投标工作流程

1、工程投标工作标准1. 目的为使公司工程投标(含工程竞争性谈判响应)工作程序化、标准化,以提升 投标工作效率,特制定本工作标准.2. 适用范围适用于公司工程工程的投标,根据工程规模大小及是否跨公司等不同情况, 可适当进行剪裁.(有关事业部工程的投标工作如无特例参考公司市场部治理办 法中有关投标中的相关标准执行. )3. 工作责任3.1 相关部门责任3.1.1 合同预算部a) 作为公司投标文件商务标的主要负责部门；负责配合重点工程部进行整 体投标方案的编制；b) 负责编制“法人代表资格证实 、“授权书、“投标方资格证实等常用 投标文件模版；c) 参加相关内容的编写和投标组织协调工作；d) 负责投标

2、文件的清单制预算的编写及审核工作.3.1.2 重点工程部a) 作为公司投标文件的主要牵头人, 承当公司投标工程的市场运作及投标总负责人；b) 负责安排相关人员进行投标文件技术标的编制及审核；c) 负责确定投标文件的商务报价的审核及确定；d) 负责安排投标小组成员及相关投标授权代理人；3.1.3 行政部a) 依据公司业务开展需要,负责编制响应业务需求的公司简介及业绩介绍并及时更新,供业务部门投标之用,保证所提供文件的时效性、有效性；b) 负责公司各类资质材料的收集和治理,供公司投标查用级借用；c) 建立人员信息库,收录各类工程治理、技术人员资历情况,以利于投标时调用；d) 负责办理投标文件盖章手

3、续.e) 在投标文件准备期间负责做好设备提供投标所有的物资及食、宿、用车 等后勤保证工作.3.1.4 采购部a) 负责提供投标文件设备报价依据及推荐产品选型,与投标负责人共同核 实工程投标的本钱预算.协助总经理确定设备最终报价与最终谈判价.b) 与有关厂商联系、提供或协调投标所需的厂商出具的授权函、制造商资 格证实等资质文件.3.1.5 财务部a) 提供投标所需银行出具的公司资信证实、投标保证函、公司财务报表等 相关财务文件.b) 负责办理投标所需投标保证金支付.3.1.6 市场治理部a) 负责保持于配合合作公司的联系及日常事务的处理；b) 负责及时更新及索要配合公司的相关资质文件及投标所需的

4、相关文件；3.2 投标人员责任大型工程投标工作, 由总经理确定投标总负责人, 投标总负责人组织成立投 标工程组； 一般性投标的由工程的前期工程跟踪人员担任总负责人, 并组织成立 投标工程组.3.2.1 投标总负责人：负责投标工作方案的制订,确定投标组人员配置及投标工 作进度安排,并下达工作任务书； 负责投标工作的总体协调,审定或组织确定投 标文件的总体框架结构、风格等； 监督检查投标文件各局部的编制进展, 全面把 握工作进度；对投标文件的编制质量负责；审定或组织确定投标报价.3.2.2 技术负责人：确定技术方案的框架结构及设计思想；承当技术方案总体概 述编写；负责技术方案的审核把关、 技术指导

5、； 对投标文件技术方案的编制质量 负责.3.2.3 商务负责人：负责组织投标文件商务局部的编制,包括所需商务资质材料 的收集、整理等.负责与各相关部门协调索取所需各种资质、资信文件、授权等 材料并编制整理招标文件要求有关商务的响应文件组成； 负责投标文件封面、 包 装外观设计、密封等工作；负责文件统稿及文件印制、装订等工作.配合办公室提供投标工作期间的后勤效劳.3.2.4 技术人员：根据分工和要求,承当投标文件中相关局部技术方案的编制工 作,对所编写局部的质量负责,并为其他局部内容的编写提供相应的技术支持, 如为系统报价、工程进度安排、 设备检测及投资限制等方面提供素材； 协助进行 整体方案的

6、集成、排版等.4. 工作程序4.1 投标工作流程投标工作可细分为投标申请 获取招标文件或竞争性谈判文件 、投标方案、 文件编写、 文件成型、投标及投标归档等六个阶段, 参见工程工程投标工作流程 图.4.2 运作要求4.2.1 投标申请阶段：该阶段目标是取得投标资格.重点工程部负责市场人员积极开展商务活动,根据需要有行政部准备投 标资格申请等或招标单位所需公司资质、 业绩等文件资料交由商务人员提交招标 单位.取得招标书后,如招标单位组织进行现场踏勘及标前答疑会,所派人员 根据现场踏勘情况和对标书的理解, 以及收集的问题, 对招标书中需要澄清及有 歧义的内容进行提问,正确理解招标书的要求, 并形成

7、答疑记录, 作为招标书的 补充材料及时予以反应,以保证投标文件的应标性.4.2.2 投标方案阶段： 该阶段是确定投标小组人员及着手开始投标,确定责任划分关键后附投标 方案模板供参考总经理或投标总负责人确定投标工程组人员构成,并协调相关人员将招 标文件分发到各相关人员.投标总负责人制订投标工作方案,内容包括：工程组人员工作划分以及 投标文件编写和要求、初评、修改、评审、统稿、打印装订各局部工作的责任人 和进度安排.投标方案形成后经总经理签字认可后以任务书形式,由商务负责人将计 划迅速传达至其他有关人员, 工程组所有人员依据该方案安排自己的工作, 保证 按方案完成各局部工作.在工程组人员分别学习、

8、消化招标书的根底上,技术负责人组织工程组 技术人员分析、研究招标书,确定技术方案的框架结构、设计思想、设备选型以 及系统框图、拓普图编制等具体要求.商务负责人认真学习招标书后,应将招标书中的各种要求不含技术要 求以清单的形式一一列示, 包括对投标单位资质、 业绩及资信方面的要求以及 盖章、密封要求等等提交投标总负责人审定后, 与各相关治理部门联系索取； 同 时商务负责人编制的投标文件格式 未指定格式时可参考模版确定 经投标总负 责人审定使用.投标总负责人组织相关人员对招标书中有关商务方面的要求认真分析, 并根据工程商务人员所提供的信息组织开展商务报价工作.4.2.3 投标文件编制阶段：4.2.

9、3.1 技术方案编制投标文件编写人员应认真学习、消化招标书,及时掌握最新客户需求及 编写要求.技术人员根据已确定的技术方案的设计思想、 设计原那么以及设备选型的有 关要求进行各自负责局部的方案编写,完成的初稿要首先进行自评、互评, 修改 完善后再提交技术负责人审核, 最后由工程负责人或工程负责人制定相关人员组 织评审,大型及重要工程需今总经理牵头组织人员评审,评审通过前方能定稿.需要时技术人员有责任提交有关的设备报价清单、子系统进度方案及施 工检测方法等方面的书面材料.4.2.3.2 商务文件含报价编制商务文件的组成要根据招标文件的要求,由商务负责人负责收集公司或 配合公司的所有商务资质文件的

10、编制及整理,各相关部门予以配合.投标总负责人组织有关人员根据设备清单及配置选型,依据采购部推荐 的设备选型及所掌握的设备报价信息, 按投标方案安排编制设备报价清单, 设备 报价最终采购部审核签字； 投标总负责人、 采购部负责人及相关人员综合核算初 本钱、商务信息等因素制定系统总体报价, 经总经理审核后确定最终报价, 大型 工程须报董事长批准后确定.32. 月日 工程组全体人员确定投标文件技术响应文件组成格式及包含内容,4.2.4 文件成型阶段：投标文件中须盖公司章的包括法人资格证实、授权书、系统报价汇总表 及设备报价汇总表、 招标书明确要求盖章的内容等等, 设备报价汇总表须经采购 部审核,总经

11、理确认签字后办公室印鉴治理人员方可盖章. 注：配合公司的密 封及盖章工作有市场治理部配合牵头组织安排投标文件的外观包装在投标中非常重要,应在投标工作的开始便着手进 行有关设计,确定投标文件的外观风格,包括封面、页眉页脚、纸张、装订材料 等,此项工作由商务负责人负责进行,投标总负责人审定.正式打印前的校稿工作由技术负责人牵头进行,对投标文件中的文字、 章节序号、页码编号、图号、图形、缺页、缺项、目录、关键数据、证实材料等 逐一检查,确认无误前方可开始打印工作.文件的打印、装订工作根据文件数量大小确定工作人数,此项工作由商 务负责人牵头完成. 投标文件封装应严格遵照招标书的要求进行, 投标总负责人

12、 检查文件的齐套性和应标性,无误后,再按规定要求进行封装.商务负责人协助投标总负责人检查投标所需公司证件及授权委托人证件 是否齐全；4.2.5 投标活动阶段：投标活动由授权委托人组织进行,假设客户有述标要求时,总经理或投标 总负责人确定述标人选, 述标人应进行充分准备. 必要时,述标人准备演示文稿, 并根据时间安排尽可能由投标总负责人组织安排进行模拟述标.递交标书之前,根据市场提供的最新信息,由授权委托人修改或确定最 终投标价.投标文件需在规定时间之前递交,异地投标应提前安排人员及协调车辆 等事宜按时间到达指定投标地点.4.2.6 投标归档 整体投标公司结束后,商务负责人应将全套的招投标文件及

13、电子文档在档案 室归档一份以备查.归档文件包括但不仅限于以下文件：招标文件、相关答疑文件及招标文件电子版文件如有的话投标方案所有投标文件及电子版、投标总结根据工程大小及需要时提交XXX工程投标方案模板根据XXX工程招标文件要求,就 XXX工程投标工作安排如下: 一.人员组成及工作分工工程总体负责人：XX技术文件编写人：XX公司XXXXX公司XXX商务负责人：XXX投标方案组成及责任人安排:序号投标文件负责人完成时间备注投标文件商务文件组成及人员安排投标函XXX公司O O O OXXX公司法定代表人授权书XXX公司O O O OXXX公司商务条款偏离表O O O O O O商务响应文件厂家产品授

14、权完成后提交商务负责人投标文件技术文件组成及人员安排技术文件总说明XXX公司O O O OXXX公司投标方的技术响应文件XXX公司O O O OXXX公司技术条款偏离表投标设备清单提交采购部审核初本钱O O O O工作进展安排1. 月日之前为工程组全体人员熟悉及了解投标文件时间.7并提交招标文件答疑文件交 XXX处;3.月日之前各投标技术编写人提交设备清单,交由投标总负责人协同采购部及系统投标品牌,核定投标预算本钱.4月日月 日前为编写标书工作日.整理整体报价及技术文件.5月日所有编写标书人员提交投标文件初稿交xxx 处,整体文件开始评审.6月日 月 日 投标文件评审修订.月 日完成整体投标文件定稿 报价可为初定 .7.月日全天整体投标文件打印、签字、盖章及装订成册,密封.8月日按时间提交标