VK物业智能化工程采购管理办法

1、VK物业智能化工程采购管理办法 VK物业智能化工程选购管理方法 1、目的 明确智能化工程部工程项目物资选购流程 2、适用范围 智能化工程部工程项目物资选购。 3、定义 3.1施工材料：包括设备及线材。 3.2零星材料：用于项目中的对相关设备、设施进行保护或连接的辅助材料。 3.3工具：在项目施工过程中需要的相关工具，包括电动工具。 3.4办公用品及设施：办公需要而需购买的相关办公用品及设施。 4、职责 部门/岗位工作内容 部门经理负责选购申请、订单及付款的审批。 本部事务主管负责协调选购工作按流程顺当执行,负责审批办公用品的选购申请。 施工负责人城市负责人负责对本项目所需物资做出统筹计划,填写

2、选购申请。 施工技术组负责对项目组工程物资选购申请技术层面的审核。 选购管理员负责对项目组物资选购申请制作、申请、发放订单,跟进供货状况及办理付款手续。 部门财务负责审核单价、与供应商对账及资金使用计划 物资计划管理员负责编制选购计划、物资调配、跟进供货状况及核对项目组进仓单。 5、方法和过程掌握 5.1施工材料的选购 5.1.1选购计划 5.1.1.1项目进场之初，由物资计划管理员依据工程合同及施工细化方案做出智能化工程物资选购计划发至选购管理员。 5.1.1.2由选购管理员在智能化工程物资选购计划填写选购周期后发至项目组，同时抄送物资计划管理员，现场施工负责人依据选购周期及运输时间做好物资

3、申请计划。 5.1.2物资申请 5.1.2.1现场施工负责人发出智能化工程项目组物资申请单，物资申请必需有编号，在邮件主题中也必需写明是"××项目组选购申请××号"。 5.1.2.2施工技术组依据现场实际状况及技术需要填写意见。 5.1.2.3部门物资计划管理员依据各区域及各项目库存状况合理做物资调配。 5.1.2.4部门经理审批后发选购管理员选购。 5.1.3物资选购 5.1.3.1设备及线材类物资由部门统一选购，零星材料和工具一部分由部门选购，一部分由项目组自行在当地供应商处购买。 5.1.3.2选购管理员依据选购申请以项目组为单

4、位编制智能化工程物资选购订单、智能化工程样品借用单；需调拨的物资由物资计划管理员填写智能化工程物资调拨单。 5.1.3.3智能化工程物资选购订单编号原则为：项目地点+项目组名称+期数+流水号。如订单有更改，则原订单相应作废，其编码也相应作废，新订单编码按流水号顺延。 5.1.3.4金额在50000元以下的订单由部门财务审核、部门经理审批后，盖部门公章发出。 5.1.3.5金额在50000元以上订单需按公司审批流程审批后，盖部门公章后发出。 5.1.3.6选购管理员在智能化工程项目组物资申请单中注明此申请的订单编号、调拨单号或样品借用单号后发至项目组，抄送物资计划管理员。 5.1.3.7选购管理

5、员要求供应商必需准时将送货单一式两份发至部门物资计划管理员及项目组，并在送货单中注明订单号。 5.1.3.8物资计划管理员依据选购申请及订单，依据供应商交货状况，准时支配发货。并在收到送货单后，以邮件形式告知项目组XX订单/调拨单/样品单已发货。 5.1.3.9施工负责人城市负责人需准时反馈智能化工程项目组物资申请单完成状况，物资计划管理员负责跟进智能化工程项目组物资申请单，未准时到货物资需准时与选购管理员沟通对接。 5.1.4借样 5.1.4.1各项目组如需向供应商借用样品，需提前填写智能化工程样品申请单。 5.1.4.2选购管理员依据智能化工程样品申请单填写智能化工程样品借用单。 5.1.

6、4.3选购管理员将智能化工程样品借用单盖部门公章后发至供应商，同时以邮件形式发至物资计划管理员及项目组，由样品接收人员负责填写智能化工程物资进仓单。 5.1.4.4如在后续选购过程中，订货数量包括已借用样品，则需注明智能化工程样品借用单单号，以备查对。 5.1.4.5智能化工程样品申请单编号规则同智能化工程项目组物资申请单编号规则，智能化工程样品借用单编号为J-YP+流水号。 5.1.5付款 由选购管理员整理出相关订单及其物资申请报告的邮件批复页、发票、附项目组智能化工程物资进仓单,假如订单数量与结算数量有增加或削减,需填智能化工程物资付款结算单,由物资计划管理员、部门财务、本部事务主管审核、

7、部门经理审批后报公司财务管理部审批结算。 5.2零星材料及工具选购 5.2.1项目组选购零星材料及工具,每月底由项目组填写智能化工程项目组零星材料需求计划，报施工技术组、物资计划管理员审核，部门财务审批后方可选购。在当地选购的零星材料和工具须在指定合格供方选购。 5.2.2每月报销时付智能化工程项目组零星材料需求计划及邮件批复页、智能化工程物资进仓单、发票报销。 5.3办公用品、家私电器及劳保用品选购 5.3.1选购办公用品、家私电器及劳保用品由项目组填写智能化工程项目组办公物资需求计划报部门财务审核、本部事务主管审批后方可选购；假如选购单价200元以上1000元以下的物资需资产管理员审核，单

8、价1000元以上的家私电器及办公类固定资产申请由项目/城市负责人填写物资/服务申请报告申请，本部事务主管审核，经部门经理审批后按公司流程进行。 5.3.2每月报销时附智能化工程项目组办公物资需求计划/物资/服务申请报告及邮件批复页、发票报销。 5.4分包工程 5.4.1由施工负责人填写物资/服务申请报告（附合同草案）报部门选购管理员,由选购管理员报部门财务审核，权限内的部门经理审批,由选购管理员跟进审批工作。超过部门经理权限的按公司相关程序执行。 5.4.2分包工程结束后，由项目负责人负责组织相关验收工作，并填写验收报告。 5.4.3付款时需附：物资/服务申请报告及其邮件批复页、合同、内部验收

9、申请 、付款结算单，由项目负责人整理申请付款。 5.4.4分包合同编号规则同订单编号规则。 5.5物资选购单价变更审批 5.5.1使用范围：已经经过评估为公司合格供方的供应商在新增产品报价或原有产品单价变动时使用。 5.5.2由选购管理员填写智能化工程部选购单价变更审核表，报部门财务审核,部门经理审批后，报公司财务管理部备案。 5.6本方法未涉及的物资审购规定按选购管理程序执行。 6相关文件 VKWY7.4-Z01选购管理程序 7相关记录和表格 VKWY7.4-Z01-F3物资/服务申请报告 VKWY7.5.1-J02-05-F1智能化工程物资选购计划 VKWY7.5.1-J02-05-F2智能化工程项目组物资申请单 VKWY7.5.1-J02-05-F3智能化工程物资选购订单 VKWY7.5.1-J02-05-F4智能化工程物资调拨单 VKWY7.5.1-J02-05-F5智能化工程样品申请单 VKWY7.5.1-J02-05-F6智能化工程样品借用单 VKWY7.5.1-J02-05-F7智能化工程物资