商品购销存管理流程

1、商品购销存流程管理办法（试行）第一章 总则第一条 为了加强公司商品购销存管理， 结合公司日常业务活动，特制定本管理办法。第二条 本办法适用于公司所有经营业态， “物资采购”、“库存商品”或“委托加工商品”依据质量管理手册，并由财务部门纳入科目核算的商品购销业务。第三条 所有购销业务运作前均需提供销售利润测算表，以利于监控业务资金、费用、利润的进展情况。第四条 按照公司合同管理制度 ，各项业务均需签订合同， 保障公司合法权益。第五条 各项业务均需理顺流程， 完善入库出库等业务环节， 降 低经营风险。第二章 采购管理第六条 商品购进前需要由经营部门提供供应商资质， 由质量部 按照 GSP 及 IS

2、O9001 相关规定审核通过后，方可进行采购。第七条 经营部门拟定采购合同，按照合同管理制度要求， 经审批后与供应商签订合同。 如合同未及时履行相关手续， 须提供供 方单位盖章的合同传真件， 方能开展后续业务， 正式合同须在收到合 同传真件后 10 个工作日内交合同管理部门存档。第八条 商品到货后， 由质量部门负责质量验收， 如商品质量验 收不合格，由质量部门按照 GSP 相关规定处理。 合格商品 由保管员 验收商品数量并填写商品入库单（供货单位、品名、规格、数量等， 包括存根联、验收联、业务联、记帐联、结算联） ，质量部门在各联 次加盖“质量验收”章，将业务联、记帐联、结算联转交经营部门，

3、由经营部门填写入库商品的单价、 金额，并将记帐联转交财务部入商 品帐。同时经营部门在公司业务系统中录入采购入库单， 由财务部审 核。以上工作在商品入库后 2 个工作日内完成。 商品入库单各联次情 况如下：存根联：仓库留存；验收联：质量部门留存；业务联：经营部门留存； 财务联：经营部门填写入库商品单价、金额后交财务部入帐； 结算联：经营部门填写入库商品单价、 金额，取得供货单位发票， 附在发票后交财务部；收购业务凭此联开具农产品收购发票 。第九条 货款支付按照商品采购资金支付管理办法执行。第十条 委托代购业务与直调业务由客户确认商品质量， 或以客 户回款为依据，由经营部门按照上述规定办理入库手续

4、。第十一条 收购农产品的特别规定：（一）收购区域 ：限于本省（二）收购对象 ：直接从事中药材种植、 养殖、采集的个人（以 下简称“药农” ）。（三）收购原则 ：1、收购品种必须符合地道、优质药材产区原则；2、收购数量应当符合药农种植规模； 3 、收购单价与当地市场行情相适应。（四）收购条件：满足最低毛利率的要求1、占用资金在 90 天以上（含 90 天），毛利率不低于 10 ； 2 、占用资金在 30-90 天以内（含 30 天），毛利率不低于 7；3 、占用资金在 30 天以内，经营毛利率不低于 4 ；（五）办理中药材收购业务必须提供的资料： 1、药农身份证复印件；2、产地乡镇、村级或农场等

5、有关管理部门出具的农业生产 者生产经营情况证明 （简称“地产证明” ），内容应包括药农姓名、 身份证号、种养场地面积、中药材商品名称、 销售数量、销售金额等。3 、药农收到货款的收据（加盖手印） 。要求： 身份证复印件、地产证明药农姓名必须一致；4 、遇到收购数量较大时（ 50 万元以上），需有专人现场拍摄 资料以备案。（六）开具收购发票：商品入库和货款支付手续办理完毕后， 财务部对入库单、 地产 证明、药农身份证复印件等相关资料的一致性进行审核后， 通知经营 部门填开成都市农产品专用收购凭证 ，以下简称“收购发票” 。经营部门经办人需对收购发票进行复核， 并在“发票联” 上签 字备查。发票开

6、具人员应将已由经营部门经办人在背面签字后的药农 身份证复印件和 “地产证明”，粘贴在发票联背面以备税务机关核查。第三章 销售管理第十二条 商品销售前需要由经营部门提供客户资质，由质量部按照GSP及IS09001相关规定审核通过后，方可进行销售。第十三条 经营部门提供销售合同，按照合同管理制度要 求，经审批后与客户签订合同。第十四条 经营部门根据“销售合同”在业务系统中录入“销 售订单”，根据“销售订单”录入并打印“销售单” （共 5 联），储运 部门安排发货（发货数量不得高于经营部门通知数量） ，根据实际发货情况填写“实发数” ，在仓库联、随货同行联加盖储运部章，根据 客户确认开票数量在业务系

7、统中录入“销售出库单” ，损耗部分在业 务系统中做损耗出库处理。存根联：交经营部门留存；发货联：仓库留存；客户联：随货同行交客户；结算联：经营部门留存，作为申请销售发票的依据；财务联：发货后即交财务部留存；“销售单”各联分发工作在发货后 2 个工作日内完成。第十五条 开具销售发票时由经营部门填写 “发票申请单”，并 附销售单结算联，经审核后由财务部开具发票，业务员领取发票“抵 扣联”与“发票联”，并在“记帐联”上签字。特别规定：现款业务如果发货数量与客户确认收货数量一致， 免填“发票申请单”，直接在“销售单”结算联上注明客户的税务、 银行相关资料即可。发票申请单的审批权限：1、2、部门经理：金

8、额 5 万元（含）以内的开票业务。 分管领导：特殊情况急需先开票后补手续的开票业务； 金额 5 万元以上的开票业务。第十六条 开具销售发票后，财务部门将“销售单”的财务联 与结算联作为发票附件入帐。第十七条 销售退货与换票业务票据处理流程的规定：一、 销售发票开具后发生的退货业务（一）退货业务发生在开票的当月（公历月份） ，财务部门开 票员在收回的发票联 （增值税专用发票还包括抵扣联和记账联） 上加 盖“作废”章，同时作废销售单即可。（二）退货业务发生在开票的次月（含）以后（但属增值税 专用发票认证期内，即自开票之日起 90 天以内）时，经营部门需提 供下列单据交财务部门开具红字销售发票：1

9、、红字销售单结算联（注明原增值税发票号） ；2、企业退货证明单，并由质量部门注明“已验收”字样；3、原发票联（交客户的原销售发票所有联次）和客户主管税 务机关开具的开具红字增值税专用发票通知单 。对于医疗客户，如无法收回原发票联，业务部门必须取得经 退货单位签字认可的红字销售单存根联， 并由本部门指定专人负责保 管和整理归档，以备税务机关检查之用。特别规定：根据现行税法规定，不得根据收回的已超过认证 期的专用发票联和抵扣联， 开具红字发票以扣减销项税额， 故一律拒 收客户退回的已超过认证期的专用发票联和抵扣联。二、销售发票开具前发生的退货业务（一）退货业务发生在当月（公历月份） ，财务部门和经

10、营部 门同时作废销售清单即可。（二）退货业务发生在发货的次月（含）以后，经营部门需 提供下列单据交财务部门做扣减当期销项税额的账务处理：1、红字销售单记账联；2 、退货单位盖章认可的企业退货证明单 （附表）原件或 显示传真日期和对方电话号码的传真件， 并有质量部门注明 “已验收” 字样。三、换票业务财务部根据经营部门提供的下列资料，重新开具红字和蓝字 销售发票：一）发票申请单，并注明“换票”字样；（二）原发票联（交客户的原销售发票所有联次）和客户主管税务机关开具的开具红字增值税专用发票通知单退货单位将原发票及其他联次同时交回时，红字发票联不交 给退货单位； 退货单位无法将原发票退回时， 红字发

11、票联交给退货单 位。四、其他规定财务部门必须在单据齐全时方可开具红字发票，如遇特殊情 况急需先开票后补手续时， 需经相关负责人签字同意后办理， 所缺单 据必须在发票开出后 3 日内补齐，否则将暂停办理该部门下一笔业务 的开票事宜。第十八条 应收帐款管理的规定：（一） 业务经手人负责应收帐款清收， 并纳入个人绩效考核。（二） 客户回款后，经营部门提供销售回款核销单 ，财务 部门复核后进行帐务处理。（三）每月底财务部门提供应收帐龄分析表，督促经营部门 清收应收帐款。第四章 库存管理第十九条 仓库管理部门严格按照公司 质量管理手册与 ISO 相关管理制度对仓库进行管理。第二十条 仓库应及时办理实物出入库，做好出入库单据的传 递工作。第二十一条 按经营需求，仓库负责组织商品的加工整理，并及时向财务部门提供相关商品加工整理情况说明与出入库单据。第二十二条 每月结帐后财务提供商品帐面库存，由业务部门与 仓库负责核对，并签字由财务存档。第二十三条 每季度由仓库组织实物盘点工作，经营部门配合, 财务部门监督，保证帐实一致。第二十四条仓库管理部门每月至少一次向主管领导书面汇报库 存商品情况。第五章总 则第二十五条 本办法自二零一零年七月一日起执行。附表:发票申请单分管领导:部门经理:申