会议管理系统解决方案16-7-4

1、会议管理系统解决方案一、系统背景威尔会议管理系统广泛用于企业、政府事业单位、校园等内部会议的管理中。 “预约”解决的是“空间”资源的管理问题，即通过科学有序的安排完成会议室 空间资源的占用。"签到”解决的是“时间”资源的管理问题，创建会议的同时, 主要管理参会人员是否准时参会、退会，通过数据分析形成出勤相关的数据统讣.在企业中，会议管理分为粗放型管理、人工型管理、智能型管理以下三个情 形：粗放型管理：这类管理方式对会议室和参与人员的使用不做严格的限制，可 以随意在某个会议室召开会议，会议的召集和会议资源（投影设备、网络设备、 茶水服务、清洁服务）由召集人用传统的电话/QQ等人工通知的

2、方式通知、传 达。这种方式使得会议的协调性比较差，如果需要辅助丄作配合，在安排这些工作 的上传下达所浪费的时间很多，影响会议安排，不利于办公效率的提高.人工型管理：这类管理方式釆用山专门的部门或人对会议室的进行安排，所 有会议的召集、相关的会议资源也有此人进行协调.这种方式虽然只有一个人或 一个部门统一管理，但对整个工作流程来说，有依可寻，从而提高了会议室的管理 效率，缺点是对于工作的“痕迹"管理来说，还停留在人工记录或简单的电子表 格记录。智能型管理：智能触屏设备、移动端应用、后台管理软件联合通用，管理人 员在后台软件上将系统规则和会议相关资料等定义完备，每位员工均可根据实际 需求

3、通过手机端或者后台进行会议的预约，当成功预约会议且通过审批时，参会 人员会得到一条短信/邮件或手机移动应用的提醒，通知每一位参会人员会议的 起始时间、地点、会议主题等相关信息，并且，在会议室外的设备显示此次会议 的主题、时间、参与人员出勤状况等。整个过程中未出现人与人的直接交互，全部是人与系统之间的交互，流程准确、规范、科学，节约了时间，提高了效率， 有效的编排了会议室资源并使其得到合理的利用。二、系统简介威尔会议管理系统是集预约、签到功能于一体.会议组织人员可通过“预约 大表”一目了然的查找到符合需求的空闲会议室，通过“预览一键式”预约，即 可完成会议室的占用，参会人员只需在会议前进行刷卡签

4、到，即可完成会议岀席 状况的记录统汁，无需手工记录及统计。终端签到设备为触摸大屏设备，用于人 员签到、展示会议信息、临时预约会议、签到信息查询等.统计报表会议预约下发到终端©软件预约终端预约会议人员身份识别会议监控三、产品売点:右键预约，一键操作一-用户通过预约大表可直观的看到会议室占用情况，运用 条件筛选等快捷搜索按钮，可定位出符合开会条件的会议室mow iMMtw «aw9 srsw Hhmen wnm flaw区l.闿a庆wW5B « O tfiMi g la< 2016/5/31 斥朋五(2 ><14*MUNIHMMMM«*0l

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6、、临时会议等多种方式，针对不同的使用情景选择应用不同的会 议类型。签到统计，自动分析一一参会人员在会议智能终端上刷卡签到后，系统自动搜 集、传送岀勤数据，后台进行统计,形成汇总或明细报表及部门汇总或明细.会议预约细0兀.：o 4»u Brmwwd-a»x 。壮l今taw* 21WW»3*»«« 、 abtirHEe®?.tMaCM，£»M.>Uwfl*#3JM;、X'MIM'»1»01 >» 00aJ U9Av *3 MUZ X J »&

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10、9 >亠Oarbx14«5UM大屏展示，尽显形象-一用户可自由选配的智能会议终端有35寸、8寸、10寸触摸屏、21.5寸触摸屏等。在21. 5寸的设备中将展示会议时间、会议室名称、会议名称、承办单位、签到状况等，是彰显了企业形象。临时预约，一触即发一-在10寸、21. 5寸终端设备中，用户可以临时预约当 天的会议室，方便用户快速高效的实现临时占用。15:33:20令* 2015/5/13C返回今日会议安排Q « 00510 30Q 12 CO £13:30R第旳化卑台RWW论金琏 adnmQ I4:»$17:1OR产那什审孟Q. iwHin 18

11、40£20:00R 幻化平 色前期饲 论会Q adnin临时復约品质髙端，内外兼备一威尔各类型的会议智能终端外观精致、高端;设备品质 一流，十多年来，因极低的返修率和极长的使用寿命广受赞誉.15 33:202015/5/13 星期 11巴厘岛会议室距下场会议开比还右1:20:55签 HSig歧会址宜投G仪出坝故跨停使用.可宦吋侵用VIP会欧室慕月冷M不侵it©细四、终端设备会议系统支持多种型号、尺寸的智能终端设备：3o 5寸、8寸、10寸、2】5寸,其设备参数分别为:智能会议端设备参数项目2】5寸内客10寸8寸屏竟21.续寸液肆：1920*1080）1CT?EBW( 102

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