总经理文秘岗位职责

1、总经理文秘岗位职责职场上的每个工作岗位都有其相应的职责，那么，总经理文秘的岗位职责是什么呢? 一起来了解吧。1、协助总经理起草酒店综合性的业务报告、工作计划、备忘录、规章制度等；2、参加由总经理组织召开的行政例会（有的酒店也称之为早会或例会）、财务会议 以及其它会议，做好会议记录，了解各项决定的执行情况并及时反馈信息；3、协助总经理做好日常来访接待、来函等情况处理；4、负责总经理的日常电话转接，尽可能地减少外界对总经理工作不必要的打扰：5、负责各种会议记要、备忘录及其它文件的整理、打印、分发、归档、保管等工作: 负责酒店内其它部门或者外界报送总经理的各种会议记要、备忘录及其它文件和信函的呈 送

2、、处理、归档等工作；6、负责酒店介绍信、印章的保管和监督使用，负责与外单位联系，办理各类许可证 和归档保管工作：7、负责搞好总经理的日常工作安排，如会议、工作约会、宴请等；8、负责总经理办公室设备保管、维护正常运行等；9、负责总经理出差前以及出差后的工作处理（借款、日程安排、酒店预定、车辆接 送、礼品准备、电话联系、车旅费报销等）：10、完成总经理临时交给的其它工作。扩展阅读总经理秘书要胜任其工作职责，需要具备知识、技能和素质：1、应具备较高的文化程度，因为良好的教育背景使人在看待问题，处理问题时会更 加理性和全面，同时具有较强的学习新知识的能力；2、熟悉酒店各部门及其运作程序，掌握酒店的各项

3、规章制度，对酒店的经营（如客 房数量、房价、餐厅营业时间和电脑信息系统等）以及软件（酒店的目标、经营思想、服 务理念等）情况要了如指掌，以便更好地协助总经理完成各部门的协调管理以及对外联络 沟通的工作，使工作更有效率：3、熟练掌握中、英文文字处理技能，熟练操作各种办公室白动化设备，如计算机、 打印机、传真机、复印机等：4、具备较强的对内、对外的沟通能力，使总经理的各项指示、计划、意愿得以贯彻 和执行：5、能严守机密、克尽职守、吃苦耐劳，具有团队精神，忠实于自己所服务的组织， 与各部门的管理人员以及酒店相关的企业、团体和政府职能部门保持良好的合作关系。如何做好总经理秘书的工作并搞其效率呢？专家指

4、出有五种方法，值得借鉴：1、工作标准化，即把工作惯例化或日常化。也就是说，如果没有特殊情况，尽量在 每个工作日的同一时间段内，做同样或同样性质的工作。如果秘书能把自己更多的工作任 务标准化，就能在有限的时间内完成更多的工作，或者有更多的剩余时间完成其它临时性 工作。2、在同一时间段内做类似的工作。如在同一时间段内往拨打电话，把需要复印的文 件积攒在一起，然后去复印等，这样，既可以节约时间，也可以提高工作效率或质量。3、重新分配工作。如紧急各重要的工作，先办理紧急的事情：重要和不紧急的工作, 先做重要的工作：不重要和不紧急的工作，可以另找时间做，或者找他人做；自已不擅长 的工作，而且该工作也不保

5、密，可以与别人交换工作来做等。4、预测。总经理秘书可用预测的办法来减轻工作压力、舒缓工作节奏，把工作做到 前面，如明天14点总经理要召开财务会议，作为秘书，可在明天10点左右把上次会议的 记录以及其它财务报表等从档案柜内找出来，放在总经理的办公桌上。如果任职者能更好 地预测明天会做哪些工作，他就能更好地完成本职工作。当然，也不能把第二天的工作日 程根据预测，安排得满满的，因为不管你的预测能力如何强，第二天总是会有些突发事情 需要处理，因此要留出一定的空余时间来处理这些突发事件。5、平衡精力，分清工作主次。一个人的工作时间及精力毕竟是有限的'，如何有有 限的时间内完成更多的工作是对每个工

6、作者提出的挑战。因此，总经理秘书在做任何一项 工作时，都要具备权衡轻重缓急的意识。如上文所说，为使工作更有效率，尽量要把相同 的工作放在一起来做，但是，如果酒店集团的总部人员正在与总经理商讨工作，而此时， 总经理需要秘书去复印一份文件，那么你还会等到与其它的文件放在一起复印吗？答案是: 当然不会，而且你需要放下手头的工作，立即去复印。有些总经理秘书不具备职业态度或者对该职位认识不清，容易在工作中犯一些错误。 常见的错误有：1、对于酒店其它部门或者外界报送给总经理的备忘录、报告、申请以衣其它信息文 件等，不及时呈送或报告给总经理，影响了酒店对内、外的沟通，甚至严重影响了酒店的 经营和管理工作。2、由于工作的性质等原因，总经理秘书几乎在第一时间就知道了总经理对组织人事 的任免、管理的决策等，有些任职者不能严守机密，为了自己的利益或者其它目的，私白 把这些机密泄露给有关人员，使组织蒙受一定的不必要的损失。3、在总经理的日常工作