信息交流与沟通管理规定

1、1 目的为确保本公司质量管理有关信息的交流和沟通及时、顺畅，以有效保障本公司质量管理体系有效运行，特制定本规定。2 范围本规定适用于公司内部信息交流与沟通和公司与各相关方信息交流与沟通的控制。3 职责3.1 总经理负责公司对内对外重大信息交流与沟通事项的决策3.2 办公室负责对内对外信息交流与沟通的管理3.3 各部门负责本部门职能范围内交流与沟通的实施4 工作程序4.1 内部信息交流的主要内容：4.1.1 法律、法规和其他要求的遵循情况。4.1.2 目标、指标、管理方案完成情况和效果。4.1.3 内审、外审、管理评审结果。4.1.4 各部门之间的日常联系、常规报表、其他信息通报等。4.1.5

2、员工的建议及意见。4.2 外部信息交流的主要内容：4.2.1 来自供方信息4.2.2 来自上级部门的信息4.2.3 来自市场及客户的信息4.2.4 其他外部相关方的信息4.2.5 公司的管理要求相外部传递的信息4.3 信息接收4.3.1 内部信息接收：4.3.1.1 通常采用文件、会议、电话（传真）等方式传递各种管理信息。4.3.1.2 各部门以文件方式接收信息时，按文件控制程序的要求，作好文件接收登记。4.3.1.3 公司及各部门召开会议时，由会议组织者负责做好会议记录，各参会人员使用会议记录本记录会议内容。4.3.1.4 各部门建立电话（传真）记录本以记录各种电话信息和传真信息。4.3.2

3、 外部信息接收：4.3.2.1 由公司委派参加的各类会议，参会人员使用会议记录本记录会议内容并收集会议的各种资料。4.3.2.2 以外来文件方式接收信息时，按文件控制程序有关外来文件管理的要求进行登记。4.3.2.3 各部门建立电话（传真）记录以记录各种外来的电话信息和传真信息。4.4 信息处理4.4.1 以（内部、外部）文件形式接收、传递信息时，其处理方式按文件控制程序的要求执行。4.4.2 以会议形式接收、传递信息时，其处理方式由会议组织或委派部门（人员）确定。通常，在会议结束后按会议委派人员指定时间由会议参加人员进行专题汇报；或在会议（如招投标会议、商务洽谈会议）期间以电话、传真方式随时

4、报告。会议组织或委派部门（人员）对会议内容及会议资料的传递范围、处理方式提出明确要求。4.4.3 以电话（传真）方式接收（内部、外部）信息时实行“首问负责制”，即由接收人填写电话（传真）记录以完整记录接收的信息。接收的信息为本部门职责范围内的事项时，由接收人提交责任人员处理，责任人员将处理结果记入电话（传真）记录。接收的信息为非本部门职责范围内的事项时，由接收人填写信息联络单提交责任部门处理并记录信息联络单的提交时间和接收人。责任部门将信息联络单的接收时间及处理结果记入本部门电话（传真）记录。4.5 传递4.5.1 内部信息传递：4.5.1.1 内部信息的传递以文件、会议和电话（传真）等方式进

5、行，对传递过程的控制按照 “4.4 信息处理”环节的规定进行。4.5.2 对外信息的传递:4.5.2.1 以本公司名义向社会各相关方提供的方针、承诺（合同、担保文本、投标书以及向各相关方提供的书面答复等）、经营管理数据和质量环境管理规定时，传递前由总经理或总经理授权人员审批。以确保对外传递的信息具备良好的准确性、完整性、保密性和可追溯性。4.5.2.2 为确保各项业务和活动有效开展、质量环境管理措施有效实施而对外传递的说明、介绍、告示、警示等，由其主责部门负责人对其内容进行审批，由指定人员按规定的要求和时限进行传递。4.6 归档各部门使用的会议记录本、电话（传真）记录为长期保存的记录。会议记录本、电话（传真）记录由使用部门保存二年后移交办公室保管。5 相关文件5.1 文件控制程序5.2 记录控制程序6 记录6.1 会议记录本 QWGLZD-02-0120096.2 电话（传真）记录 QWGLZD-02-0220096.3 信息联络单 QWGLZD-02-032009附：信息交流与沟通管理规定流程图责任部门相关表单YYNN记录归档信息传递审批是否重大信息处理信息接收内 部信息的分类外 部公司的管理要求向外部传递的信息外部相关方的信息市场及客户的信息上级部门的信息员工的建议和意见各部门之间的日常联系、报表、信息通报等内审、外审、管理评审结果目标、指标、管