公务接待流程细则

1、公务接待流程细则作者： 日期:公务接待流程细则第一条 前期准备工作一、接待任务下达后， 由行政部长选定接待组具体成员， 并部署相关接待任 务；二、由行政部接待专员负责收集、核对下列信息：（一）来宾单位、人数、性别、职务、住宿天数、抵达时间；（二）主宾饮食忌口及生活习惯；（三）会务是否公开 （ 是否需要拍照或录像） ;（ 四） 与各部门做好沟通 , 要求各部门做好配合 （ 包括在接待期间减少噪音、 走 动等方面）。三、由行政部会务专员负责根据来宾情况制作公司 PT 汇报材料并收集相 关数据, 汇报材料选择：（一）对外披露型材料及数据；（ 二 ） 发展预测型材料及数据。 相关材料必须送董秘审核、

2、主要接待领导批准 ;四、由行政部材料专员负责制作如下材料：（一 ） 来访客人行程单，包括会务、用餐、住宿、参观、欢送等方面的具体 时间安排及接待保障人员的通讯方式 ;（二）接机 /车地的迎接牌，正面为“单位 XX 领导等一行”或者“ XX （姓名） ”，反面为来宾的航班号、车次及联系电话 ;（三）会议席卡；（ 四）制作欢迎词标牌（ 五 ） 准备好公司宣传册。五、由行政部后勤保障专员负责准备、采购以下方面的内容：（一）按照要求预订用餐点、餐标 ;（ 二 ） 预订住宿酒店客房；（三）预订会议室或接待室；（四）根据需求采购酒水、香烟、水果、糕点、糖果、鲜花、茶叶、饮用水 等；（ 五）根据需求准备好餐

3、具、茶具等接待保障用品 ;（六）准备好日常用药品及急救包 ;（七）按要求采购礼品。六、由行政部驾驶班负责保障好接送车辆 :（一）车辆清洗；（二）车辆状况检测 ;（三）车辆加油 ;（四）接送点现场及线路踏勘。七、由行政部保洁组负责对公司大楼进行清洁。八、由行政部职工餐厅做好工作餐的各项准备 , 包括采购和餐具、热毛巾等 方面的准备，包房清洁、灯光及设备检查等。第二条 接机/ 接车一、由行政部长牵头组织好现场接机 / 接车的领导及陪同人员；二、全体接待人员统一按要求着装：（一）相关领导着正装；行政部接待人员着工作服；（二）驾驶员着西服、系领带、黑色皮鞋、带白手套。三、驾驶员及接待车辆的要求 :（

4、一 ） 来宾携带随从的，应当派遣 2 辆以上车辆迎接；（ 二 ） 集团公司中高档车辆应当服从调遣和调配 ;（三）驾驶员不得在车内吸烟或做无关事宜，车辆音响音量不得超过10 标刻；（四）根据来宾的人数备好饮用水，其中 , 月份至次年月期间的接待 , 应当为客人备常温及热饮 ,7 至 9 月应当为客人备常温及冰饮；（ 五 ） 主要来宾应乘坐于驾驶员后排位置 , 主陪领导应坐于副驾驶座后排位 置，行政部接待专员应坐于副驾驶位置 ;（ 六 ） 迎接客人上车时，应当尽可能将车的左侧面对客人 , 以便客人上车；（七）客人上车时 , 驾驶员应当下车为客人开启车门并防止客人进车时撞头；（八）因道路原因车辆右侧

5、面对客人时 , 驾驶员应当下车引导车人从车辆后 侧绕到上车位置；（ 九）行政部接待专员要负责将来宾行李放至车辆后备箱内 ;（ 十 ） 两辆以上车辆接送客人的，首车驾驶员应当放慢车速，照应后车距离， 尽可能形成车队行驶。1、后车不得超越首车行驶 ;2、凡遇红灯 , 首车驾驶员预估后车无法通过的，应当在停车线等候 ;3、一旦后车掉队 ,首车驾驶员应当放慢车速 ,等候后车跟上 ;4、凡遇交通拥阻， 驾驶员不得随意插档、 变换车位 ,应当保证车辆行驶平稳 及车队队形完好。四、现场接机 / 接车时的工作标准 :（ 一 ） 由行政部接待专员持迎接牌在旅客出口等候客人， 接待员站立位置应当 在领导右后侧 1

6、 步距离；（二）宾客抵达时 ,迎接领导应主动上前握手并作自我介绍 ,规范用语是 :“X 领导, 欢迎来到上海。我是上海中技桩业股份有限公司 X职务姓名，您 一路旅途辛苦了，请允许我为您此次行程服务。 ”；（ 三）行政部接待员应主动上前帮助来宾拿行李，并尾随领导步行；（四）上车后，行政部接待专员应在自我介绍后，向来宾递交行程单 ;（五）车队从机场 /车站出发后 ,由行政部接待专员通过手机短信将来宾情况 报告行政部接待组。第三条 迎接来宾进入公司一、由行政部后勤保障专员负责对大院车辆进行清场， 严禁一切车辆不按规 定停放,公司大门口不得停放机动车和非机动车 ; 要事先对楼梯、走道及会议室全 部检查

7、一遍 ;二、由行政部材料专员将欢迎词板放置于公司 1 楼大门口；三、接待接机 / 车人员反馈的信息后，接待组通知相关领导进行现场迎接 :（ 一 ） 根据宾客规格 , 相关迎接人员应当着正装在一楼等候来宾车辆；（二）来宾车辆停靠后， 由驾驶员负责为来宾开车门， 并防止客人下车时撞 头;（三）公司主要接待领导上前与来宾打招呼 , 特别重要的来宾由行政部接待 员负责上前送花；（四）公司接待领导应在在来宾右后侧方位 , 距来宾半步距离，并负责引导来 宾进入公司；（ 五）公司前台应在客人来访前将大厅中的灯光打开， 调节空调的温度 , 营造 光亮舒适的环境 ; 当宾客进入大门时， 要站立向来宾鞠躬致意，

8、并使用规范用语 : “欢迎莅临中技桩业 ! ”（六）接待来宾期间 , 总部各部门员工应当减少楼道内走动 ,正面遇到来宾时 应主动为来宾让路，并侍立向来宾半鞠躬，同时使用规范用语： “欢迎光临中技 桩业”;（ 七）行政部接待专员在来宾下车时应当提前进入大楼，以提前一层的速度为来宾开路、开门；八）进入会场或贵宾室时，应当指引来宾进入主座。主座应面对大门。第四条 会务接待一、由行政部后勤保障专员负责在客人来访前将鲜花、席卡、水果、糖果、 糕点、热毛巾、香烟、饮用纯水、茶叶茶杯以及公司宣传册等准备好。相关物品 的摆放要整齐统一。宾客未到前应准备茶头，茶水到至杯子七分之一位置左右。 此外，要提醒我方领导

9、携带的名片。二、来宾入座时 , 现场倒茶 , 茶水倒至 7 分满。行政部接待人员根据来宾规格 予以现场茶水保障 ,原则上首次 5分钟续水 ,1 小时内每 15分钟续水 ,加水实际情 况根据来宾饮水习惯作适当调整。 加水人员应当站立于宾客的左手位置。 重要贵 宾,行政部应派名接待员应现场侍立保障 ,侍立位置为会场对角线， 人保障来 宾, 人保障公司领导。三、信息部器材保障人员应根据接待规格和领导要求 , 做好现场器材的管理 及摄录工作。四、行政部总裁秘书根据领导要求负责汇报材料的点击。第五条 接待用餐一、根据行程确认单确定用餐标准、用餐地点（公司餐厅 / 外部餐厅）、用餐 时间、用餐人数、酒水和

10、饮料数量、香烟数量等 ;二、提前预定餐厅包房 , 如就餐人员较多 , 包房尽量选择紧邻的位置， 方便席 间走动沟通 ;三、菜单确定根据来宾不同口味、 风俗习惯、 生活忌讳和特殊需要进行菜品 选择;四、接待人员在来宾入席前半小时检查用餐用品是否准备齐全： 餐具、水杯、 红酒杯、白酒杯、餐巾、小毛巾、烟缸、牙签筒 , 以及酒水饮料、烟、茶等五、用餐期间注意环节（ 一）来宾入席、当来宾进入餐厅时，接待人员主动协助迎宾员安排访客入座 ;2、接待人员协助迎宾员挂来宾衣帽 ;3、提醒来宾保管好贵重物品。（二）席间督办、待来宾坐定后 , 服务员撤去多余餐具，取出餐巾展开铺在客人膝上并脱 去筷套；、根据来宾要

11、求斟倒酒水或饮料 ;3、用餐期间上菜的速度事宜 ,上菜顺序冷菜、热菜、汤、点心、水果 ; 如有 外国客人，可在冷菜之后上汤 , 多道点心安排在菜与菜之间 ;、待来宾杯中酒水只剩 1/3 时及时斟倒，根据现场需要开启酒水或饮料；5）客人餐碟中骨渣或杂物堆集较多时及时抽换；6）烟灰缸有两个以上烟头时及时撤换 ;7）当来宾不慎将餐具掉地上或弄翻酒水杯时及时处理 ;）上菜过程中若不小心把汤汁洒在餐桌或来宾身上上, 迅速用干净餐巾垫上或擦干净 ; 以上几点在用餐餐厅服务未及时到位时， 接待人员应督促服务人员 及时处理。（ 三 ） 离席、接待人员在用餐即将完成时 , 一般在上水果的时间段至餐厅柜台结账，

12、收集好财务报销单据 , 并安排车辆等待来宾离席；2、来宾走出餐厅时 , 接待人员协助服务员及时准确地将衣帽取递给本人；3、接待人员在离席的同时检查有无来宾遗留的物品，如有应及时归还 ;4、接待人员引领来宾上车至下一目的地；）如有醉酒的来宾 , 根据性别安排临时接待人员送至住宿酒店安置。第六条 来宾住宿一、住宿前期工作准备（ 一）根据行程确认单确定酒店住宿标准、人数、具体入住日期、天数等 ;（二）行政部提前为宾客预订好酒店房间等待宾客入住（ 三） 一级接待标准需提前在房间内放好如 : 水果、鲜花、 香烟、丝袜等物品。二、入住（ 一 ） 接待人员迎接或陪同来宾至预定酒店，主动帮来宾提行李；（二）接

13、待人员将访客引领至酒店大厅座位休息等待；（三）接待人员收集宾客的有效证件到酒店总台办理入住手续；（ 四）接待人员办理好入住手续后 , 记录访客对应的房间号以便行程时间安排 及时沟通；（五）接待人员将宾客的有效证件及房间钥匙交至本人手中，引领至入住房 间；（六）接待人员告诉客人 : 有无保险箱，饮水方式 , 早餐时间，餐厅位置等， 并询问是否还有其他需要 ;（七）接待人员确认宾客第二天的叫醒时间（ 八）接待人员再次留下自己的联系方式以备访客在行程中及时沟通 ;（九）确认访客的行李已送到访客的房间；（ 十 ） 接待人员至酒店总台落实第二天叫醒时间。三、退房（一） 访客行程结束离开酒店时， 接待人员提醒并检查访客行李是否有遗漏， 主要是电话 , 充电器, 有效证件等（ 二）接待人员主动帮访客提行李至接待车辆放置；（三）接待人员邀访客上车入座并随行至机场、 车站， 视情况准备相应的礼 品，并请宾客对此次接待工作提出意见或建议 （本条适用于一级接待） ；（ 四 ） 接待人员至酒店柜台结账 , 收集好本次接待工作的各类单据凭证。第七条 参观接待一、至公司厂部参观（一）事先告知相关厂部做好接待工作；（ 二）重要贵宾派员至现场指导、协助；（三）宾客从总部出发时 , 通知相关厂部做好准备；（四）按接待规格