监理文件档案资料管理规定

1、风电项目监理部 监理文件档案资料管理规定1工程监理文件档案资料的收集、整理、归档，是项目监理部的 一项重要工作。为规范项目监理部监理文件档案资料的管理，特制订 本规定。2工程建设监理文件档案资料，是项目监理部在监理实施过程中 直接形成的、具有保存价值的原始记录。监理文件档案资料管理是否 规范，是公司对项目监理部工作考核的主要内容之一。项目监理部必 须按公司统一要求认真做好此项工作。3项目监理部监理文件档案资料的管理由总监理工程师负责，落 实专人具体实施。4为保证监理资料的完整、分类有序，工程开工前，总监应与建 设单位、承包单位对资料的分类、格式（包括用纸尺寸）、份数达成 一致意见。5监理文件档

2、案资料的日常管理应做到：注意时效、及时整理、 真实可靠、内容齐全、分类有序。6日常管理中监理资料的具体分类如下：6.1 合同文件6.1.1 监理合同（包括招投标文件）；6.1.2 施工合同；6.1.3 分包合同和其他合同；6.1.4 合同变更协议文件；6.1.5 费用索赔和工程延期 文 件 。6.2 监 理 文 件6.2.1 监理大纲；6.2.2 监理规划；6.2.3 监理实施细则；6.2.4 会议纪要（例会纪要、专题会议纪要、 其 他 与 工 程 监 理 相关的会议纪要）；6.2.5 监理阶段性总结报告；6.2.6 监理月报；6.2.7 监 理 日 志 /日 记 ；6.2.8 监理旁站记录；

3、6.2.9 监理工作联系单、监理工程师通知单；6.2.10 监 理 工 作 总 结 。6.3 工作联系文件6.3.1 建设单位联系单；6.3.2 施工单位联系单；6.3.3 政府部门函件；6.3.4 设计变更文件。6.4 施工单位报验资 料 （ 一 ）6.4.1 开工文件；6.4.2 施工组织设计及方 案 ；6.4.3 总包单位（分包单位）资 质 资 料 ；6.4.4 人员上岗证；6.4.5 工程量申报及付款报告；6.4.6 试验室资质报审资料。6.5 施工单位报验资 料 （ 二 ）6.5.1 建筑材料、构配件、设备报审表；6.5.2 报 验 申 请 表 ；6.5.3 工程质量问题处理记录及质

4、量事故 处 理 报 告；6.5.4 工程测量放线报审文件；6.5.5 工程进度计划报审文件。6.6 工程验收文件6.6.1 工程桩基、基础、主体结构工程等 中 间 验 收文 件 ；6.6.2 设备安装专项验收记录；6.6.3 工程竣工预验收报验表；6.6.4 人防工程验收记录；6.6.5 消防工程验收记录；6.6.6 单位工程验收记录；6.6.7 工程质量评估报告；6.6.8 竣工移交证书等竣工文件；6.6.9 工程照片及声像资料。7. 日常监理服务过程中施工单位报验资 料 的 审 签， 首 先 应 由 资 料 员 审 核 该 表 格 的 使 用 是 否 符 合 要 求 ，填 写 是 否 规

5、范 ，无 误 后 交 专 业 监 理 工 程 师 。专 业 监 理 工 程 师 主 要 审 核 填 写 内 容 是 否 符 合 工 程 实 际 和 有 关 标 准 、规 范 要 求 ，确 认 签 字 后 返 还 资 料 员 ，资 料 员 将 签 认 过 的 资 料保留一份，其余返还施工单位。8. 监理文件档案资 料应在 各阶 段 监理工作结束 后，由 资料员负责及时整理归档。9. 工程竣工后，向 建设单 位、城 建档案馆、公 司移 交 的工程监理文件档案的归档和移交执行施工阶段监理文件归档和移交规定。施工阶段监理文件归档和移交规定 一、总则1 为 提 高 工 程 监 理 文 件 管 理 水 平

6、 ， 规 范 和 统 一 监 理 文 件 的 整 编 、 移交和归档工作，制定本规定。2 本 规 定 适 用 于 2012 年 1 月 1 日 后 开 工 的 风 电 建 设 工 程施工的监理文件。3 本 建 设 工 程监理 文 件 的归档 除 执行本 规定 外，同时应符合建设工程监 理 规 范 (GB503192000 )、 建筑 工程 文件归档整理规范(GB/T503282001 ) 、科 学 技术档 案案 卷构 成的一般要求( GB/T11822 2000 )、 技 术 制 图 复 制 图 的 折 叠 方 法 (GB/10609.3 89)、城 市 建 设 档 案 案 卷 质 量 规 定

7、 ( 建 办 1995697 号 )等 规范或文件的规定及地方城建档案部门和合同要求。4 为 使 监 理 文 件 档 案 资 料 符 合 有 关 规 定 和 要 求 ，要 求 在 项 目 开 工 前 ，项 目 监 理 部 应 与 建 设 单 位 取 得 共 识 ，同 时 应 主 动 与 城 建 档 案 部 门进行联系，明确具体要求二、 基本规定1 项目监理部应将工程监理文件的形成和积累，纳入工程建设 监理的各个环节和有关人员的职责范围内。2 由总监理工程师主持项目监理部监理文件的整理立卷工 作 。3 工程部应对项目监理部监理文件的整编工作进行监督、 检 查、指导。在工程竣工验收前，应对工程监理

8、文件进行预验收。三、监理文件的归档范围及质量要求1 监 理 文 件 的 归 档 范 围1.1 对 与 工 程 建 设 监 理 有 关 的 重 要 活 动 、记 载 工 程 建 设 监 理 主 要 过 程 和 现 状 、具 有 保 存 价 值 的 各 种 载 体 和 文 件 ，均 应 收 集 齐 全 、整 理 立卷后归档；1.2 工 程 监 理 文 件 的 具 体 归 档 范 围 应 符 合 本 规 定 附 录 A、 B 的 要 求。2 归 档 监 理 文 件 的 质 量 要 求2.1 公 司 归 档 的 工 程 监 理 文 件 应 为 原 件（ 特 殊 情 况 需 采 用 复 制 件 的，应注

9、明原件存放处）；2.2 工 程 监 理 文 件 的 内 容 及 深 度 必 须 符 合 国 家 有 关 工 程 勘 察 、设 计、施工等方面的技术规范、标准和规程。2.3 工 程 监 理 文 件 的 内 容 必 须 真 实 、 准 确 ， 与 工 程 实 际 相 符 合 。2.4 工 程 监 理 文 件 应 采 用 耐 久 性 强 的 书 写 材 料 ，如 碳 素 墨 水 、黑 色中性签字笔等，不得使用易褪色的红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、 复写纸、铅笔等。2.5 工 程 监 理 文 件 应 字 迹 清 楚 、图 样 清 晰 、图 表 整 洁 、签 字 盖 章 手续完备。2.6 工程监理文件中文

10、字材料幅面尺寸为A4 ( 297mm x 210mm )。 图纸应采用国家标准图幅。2.7 工 程 文 件 的 纸 张 应 采 用 能 够 长 期 保 存 的 韧 力 大 、耐 久 性 强 的 纸 张 。图 纸 一 般 采 用 蓝 晒 图 ，计 算 机 出 图 必 须 清 晰 ，不 得 使 用 计 算 机 出图的复印件。2.8 其 他 幅面的纸张应折 叠成 A4幅 面。工程图纸应 按 技 术 制图 复 制 图的 折 叠方法统一折 叠成 A4幅 面且图标栏露在 外面 。四、 工程文件的立卷1. 名 词 解 释1.1 立卷：按 照 一 定 的 原则和方法，将 有 保 存 价 值 的 文 件 分 门

11、 别类整理成案卷，亦称组卷。1.2 案卷：由 互 有 联 系 的若干文件组成 的 档 案 保 管 单 位 。2. 立 卷 的 原 则 和 方 法2.1 立 卷 应 遵 循 工 程 文 件 的 自 然 形 成 规 律 ，保 持 卷 内 文 件 的 有 机 联系，便于档案的保管和利用。2.2 一 个 建 设 工 程 项 目 由 多 个 单 位 工 程 组 成 时 ，工 程 报 验 、工 程 材 料 报 验 文 件 应 按 单 位 工 程 组 卷 ，对 于 监 理 的 管 理 文 件 可 按 建 设 工 程 项目进行组卷。2.3 立 卷 可 采 用 如 下 方 法 ：2.3.1 单位工程：可按照工程

12、管理过程、施工过程控制组卷；2.3.2 建设工程项目：可按照单位工程施工过程、项目管理过程组卷。2.4 立 卷 过 程 中 宜 遵 循 下 列 要 求 ：2.4.1 案卷不宜过厚，一般不超 过40mm ；2.4.2 案卷内不应有重份文件；不 同载 体 的文 件 一 般 应 分 别 组 卷 。3. 卷 内 文 件 的 排 列3.1 文字材料按事项顺序排列。同 一事 项 的请 示 与 批 复 、 同 一 文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后， 印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。3.2 既有文字材料 又 有 图 纸 的 案 卷 ， 文 字 材 料 排 前 ，

13、图 纸 排 后 。4. 案卷的编目4.1 卷 内 目 录 的 编 制 应 符 合 下 列 规 定 ：4.1.1 卷内目录 式样 宜符合本规定附 录 C 的 要 求 ；4.1.2 序号：以 一份 文件为单位，用 阿 拉 伯 数 字 从“1”开 始 依 次标注；4.1.3 责任者：填写文件的直接形成项目监理部或个 人 。 有 多 个责 任 者 时 ， 选 择 两 个 主 要 责 任 者 ， 其 余 用 “等 ”代 替 ；4.1.4 文件编号：填写工程文件原有的文号或图号；4.1.5 文件题名：填写文件标题的全称；4.1.6 日期：填写文件形成的日期；4.1.7 页数：填写组成案卷文件的总页数；4.

14、1.8 卷内目录排列在卷内文件首页之前。4.2 卷 内 备 考 表 的 编 制 应 符 合 下 列 规 定 ：4.2.1 卷内备考表的式样宜符合本规定附录D 的 要 求 ；4.2.2 卷内备考表主要是对案卷情况的说明；4.2.3 卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后；4.2.4 卷内备考表在审核人签字完成后，必须加盖 项 目 监 理 部 印章。4.3 案 卷 封 面 的 编 制 应 符 合 下 列 规 定 ：4.3.1 案卷封面为内封面。案卷封面的式样宜符合附录E的要求；4.3.2 案卷封面的内容包括：档号、工程编号、案卷题名、编制项目监理部、编制日期、密级、保存期限、共几卷、第几卷；4.3.3

15、 档号：由项目号（名称）、案卷号组成，由档案管理员填写；4.3.4 工程编号：应为公司或工程监理部对工程的编号，由工程监理部填写；4.3.5 案卷题名：应简明、准确地揭示卷内文件的内容。案卷题名应包括建设单位全称、工程名称、案卷名称、卷内文件的内容；4.3.6 编制项目监理部：应填写项目监理部全称；4.3.7 起止日期：应填写案卷内各文件最早和最迟形成的日期；4.3.8 保管期限分为永久、长期、短期三种。各类文件的保管期限 执 行 GB/T50328 2001 建 设 工 程 文 件 归 档 整 理 规 范 规 定 ，同 时 结合工程项目具体情况确定永久是指工程建设档案需永久保存；长期是指工程

16、档案的保存期限等于该工程的使用寿命。短期是指工程档案保存 20年 以 下 。同一案卷内有不同保管期 限 的 文 件 ，该 案 卷 总 的 保 管 期 限 应 为 长期。4.3.9 密 级 分 为 绝 密 、 机 密 、 秘 密 三 种 。 同 一 案 卷 内 有 不 同 密 级 的文件，应以高密级为本卷密级。4.4 编 制 卷 内 文 件 页 号 应 符 合 下 列 规 定 ：4.4.1 卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号 从 “ 1” 开 始 。4.4.2 页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角；4.4.3

17、 成套印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。4.4.4 案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。4.5 卷 内 目 录 、 卷 内 备 考 表 、 案 卷 内 封 面 必 须 采 用 幅 面 为 A4 幅 面的白色书写纸。5. 案 卷 装 订5.1 装订时必须剔除金属物。5.2 案卷可采用装订和不装订两 种 形 式 。 文 字 材 料 必 须 装 订 。 既有 文 字 材 料 ，又 有 图 纸 的 案 卷 应 装 订 。装 订 应 采 用 线 绳 三 孔 左 侧 装 订 法，要整齐、牢固，便于保管和利用。6. 公 司 案 卷 装 具 一 般 采 用 卷

18、盒 的 形 式6.1 卷盒外表尺寸为310mm x 220mm ,厚度分别为50mm、60mm、 70mm 三 种 。6.2 卷 盒 封 面 应 符 合 附 录 F 的 要 求 ；案 卷 脊 背 应 符 合 附 录 G 的 要 求。五、工程档案的移交规定1 工程项目竣 工验收竣工验收前20日内， 项 目 监 理 部 应 将 整 理 好 的 监 理 文 件 报 建设单 位审核。建设单 位在5日 内 给 予 审 核 结 果 答 复 。 项 目 监 理 部 在10日 内 根 据 审 核 意 见 进 行 整 改 并 按 要 求 进 行 装 订 、整 编 成 册 后 ，送 建 设单 位 预 验 收 ，验

19、 收 合 格 ，并 取 得 工 程 档 案 认 可 文 件 后 ，方 可 进 行 工 程 竣工验收。2 向公司移交监理文件档案，应符合下列规定：2.1 项目监理 部 应在 工 程竣 工 验收合 格 后 30日 内 向 公 司 工 程 部 移交 档 案 ， 并 办 理 “工 程 监 理 档 案 移 交 清 单 ”；2.2 移交公司 的 监理 文 件范 围 见附表 1 。3 向建设单位、城建档案馆移交监理文件档案应符合下列规 定：3.1 工 程 竣 工 验 收 合 格 后 45 日 内 ，项 目 监 理 部 应 办 理“ 工 程 监 理档 案 移 交 会 签 单 ”，经 各 部 门 、主 管 领

20、导 会 签 完 成 后 ，方 可 向 建 设 单位 、城 建 档 案 馆 移 交 资 料 ，并 办 理“ 工 程 监 理 档 案 移 交 清 单 ”，移 交 清单应交公司工程部一份备案3.2 若 因 各 种 客 观 原 因 （如 :业 主不 能 按 合 同约定 支 付 监 理费 ,不能按 期 接 收监 理 档 案 等 ）导 致 监理 档 案不 能 按 期 交付， 项 目 监 理 部 应将其 交 付 公 司 工 程 部 ，并 办 理“ 工 程 监 理 档 案 移 交 清 单 ”。由 工 程 部 在 具备交付条件时，具体负责办理监理文件移交的有关事宜。3.3 向政府档案管理部门移交的监理归档文件为

21、一套原件。3.4 移交建设单位、政府档案管理部门的监理文件档案若有具体规定，按其具体规定进行整编。3.5 移交建设单位、政府档案管理部门的监理文件范围见附录1 。4 其他4.1 在 施 工 过 程 中 已 移 交 建 设 单 位 、 施 工 单 位 的 施 工 过 程 资 料 ， 监 理 服 务 资 料 ，工 程 监 理 档 案 移 交 时 ，项 目 监 理 部 不 再 另 行 移 交（ 除 委托监理合同另有约定外）。4.2 承 包 单 位 施 工 过 程 报 验 的 各 种 施 工 过 程 资 料 ， 按 国 家 相 关规 定 在 该 项 报 验 审 签 同 意 后 应 即 返 还 建 设 单 位 、施 工 单 位 ，项 目 监 理 部只保留一份。各项目监理部并可视工程项目参建各方管理体制情 况 ，对 施 工 过 程 中 施 工 单 位 报 验 经 监 理 签 认 同 意 的 施 工 过 程 资 料 返 还 方式，按各方约定的办法变通处理。4.3 工 程 监 理 档 案 整 理 、 归 档 除 附 表 1 规 定 以 外 的 资 料 （ 主 要 是 施 工 过 程 中 施 工 单 位 报 验 监 理 工 程 师 签 认 的 服 务 过 程 资 料 ），可 全 部移交建设单位。4.4 工 程 施