企业采购管理制度_规章制

1、1、本公司的采购业务统一由采购部门负责办理，其他部门 或人员不得自行采购。2、采购部门应根据仓库存货情况和销售部门下达的销售订 单计划，结合库存物资的数量，报总经理（或其授权人员）批准 后执行。3、采购部门根据批准的采购计划组织采购，除零星采购外,批量采购业务必须先与供货方签订采购合同，采购合同应包括品种、规格、数量、质量、价格、交货日期、运费承担、结算方式 及经济处罚等项条款。在采购合同有效期内，若因市场行情发生 较大变化时，经过总经理批准可以与供货商签订调价协议，并报请财务部门备案。4、采购物资运到本公司时，先由采购部门对照核对采购计划，经确认无误后交有仓库或柜组开具验收单。5、除现款购入

2、的物资外，所有以赊销方式购入的物资均必 须由送货厂商代表签字确认，以明确双方的经济责任。6、赊销方式购入物资的合同约定付款日，供应部门根据财 务部门规定的结算要求，通知供货方及时开具专用发票。7、无论是现款采购还是赊购，在结算付款时均需由供应部 门填开 采购付款申请单”，连同有关凭证报经财务部门审核，并 经总经理批准后，出纳人员方可付款。8、财务部门在对米购物品结算付款时，应当认真审核米购 合同、采购付款申请单、验收单、发票或收款收据等有关单证， 账目结算不清或未按合同规定期限付款以及不符合税务制度规 定的结算凭证财务部门不得办理审核手续。9、出纳员须在接到经总经理批准的付款凭证后办理付款手续

3、，付款时必须认真审核是否具备签章齐全的条件， 对签章不起 的付款凭证不得办理付款手续。 若因付款时间较急，出纳员可以 先以电话请示的方式报经总经理同意后办理付款手续， 但必须在 总经理回到公司后补办审批手续。10、采购物资除经总经理批准直接交付使用部门使用及管理 外，其他物料、工具等必须先经过仓库验收后由领用部门办理领用手续。五、经济责任处罚1、仓库和柜组必须按时将存货变动情况上报采购部，对贪 图省事、乱报采购计划，造成本公司流动资金使用浪费的，依照 银行贷款利率的两倍标准对有关责任人处以罚款。2、采购部门在确保品质的前提下，必须充分考虑市场变化 和库存成本等因素，制定大宗物品的采购方案，落实

4、供货单位。 并对米购物品的品质、货款结算安全负责。若因玩忽职守，造成 公司经济损失的，应负相应的经济赔偿责任。 特别是结算过程中 产生的应收款项，有关采购人员负有无条件的清收责任。3、财务部门必须认真履行审核监督责任，对审核把关工作不严、不及时向总经理汇报有关事情真相，并造成公司经济损失的，给予相应的经济和行政处分。4、仓库部门外购物品办理验数入库手续，并对入库采购物品的数量负责。若发现数量不符时，应当及时向有关部门报告（必 要时直接报告总经理），同时妥善保管该批采购物品等待处理。对仓库保管员工作马虎，未按本办法规定操作，造成入库数量短 缺的应负经济赔偿责任。企业采购管理制度（二）、总则（一）

5、、为规范本集团及下属生产企业的采购工作，特制定 本制度。（二）、本制度适用于集团公司及集团下属各生产企业的采 购活动。、采购原则（一）、严格执行询议价程序凡未通过招标确定供应冏价格的物品的米购,每次米购金额在2000元以上，必须有三家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行 综合评估，并与供应商进一步议定最终价格，临时性应急购买的物品除外。（二）、合同会签制度固定资产的采购合同，必须经过有关部门如生产管理部、 质量部、财务部、审计部、生产企业总经办、设备维修部共同参与, 调研汇总各方意见，经公司分管领导审核，总经理批准签约。属 集团采购的项目，应

6、报总裁批准。（三）、职责分离采购人员不得参与物资和服务的验收，采购物资质量、数量、交货等问题的解决，应由采购部根据合同要求及有关标准与供应 商协商完成。（四）、一致性原则采购人员定购的物资或服务必须与请购单所列要求规格、型号、数量相一致。（）在市场条件不能满足请购部门要求或成本过 高的情况下，及时反馈信息供申请部门更改请购单作参考。如确因特定条件数量不能完全与请购单一致，经审核后，差值不得超过请购量的5%-10%。（五）、最低价搜寻原则采购人员随时搜集市场价格信息,建立供应商信息档案库, 了解市场最新动态及各地区最低价格，实现最优化采购。（六）、廉洁制度所有采购人员必须做到:1、热爱企业，自觉

7、维护企业利益，努力提高采购材料质量, 降低采购成本。2、加强学习，提高认识，增强法治观念3、廉洁自律，不收礼，不受贿，不接受吃请，更不能向供 应商伸手。4、严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。5、工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造 成损失。6、努力学习业务，广泛掌握与采购业务相关的新材料、新 工艺、新设备及市场信息。（七）、招标采购凡大宗或经常使用的材料，如原、辅、包材料、零星且繁杂 的物资、办公用品、中药材等都应通过询议价或招标的形式，由 生产、质量、财务、审计、采购、总经办等相关部门共同参与， 定出一段时间内（一年或半年或一季度）的供应商、价格，签订 供货协议，以简化采购

8、程序，提高工作效率。对于价格随市场变化较快的材料，除缩短招标间隔时限外, 还应随着掌握市场行情，调整采购价格。三、采购程序（一）、供应商的选择和审计1、原辅材料的供应商必须证照齐全，具有生产产品的合法 证件。变更原辅材料的供应商必须经过送样检验、小试、中试， 征得生产、质量部门同意。必要时，报有关管理部门批准备案。2、对于大宗和经常使用的商品或服务，采购部应较全面地 了解掌握供应商的生产管理状况、生产能力、质量控制、成本控 制、运输、售后服务等方面的情况，建立供应商档案，做好业务 记录，会同企业生产、质量、采购部门对供应商定期进行评估和 审计。3、固定资产及零星物资采购在选择供应商时，必须进行

9、询 议价程序和综合评估。供应商为中间商时，应调查其信誉、技术 服务能力、资信和以往的服务对象，供应商的报价不能作为唯 决定的因素。4、为保证原、辅、包材质量的稳定，供应商也应相对稳定。5、为确保供应渠道的畅通，防止意外情况的发生，对于生 产运营所必需的商品，应有两家或两家以上供应商作为后备供应 商或在其间进行交互采购。 大宗商品应同时由两家以上供应商供 货，以保证货源、质量和价格合理。6、对于零星且规格繁杂的物资，每年度根据部门预算计划统计造表交米购部门，向二家以上供应冏询价， 经有关部门及米购部门综合评估后，选择合适的供应商，签订特约供货协议，定 期结算。（二）、采购程序1、原辅包装材料的采

10、购计划及资金预算销售计划 -生产计划- 资金预算2、固定资产及其他零星物品的申请，由各使用部门填写请 购单，写清采购物资的数量、 规格、型号、质量标准、技术指标、 制作工艺、材质、要求到货日期等，由部门经理签字上报分管领 导批准，交集团采购部门。3、采购询价、综合评估、会签合同，由采购部门协调生产、 财务、审计、质量、工程、维修总经办及使用部门共同完成，报 主管领导审批。生产、质量、工厂维修、使用部门负责采购材料 的适用性，财务部门负责预算控制、价格调查、资信调查、合同 付款条款的审核，法律部门负责合同条款的审查，审计部门负责合同的事前审计和事后财务审计。采购部门负责合同条款的谈 判，付款申请

11、、索赔、采购档案的建立，市场信息的收集。同时, 与供方和生产厂联系货物接送的时间、方式、到货情况、质量反 馈及联系售后服务事宜。凡由集团采供部代各生产企业采购的物 资，采购合同签订后，由集团采供部采购人员将合同传真至生产 企业米购部。4、计划、仓储主管负责计划汇总、接货、记录，接收报告 的出具。仓储、质量部门负责原辅包材的验收， 并出具检测报告。 并于每月10日、20日将本月收货入库单、检测报告汇总连同原 辅料库存数传真至集团采供部。设备由申请部门、工程技术部门 验收，并出具验收报告。（三）、中药材采购:1、中药材一般应实行招标采购，由于其价格随市场行情波 动较大，一般3月需重新组织招标一次。

12、2、在招标确定了供应商以后，应通过市场调研，上网公布需求信息等途径广泛收集药材价格信息，与供应商协商，不断调整价格。四、审计监督采购全过程进行财务监督和审计在采购招标、采购询议价、合同签订和采购结算过程中，除 有生产、质量、使用部门、工厂维修部门及相关领导参与外，财 务、审计部门要全程参与。财务部门主要负责材料价格的核查， 审计部门主要负责合同条款的审核和财务支付的事前事后审计。采购人员要自觉接受财务和审计部门对采购活动的监督和 质询对采购人员在采购过程发生的违犯廉洁制度的行为，审计部门将有权对有关人员提出降级、处罚、开除的处理建议，直至追 究法律责任。企业采购管理制度（三）为了严格管理和控制

13、公司采购物资的质量和价格，规范公司的采购管理行为，堵塞采购环节的漏洞，有效降低企业的经营成 本，特制定本制度。一、比价采购管理的实施原则:公司的比价采购管理要严格遵循以下原则:(1)决策民主化;(2)操作透明化;(3)权力分散化;(4)采购规范化;(5)效益最大化。在此基础上构筑全公司的比价采购管理体制2、公司实行集团公司和各分公司、子公司三级管理的比价 采购管理模式。具体分工办法如下：集团公司成立采购管理办公室，由公司总工程师分管领导，与各分公司的采购管理部门按采购效益最大 化的原则进行分工管理。集团采购办公室具体负责经办由集团集 中统一采购的材料物资如：各分公司、子公司共用的白糖、香精 等

14、大宗常用原辅材料。(3)提出制定和调整采购物资控制价格的建议;(4)对供货单位和价格有否决权;(5)检查处理违反公司比价采购管理制度和损害公司利益的行为3、集团公司采购管理办公室的主要职责是:(1)根据市场信息及时提供价格建议;(2)严格控制和执行比价采购小组确定的采购价格;(3)自觉接受比价采购管理小组的监督，按程序开展工作;(4)建立价格信息网络及台账;(5)采购人员随时注意市场价格的变化，并及时将信息反 馈给比价采购管理小组。4、特殊情况的处理办法:当比价采购管理在实施过程中， 出现特殊情况时，比价采购 管理小组无法裁定的，上报公司总裁，由总裁依据公司比价采购 管理的实施原则进行裁定。四

15、、比价采购管理程序1、由各物资使用部门在保障生产经营和管理需要的前提条 件下做好采购计划，并建立健全计划管理工作， 将物资采购计划 与财务预算管理统一起来， 以公司预算为前提和依据，按月制定 采购明细计划，按比价采购的分工上报各级比价采购管理办公 室，经比价采购管理小组批准后方可进行比价采购。2、采购部门在采购前，必须先进行广泛的市场调查，然后由比价管理小组召集有关成员， 集体研究，对所采购的物资货比 三家，进行综合评价，统一意见。坚决杜绝采购中的权力行为和 个人行为。采购部门根据研究的结果， 在比价采购办公室审核备 案，办理采购物资价格审核单后具体执行。3、各类物资采购不论签订合同与否，都按此程序办理。4、对于价格低、采购量不大且不经常使用的物资，暂不按 比价采购程序管理。但必须事先经过比价采购办公室确认。5、在比价采购工作中，要逐步实行公开招标采购，以降低 采购成本。为此，公司要求，只要具备条件，各分、子公司对大 宗物资的购置及其它经营活动所需物资都要进行公开招标，公司总部比价管理小组将指导和配合企业的招标活动。6、对由集团公司进行统一采购的材料物资，分别付款的管理办法。由公司采购部门统一进行采购统筹管理，各分公司和子公司分别进行付款。对各分公司和子公司的物资采购计划实施网 络化的适时管理，在保障生产经营前提条件下， 以最近的距离和 最短的采购时间统一要求供货商配送