档案管理知识

1、一、介绍有关档案法规一、介绍有关档案法规1 1、中华人民共和国档案法中华人民共和国档案法档案法档案法的核心内容是档案的保的核心内容是档案的保护和利用，从结构和条文上看护和利用，从结构和条文上看档档案法案法共分六章、二十七条。共分六章、二十七条。档案法实施办法档案法实施办法是对是对档案法档案法各章条文的细化，共分六章、三十各章条文的细化，共分六章、三十一条。一条。第一章第一章 总总 则则第二章第二章 档案机构及其职责档案机构及其职责第三章第三章 档案的管理档案的管理第四章第四章 档案的利用和公布档案的利用和公布第五章第五章 法律责任法律责任第六章第六章 附附 则则档案的种类档案的种类n目前在我国

2、，通常将档案分为目前在我国，通常将档案分为文书档案文书档案、科学技术档案科学技术档案、专门档案（专门档案（业务档案业务档案）、）、声像档案、声像档案、电子档案、和实物电子档案、和实物档案等。档案等。n文书档案文书档案：是反映党务、行政管理等活动的档案。：是反映党务、行政管理等活动的档案。n科技档案科技档案：是反映科研、生产、：是反映科研、生产、基建基建等活动的档案。等活动的档案。n专门档案专门档案：是反映专门领域活动的档案。如人事档案、会：是反映专门领域活动的档案。如人事档案、会计档案、诉讼档案等。计档案、诉讼档案等。 档案实体安全档案实体安全 档案所有权属的保护档案所有权属的保护对国家所有档

3、案的保护对国家所有档案的保护企业资产与产权变动后档案所有权的归属企业资产与产权变动后档案所有权的归属（1 1）国有企业被国有企业兼并、）国有企业被国有企业兼并、合并的合并的，其档案，其档案归属于归属于兼并、合并企业或新设置的企业，档案所有权仍归国家所兼并、合并企业或新设置的企业，档案所有权仍归国家所有。有。n（2 2）国有企业破产拍卖的，拍卖前形成的档案归国家所）国有企业破产拍卖的，拍卖前形成的档案归国家所有，拍卖后形成的档案所有制性质与购买方资产的所有制有，拍卖后形成的档案所有制性质与购买方资产的所有制性质一致。性质一致。n（3 3）国有企业被承包、租赁的，因其国家所有制的性质）国有企业被承

4、包、租赁的，因其国家所有制的性质未变，所形成的档案仍归国家所有。未变，所形成的档案仍归国家所有。n（4 4）国有企业改组为股份制公司后形成的档案，由过去）国有企业改组为股份制公司后形成的档案，由过去单一的归国家所有变成混合型的所有制形式，进行股份制单一的归国家所有变成混合型的所有制形式，进行股份制改组前后形成的档案应当分别建立全宗。改组前后形成的档案应当分别建立全宗。n（5 5）国有企业与外商合资、合作，合资、合作前后的档）国有企业与外商合资、合作，合资、合作前后的档案分别建立全宗。案分别建立全宗。第四章第四章 档案的利用和公布档案的利用和公布n档案的利用档案的利用：是指对档案的阅览、复制和摘

5、录。利用的主：是指对档案的阅览、复制和摘录。利用的主体包括我国公民个人和组织、台港澳同胞、海外华侨以及体包括我国公民个人和组织、台港澳同胞、海外华侨以及外国人和组织，利用的程序各有不同。外国人和组织，利用的程序各有不同。 档案公布权的确定档案公布权的确定n(1) (1) 保存在档案馆的保存在档案馆的，由档案馆公布；必要时，应当征得，由档案馆公布；必要时，应当征得档案形成单位同意或者报经档案形成单位的上级主管机关档案形成单位同意或者报经档案形成单位的上级主管机关同意后公布；同意后公布； (2)(2) 保存在各单位档案机构的保存在各单位档案机构的，由各该单位公布；必要时，由各该单位公布；必要时，应

6、当报经其上级主管机关同意后公布；应当报经其上级主管机关同意后公布； (3) (3) 利用属于国家所有的档案的单位和个人，未经档案馆、利用属于国家所有的档案的单位和个人，未经档案馆、档案保存单位同意或者前两项所列主管机关的授权或者批档案保存单位同意或者前两项所列主管机关的授权或者批准，均无权公布档案准，均无权公布档案; ;n(4) (4) 利用、公布档案，不得违反国家有关知识产权保护的利用、公布档案，不得违反国家有关知识产权保护的法律规定。法律规定。法律责任法律责任n是指违法者对其档案违法行为必须承担的责任，是指违法者对其档案违法行为必须承担的责任，也就是对其档案违法行为应负的法律后果。也就是对

7、其档案违法行为应负的法律后果。n概括分为以下三种概括分为以下三种: :n1. 1. 行政责任行政责任n2. 2. 民事责任民事责任n3. 3. 刑事责任刑事责任需要追究需要追究行政责任行政责任的档案违法行为有哪些？的档案违法行为有哪些？行政处分的种类：警告、记过、记大过、降级、撤职和开除民事责任：民事责任：n违法行为人的违法行为造成了国家档案的损失，由违法行为人的违法行为造成了国家档案的损失，由行为人根据档案的价值给予赔偿以及强制违法行为行为人根据档案的价值给予赔偿以及强制违法行为人补偿国家经济损失的民事责任。人补偿国家经济损失的民事责任。“责令赔偿损失责令赔偿损失”n 民法通则第一百三十四条

8、 承担民事责任的方式主要有： (一) 停止侵害； (二) 排除妨碍；(三) 消除危险； (四) 返还财产；(五) 恢复原状；(六) 修理、重作、更换；(七) 赔偿损失；(八) 支付违约金；(九) 消除影响、恢复名誉；(十) 赔礼道歉。 以上承担民事责任的方式，可以单独适用，也可以合并适用。 人民法院审理民事案件，除适用上述规定外，还可以予以训诫、责令具结悔过， 收缴进行非法活动的财物 和非法所得，并可以依照法律规定处以罚款、拘留。刑事责任刑事责任n根据刑法的规定对符合刑事犯罪构成要件并严重根据刑法的规定对符合刑事犯罪构成要件并严重侵害国家档案的严重违法行为给予的相关刑事制侵害国家档案的严重违法

9、行为给予的相关刑事制裁。裁。n刑法刑法第第329329条：条：n擅自出卖、转让属于国家所有的档案的，处擅自出卖、转让属于国家所有的档案的，处3 3年以下有期徒刑或者拘役；年以下有期徒刑或者拘役；n抢夺、窃取属于国家所有的档案的，处抢夺、窃取属于国家所有的档案的，处5 5年以年以下有期徒刑或者拘役。下有期徒刑或者拘役。2 2、国档发国档发1988419884号号基本建设项目文基本建设项目文件资料管理暂行规定件资料管理暂行规定（19881988年年3 3月月1717日国家档案局、国家计委颁布，自日国家档案局、国家计委颁布，自19881988年年3 3月月1717日起施行）日起施行）是指在整个建设项

10、目是指在整个建设项目从酝酿、决策到建成投产（使用）的全过程中形成的、应从酝酿、决策到建成投产（使用）的全过程中形成的、应当归档保存的文件，包括基本建设项目的提出、调研、当归档保存的文件，包括基本建设项目的提出、调研、可可行性研究行性研究、评估评估、决策决策、计划计划、勘测勘测、设计设计、施工施工、调试调试、生产准备生产准备、竣工竣工、试生产试生产（使用）等工作活动中形成的文（使用）等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的文字材料的文字材料n第三条第三条 各级基本建设主管部门、档案行政管理部门要负责各级基本建设主管

11、部门、档案行政管理部门要负责监督、检查和指导本部门、本地区建设项目的档案资料工作。监督、检查和指导本部门、本地区建设项目的档案资料工作。n第四条第四条 基本建设项目的档案资料工作要与基本建设项目的档案资料工作要与项目建设进程同项目建设进程同步步。项目申请。项目申请立项时立项时，既应开始进行文件材料的积累、整理、，既应开始进行文件材料的积累、整理、审查工作；项目竣工审查工作；项目竣工验收时验收时，完成文件材料的归档和验收工，完成文件材料的归档和验收工作。作。3、 总则总则n 项目文件的收集项目文件的收集n 项目竣工文件的编制项目竣工文件的编制 n 项目文件的整理与归档项目文件的整理与归档 n 项

12、目档案的整理与移交项目档案的整理与移交 在签订项目设计、施工及监理合同、协议时，应设立专在签订项目设计、施工及监理合同、协议时，应设立专门条款，明确有关方面提交相应项目文件以及所提交文件门条款，明确有关方面提交相应项目文件以及所提交文件的整理、归档责任。的整理、归档责任。n项目文件产生于项目建设全过程，其形成、积累和管理应项目文件产生于项目建设全过程，其形成、积累和管理应列入项目建设计划和有关部门及人员的职责范围、工作标列入项目建设计划和有关部门及人员的职责范围、工作标准或岗位责任制，并有相应的检查、控制及考核措施。准或岗位责任制，并有相应的检查、控制及考核措施。n竣工文件由施工单位负责编制，

13、竣工文件由施工单位负责编制，监理单位负责审核监理单位负责审核。n各项新建、扩建、改建、技术改造、技术引进项目，在项各项新建、扩建、改建、技术改造、技术引进项目，在项目竣工时要编制竣工图。项目竣工图应由施工单位负责编目竣工时要编制竣工图。项目竣工图应由施工单位负责编制。如行业主管部门规定设计单位编制或施工单位委托设制。如行业主管部门规定设计单位编制或施工单位委托设计单位编制竣工图的，应明确规定施工单位和计单位编制竣工图的，应明确规定施工单位和监理单位监理单位的的审核和签字认可责任。审核和签字认可责任。n竣工图编制完成后，竣工图编制完成后，监理单位监理单位应督促和协助竣工图编制单应督促和协助竣工图

14、编制单位检查其竣工图编制情况，发现不准确或短缺时要及时修位检查其竣工图编制情况，发现不准确或短缺时要及时修改和补齐。改和补齐。n 国外引进项目、引进技术或由外方承包的建设项目，外国外引进项目、引进技术或由外方承包的建设项目，外方提供的竣工图应由外方签字确认。方提供的竣工图应由外方签字确认。n编制竣工图的编制竣工图的费用费用：n（1）编制竣工图所需的费用应在项目建设投资中解决，）编制竣工图所需的费用应在项目建设投资中解决，由建设单位或有关部门在与承包单位签订合同时确定。由建设单位或有关部门在与承包单位签订合同时确定。n（2）施工单位应向建设单位提交两套属于职责范围内形）施工单位应向建设单位提交两

15、套属于职责范围内形成的竣工文件，其费用由施工单位负责。成的竣工文件，其费用由施工单位负责。n（3）建设单位主管部门要求增加套数或行业主管部门要）建设单位主管部门要求增加套数或行业主管部门要求由设计单位负责编制竣工图的，费用由建设单位负责。求由设计单位负责编制竣工图的，费用由建设单位负责。n（4）因修改需重新绘图的，除含同规定外，应由设计单）因修改需重新绘图的，除含同规定外，应由设计单位负责绘制新图的费用。位负责绘制新图的费用。注：电厂除外注：电厂除外（统一由设计（统一由设计院出竣工图）院出竣工图）竣工文件竣工文件的审查程的审查程序序施工单位监理单位建设单位专责（各项目公司）质监部门建设单位档案

16、室接收存档竣工档案审查程序n除受委托进行项目档案汇总整理外，各施工承包单位应在除受委托进行项目档案汇总整理外，各施工承包单位应在项目项目实体完成后三个月内实体完成后三个月内将项目文件向建设单位归档；有将项目文件向建设单位归档；有尾工的应在尾工完成后及时归档。尾工的应在尾工完成后及时归档。国电集团规定国电集团规定在项目实体完成在项目实体完成1.5个月内个月内二、二、1、档案管理人员不固定，有些项目部是临、档案管理人员不固定，有些项目部是临 时性人员管理资料，致使人员责任心不时性人员管理资料，致使人员责任心不 强，业务学习不主动。强，业务学习不主动。 2、各项目公司现有的档案管理人员基本、各项目公

17、司现有的档案管理人员基本 都没有经过档案专业培训，对档案管都没有经过档案专业培训，对档案管 理缺乏概念，很盲目。理缺乏概念，很盲目。 3 3、有一些项目公司领导没有认识到、有一些项目公司领导没有认识到 基建档案管理的重要性，项目基基建档案管理的重要性，项目基 建档案管理比较随意，有些重要建档案管理比较随意，有些重要 档案文件丢失。档案文件丢失。4 4、各项目公司档案管理没有实行集中、各项目公司档案管理没有实行集中统一管理，资料分散在各个部门，有的统一管理，资料分散在各个部门，有的在个人手里，没有移交档案人员手中，在个人手里，没有移交档案人员手中，致使基建档案收集不全。致使基建档案收集不全。5

18、5、各项目部基本都没有建立档案、各项目部基本都没有建立档案 管理制度和档案管理办法，对管理制度和档案管理办法，对 档案管理人员无法考核管理。档案管理人员无法考核管理。6、原来积攒下的档案资料太多，一时整理、原来积攒下的档案资料太多，一时整理 不过来，过去档案管理人员工作关系没有不过来，过去档案管理人员工作关系没有理顺，人员变动频繁，而且都没有干过基理顺，人员变动频繁，而且都没有干过基建工程档案管理，不知从哪下手，重要文建工程档案管理，不知从哪下手，重要文件和一般文件分不清，影响了工作进度。件和一般文件分不清，影响了工作进度。如青铜峡铝业发电公司基建档案没有与工如青铜峡铝业发电公司基建档案没有与

19、工程进度同时进行，积攒下大量基建工程档程进度同时进行，积攒下大量基建工程档案没有整理完。案没有整理完。7、各项目建设工期短、参建队伍多、各项目建设工期短、参建队伍多 且资质参差不齐，致使工程档案且资质参差不齐，致使工程档案 管理工作难度较大。管理工作难度较大。1 1、尽快建立集团公司档案管理领导小组和档案管理三尽快建立集团公司档案管理领导小组和档案管理三级网络。集团公司本部成立基建档案管理领导小组，级网络。集团公司本部成立基建档案管理领导小组，领导小组下设办公室。各个项目部都应建立相应的领导小组下设办公室。各个项目部都应建立相应的档案机构，完善项目工程档案管理体制，配备专职档案机构，完善项目工

20、程档案管理体制，配备专职档案人员，明确各自管理职责，建立各项目基建档档案人员，明确各自管理职责，建立各项目基建档案管理网络体系，设计、施工、监理等项目承包负案管理网络体系，设计、施工、监理等项目承包负责人为小组成员，各个项目公司档案室工作人员要责人为小组成员，各个项目公司档案室工作人员要及时分工，明确责任，每个专业要落实到个人，使及时分工，明确责任，每个专业要落实到个人，使整体工程项目档案管理职能到位。整体工程项目档案管理职能到位。 我已根据国家、国电等有关建设项目档案管理规定及公司目前实际情况，制定了基建工程项目档案管理实施细则，从管理职责范围及归档范围、编制方法等方面做出明确规定。应尽快审

21、核下发。 建设项目分项工程复杂，要保证施工过程档案的产生和竣工档案整理的规范化，就要有统一的竣工档案整理标准。集团公司有了统一基建工程项目档案管理标准，各项目公司也要以国家、行业和集团公司工程项目档案有关的标准规范为依据，结合本单位建设项目的特点，编制可操作性的竣工档案资料整编标准，使各项目公司的档案机构在基建工程整个过程中对档案工作的指导监督有法可依。 从事工程档案工作的人员，专业知识和技能应该比一般的档案人员更全面。他们不仅要懂科技档案，还要懂与工程相关的一些基建专业知识、懂不同类别的档案的分类整理。掌握管理工程档案所需要的相关知识和计算机管理档案的技能。一是通过多种形式的内部培训，加强各

22、个项目档案人员的业务培训，二是鼓励档案人员加强自学，提高自身修养。三是各项目公司要对档案人员进行基建工程知识培训。四是加强计算机知识学习。这个程序应由各项目公司档案人员参与、各参建单位的具体工程技术人员和施工人员共同制订，使制订出的工程项目档案工作流转程序，既符合工作进程，又符合档案管理要求。各部门具体办事人员应有高度的责任感和档案意识，及时主动与档案部门联系，将有关资料留存归档。 如：工程联系单、设计变更单、招投标文件等移交流转程序由公司统一规定档案管理软件，以便集团公司下一步进行网络管理，实现基建工程项目档案网络远程传输、查阅、保管、利用，提高基建档案管理效率。 实现总部领导及技术人员通过

23、网络实现总部领导及技术人员通过网络查阅工程资料。这样工程技术人员查阅工程资料。这样工程技术人员可以利用计算机查阅图纸和各类工可以利用计算机查阅图纸和各类工程联系单，既节省时间又节约资金，程联系单，既节省时间又节约资金，又可以多人同时利用一套图纸，提又可以多人同时利用一套图纸，提高基建档案资料的利用率。高基建档案资料的利用率。 各项目公司档案人员要经常深入到参建单位和施工工地进行监督检查指导服务，把监督检查指导工作贯穿于建设工程的全过程，及时纠正档案资料收集不齐全，书写材料不规范等现象的发生，把好档案管理质量关，才能有效的提高建档归档质量。 在繁杂交叉的工程建设项目中，难免会出现档案管理实际工作

24、问题，有些问题强制执行解决不了，只有靠有关单位的理解支持才能解决问题，这就更需要各级领导支持,档案人员及时沟通协调，使工程档案工作顺利进行。每个人养成习惯，各类文件办理完毕，及时交档案人员归档。 公用工程项目档案正在着手进行整改工程建设部组织的针对各项目公司工程档案管理监督检查1212、加强现场监督检查工作、加强现场监督检查工作（1）由各项目公司、监理组织对施工单位档案资）由各项目公司、监理组织对施工单位档案资料检查，每月由公司项目档案管理办公室组织档案料检查，每月由公司项目档案管理办公室组织档案大检查。对各级检查中查出的问题，及时向责任单大检查。对各级检查中查出的问题，及时向责任单位下达整改

25、通知书，限期整改，档案人员跟踪检查位下达整改通知书，限期整改，档案人员跟踪检查整改情况，直至验收合格。整改情况，直至验收合格。（2）建立项目档案管理通报制度，每月对亮点及）建立项目档案管理通报制度，每月对亮点及存在的不足进行曝光，对亮点进行表扬奖励，对问存在的不足进行曝光，对亮点进行表扬奖励，对问题整改不到位的进行通报考核。题整改不到位的进行通报考核。（3）通过高频次、多方面、多层次的监督与检查，）通过高频次、多方面、多层次的监督与检查，推动公司各项目公司工程档案管理，确保工程档案推动公司各项目公司工程档案管理，确保工程档案管理与工程建设同步进行，同时也促进了单位间的管理与工程建设同步进行，同

26、时也促进了单位间的相互学习，提高管理水平。相互学习，提高管理水平。各项目公司档案人员针对参建单位监督检查三、三、主任：国电英力特能源化工集主任：国电英力特能源化工集团股份有限公司分管领导团股份有限公司分管领导常务副主任：常务副主任：国电英力特能源化国电英力特能源化工集团股份有限公司工集团股份有限公司工程建设部工程建设部主任主任副主任：副主任：国电英力特能源化工国电英力特能源化工集团股份有限公司工程建设部副集团股份有限公司工程建设部副主任主任、各项目公司经理、各项目公司经理成员：成员：国电英力特能源化工集团股份国电英力特能源化工集团股份有限公司有限公司工程部档案专责、公司各工程部档案专责、公司各

27、有关部门及各项目公司专职档案员有关部门及各项目公司专职档案员三级监督机构三级监督机构 国电英力特能源化工集团股份有限公司国电英力特能源化工集团股份有限公司分管领导领导下分管领导领导下档案管理委员会档案管理委员会工程档案管理办公室常设机工程档案管理办公室常设机构及工程档案管理专责构及工程档案管理专责各项目公司档案管理部各项目公司档案管理部（包括公司各部门兼职档案员包括公司各部门兼职档案员） 国电英力特能源化工集团股份有限公司国电英力特能源化工集团股份有限公司 档案管理三级网络档案管理三级网络国电英力特能源化工集团股份有限公司国电英力特能源化工集团股份有限公司工程档案管理网络工程档案管理网络分管领

28、导：档案专责：规划发展部XXX经营管理部XXX财务产权部XXX公用工程项目XXX热电项目XXX.甲醇项目XXX工程建设部主任(副主任)：XXXXXX项目公司档案管理网络项目公司档案管理网络项目公司领导：档案室：监理档案室：土建施工单位XXX安装施工单位XXX设计单位XXX调试单位XXX工程建设部：经营管理部：生产准备部：综合管理部：是把工程文件材料的形成、积累、整理、是把工程文件材料的形成、积累、整理、归档纳入项目工作程序、计划、有关部门和有关归档纳入项目工作程序、计划、有关部门和有关人员的职责范围人员的职责范围。（即基建档案工即基建档案工作作纳入纳入基建工程计划中，基建工程计划中，纳入纳入基

29、建工程规章制度基建工程规章制度中，中，纳入纳入岗位责任制中岗位责任制中4、各项目公司招标、各项目公司招标签定合同协议签定合同协议签定合同协议时，应加入档签定合同协议时，应加入档案要求，特别要注意在签定案要求，特别要注意在签定有外购设备合同协议时，应有外购设备合同协议时，应标明交一定数量与英文对应标明交一定数量与英文对应的中文资料。的中文资料。n 在签定设计合同时，最好明在签定设计合同时，最好明确施工图份数及竣工图编制确施工图份数及竣工图编制份数。份数。n有几个项目部设计合同n施工图10套签定监理协议时，签定监理协议时，应设立专应设立专门条款，明确门条款，明确监理监理提交相应提交相应项目文件以及

30、所提交文件的项目文件以及所提交文件的整理、归档责任。整理、归档责任。竣工文件竣工文件由施工单位负责编制，监理由施工单位负责编制，监理单位负责审核。单位负责审核。 各项目公司，在项目竣工时要编各项目公司，在项目竣工时要编制竣工图。项目竣工图应由施工制竣工图。项目竣工图应由施工单位负责编制。如行业主管部门单位负责编制。如行业主管部门规定设计单位编制或施工单位委规定设计单位编制或施工单位委托设计单位编制竣工图的，应明托设计单位编制竣工图的，应明确规定施工单位和监理单位的审确规定施工单位和监理单位的审核和签字认可责任。核和签字认可责任。 施工合同中应明确施工单位提交施工合同中应明确施工单位提交建设单位项目竣工档案的名称、建设单位项目竣工档案的名称、内容、版本、套数、时间、费用、内容、版本、套数、时间、费用、质量要求及违约责任。质量要求及违约责任。7、工程文件的传递程序、工程文件的传递程序设计院设计院监理公司资料员监理公司资料员通过总监审核处理通过总监审核处理项目公司档案员项目公司档案