论工程项目实施阶段的沟通协调管理

1、论工程项目实施阶段的沟通协调管理【摘要】在工程项目实施阶段，沟通协调管理至关重要。提出了现阶段工 程项目沟通协调管理中存在的问题， 并对项目实施阶段的沟通协调管理措施进行 了阐述，以确保项目各种目标的实现。【关键词】工程项目；实施；沟通协调；管理1 引言工程项目建设是一项有计划有组织的系统活动， 参与者众多，与政府主管、 质量监督机构及社会环境都有着密切联系。 由于各参与者都只是在完成项目总任 务中的一部分， 且都有不同的任务、 目标和利益， 他们都企图指导和干预项目实 施过程。项目中组织利益的冲突比企业中各部门的利益更为激烈和不可调和， 而 项目管理者必须使各方而协调一致， 齐心协力地上作，

2、 这就显示出项目管理中沟 通与协调的重要性 1 。工程项目参与方众多， 各方既有共同目标， 又有各自目标， 既有整体利益， 又有各自利益。 项目各参与方之间存在着依存的利益关系， 因此，需要参与方沟 通和协调，最大限度减少冲突。工程项目沟通协调是指在整个项目生命周期内， 项目各参与方之间项目知识、 信息等在组织内部和组织之间进行共享、 交换和传 递的过程。它是项目计划、实施、控制、决策等的基础和重要手段。项目沟通协 调管理是指广泛采用各种协调理论分析工具和技术实现手段，通过协商、协议、 沟通、交互等协调方式， 对项目相关的部门和活动进行调节和协商， 调动一切相 关组织的力量， 使之紧密配合与协

3、作， 提高其组织效率， 最终实现组织的特定目 标和项目、环境、社会、经济相互间可持续发展的一种管理思想和方法。2 项目沟通协调管理中存在的问题 由于项目组织和组织行为的特殊性，使得现代工程项目中的沟通协调十分 困难。尽管有各种现代化的通讯、信息收集、存储和处理工具，减少了沟通协调 技术和时间上的障碍， 使得信息沟通更加方便和快捷， 但项目沟通协调管理的效 率还不高，主要存在以下几方面的问题 2 。2.1 项目参与方之间缺乏促进沟通协调的激励机制 一是项目组织缺乏积极有效的激励机制。项目参与方之间存在利益冲突， 其权利义务通过合同来明确。 这就导致合同各方只是追求己方的利益最大化， 缺 乏沟通协

4、调的积极性。 无论是承包商还是业主， 均不愿实现网络互联。 即使有电 子版文件， 也要用纸质文件进行信息传递。 因此，沟通协调技术不是解决沟通协 调问题的根本。二是责任不明确。 所谓“明确”是指任务的输出结果要规定清楚， 即向下游任务提供信息的数量和质量。 实质上，项目参与方之间可以通过采用先 进的沟通协调技术提高效率来创造出更多的价值。2.2 项目沟通协调主体间落后的组织模式 传统的组织理论强调分工和集权，导致了层层繁复、等级森严的金字塔结 构。项目建设中表现为科层式的线性结构。 其纵向沟通协调方式决定了信息只能 通过层层传达给相应的接收方， 结果必然导致信息的延误、 失真等。 传统工程建

5、设组织中，从最上层的业主到最基层的一线生产人员，中间存在若干管理层次， 信息传递要经过漫长而曲折的转换过程。 研究表明， 在信息传递过程中， 多一个 管理层次就等于多一次出错机会。据统计，信息沟通问题是导致工程成本超支、 工期拖延、 质量缺陷以及索赔与争议等现象的首要原因。 因此，沟通协调管理对 工程项目的影响很重要。2.3 项目缺乏先进的沟通协调技术支持 传统的信息沟通协调方式比较单一，缺乏多样性。目前，还是以纸质文件 作为主要的信息载体， 其主要弊病就是成本高和不快捷。 随着新的电子化信息技 术的出现，虽然减少了信息沟通协调时间，提高了信息质量（如CA3用），但是这些沟通协调方式却不能整合

6、起来，即信息沟通协调方式缺乏“弹性”。2.4 项目沟通协调的其他问题现代工程建设项目规模较大， 参加单位多， 项目技术复杂， 新工艺的使用， 专业化和社会化的分工， 以及项目管理的综合性和人们的专业化的矛盾增加了交 流和沟通的难度， 造成每个参加者沟通面达， 每个人都存在着复杂的联系， 需要 复杂的沟通网络 3 。由于项目是一次性的， 项目组织都是新的成员、 新的对象、 新的任务， 所以一个组织从新成立到正常运行都需要一个过程， 都会有沟通上的 困难，容易产生争执。3 项目实施阶段沟通协调管理的措施3.1 技术沟通协调 提高设计图纸的质量，减少因技术错误带来的协调问题。首先，设计应该 充分考虑

7、业主的要求， 在初步设计阶段就应详细了解业主的要求， 调查与项目有 关的详细资料， 在设计过程中要与业主保持尽可能多的交流。 其次，设计过程中 要加强不同专业间的协调工作。 整个项目的设计是否协调关系到工程质量的优劣， 而图纸会签是各专业协调的有效手段。 一般各专业设计人员对本专业深化设计的 部分都较为严密和完整， 但与其他专业的交叉部位、 接合位置就不一定考虑细致 和周全。这就需要在图纸会签时找出问题，并认真落实，加强图纸会签工作，从 深化设计上解决交接部位的技术细节。 再次，图纸会审与技术交底也是技术协调 的重要环节。 图纸会审应将各专业的交叉与协调工作列为重点， 进一步找出和解 决设计中

8、存在的技术问题。 认真的技术交底是让施工队、 班组充分理解和掌握设 计意图、施工中各个环节的施工工艺、 技术要求和工程验收规范， 减少交叉协调 出现问题。最后，针对具体的项目，如果采用新技术、新工艺的，要让技术人员 充分掌握技术参数和工艺特点， 加强相关专业间的技术交流， 避免协调问题的发 生。为满足施工的进度要求， 必须根据工程的阶段合理、 有序地安排各专业进入 作业面施工， 即注意专业特性与工程的阶段特性相结合、 局部作业面的施工特性 与整体施工特性相结合。3.2 管理过程沟通协调 项目协调管理不仅要从技术上下功夫，更要建立一整套健全的管理制度。 通过管理减少施工中各专业的配合问题， 建立

9、以业主、 监理、项目经理为主的统 一领导， 由专人统一指挥， 解决各施工单位的协调工作。 作为项目经理和各专业 的主要负责人， 首先要全面了解和掌握各单位的合同责任义务、 各专业的施工工 序、设计要求和施工验收规范等。 在各专业施工图中发现问题时， 应及时查阅相 关专业图纸，并提请相关专业技术人员商议，采取有效措施共同解决相关问题。 这样才有可能统筹各单位、 各专业的施工队伍， 保证设计施工的每个环节有序到 位。项目实施过程中，需要合理调配人力资源及施工设备，合理优化工艺、土建 结构和设备配置，合理安排项目周期，控制施工风险，实现项目成本最小化、效 益最大化。建立各专业人员的责任制度，由管理层

10、到班组逐级的问题责任制度。建立 奖惩制度， 提高工作人员的责任心和积极性。 同时， 还要充分认识到协调工作的 重要性，做好各专业的协调工作。 隐蔽验收与中间验收是做好协调管理工作的关 键，此时工作己从图纸阶段进入实施阶段， 各专业之间的问题更加直观， 问题更 容易发现， 同时也更容易解决和补救。 因此，应建立严格的隐蔽验收与中间验收 制度。通过各部门的认真检查，可以把问题减到最少。3.3 组织协调 如果选择的项目管理模式不恰当，项目参与各方的纵向工作指令传递、横 向信息的沟通就会不畅通， 就可能加大项目管理的困难， 最终影响项日总目标的实现。因此，选择合适的项目管理模式非常重要建立专门的协调会

11、议制度， 施工中， 业主、项目经理和各专业施工单位负责 人应定期举行协调会议。 对于较复杂的部位和关键工序， 施工前应组织专门的协 调会，使各专业施工单位进一步明确质量标准、施工顺序和责任 4 。不论是会 签、会审还是隐蔽验收， 所有制度均应坚决贯彻并重在落实， 要实行签名负责制。 要加强统一领导，设立相关的奖罚措施，严格实施级级落实，层层负责。同时， 也应从各专业工程款中提取一定比例资金作为协调管理费， 建立协调管理实施的 奖罚制度，将项目各专业施工的协调工作落到实处。3.4 三大目标之间的协调 在项目施工中，要以工期为中心，以质量为根本，以经济效益为核砂心， 要统筹安排， 越是大型复杂的项

12、目， 就越能发挥其有效作用。 业主要全面进行权 衡，使项目在约束条件下达到预定目标。 业主在签署合同时， 要考虑三个目标的 统一，既要工期短，又要成本省，质量好。同时满足三个目标的要求是很困难的， 常常会发生相互冲突的情况， 这时就需要在不同目标之间进行权衡与协调。 因此， 需要寻找可选择的替代方案，再权衡不同方案的优劣。项目实施中，应从技术、 管理、工艺、操作、经济等方面综合考虑施工方案， 力求施工方案在技术上可行， 经济上合理，工艺上先进，操作上方便，从而有利于加快进度，降低成本，保证 质量。4 结语 在项目管理中，沟通与协调是进行各方面管理的纽带，对于项目取得成功 是非常重要的。 现代工程项目施工管理是建立在和谐和科学发展的基础上的， 必 须坚持协调发展和沟通管理的原则 5 。在施工过程中，不仅要将协调沟通看作 是一个信息的过程， 而且要看作是一个组织行为的过程。 充分发挥人的主观能动 性，通过协调和沟通， 克服施工管理过程中的种种困难， 实现管理过程中的各种 目标。参考文献：1 胡波. 浅议项目管理中协调与沟通的重要性 J. 太原城市职业技术学院 学报，