图缓和情况。找出主要问题所在，你该做些什么来解决。切忌使用粗鲁的语言，这会给你和你公司的形象带来不可挽回的

25、损失。第六节 Consideration体谅他人在描述有效写作的时候，美国一位有名的作家说，要写好就必须表现出对读者有好处，使你的信息满足读者的需要，也就是站在读者的角度考虑问题；也就是分析读者怎么理解信息，然后试图给读者提供他们所需要的；解决读者的问题；节省他们的钱；或者体谅他们的感受和处境。再有，熟练的沟通者会自然地用第二人称代词you/your，而不是第一人称代词I/we/us/our。不管你的目的是提供信息、说服别人、还是增进友谊，最打动人的词就是you/your。请对比下边的例子：第七节 Positive肯定一些否定的词汇会有副作用，因为否定的语气给人一种否定的印象，或者还有指责读者

26、的意思。例如：给客户写信开头写Your claim that表明你不信任客户。还有一些词汇也可能是你陷入麻烦，如complaint，criticism，defective，failed，mistake，neglect。通常作者不会意识到这些词汇的效果。但是他们却是会引起读者不满。为了避免影响沟通效果，限制否定词汇的使用，用肯定的语言表达自己。你告诉读者他们能做什么而不是不要做什么，就给读者提供了更多的选择。第八节 Coherence连贯一个意思有逻辑地与下一个意思连接时，段落是连贯的。使用过渡词、过渡句可以增加段落的连贯性。这些词是指示读者和听众的路标。它们使读者期待下面发生的事，减少怀疑、加

27、速理解。过渡词能够强调思想、表示时间或顺序、表示因果关系、比较、对比。所以过渡词可以满足不同目的。表示进一步说明的过渡词有：additionally, again, also, likewise, moreover, further, furthermore, and, i.e.表示时间或顺序的有：after, before, earlier, finally, first, meanwhile, next, now, when, until, i.e.表示澄清、举例的有：for example, for instance, I mean, that is, this means, thus, to put it another way, in other words, that means, namely, i.e.表示因果关系的有：accordingly, as a result, consequently, for this reason, so, therefore, thus, under the circumstances, because, i.e.表示矛盾的有：actually, but, however, in fact, instead, rather, still, though, i.e. 表示对