乡及秘书状况堪忧

1、乡及秘书状况堪忧建深入开展优质服务竞赛活动的基础和保障，设一支政治强、业务精、作风好的高素质秘书队伍。各级办公室参与政务、管好事务、搞好服务的关健。但是近年来，基层秘书队伍建设却从整体上开始呈现疲态，并影响到工作的正常开展。为此，办组织专人对秘书队伍情况进行了一次全面调查。 一、队伍现状 当前，基层秘书队伍状况不容乐观，与工作存在着四个明显的“不相适应”： (一)力量不足，与繁重的工作任务不相适应。与省市两级秘书人员相比，以级秘书人员为主体的基层文秘人员的工作任务更重，不但承担着本级的文字服务工作，而且还对口联系着上级多个工作部门。内容更杂，由于人手有限，无法像省市两级一样进行细致分工，基层秘

2、书人员更多的是“杂家”而非“专家”，秘书人员常常既要起草材料，又要全面把关；既要懂经济，又要对政治、文化、社会等各方面有所了解，工作压力很大。难度更大，对于基层秘书人员来说，向下没有专门的文字工作部门，甚至没有专职的文字综合人员，讲话稿起草、调查研究等工作只能自己从最基础的情况掌握、数据收集一步一步做起，没有现成的材料可供参考，因此，工作难度在一定意义上较之省、市更大。对比繁重的工作任务，基层秘书队伍力量却十分薄弱。我除一些较大的综合工作部门外，目前各乡镇和科局均没有配置专职秘书人员；作为基层文字工作的龙头单位，委政研室除承担委、委主要领导的文字材料起草、把关任务外，还对口联系市委政研室和市委

3、办综调室、信息科、秘书三科四个部门的工作，目前仅有3人在岗，而且只有1人具有正式编制，其余2人为临时借调人员。 (二)素质不高，与担负的工作职能不相适应。近年来，基层的发展受国家宏观政策和全球经济大环境的影响越来越明显，同时基层领导的素质普遍提高，这些都对基层秘书人员的工作提出了更高的要求。但是，目前基层秘书队伍的素质与这些要求还不尽适应，表现在：文化素质偏低，调查表明，在乡镇科局74名秘书人员中，第一学历为高中、中技或中专的40人，占54.05%；大专25人，占33.79%；本科仅9人，占12.16%，第一学历层次明显偏低。知识结构不尽合理，基层秘书人员大多为半途出家，没有经过系统训练和锻炼

4、，文字综合的基本功不够扎实。工作能力不强，许多秘书人员对工作被动应付，一年到头搞不了一次调研，提不出一条有价值的意见，写不出一篇有见解的文章，在很大程度上成为了“复印机”、“传声筒”，难以发挥参谋和智囊的作用。 (三)状态不佳，与服务的工作要求不相适应。秘书工作是一项辅助性工作，其被动性的特点决定着从事秘书工作的人必须具有较强的服务意识、奉献意识。但是，目前基层秘书队伍的精神状态存在明显差距。表现在思想上，缺乏敬业精神。很多人仅仅将秘书岗位当作进入机关、快速晋升的一个跳板，对本职工作缺乏兴趣，一旦提拔无门、晋升无望，就心浮气躁，见异思迁，千方百计要求换岗，形成文字工作的“围城”现象。表现在修养

5、上，缺乏学习劲头。一些秘书人员学习热情不高、社交劲头很大，平时很少进行知识储备，一旦有写作任务，匆匆忙忙、拼拼凑凑，很少有独立思考。表现在工作上，缺乏精品意识。对工作只求过得去、不求过得硬，缺乏争先创优的锐气、自我超越的豪气，被动应付多、主动参与少，工作激情低，工作质量差。 (四)青黄不接，与长远的工作需要不相适应。秘书工作是一项连续性的工作，优秀秘书的成长需要一个较长的培养过程。但是，目前基层秘书人员的年龄普遍偏大，面临后继乏人的困境。从调查看，全74名秘书人员中25岁以下的仅4人，占5.41%；25-30岁的仅有22人，占29.73%；占最大比例的是30岁以上年龄段，达64.86%。而且，

6、近年进入秘书队伍的人员年龄呈逐年增大的趋势。 二、产生原因 造成基层秘书队伍现状的原因十分复杂，但归结起来主要有以下几点： (一)体制不顺窄化了选人视野。现行体制对基层秘书工作的影响主要体现在两个方面。一方面是受公务员统考模式的影响。根据公务员法的规定，公务员要实行“凡进必考”制度，而且一级公务员主管部门并没有单独组织公务员录用考试的职能，只能由上级有关部门组织统一招考。事实上，相对于中央、省、市，基层条件更差、待遇更低、发展空间更小，基层单位与上级机关一同招考公务员，最后招录的人员素质一般较低；而且由于公开招考考察的重点主要是行政职业能力，而不是文字综合能力，针对性不强，难以选到合适的秘书人

7、选。另一方面是受大中专生分配制度的影响。在大中专生分配体制由统招统分转向自主择业后，流向基层的大中专毕业生显著减少，各单位补员大多来自军队退伍和转业人员，其文化素质相对较低，能够从事秘书工作的少之又少。上述因素导致基层选择秘书人员的范围很小，结果是年龄越选越大、条件越选越宽，基层秘书队伍的高龄化、断层化现象越来越严重。 (二)压力过大影响队伍稳定。秘书工作是一项服务性工作，相对于其他岗位工作时间更长、压力更大、实惠更少，这些无疑严重影响到秘书队伍的稳定。一是服务工作的辅助性，导致工作时间比其他岗位长。秘书工作是领导工作的补充和延伸，一旦领导有要求、工作有需要，秘书人员就必须闻风而动、立说立行，

8、无法自主掌握工作时间。事实上，秘书人员经常加班加点，牺牲了大量休息时间，不少人因此身心疲惫。二是服务工作的隐秘性，导致工作成就感较其他岗位小。秘书工作是一项幕后的服务工作，工作辛苦，但很少有抛头露面的机会，很难产生显性的工作成绩，往往是“辛辛苦苦几十年、只写稿子不发言”，工作上缺乏成就感，更不能在社会上“长袖善舞”，不少秘书人员因耐不住寂寞产生转岗念头。三是服务工作的经常性，导致工作压力较其他岗位大。作为服务工作，没有批评就是最大的表扬。为少受批评，秘书人员必须练就“眼观六路、耳听八方”的本领，随时收集、掌握、分析各方面的情况，不能有半点的疏忽和懈怠，精神时刻处于紧张状态，因工作压力过大，导致

9、不少秘书人员患有神经衰弱症及腰椎、颈椎类疾病等。 (三)待遇偏低增加了进人难度。近年来，基层秘书人员的工作环境和待遇虽然有了明显改善，但与形势发展、工作需要相比仍显滞后。首先，政治上缺乏成长通道。作为基层单位，行政层级很低，基层秘书人员的政治成长空间十分有限，而且近年来机关单位干部安置出路变窄、门槛提高，对秘书人员的政治前途形成挤压。与此同时，上级文字工作部门也没有及时开辟基层秘书人员向省市流动的通道，使基层秘书人员的上升渠道逾来逾窄，影响了优秀人才投身基层秘书工作的积极性。其次，社会上没有应有地位。各单位对秘书人员更多的是从“秀才”、“笔杆子”角度去观察和使用，而对秘书人员的其他潜力则少有发

10、掘和培养，加之一些影视作品对秘书形象的扭曲化宣传，使不少人对秘书工作望而却步、敬而远之。再次，经济上缺少适当待遇。秘书人员经常需要在夜深人静的时候独自笔耕，经常加班加点，但大部分单位对这一岗位既没有明确相应的岗位津贴，也没有建立有效的激励机制，使秘书人员感觉付出与回报不相称，久而久之工作积极性大打折扣。 (四)培训过少限制了素质提高。基层由于选择范围十分有限，秘书人员大多专业不对口、业务不熟，迫切需要加强业务培训。但受师资等因素的影响，本级开办业务培训班有心无力；省市各级则很少对基层秘书人员开展业务培训。基层文秘人员的成长更多地是靠老秘书的“传、帮、带”，素质能力提高缓慢。 三、对策建议 一要

11、从体制上理顺，不拘一格选。根据秘书岗位的特点，打破僵化的选拔机制，做到不拘一格选人才。要“降低门槛”选。文字工的学历层次、专业背景固然重要，但对实际工作能力影响更大的是学习能力、思维能力、创新愿望、责任意识。因此，在基层秘书人员选拔过程中，要“降低门槛”，重点考察其思想的成熟深度、工作的进步速度、作风的刻苦程度，做到不唯学历、不唯专业、不唯年龄，真正将适合的人才选拔进来。要放宽视野选。破除在现有行政在编人员中选人的固有框框限制，将大专院校毕业生、基层企事业单位中的优秀人才纳入视野。特别要争取省、市支持，每年定期招录一定数量的大中专毕业生充实到直机关单位和乡镇，强化人才储备，逐步建立起稳定的秘书

12、人才梯队。要广开绿灯选。赋予“凡进必考”政策一定的灵活性，允许基层用人单位在政策范围内组织针对性的小规模招聘考试；对写作能力突出、工作十分需要的人才，要特事特办，建立工作调动的绿色通道，解决基层单位普遍存在的“借调”问题。 二要从待遇上保障，创造条件引。坚持“以事业留人，以感情留人，以适当待遇留人”原则，对秘书人员高看一等、厚爱一份，形成良好的用人导向，引导社会优秀人才向秘书队伍聚集。政治上要多关心。一方面，加强秘书岗位与其他岗位的横向干部交流，有计划分批次将政治成熟、工作能力较强且工作时间较长的秘书人员安排到其他岗位甚至领导岗位；另一方面，省、市文字综合部门招录秘书人员，应重点考虑基层秘书人

13、员群体，为基层秘书人员向上流动提供绿色通道，加强基层秘书人员与上级秘书人员间的纵向交流。经济上要多关爱。适当提高秘书人员待遇，如根据秘书工作的特点，建立上稿激励制度、加班补助制度等。生活上要多关照。对秘书人员子女入学、家属就业等实际困难和问题，领导应主动伸出援助之手，在政策和条件许可的范围内，尽力帮助解决，使秘书工作人员能安心工作。 三要从管理上着力，加强锻炼育。在加强秘书人员选调的同时，要高度重视现有秘书人员的管理与教育。工作中要敢于压担子。要有意识地出题目、压担子，甚至给秘书人员交办一些超过其现有能力和水平的工作任务，鼓励其独立自主地大胆开展工作，帮助秘书人员跳出固有思维、克服依附心理，加强学习，深入调研，系统思考，在实际工作中不断锻炼能力、提高素质，成长为行家里手。培训上要勤于搭台子。在建立秘书人员定期培训和新进人员岗前培训机制的同时，加大上派挂训力度，适时安排秘书人员到上级对口部门跟班学习，了解工作规则，掌握工作规律；加大调查促训力度，经常性地组织秘书人员深入基层开展调查研究，锻炼发现问题、分析问题、解决问题的能力；加