第四章档案工作练习与答案

1、第四章 档案工作一、填空题 1档案是人类社会发展到一定阶段的产物，是社会、 组织 或 个人 保存记忆的一种方式。 2今天的档案是过去的 历史 ，正在产生的档案是 明天 的历史。 3档案与人类社会存在着 对称性 ，与社会各行各业存在着一一 对应 的关系。 4档案工作是一项运用科学的原则、方法管理档案并为社会提供 信息服务 的专门性工作。 5档案收集工作，是指在档案人员的监督、指导下，将分散保存在各部门和个人手中有 保存价值 的文件、非纸质信息载体，或字画、奖状、奖杯等 实物 向档案室移交的工作。 6档案室收集工作是一个单位档案室工作的起点和 基础 ，是档案室积累和丰富本单位 信息 资源的主要手段

2、。 7档案收集工作是档案业务的 起点 ，是实现档案 集中统一 管理的根本途径。 8档案收集工作为档案整理、编目、 鉴定 、保管、统计和 利用 提供物质保证。 9通过收集工作，将记录实践活动的各种事实、数据、方法、 经验 和 教训 完整地保存下来，传递下去，使之成为国家、组织或家族的 文化遗产 ，正是档案收集工作的意义和价值所在。 10档案的齐全，是指各种门类和载体的、具有 查考价值 的原始记录 全部归档 。 11档案的完整，是指归档的每一份材料都 完好无缺 。 12凡是本单位工作活动中形成的，反映主要 职能活动 和历史 真实面貌 的文件材料，均属于档案室的收集范围。 13档案员对移交的档案及有

3、关材料逐卷地进行清点，对照有关移交文件进行核对，双方共同 确认无误 ，叫清点核对。 14档案交接文据是在变更档案保管者或所有者的过程中形成的，记录和反映与 档案交接 有关内容和信息，是具有 法律凭证 效力的一种文件。 15交接性质分为移交、 寄存 、征购或收购、 捐赠 四种。 16档案交接文据填写后，及时进行档案及有关材料实体的交接，双方 再次核对 无误并在档案交接文据相关栏内 签字 ，加盖双方单位印章。 17归档之前的整理，主要是针对 文件 进行的，归档后的整理工作，则是以 案卷 为单位进行的。 18档案整理的内容有对归档的案卷进行整理、文件的 局部调查 ，对零散文件的 整理 。 19案卷归

4、类就是通过对案卷的分类，使相同载体的，具有相同 保管期限 ，且机构（或问题）相同或相近的案卷 相对集中 。 20按案卷排列的 顺序 ，将案卷标题、保管期限、起止时间、 页数 等逐项登记，编制案卷目录，以便 查找利用 。 21案卷整理的标准有组卷文件齐全完整、 分类科学 、排列合理、 标题确切 。 22对一个单位而言，档案保管 期限表 是一种最具体、最贴近单位工作实际，最具权威性的文件 签定工具 。 23机关档案保管期限表的内容包括 条款号 、条款名称、 保管期限 、备注等。 24档案全引目录是由立卷说明、 案卷目录 、卷内文件目录三个部分组成。 25任何档案都不外乎有两个部分，一是原始信息，二

5、是 物质载体 。 26档案的生存环境如温度、湿度、气候、 空气质量 和档案制成材料、 书写材料 的优劣等，对档案的寿命都将产生直接的影响。 27档案保管工作的基本原则是预防为主， 防治结合 ；加强重点，照顾一般；立足长远， 保证当前 。 28档案的流动管理，是指对档案在 搬动 和 提供利用 等流动状态中的防护。 29拥有档案专用库房、专用的 阅档室 和专用的 整理室 ，又称为"三分开"，是机关单位档案管理用房比较理想的形式。 30档案库房要求坚固、实用，并有防盗、 防光 、防高温、 防火 、防潮、防尘和防虫等"八防"设施。 31目前，一般应使用 金属柜架

6、 保存档案，使用较多的是档案密集架、 档案箱 、木橱、柜以及其他专用装具等。 32档案密集架有封闭式、 开放式 两种结构和 固定式 、移动式两种形式。 33档案的外部包装可以防止 光线 、灰尘及有害 气体 对档案的直接危害，还能够减少对档案的直接 磨损 。 34档案统计就是以 表册 、 数字 的形式，反映和揭示档案与档案工作情况的一种管理方式。 35档案统计工作包括对档案室档案及其管理状况的 登记 工作和上报各级国家档案行政管理部门的档案统计 年报 工作。 36档案统计工作的作用是为国家档案事业的发展与决策积累 数据 ，为档案馆科学管理提供 依据 ，为档案管理科学研究提供 参考 。 37通过加

7、强和做好档案统计工作，可以获取大量准确的数字、数据和统计资料，为进行科学的 定量分析 ，进而进行科学的定性分析 奠定基础 。 38档案统计的类型有两种，即档案的基本情况 登记 和综合统计 年报 。 39完整的、持续积累的登记记录能够为档案统计提供 准确 、真实、 全面 的数据。 40档案登记主要有档案 收进 （移出）登记、档案资料数量登记、档案鉴定登记和档案 利用 登记等形式。 41档案收进（移出）登记包括在 收进 和 移交 （接收）登记两种。 42档案鉴定登记包括鉴定工作登记和档案 销毁 清册。 43档案利用登记包括 借阅 档案登记和档案 利用 效果登记。 44档案室总登记是统计并掌握档案室

8、档案 入 、 出 情况和 总量 总台账。 45机关档案部门应准确编制档案工作情况 统计年报 及时上报有关部门。 46大量利用 档案信息 ，能够最大限度地减少社会、组织、个人脑力、体力上的重复劳动，这也正是档案 价值 的根本体现。 47档案利用的方式可分为 提供利用 和 开发利用 两大类。 48档案提供利用的主要途径；查档室 借阅 、档案借出、 局域网络 、通讯技术查档等。 49档案提供利用的方法有：调阅、 借阅 信函查询、 局域网络 网上查询等。 50档案一般不允许 借出 档案室，只有在特殊情况下才可以借出，但也不能超出 单位内部 。 51档案不得中途转借、私自影印、复印、翻印、 拆卷 、标记

9、、 涂改 等。 52档案 开发利用 是档案室针对单位或社会的实际需要，利用保管档案的优势，发掘宝藏信息，通过各种形式主动提供档案利用内容或信息的 服务方式 。 53档案资料编研形式主要有 文件汇编 、参考资料、专题目录（索引）等。 54设备档案 前期 是指设备仪器正式使用前形成的， 后期 是指在使用维护过程中形成的。 55科技档案所记载和反映的内容或对象的技术水平越 高 ，其价值就越 大 ，保管期限也就越 长 。 56会计档案主要包括会计凭证、会计账簿和 会计报表 三大类。 57会计档案保管期限分为永久、 定期 两类。定期保管期限分为 3 年、5 年、 10 年 、15 年、 25 年 年 5

10、 类。 58会计档案的保管期满但未结清的债权债务 原始凭证 和涉及其他未了事项的原始凭证 不得销毁 。 59企事业单位档案工作是企事业单位基础工作的组成部分，是维护企事业单位 经济效益 、 合法权益 和历史真实面貌的一项工作。 60企事业单位档案行政管理工作的内容有规划工作、管理工作、 指导工作 、监督工作、 协调工作 。 61企事业单位文件材料一般分为 文字材料 、图样材料、 表式材料 和特种材料等四种基本类型。 62文字材料是以文字为主体，配合 数字 、 图表 等，用来记录和表达有关信息的文字材料。 63图样材料是指按照有关制图标准或方法，用专门的 线条 、符号等绘制的 图形 。 64表式

11、材料是以 表格 的形式，用线条、文字和 数据 编制而成的反映某种事物概况的简明文件材料。 65特种材料按载体材料和 记录手段 可分为声像材料和 机读材料 两大类。 66企事业档案分类设置十个基本大类（一级类目）：党群工作类、行政管理类、 经营管理 类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、 会计档案 类、干部职工档案类。 67干部职工档案，一般可分为干部档案、 工人档案 、离退休职工档案、 死亡职工档案等四项二级类目。 68先进的档案 管理设施 是档案管理现代化的物质基础，又称为档案管理现代化 硬件条件 。 69档案管理现代化设施主要包括 计算机 设备、档案馆库建筑、

12、档案 保护技术 设备、档案装具、库房管理设备等。 70档案工作标准，按其内容的性质，可分为档案 业务基础 标准、档案业务管理标准、档案 业务技术 标准三类。 71标准化是泛指从制定（修订）标准到 贯彻 标准的全部过程。 72制定标准是标准化的基本任务， 贯彻 标准是标准化活动的重要环节，而 修订 标准则可使标准的水平提高一步。 73电子邮件是指能被计算机系统 识别处理 ，按一定格式存储在磁带，磁盘或光盘介质上，可在网络上传送的 数字代码 系列。 74选择软磁盘、磁带或大容量的可擦写光盘作为电子文件载体，其要求是： 存储容量大 ；选择性能稳定，易长期保存；方便检索、 使用 ；标准化程度高。 75

13、光盘与其他载体相比，具有如下特点：（1）记录密度高，信息存储量大。（2） 寿命长 。（3）数据传输率高， 存取 速度快。（4）表面有保护层，易保存。 76电子文件归档包括电子文件 逻辑 归档和 物理 归档。 77保存电子档案的载体，优先顺序分别为： 只读光盘 、一次写光盘、磁带、 硬磁盘 、可擦写光盘等。禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。 二、判断题 1档案资源是一个国家可持续发展的基础。 2档案室保管的档案是档案室自己产生的。（ × ）3档案是一种资产、财富，是人类智慧的结晶。 4档案工作的规范化、标准化要从档案收集工作做起。 5文书档案收集范围包括与本单位的档案有关的资料

14、和实物。 6本单位的社会名人档案不在档案收集的范围内。（ × ） 7档案交接文据，可填单位曾用名称。（ × ）8档案所属年限栏由接收单位填写。（ × ） 9案卷目录不应随档案移交。（ × ）10移出说明栏应由接收单位填入。（ × ） 11交接性质栏由交接的一方填写。（ × ）12档案移出和收进日期应当相同。 13档案交接文据应一式三份。（ × ）14通常是采取一个年度编一个流水号。 15制定档案保管期限表，是档案鉴定工作的重要内容。 16一本案卷目录内，案卷数一般不超过 2000 卷。（ × ） 17案卷目录由封面

15、、目录页和案卷目录三个部分组成。（ × ） 18任何形式的信息符号，都要依附于一定的物质载体。 19档案载体的物质性决定了档案寿命的有限性。 20档案的物质生命是无限的。（ × ）21档案作为一种社会生活的产物，是人类社会历史的真实反映。 22维护档案信息内容的安全性就是维护当前社会的真实和稳定。 23档案装具是指存放的容具或用具。（ × ） 24硬卷皮是指使用硬度和厚度较大的牛皮纸制作的卷皮。 25软卷皮不需装入卷盒存放。（ × ） 26卷盒格式是指专用于装软卷皮档案案卷的档案装封。 27档案保管是档案统计工作的基础。（ × ） 28档案销毁

16、清册既是销毁档案的依据，也是销毁档案的登记簿。 29档案保管工作是档案工作进步的杠杆和动力。（ × ） 30阅档人员必须在阅档室查阅档案。 31档案借出可以超出单位内部。（ × ） 32档案外借要有外借的手续、范围、批准权限和要求。 33科技档案就是科学研究档案。（ × ）34工业生产技术档案是以产品的型号为标准分类、立卷或归档。 35基建档案是以工程项目为单位成套收集、整理、鉴定和保管利用的。（ Ö ） 36设备档案的特点是以型号成套，一机一档。 37按课题分类主要用于对技术档案的实体分类。（ × ） 38科技档案保管单位顺序号通常是案卷顺序

17、号。 39科技档案的排架要考虑年度、保管期限的特征。（ × ） 40科技档案鉴定工作的程序分为准备、鉴定和处理三个阶段。 41科技档案的鉴定，必须以其技术水平的高低作为衡量其价值大小的主要标准。 42技术文件的使用价值明显大于管理型文件。 43竣工图的使用价值明显大于施工图。 44对于 1950 年 10 月以前的科技档案，原则上不予销毁。（ × ） 45出纳人员可兼管会计档案。（ × ）46会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第十天算起。（ × ） 47文件材料是档案的前身，档案是由文件材料转化而成的。 48文字材料具有较好的直观效果。（ ×

18、; ） 49表式材料是一种工具性材料。 50电子文件在我国已经取得法律效力，具有凭证作用。 （ × ） 三、单选题 1不属于移交档案手续的一项是（ C ） A清点核对 B填写档案交接文据 C案卷整理 D完成实体移交 2档案馆与档案馆之间的档案交接是（ A ） A移交 B寄存 C征购或收购 D捐赠3档案保管期间其所有权仍归移交者的是（ B ） A移交 B寄存 C征购或收购 D捐赠 4有关人员参加外单位会议带回的文件材料的收集属于（ B ） A零散文件的收集 C科技档案的收集 B"账外"文件的收集 D专业档案的收集 5保持了文件之间的历史和内在的联系，是案卷整理标准的

19、（ A ） A分类科学 B排列合理 C标题确切 D组卷文件齐全完整 6不属于保管工作原则及内容的一项是（ C ） A预防为主，防治结合 C实事求是，精简高效 B加强重点，照顾一般 D立足长远，保证当前 7档案提供利用最常用的方式是（ A ） A借阅 B借出 C函查 D电话查询8会计档案的定期保管期限分为（ B ） A4 类 B 5 类 C 6 类 D 7 类 9从国家、社会、历史、文化等角度进行综合评价是指科技档案鉴定标准的（ D ） A技术因素 B功能因素 C典型因素 D作者因素 10便于存取，有利通风和温湿度调节的是（ B ） A封闭式密集架 B开放式密集架 C固定式密集架 D移动式密集架

20、 11阅档人员必须在阅档室查阅档案，这指的是档案利用的（ A ）方式。 A借阅 B借出 C函查和电话查询 D档案网络查询服务 12（ A ）是档案收集的基本要求 A优化原则 B效用原则 C交接原则 D实效原则 13档案长期保管即档案将被保存（ A ）年 A50 年以上 B5 年以下 C515 年 14（ D ）是最基本的档案检索工具 A人名索引 B全宗指南 C分类目录 15档案保管期限表有（ B ）类型 A四种 B五种 C六种 D1650 年 D案卷目录 D八种 16维护档案的完整与安全是档案管理的（ A ） A基本要求 B基本任务 C重要工作 17单位、团体、公司、企业都是产生档案的（ C

21、） A基本来源 B基本保证 18档案是考查工作的（ B ） A参考 B依据 C基本单位 C借鉴 D重要要求 D基本组织 D反映 19正常情况下，档案整理的类型是（ B ） A系统排列 C全过程整理 B系统排列和编目 D编目 20单位和社会建立档案工作的最终目的是（ A ）档案。 A利用 B保管 C备考 21根据档案局的规定，案卷应当长期保存的，其保管年限是（ B ） D参考 D2060 年 D装订成册 A1015 年 B1650 年 C2050 年 22档案收集工作就是按要求挑选文件资料（ B ） A集中使用 B集中保存 23常用档案分类法之一是（ B ） A工作分类法 C事件分类法 C立卷归

22、档 B问题分类法 D人事分类法 24档案材料外借，必须经过（ A ）手续方能外借 A审批 B登记 C签名 25档案鉴定工作是指（ A ）鉴定工作 A档案价值 B保管期限 C档案内容 D借阅 D档案时间 26确定一个组织机构是不是立档单位，主要是看这个组织机构在工作上、组织上和 （ C ）是否有独立性。 A管理上 B人事上 C财务上 D业务上 27档案是人们在社会实践活动中（ B ） A无意识形成的 C所形成的各种文件 四、多选题 1档案的交接性质有（ ABCD ） A移交 B寄存 2案卷整理标准有（ ABCD ） A组卷文件齐全完整 C排列合理 B直接形成的 D所需的人事材料 C征购或收购 B

23、分类科学 D标题确切 D捐赠 3档案保管工作的内容有（ ABCD ） A装具的管理 B库房的管理 C流动管理 4档案的外部包装有（ AC ） A卷皮 B卷柜 D辅助设施管理 C卷盒 D卷橱 5档案开发利用的主要形式有（ ABD ） A档案资料的编研 C借阅借出 B档案资料专题信息服务 D参与性研究利用 6科技档案的分类方法主要有（ BCD ） A按价值分类 C按工程项目分类 7科技档案的鉴定程序有（ BCD ） A计划 B准备 B按类型分类 D按课题分类 C鉴定 D处理 8科技档案的鉴定标准有（ ABCDE ） A技术因素 D时间因素 B功能因素 E作者因素 C典型因素 9会计档案的保管期限种

24、类有（ AD ） A永久 B长久 C暂时 10企事业单位档案文件材料主要类型有（ ABCD ） A文字材料 D特种材料 B图样材料 E专用材料 C表式材料 D定期 11档案管理现代化设施主要有（ ACD ） A计算机设备 C现代化的档案保护技术设备 B装具设备 D现代化的库房管理设备 12光盘优于其他载体的特点有（ ABCD ） A记录密度高，信息存储量大 C数据传输率高，存取速度快 B寿命长 D表面有保护层，易保存 13电子文件归档制度的主要内容有（ ABCD ） A归档范围 B归档时间 C归档并检测 14（ ACD ）是开展档案利用工作的方式和途径 A开设阅览室 C出具档案证明 15档案工

25、作的性质包括（ AD ） A服务性 B完整性 16专业档案包括（ CD ） A农业科学技术档案 C人事档案 B交换档案 D提供咨询服务 C系统性 B基本建设档案 D会计档案 D归档鉴定 D管理性 17档案检索工具的基本职能是（ AB ） A存储 B查检 18档案利用的方式有（ AB ） A提供利用 B开发利用 19档案参考资料包括（ BD ） A档案馆指南 C全宗介绍 C分类 C档案宣传 B会议简介 D组织机构沿革 D标引 D档案报道 五、名词解释 1档案收集工作 是指在档案人员的监督、指导下，将分散保存在各部门和个人手中有保存价值的文件、 音像、照片、软盘、光盘等信息载体，或字画、奖杯等实物

26、向档案室移交的工作。 2档案交接文据 是在变更档案保管者或所有者的过程中形成的，记录和反映档案交接有关内容和信息， 是具有法律凭证效力的一种文件。 3专业档案 指人们在某种专业活动中形成的业务档案。 4档案统计 就是以表册、数字的形式，反映和揭示档案与档案工作情况的一种最佳方式。 5档案登记 是指通过簿、册、表、单等形式，对档案的收进、移出以及整理、鉴定、保存、利用 等情况加以记载，从而揭示其过程、现状和变化。 6科技档案 是指在科学技术活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的 历史记录。 7会计档案 是指在各项财会活动中直接形成的，具有保存价值的各种会计核算记录，主要包括

27、会 计凭证、会计账簿、会计报表三大类。 8文字材料 是以文字为主体，配合数字、图表等，用来记录和表达有关信息的文件材料。 9图样材料 是指按照有关制图标准或方法，用专门的线条、符号等绘制的图形。 10表式材料 是以表格的形式，用线条、文字和数据编制而成的反映某种事物概况的简明文件材料。 11馆室一体化 随着网络技术应用的深入，档案室与档案馆之间的信息传递与交换也将日益频繁，从 这个意义上说，馆、室间的"围墙"也将被现代信息技术所冲破。 12电子文件 是指能被计算机系统识别处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，可在 网络上传送的数字代码系列。 六、简答题 1档案收集

28、工作的意义。 答： 是档案业务工作的起点； 是实现档案集中统一管理的根本途径； 是积累历史文化财富的重要渠道。 2移交档案的手续。 答： 清点核对； 填写档案交接文据； 完成实体移交。 3档案整理的三种情况。 答： 在立卷工作中对文件进行整理归档； 档案室对档案的整理； 档案室对档案进行局部调整的工作。 4案卷整理标准。 答： 组卷文件齐全完整； 分类科学； 排列合理； 标题确切。 5档案保管的具体任务。 答： 掌握档案保管状况； 分析案卷损坏的原因； 采取专门的技术手段和科学的管理措施； 维护档案的完整与安全。 6档案保管工作的基本原则。 答： 预防为主，防治结合； 加强重点，照顾一般； 立

29、足长远，保证当前。 7档案保管的主要内容。 答： 档案装具管理； 档案库房管理； 档案的流动管理； 档案辅助设施管理。 8档案统计工作的作用。 答： 为国家档案事业的发展与决策积累数据； 为档案馆科学管理提供依据； 为档案管理科学研究提供参考。 9档案统计工作的意义。 答： 是加强档案事业宏观管理的一项重要手段； 是对档案室工作实行监督管理的必然途径； 是适应档案学研究日益注重定量分析发展趋势的重要措施。 10档案统计工作的主要内容。 答： 建立档案统计工作制度； 档案的登记； 档案统计年报工作。 11档案室档案登记内容。 答： 档案收进（移出登记）； 档案鉴定登记； 档案利用登记； 档案室总

30、登记。 12档案提供利用的主要途径。 答： 查档室借阅； 档案借出； 局域网络通讯技术查档。 13档案提供利用的主要方法。 答： 借阅； 借出； 函查和电话查询； 档案网络查询服务。 14档案开发利用常用的形式。 答： 档案资料的编研； 档案资料专题信息服务； 参与性研究利用。 15科技档案整理的分类方法。 答： 按类型分类； 按工程项目分类； 按课题分类。 16科技档案鉴定标准。 答： 技术因素； 功能因素； 典型因素； 时间因素； 作者因素。 17企事业单位档案分类的基本大类。 答： 党群工作类； 行政管理类； 经营管理类； 生产技术管理类； 产品类； 科研类； 基本建设类； 设备仪器类；

31、 会计档案类； 干部职工档案类。 18档案管理现代化的内容。 答： 档案人员素质的现代化； 应用现代管理科学、技术、方法和手段； 装备先进的档案管理设施； 改革传统的档案管理方式。 19档案管理现代化的设施。 答： 计算机设备； 现代化的档案保护技术设备； 现代化的库房管理设备。 20计算机辅助立卷的常用方法。 答： 计算机全自动处理法； 手工与计算机结合法； 直接输入法。 21选择电子文件存储载体的要求。 答： 存储容量大； 选择性能稳定，易长期保存； 方便检索使用； 标准化程度高。 22电子文件归档制度的内容。 答： 归档范围； 归档时间； 归档前检测； 归档鉴定。 23科技档案鉴定的准备

32、工作内容。 答： 要认真计划，周密安排，制定出切实可行的方案； 要成立临时鉴定工作小组； 标准； 有关成员要学习相关法律及有关鉴定工作的制度、规范，以便掌握政策，统一 准备必要的档案鉴定表，销毁清册及其他物质材料。 24科技档案鉴定工作步骤。 答： 个人初步鉴定； 集体审查。 25科技档案鉴定的处理工作内容。 答： 编制档案销毁清册； 编制鉴定报告； 销毁工作； 扫尾工作。 七、论述题 1试述档案收集工作的要求。 答：（1）确保档案的齐全与完整。 档案的齐全，是指各种门类和载体的、具有查考价值的原始记录全部归档；档案的完 整，是指归档的每一份材料都完好无缺。如果档案收集不完整，重要记录散失或损

33、毁，就 会给一个组织带来无法弥补的损失，档案工作也就失去了存在的价值。 （ 2）符合档案业务规范和标准。 按照档案管理相关业务规范和标准收集档案，是档案管理现代化的需要。归档文件的 质量，直接关系到其他档案业务工作的开展。因此，档案工作的规范化、标准化要从档案 收集工作做起。 （ 3）注意搜集和掌握重大活动信息。 收集工作具有与外界联系密切、涉及面广、政策性突出、灵活性强的特点。要做好收 集工作，就要学会站在全局的高度，把握一个单位一定时期内的中心工作，保证档案收集 工作对单位各项重大活动、特别是突发性事件反应灵敏，收集渠道畅通。此外，对单位散 失在社会上或个人手中的零散档案，要注意分析和调查

34、，抓住线索，顺藤摸瓜，使之完璧 归赵。 2试述档案收集的一般方法。 答：（1）零散文件的收集。 由于种种原因，一些重要文件、报告、契约等历史记录往往在正常归档时被遗漏，而 分散在内部机构、领导人或业务人员手中。此外，由于特殊因素，如借出后遗失等，也会 影响到档案的完整。因而，要加强平时对重要零散文件的收集，作为丰富和完整室藏档案 的重要渠道。同时，通过各种方法，动员本单位或其他组织、人员捐赠有关本机关历史文 件材料，使档案信息资源不断得到充实。 （ 2）"账外"文件的收集。 "账外"文件是指未经文书部门登记，在收发文登记簿上无"账"可

35、查的各种原始记 录。此外，还可以通过向社会或原单位人员征集或购买有关本单位的历史文件材料的办法， 获得有关原单位的历史文件材料。各类照片、录音、录像也都是处于单位文件控制的外围 地带，如果不能有意识、有重点地加强力量专门收集，从档案人员的视线中消失是很正常 的。 （ 3）科技档案的收集。 科技档案的形成，具有一定的特殊性。在收集工作中，要注意对不同环节、过程及向 重点科技人员的收集，以保证科技文件材料的完整性。 要注意对初始性、基础性、过程性文件的收集； 要注意对管理性、结论性、成果性材料的收集； 注意对更改、补充性材料的收集。 （ 4）专业档案的收集。 专业档案，就是指人们在某种专业活动中形

36、成的业务档案。专业档案是机关、团体、 企事业单位档案的重要组成部分，在档案室工作中，如果只重视文书档案的收集，而忽略 对业务性文件材料的收集，其工作成效也将大打折扣。因此，档案室一方面要注意建立健 全单位归档制度，将本单位专业档案纳入归档范围，提高专业工作部门及相关人员的归档 意识；另一方面，也要注意加强平时对专业档案的收集工作，将收集工作延伸到业务工作 中去，从而使专业档案管理工作得到逐步加强，完整地保存一个单位的历史面貌。 （ 5）特殊载体档案的收集。 特殊载体档案是非纸质文件，如音像档案、照片档案、电子档案的收集。丰富和充实 特殊载体档案，是新时期档案工作者的神圣使命。在工作中，要破除人

37、们头脑中只有纸质 档案才是档案的固有观念，培养特殊载体档案的意识。档案人员在平时工作中，也要有意 识地加强这方面的宣传，加强对单位内部形成特殊载体材料的部门和重要活动的跟踪，督 促有关人员及时将特殊载体归档保存。 3归档文件整理的内容和步骤有哪些？ 答：档案的整理有三种情况：一是在立卷工作中对文件进行整理归档；二是档案室对 档案的整理；三是档案室对档案进行局部调整的工作。本章所谈的是后两种。 归档文件整理的内容有： （ 1）对归档的案卷进行整理。 单位档案室对档案的整理，一般是针对文书或业务部门移交的案卷进行排列、编目和 收尾的工作。归档之前的整理，主要是针对文件进行的。归档后的整理工作，则是

38、以案卷 为单位进行的，包括案卷的分类、分配档号、编制案卷目录、填写案卷封面。 （ 2）文件的局部调整。 档案室在日常管理中，对文件组合不合理，排列次序颠倒，文件内容与案卷标题不一 致等不符合整理要求的档案，进行拆卷重整，以提高案卷质量。（3） 对零散文件的 整理。由于历史的原因，或者征集、接收到零散文件时，需要对这些零散文件进行系统整 理，使其纳入到档案室的档案管理系统，以便存放和检索利用。 档案整理的步骤： （ 1）案卷归类。一是将不同载体的档案分别归类。二是将所有当年归档案卷，按照不 同保管期限划分为永久、长期和短期三类，并分别归类。三是按照立卷分类标准，将具有 相同保管期限的案卷，按照机

39、构或问题进行下一层次的分类，把相同机构（或相近问题） 的案卷集中在一起。 （ 2）案卷排列。将经过归类集中的案卷，按照一定的顺序排列起来。 （ 3）按照案卷的排列次序，逐卷分配案卷号。 （ 4）编制案卷目录。按案卷排列顺序，将案卷标题、保管期限、起止时间、页数 等逐项登记，制成案卷目录，以便查找利用。 （ 5）贴标签，并填写标签及案卷封面的其他项目。 4档案部门为什么要大力开展档案提供利用工作？ 答：档案部门之所以要大力开展档案提供利用工作，是由档案提供利用的意义和目的 决定的。 档案提供利用的意义： （ 1）档案利用工作是档案工作的根本目的之一。 人们之所以开展档案工作，就是要通过档案的收集

40、、整理、保管等工作，积累档案信 息资源并为现实工作服务。因此，档案管理工作自始至终都贯穿着为档案利用工作创造条 件、打好基础这条主线。 （ 2）档案利用能够检验并促进档案基础工作的发展。 档案利用工作水平是衡量档案工作质量高低的主要标准之一，对档案工作的其他环节 能产生检验、推动作用。档案利用工作是档案工作进步的杠杆和动力。 （ 3）档案的大量利用是档案管理效益的实际产出。 利用工作是档案工作为各项工作服务最直接、最主要的手段，通过有效、广泛地利用 档案，开发档案信息资源，使档案的凭证依据、参考咨询、传播知识、宣传教育作用得到 充分发挥，就是档案工作效益的实际产出。大量利用档案信息，能够最大限

41、度地减少社会、 组织或个人脑力、体力上的重复劳动。这也正是档案价值的根本体现。 档案提供利用的目的： （ 1）为领导决策和机关各项工作服务，实现档案价值的最大化； （ 2）促进各项档案业务基础工作的不断深化和档案工作整体水平的提高； （ 3）通过提高利用工作的质量，使档案工作人员的综合素质上升到新的层次。 5机关档案管理用房"三分开"的含义是什么？ 答：机关档案管理用房应尽量保持独立性和完整性；档案室应有保存和利用档案的专 用库房（可兼阅档和工作室），这是档案工作起码的条件和最基本的要求。拥有档案专用库 房、专用的阅档室和专用的整理室（兼作档案人员的专用工作室和档案资料检索

42、工具室） 又称为"三分开"，是机关单位档案管理用房比较理想的形式。如不能做到"三分开"，也 应尽可能设置专用库房和专用的阅档室，做到"两分开"。"三分开"绝不是一分为三，而 应在档案室的统一和完整的前提下，保证三种专用房的相对独立性和专用性。 6科技档案有哪些种类？各有什么特点？ 答：科技档案是指在科学技术活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像 等不同形式的历史记录。包括；科研档案、技术档案、基建档案、设备档案。 特点：（1）科研档案。 一个课题的全部档案，是一个有机联系的整体，具有成套性的特点。 （ 2

43、）技术档案。 工业生产技术档案特点是以产品的型号为标准进行分类、立卷或归档，从而形成一个 企业以产品型号为内容的一整套科技档案体系。农业生产技术档案特点是：种类多、周期 长、野外作业记录数量较大。 （ 3）基建档案。 特别是以工程项目为单位成套收集、整理、鉴定和保管利用，一项工程的全部档案材 料构成一个有机联系的整体。 （ 4）设备档案的特点是：以型号成套，一机一档。 7试述科技档案的鉴定程序。 答：科技档案鉴定工作的程序，分为准备、鉴定和处理三个阶段。 （ 1）准备工作，包括制定鉴定工作计划、成立鉴定工作小组、确定鉴定工作标准等。 鉴定工作不仅是档案部门的重要工作，而且因涉及单位内部各职能部门，关系到历史记录 的去留问题，因而必须慎重对待。 （ 2）鉴定工作。第一步，个人初步鉴定。鉴定小组成员按照分工，对需要鉴定的案卷 进行分别审阅，进行价值判定，形