公司档案管理制度实施细则

1、公司档案治理制度治理细那么为进一步完善公司的治理体系,建立有效的档案治理制度,实现 档案治理工作的的制度化、规化、科学化,使档案治理更有效的为公 司治理工作效劳,促进公司的可持续健康开展,根据相关法律法规及 规定,并结合我公司实际情况,制定本细那么.、总那么一公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和, 是完整 地、系统地反映公司各项经营活动的真实记录,是考察和研究公司历 史及现状的重要依据.二档案治理工作是公司治理根底工作的组成局部,是维护公 司合法权益的重要工作.公司档案治理工作坚持集中统一的原那么, 由 公司行政与人力资源总监统一负责,统一治理.三公司档案具体工作由档案部进行日常治理,

2、其他各部门在 工作和业务经营活动中形成的装饰工程、基建、科研、文书、音像、 人事、会计、实物等档案均须由公司档案部治理,各部门不得分散保 存.二、档案部门设置及其责任一公司设立档案部并配备专职档案人员,公司档案部的根本 责任为：1、组织实施党和关于档案工作的有关方针、政策、法规和档案 治理部门制订的有关规定、方法、细那么.2、制订本公司档案工作的规定、治理方法和工作方案等.3、在统一领导、分级治理的原那么下根据本专业的治理要求对档 案材料的积累、收集、立卷、归档工作进行监督和指导.4、负责对本公司形成的各门类档案实行综合治理,积极提供利 用.5、办理领导交办的其他有关档案业务工作.(二) 各部

3、门设立兼职档案员,其主要责任是：1、认真执行本公司档案工作的规章制度主动向档案部反映档案工作情况,积极配合其开展工作并接受综合档案室的监督、指导和检查.2、根据本公司各部门归档围负责做好本部门档案材料的收集整理工作并在规定期限向档案部移交,保证本公司档案的完整、真实和 平安.三、档案接收与整理(一) 公司编制文件材料的归档围,根据各部门的责任不同,主 要有以下几个方面：1、行政人事部：(1) 公司各项规章制度、简介、执照、资质证书、经营方案、 治理决策等；(2) 与总部及其他单位往来发文;(3) 行政治理方面,包括：1办公用品治理、采购、出车及维修记录等；2日常治理方面的员工考勤,前台的外出登

4、记、钥匙登记、来 客记录、记录、维修登记、材料收发、设计师排单,公司会议记录、 重要谈话、各种总结、报告、请示批复,员工民主生活会方面的记录 等；3人资部：人事方面的劳动合同、各项协议、员工奖惩、晋升、培训、入职手续、员工资料等.2、铁塔安装部：主要为施工治理手册所包含的容3、机柜部4、财务部：主要包括财务治理中的各种账册、报表、凭证、工资发放,后勤方面的固定资产核算、费用申请等以上各部门归档材料的围有所变更时应及时通知档案治理部门, 以便档案治理及时作出调整.各部门应归档的材料形式包括纸质、音 像及实物文件.二归档文件的等级划分及保管期限需归档的文字、音像及实物材料的分级、保管期限如下：文件

5、等级文件类型保管期限一级秘密文件公司各项规章制度、简介、执照、资质证书、 荣誉、经营方案、治理决策,与总部及其他 单位往来发文,人事力回的各种文件,财务 报表、账册、资产核算,合同及司法文书等永久二级重要文件会议记录、重要谈话、各种总结、才叶、请 示批复、企划方面的宣传方案、形象展示、 涉及工程工程的文件等5年以上三级普通文件员工考勤,前台的外出登记、钥匙登记、 来客记录、记录、维修登记、材料收发、设 计师排单,仓库治理方面的材料进出登记、 核算、保管,档案方面的治理指导、档案保 管、核算、借阅、销毁,后勤方面的费用申 请、办公用品治理、采购、出车及维修记录 等3年三档案编号方法1、以一个立档

6、单位所形成的全部档案为对象,依据公司部门及 业务划分,结合档案的容和档案载体的形式制定编号方法, 便于科学 治理和开发利用.2、档案大类别均以部门前两个字拼音首字母命名,具体为:行政部:XZ人资部：RZ客服部：KF设计部：SJ市场部：SC工程部：GC财务部:CW法务与档案部：FD 企划部：QH仓管部：CG3、工程工程命名.以上七部门主要是设计部、工程部、客服部三部门凡涉及工程工程的档案材料均以工程名缩写为大类别,以南华康城小区 3号楼1单元2号为例,其工程大类编号为： NHKC-3-1-2.各部门涉及工程工程的档案材料具体命名如下：202106.NHKC.3-1-21* *f日期客户地址详细信

7、息4、非工程工程档案命名.由于公文编号受长度,美观等各方面 的制约,鉴于公司正逐步组建开展,现部岗位编制并不复杂且部门管 理统一,对制度/规性文件的页眉文字为靠左公司 VI规标识图形,靠 右为公务编码,一般制度/规性文件均需要编号.无论对对外文件, 页脚格式均为“第X页,共X页,页眉、页脚均使用宋体小五号字, 不加粗,带格式线.以财务部为例：编制方法：202106.CW01.XXX 2021年6月份财务报表其 中202106为日期,CW为财务部编号,01为财务部制定的代表财 务报表的容02为财务凭证等等类推,XXX为其他编号.四归档方法及要求1、归档文件材料必须完整,层次清楚,符合其形成规律,

8、能够准确反映公司生产经营各项活动的真实容和历史进程2、涉及工程工程的,应将档案材料归入同一案卷中；不涉及项 目工程的,先将文件材料按其形成或针对的年度分开, 一般文件归入 文件形成的年度跨年度的规划方案,可归入文件容针对的第一个年 度；跨年度的总结、报告,归入文件容针对的最后一个年度；统计报表、预决算归入针对年度.3、按要求填写卷目录、备考表等表格,拟写案卷标题要求结构 完整,一般应准确概括卷文件材料主要责任者、容、名称.案卷封面 要用黑色签字笔或者黑色钢笔书写.4、 对破损的文件材料在装订的同时应进行加边、修补、或裱糊, 对较大的纸应折叠,并撤除文件材料上的金属物.案卷装订要整洁.四、归档流

9、程一归档时间.各部门不涉及工程工程的材料,应根据材料性 质不同进行整理.凡材料每月整理的一般为行政部、人资部、企划 部、法务与档案部、市场部及设计、工程、客服部门中日常治理的材 料,应在下月3号之前首先整理归档；凡材料按季度或年度整理的, 应在下一季度或下一年度一周首先进行归档.归档应包括材料原件、复印件及扫描电子件.各部门涉及工程工程的材料,应在工程全部竣工后一周进行首先 归档,各部门首先归档后应将同一工程的归档材料交客服部统一移交 档案部,归档应包括材料原件、复印件及扫描电子件.二档案移交.各部门不涉及工程工程的归档材料在部门首先 归档后一周经部门主管签字后移交档案室； 涉及工程工程的,各

10、部门 首先归档后,由部门主管签字并统一交客服部整理, 客服部应在收到 各部门材料后一周经部门主管签字后将档案材料移交档案部.档案经 档案部主管人员验收合格后,填写档案移交清单?,双方履行签字 手续,办理移交.根据公司目前的经营状况及要求,财务档案由财务部根据本实施 细那么白行妥善保管,暂时不移交档案室.五、档案保管与统计一公司设置专用档案库房,库房应巩固,具有防盗、防火、 防水、防虫、防鼠、防潮、防尘、放高温等设施.定期检查档案保管 状况,对破损或变质的档案应及时修补、复制或其他技术处理.二档案库房温度应保持在 14 C-24 C ,相对湿度应保持在 45%-60%.档案库房严禁吸烟及存放易燃

11、易爆或易霉变物质,库房治理人员调开工作时,对保存的档案资料要详细清点,履行交接手续.三建立档案统计制度,对档案的收进、移出、保管、利用等 情况进行统计.及时、准确填写各种档案工作情况统计年报.六、档案借阅利用一档案部根据工作需要,编制必要的档案目录、索引等检索 工具,编辑档案文件汇编各种参考资料,积极主动开展档案利用工作.二建立档案借阅及保密制度,根据档案的重要程度,确定不 同的利用围,规定不同的审批手续.1、借阅资料为普通文件的,借阅时间不超过一周,如遇节假日, 须在节假日前归还.借阅普通文件的,需填写调档单,经本部门主管 及档案主管人员签字审批前方可借阅.2、借阅资料为重要文件的,借阅时间

12、不超过三个工作日,如遇 节假日,须在节假日前归还.借阅重要文件的,需填写调档单,经本 部门主管及行政与人资总监签字审批前方可借阅.3、借阅资料为秘密文件的,借阅时间不得超过一个工作日,原 那么上不得带出档案室.借阅秘密文件的,需填写调档单,经本部门主 管、行政与人资总监及总经理签字审批前方可借阅.三借阅档案人员必须保护档案,保持整洁,要保护档案的安 全.不得转借、拆卸、调换、污损所借档案,不得在文件上圈点、画 线、涂改,未经批准不得复印档案.四调阅重要及秘密档案只可在档案部门调阅复印件或者扫描 件.借阅人员必须严格保密,不得泄漏资料容,不得遗失.借阅后需 按时归还,如需延长借阅的,必须通知档案

13、治理人员,并另行办理借 阅手续.七、档案鉴定、移交、销毁一根据不同档案材料的分级及保管期限,结合实际情况,档 案部统计档案库各档案的情况表.二定期对于已到期的档案进行鉴定,鉴定工作在行政与人力 总监的统一领导和主持下,由档案部门和与所鉴定档案相关的业务部 门组成鉴定小组,具体负责档案的鉴定工作.三凡经鉴定小组确认已失去保存价值的档案,应登记造册, 经公司主管领导批准后销毁.档案销毁时,必须有两人在场负责销毁, 并在销毁清单上签字.销毁清册由公司档案室永久保存.八、档案保密一档案部治理人员及各部门兼职档案员应在平安的环境下进 行整理装订涉密档案,妥善保管尚未整理的档案材料,不准随意堆放, 以免造

14、成丧失、损坏和泄密.二不准向无关人员提供或泄漏档案容；不准通过、电子、普 通等形式传递涉密档案信息和档案材料；不准在不利于保密的场合谈 论涉密档案容.三档案人员不得私白打印、翻印或复制涉密档案,不准擅白 带人进入档案库房.四 集中销毁保管期限届满且失去保存价值的档案,不得做他 用.五发生泄密和档案被盗事件时要及时报告领导,当事者要及 时出具书面报告.对违反保密规定、造成泄密和被盗密者,应按其性 质及情节给予严肃处理.九、公司员工奖惩及法律责任有以下行为之一的,根据情节轻重,公司将给予处分或50-1000 元不等的处分,严重者将追究法律责任：一未根据本实施细那么规定进行文件编号、装订、填写卷备考

15、表、卷目录等所需材料的；二未根据规定时间移交档案或者不积极配合各部门兼职档案员的工作的；三未履行规定借阅程序擅白带走档案的；四借阅档案未登记或超出借阅时间未归还又没有履行延期 借阅手续的；五损坏、遗失或擅白销毁应当保存的文件材料和档案；六对档案进行涂改、伪造的；七对公司档案占为己有、在职位变更或离职时不及时移交档 案材料,造成工作延误或经济损失的；八擅白出卖、倒卖档案,给公司造成损失的；九对各部门档案工作监督指导不到位,严重影响工作秩序的；十对各部门反应的问题或建议未及时解决或处理, 严重影响 工作秩序的.对于各部门积极配合档案部工作的,由档案部门按月度或季度评 选出最正确部门及人员,经层报执行总经理给予物质奖励,具体奖励办 法参考公司相关治理规定.十、附那么一本实施细那么经征求各部门意见,由公司总经