黄陵矿业OA公文系统用户使用指南.

1、黄陵矿业OA公文系统用户使用指南黄陵矿业OA公文系统用户使用指南2014-02-25目录第一章 基本设置- 3 -1.1输入访问地址- 3 -1.2设置可信站点- 3 -1.3安装控件- 5 -1.4桌面快捷方式的创建- 6 -第二章 系统登录- 7 -2.1登录页- 7 -第三章 公文系统- 8 -3.1发文管理- 8 -3.1.1拟稿- 8 -3.1.2核稿- 11 -3.1.3审稿- 12 -3.1.4签发- 13 -3.1.5排版- 13 -3.1.6盖章- 15 -3.1.7文件分发- 16 -3.1.8文件签收- 16 -3.2收文管理- 17 -3.2.1新建收文- 17 -3.

2、2.2拟办- 18 -3.2.3领导批示- 19 -3.2.4主办人意见- 19 -3.2.5处理结果- 19 -3.2.6处理环节返回- 20 -3.3 一步分发- 20 -3.3.1 拟稿- 20 -3.3.2 排版、盖章、分发- 21 -3.4文件归档- 22 -3.4.1发文档案归档- 22 -3.4.2档案查看- 23 -3.4.3收文档案归档- 25 -第一章 基本设置1.1输入访问地址打开浏览器，IE或者360等基于IE内核的浏览器都可以，在地址栏输入地址192.168.10.244进入系统。1.2设置可信站点在打开菜单栏中的“工具”选项，然后选择“Internet选项”，进入设

3、置选择“安全”选项，点击“可信站点”，再点击“站点”进入站点设置将“对该区域中”前面的对勾取消，然后在“将该网站添加到区域”下面输入192.168.10.244，再“添加”就完成了对可信站点的设置1.3安装控件登录窗口右上方会有一个“控件下载”的选项，点击它完成下载。下载成功后，打开压缩包，点击OaControle-power.exe控件安装程序；然后点击“下一步”直到安装成功。1.4桌面快捷方式的创建首先说明下这只是一个小技巧，不是必须做的。在登录窗口左边空白区域内，点击鼠标右键，选择红框所示的选项在桌面创建快捷，在之后的登录中可以方便的从快捷方式直接进入，而不需要再输入网址。第二章 系统登

4、录2.1登录页如下图所示，是黄矿OA的登录页。注：用户名：中文姓名或姓名的拼音全拼密 码：123456（默认密码）下图是登录进系统后的首页效果图，“公文管理”是用来做公文流转的模块，收发文都在这个模块中，用户当前需要处理的文件，都将在“待办事宜”显示处理，而上级单位分发的文件都将在“公文中心”显示，这里用于签收文件。第三章 公文系统3.1发文管理3.1.1拟稿（1）进入系统后，点击左边公文管理，选择“发文管理”，然后点击右边“新增”，进入到拟稿环节（2）新增发文之后，会弹出发文表单，在编辑内容之前，首先要选择对应流程，其次选择发文文种，最后输入标题，做完这三步才可以编辑文件内容。（3）这是一个

5、文种的选择界面，根据文件的具体性质在中间选择提供的文种，双击或者单击文种点“选择”按钮，然后确定，点击表单右上方“编辑正文”。（4）编辑正文的时候，我们建议拟稿人在自己电脑上先拟好文件，然后将内容复制粘贴到OA的编辑窗口里，编辑好之后，点击右上角“返回”按钮，系统自动保存文件。（5）文件编辑完成后，表单右上角此时会显示出一个“提交”的按钮，点击提交拟稿则环节完成。（6）提交之后，系统会提示下一环节处理人选择，点击“地址本”，弹出当前拟稿人所在部门的其他人员信息，如果要给本单位其他部门人员提交，点击“本单位人员”，就可以看到全单位的人员信息，“我的群组”是个人建立的常用联系人组。3.1.2核稿（

6、1）进入首页后，在待办事宜中会显示你当前要处理的文件，点击文件名，进入文件处理界面。（2）进入到文件处理表单，可以看到当前处理环节是属于流程中的哪一步，点击“编辑正文”可以对文件进行修改，如果不做修改则点击“提交”，流转至下一环节。（3）点击“编辑正文”后，会弹出word窗口供用户修改文件，左上方有“显示留痕”，这个功能是模仿纸质文件实现的，下图是用户删除了文件中的一句话后，点击“显示留痕”所出现的效果，被修改内容会以另一种颜色进行呈现，而且鼠标放在上面时，可以显示出是谁在什么时候做的修改。3.1.3审稿（1）主任或者文书核稿完成后，进入下一环节，即领导审稿环节。领导登入系统，在待办中找到要审

7、核的文件，点击打开表单。（2）“查看正文”可以对文件进行阅览，点击“填写意见”，对文件进行批阅。（3）点击“填写意见”后，系统会弹出如下对话框，左边的红框是系统维护进去的常用语，选择的方法和提交时选择下一环节处理人相同，右边的空白处，将会展示预提交的批语，这里也可以直接手动输入批语。（4）提交，方法和拟稿提交的方法一致，不做赘述。3.1.4签发签发的操作和审稿是一样的，就不做过多的介绍。3.1.5排版（1）领导签发后，文件会流转到套红头的环节，套红人员进入系统，点开要处理的文件后，会弹出如下图的界面，首先点击“获取文号”，或者手动输入文号；然后点击右上方的“排版”按钮，进入到排版的界面。（2）

8、进入到排版界面，word左上角会有一个“文件套红”的菜单，点击它选择对应的红头文件，然后点击“文件清稿”，套红完成点击右上角“返回”选项。（3）点击“返回”之后，系统会弹出如下的对话框，选择“确定”即保存套红样式，“取消”则需要重新套红。（4）提交，方法前面已经讲过，不做赘述。3.1.6盖章（1）盖章人员进入到系统后，点击待办中待处理文件，进入表单界面，再点击表单右上角“编辑正文”，进入到盖章的界面，如下图。鼠标点击文件中预盖章位置，然后点击屏幕左上方“加盖印章”菜单，选择印章，输入密码即可进行盖章（印章是涉密的，此环节不以带印章的图做示例）。（2）如果是需要用软航的ekey进行盖章，在安装好

9、驱动后，word窗口会出现一个如下图所示的菜单“NOTO安全签章”，鼠标选择预盖章位置，点击“NOTO安全签章”后选择“EKEY盖章”，选择EKEY名，输入口令，确定之后再输入印章密码，即可完成盖章。 3.1.7文件分发（1）文件分发人员，进入系统后，打开待办文件，会弹出如下图的窗口。根据要分发的对象，确定“机构选择”或者“人员选择”。然后点击“分发文件”。（2）分发完文件后，点击右上角的“送归档”然后再点击“流程结束”，则公文不再流转。3.1.8文件签收（1）收文员进入系统，在首页中的“公文中心”中点击查看文件。（2）打开文件后，系统会显示下面的界面，分发的文件以附本的形式显示，双击即可打开

10、文件。（3）点击“查看详细信息”后，系统会显示文件的签收记录，如下图红框中所示。3.2收文管理3.2.1新建收文（1）点击公文管理菜单，选择“收文管理”，点击右边“新增”按钮，即可进行新的收文创建。（2）点击“新增” 后，系统会弹出如下图所示的收文表单，首先选择收文流程，然后表单中所有表星的内容，这些都是必填的信息，然后“保存”。（3）鼠标向下滑动，会找到一个附件框，点击绿色的加号，添加附件，并保存为正文，然后提交，提交的方法和发文一样。3.2.2拟办（1）主管部门领导进入系统，从待办中选择要处理的文件。（2）打开表单后，可以查看到当前环节的名称，然后点击“查看正文”，对文件进行阅览，最后点击

11、“填写意见”，进行批阅，批阅的内容会呈现在“主管部门批办”的意见栏里，这说明批语意见填写完成。（3）提交，提交的方法和发文相同。3.2.3领导批示领导批示的操作方法和主管部门批办相同，就不做过多描述。3.2.4主办人意见该环节的操作和上面2个环节相同，不做过多描述。3.2.5处理结果该环节操作方法和上述环节相同3.2.6处理环节返回部门落实文件内容后，文件会自动流转到流程发起人，发起人打开文件，点击“结束流程”则整个流程进行完毕。3.3 一步分发3.3.1 拟稿和一般发文新增的方式一样，打开公文管理，选择发文管理，然后新增，进入到表单。编写正文前，选择流程为“一步发文流程”，选择文种，输入标题

12、。然后进行正文内容的编写，然后提交，这个一般用于发一些通知，所以默认的下一环节处理人设为拟稿人自己。3.3.2 排版、盖章、分发进入系统后，打开表单，先获取文号或者手动输入文号，然后点右上角“排版”，对文件进行套红，套红完成后，返回表单并保存，最后选择文件接收对象点击“分发文件”，将文件分发出去。完成这些以后，选择右上角的“送归档”、“流程结束”，结束公文的流转。3.4文件归档文件归档的权限默认为单位管理员3.4.1发文档案归档（1）管理员登入系统，选择左边导航中的“文档管理”，然后点击“发文档案”，如下图所示，然后选择打开右侧的“进入案卷管理”。（2）选择“待入卷文件”，在系统页面中间找到要

13、入卷的文件，并选择该文件，点击右上方的“入卷”，系统弹出一个对话框，选择确定入卷。（3）确定文件入卷之后，系统会弹出一个“选择入卷目标”的对话框，如下图，此时可以在左边的红框中找到档案的目录，根据文件的性质，选择对应的入卷位置，选择后，右边的类别和编号会出现变化，然后点击下方的确定，完成归档。3.4.2档案查看（1）档案员进入系统，选择文档管理下发文档案，选择如下图所示红框内的“发文档案”，进入档案系统。（2）进入档案系统后，系统会出现如下图所示的页面，在左边方框内选择对应目录（刚才是将文件保存在行政事务中），然后在右边红框区域内找到要查看的档案，左键点击打开。（3）点击“原文”即可打开档案，这里的“有权查看人”默认的是参与公文流转的