思考提升高校办公室管理水平的若干思考

1、思考提升高校办公室管理水平的若干思考摘要：高校办公室是高校行政机关的综合管理的办事 机构，高校办公室管理水平的高低，直接关系到高校的形象 和声誉，关系到各项工作的正常运转。正确认识高校办公室 管理职能，总结高校办公室管理存在的问题，提出高校办公 室管理科学化与艺术化的有效途径，推进高校办公室现代化 建设。关键词：高校办公室管理职能问题途径高校办公室属于高校综合性办事机构，在整个高校行 政管理体系中起到连接内外、承上启下、沟通左右的“神经 中枢”作用。高校的办公室管理工作承担着信息管理、协调 沟通、参谋助手、常规事务等多项职能。高校办公室管理的 科学化与艺术化程度的水平与层次的高低，直接关系到高

2、校 的形象和声誉，关系到高校各项工作的正常运转，影响着高 校改革与发展的成败。一、高校办公室管理的基本职能高校办公室管理的基本职能表现在：第一，服务作用。 服务是高校办公室的一项主要职责。高校办公室为校领导、 机关职能部门和广大教职员工做好服务是一切工作的出发 点和归宿点。要体现超前服务意识，为领导、教师和学生提 供耐心、细致、周到的服务，切实帮助他们解决在工作、学习、生活和科研中遇到的各种矛盾、问题和难题，达到为教 学、科研、生活等工作服务的目的。第二，助手作用。办公 室是领导的得力助手与“参谋”，领导进行教学和行政管理 的主要途径是通过办公室的辅助职能来实现的。凡领导所要 考虑的问题就是办

3、公室应当考虑的问题，办公室是领导了解 情况的主要渠道之一。学校领导决策的基础是了解全校的整 体情况，办公室不仅要对全校方方面面的情况了如指掌，这 就需要事前进行深入细致的调查研究，调动平时的信息积累， 把好档案、统计关，取得第一手资料，以便为领导决策提供 准确的数据材料，充分发挥参谋助手作用，同时应协助领导 做好公文处理等日常工作；协助领导做好各种决策的布置和 落实工作，做好上传下达，承担对领导决策贯彻落实的职责。 第三，协调作用。办公室是各种意见输出和意见反馈的汇合 点，是学校的“神经中枢”，是一个沟通上下、协调左右的 综合管理机构，承担着综合性、整体性的协调职能。特别是 部门之间任务不明确

4、、出现扯皮、推诿情况时，办公室协调 作用尤为重要。协调时要积极主动、及时果断、敢于负责， 以促进工作、完成任务为目的。只有协调好各种关系，才能 解决学校工作运行过程中出现的各种问题。第四，信息作用。“信息处理”是办公室利用信息技术进行信息的收集、加工、传递和反馈，以加强上下左右各方面的交流与联系，并为领 导及时掌握情况，进行正确的决策和指挥提供帮助。办公室 信息服务的对象包括两个方面，一是为领导决策提供信息服 务，二是为各部门和广大教职员工传递上级管理部门和学校 的政策、文件、通知、新闻等信息服务。高校办公室信息服 务要及时、准确，这样才有科学价值。第五，督查作用。有 效进行督办检查，是判断学

5、校决策正确与否的重要途径，也 是调整、完善学校决策的重要方法。领导目标的实现和计划 的完成落实与否，督促检查是必不可少的手段。在督查过程 中，要抓好信息反馈，及时向领导汇报，向有关部门通报。 发现好的经验典型要及时组织交流、推广，发现问题要及时 采取措施予以纠正，避免重大问题的发生。督查工作只有主 动化、经常化、程序化，才会在检查督办时起到发现问题解 决问题的功效，从而进一步防止了工作中出现互相推诿现象。二、高校办公室管理存在的问题从宏观上而言，随着人们认识程度的提高，高校办公室 在教育管理、效能建设中有明显提高。但高校办公室在教育 管理建设中，存在着对办公室工作职能认识不足、对办公室 工作的

6、特点认识不足、办公室工作人员的观念陈旧等问题。 第一，对办公室工作的职能认识不足。办公室是高校的必设 机构，但总体而言，办公室职责范围没有明确界定，整体工 作处于处理日常琐碎事物的低水平状态，不能充分发挥参与 政务的作用。特别是在实际工作中，办公室的职能很容易与 其他职能部门交叉，导致与其他职能部门的矛盾，办公室就不能发挥应有的作用。不少学校的办公室人员在思想上和实 际工作中存在着一种轻视办公室工作的偏差。这便容易导致 办公室职责变得模糊，职能不同程度地受到削弱，联系协调 不力，上传下达不畅，参谋作用无足轻重，后勤服务跟不上 要求。因此，由于办公室人员对其工作的作用认识不够，是 导致工作效率低

7、下的主要原因。第二，对办公室工作的特点 认识不足。高校办公室的特点突出表现在“三强”：原则性强、事务性强和综合性强。 高校办公室在贯彻上级文件精神、 落实学校重大决策、服务教职员工的过程中，受到法律、制 度、学校政策的约束，具有很强的原则性；高校办公室的工 作多数事情比较具体，事务性、细节性较强；高校办公室工 作范围、服务对象广泛，事情繁杂，头绪较多，服务对象广 泛，具有较强的综合性，这种管理功能的综合性，决定办公 室的管理应调整高校组织内部的各种关系，克服各种制约因 素，保证高校组织目标的实现。而目前，办公室工作人员并 没有充分认识这些特点，在工作中，出现了随意性，或者对 工作的事务性强和综

8、合性强产生厌倦情绪，对处理各类事物 产生了 “审美疲劳”，存在着“多一事不如少一事” 的心态， 工作被动，降低了工作效率，增加了行政成本，在思想和业 务水平方面都与学校的管理需要存在距离。第三，办公室工 作人员的观念陈旧。高校的重组、合并以及多层次办学，给 高校办公室工作带来新的挑战，很多办公室人员还固守着原 有的管理思维和思想观念。如有些系级会议通知不是利用网 络平台来进行，而是用原有的方法使用电话逐个通知，这样 一来，既耽误了很多时间，又造成工作效率低。因此在新的 问题面前无法前进，思想保守的人在工作中依旧处于被动位 置，总是疲于应付，难以取得成效。高校办公室人员还停留 在“经验型”、“事

9、务型”的管理上，极大地降低了工作质量 和工作效率。此外，高校办公室管理还存在办公室人员队伍 整体素质不高、办公室工作的管理机制相对滞后、横向交流 意识缺乏等问题。三、高校办公室管理科学化与艺术化的途径高校办公室管理科学化与艺术化。科学化是一个综合性的问题，是一个“系统工程”，要实现办公室管理科学化与 艺术化，必须做到：第一，要坚持以人为本的管理理念，树 立并增强服务全局的意识，特别是要加强政策研究，变被动 办事为主动谋事，变滞后管理为超前服务，为校领导决策真 正起到参谋和助手的作用， 提升办公室现代管理水平。 第二， 要加强办公室队伍建设，提高自身业务素质，适应高校现代 管理的要求。招聘选拔一

10、些高素质、有管理才能和服务意识 的人加入到办公室管理队伍中，加强政治、业务和现代管理 知识的学习，要把学习当作工作的一部分来看待，努力解决 好工作和学习的矛盾，在工作中学习，在学习中工作，以工 作促进学习，以学习提高工作。除了日常的学习，还可以利 用请进来、走出去、外出参观学习考察等途径， 扩大知识面， 提高业务、技能等多方面能力。要努力超越事务性工作，从 反复中探寻规律，从繁琐中总结经验，不断提高自身的综合 素质。要培养工作人员的组织协调、文字表达、信息服务、 政策分析、开拓创新等方面的能力，以适应高校规范管理、 科学决策、依法治校的现代发展需要。第三，建立健全各种 规章制度，实现办公室管理

11、的科学化、规范化。从学校的发 展需要和实际出发，建立一系列规章制度，使高校办公室的 每一项工作都有章可循、有规可依。建立既能约束又能激励 的竞争机制和政策，营造人尽其才、才尽其用的工作环境， 激励、调动工作人员的主动性、积极性和创造性。要规范办 事程序，明确办事的先后次序、具体步骤和基本要求，特别 是不得越级，不能推诿、扯皮、办事拖拉。只有进一步规范 管理，完善制度建设，才能保障高校办公室工作的高效运转。 第四，采用信息化管理，建立信息化管理平台，推进高校办 公室现代化建设。在高校趋于国际化、开放化的今天，办公 室人员要树立现代管理意识，用现代管理的思想、方法和手 段推进高校教育改革和发展。要

12、不断提高办公室的现代化管 理水平，建立优质高效的办公室工作机制，充分利用高科技 手段办公，建设有利于办公室现代化的硬件设施，构建办公 室与校内各部门之间、学校与上级管理部门之间的信息高速 公路，为学校改革和发展提供科学依据和参考。第五，加强细节管理。高校办公室的很多工作都是由一个个细小环节构 成的。高校办公室要关注工作中的细微之处，做事要谨慎细 致，不放过任何一个细节。如果把办公室比作自行车，工作 中的每一个细节就如同环环相扣的自行车链条，一旦有一个 细节出现问题，自行车就会丧失功能而无法前进。实践证明，只有扎扎实实地抓细节管理，树立细节意识，高度重视细节 管理，以精益求精的细节管理来不断改进

13、和完善高校办公室 管理工作，向细节管理要质量、要效益、要形象、要地位， 才能真正提升整个办公室的管理效率和管理质量。第六，提 高管理的艺术性水平。高校办公室的工作需要艺术。首先， 高校办公室的工作是原则性与灵活性相结合的艺术。学校的 工作部署、领导的决策意图在执行的过程中绝不能机械、教 条地传达，照本宣科，应该根据本部门的实际情况，因事、 因时而异，把政策的原则性同执行方法的灵活性结合起来， 力求达到最佳的执行效果。一方面要坚持原则，服从落实， 另一方面要从客观实际出发，以灵活变通的协调程序、协调 方式，掌握好协调时机、协调环境。其次，高校办公室的工 作也是“听”与“说”的艺术。要乐于当一名忠

14、实的听众， 掌握认真去听的艺术。不管是领导讲的，还是群众说的，愿 意听的和不愿意听的，合理的建议或是牢骚等都要一字不漏 地听，要坚持做到“听话不传话”。因为传话的过程很容易 造成误解，加深矛盾，不利于协调工作的开展。要从“听” 中去粗取精，去伪存真，善于从领导、部门和群众的“闲言 碎语”中提炼对工作有帮助的东西。要掌握“说”的技巧。 办公室人员位置特殊，来办事的人通常会把办公室人员的言 行当成领导或学校的想法，所以说话要严谨、讲艺术，要根 据不同的对象、场合、时机和心境，采用不同的方法进行交 谈。再次，高校办公室的工作要讲究“抓大”与“抓小”的 艺术。办公室工作千头万绪、纷繁复杂。工作要抓住主要矛 盾，突出工作重点，掌握好“抓大”与“抓小”的艺术。 “抓 大放小”主要是指办公室主要负责人不能整天事必躬亲，陷 入事务的泥潭之中， 而要善于对事项分类排队， 视轻重缓急， 有秩序分解完成，做到举重若轻。 “抓大不放小”是指办公 室无小事，善于把小事放在全局的高度去审视、重视它，在 思想上要有敏锐性。总之，作为高校部门核心的办公室，要在高校改革的同 时，继承和改善传统的管理方法，不断学习和借鉴先进的管 理手段和方法、途径，努力促进办公室管理水平和服务质量 的全面提升，推进