物业档案管理目录(迎检范本)

1、项目的创优标准的内容分为 8 个大项：基础管理、房屋管理与维修养护、共用设施设备管理、秩 序维护部 /消防/车辆管理、环境卫生管理、绿化管理、精神文明建设、管理效益。大厦和工业区的标 准各有 9 项，其内容基本与项目相同，只是将“共用设施设备管理”分为“共用设备管理”和“共用 设施管理”两部分。编制迎检资料时应该首先依据项目类型编制资料总目录，依据目录将各类资料分门别类的编号归 档，形成完善的物业管理档案。下面就以省优项目创优为例进行讲解，进行资料归档的第一步是依据创优标准的内容建立档案盒 目录。（1）基础管理（2）房屋管理与维修 （3）共用设施设备管理（4）秩序维护、消防、车辆管理（5）保洁

2、卫生管理 （6）绿化管理（7）精神文明建设 （8）管理效益档案目录具体内容 :项目创优资料总目录10基础管理1.1项目规划报建资料1.1.1建设工程施工许可证1.1.2固定资产投资项目投资许可证1.1.3用地红线图1.1.4土地使用权出让合同书1.1.5建筑工程消防设计审核意见书1.1.6建筑工程消防验收意见书1.1.7生产经营活动噪声源治理工程验收合格证1.1.8工程质量保证书1.1.9民防工程验收证书1.1.10燃气工程监督及质量等级证书1.1.11建设工程桩基开工证明书1.1.12建设工程竣工验收报告1.1.13电梯（扶梯）验收结果通知单1.1.14建设工程规划验收合格证1.1.15建设

3、工程环保验收合格证1.2物业竣工验收资料1.2.1业主入住验房表1.2.2住户家庭成员情况登记表1.2.3房屋质量保证书1.2.4房屋使用说明书1.2.5城市规划局建设工程规划验收证明1.2.6建设工程竣工验收质量认定书1.2.7单体工程竣工验收证明书1.2.8消防工程消防验收申请表1.2.9公安消防验收合格证1.2.10消防安全合格证、许可证1.2.11电梯安装申请表1.2.12电梯准用证1.2.13电梯安全合格证1.2.14单体工程质量综合评定表1.2.15单体工程竣工报告1.2.16质量保证资料核查表1.2.17地基与分部工程质量核验表1.2.18排液地面无渗漏水验收记录1.2.19配套

4、设备安装工程验收证书1.2.20通信线路工程协议书1.3物业公司及项目概况1.3.1公司企业法人营业执照1.3.2公司物业管理资质证书1.3.3公司概况1.3.4公司组织架构图1.3.5公司IS09001/IS014001/OHS18000质量、环境、职业安全管理体系认证证书1.3.6项目物业服务中心概况1.3.7物业服务中心经理任职通知1.3.8物业服务中心组织机构图1.3.9物业服务中心人员花名册1.4前期物业服务协议1.4.1前期物业管理服务协议1.5维修资金1.5.1关于印发住宅共用部位共用设施设备维修基金管理办法的通知1.5.2住宅共用部位共用设施设备维修基金收集、管理办法1.5.3

5、物业管理维修基金的具体使用实施办法1.5.4维修基金具体续筹管理办法1.5.5维修基金收取收据1.5.6维修基金记帐凭证1.5.7维修基金入帐单1.5.8维修基金分类帐1.5.9维修基金的使用记录表1.6 项目公共管理制度1.6.1业主公约1.6.2住户手册1.6.3装修管理须知1.6.4消防管理须知1.6.5房屋维护管理须知1.6.6水电管理须知1.6.7电梯使用管理须知1.6.8停车场管理须知1.6.9治安管理须知1.6.10暂住人员管理须知1.6.11环境卫生管理须知1.6.12公共场地使用管理须知1.6.13房屋租售管理须知1.6.14会所管理须知1.6.15游泳池管理须知1.6.16

6、商铺管理须知1.6.17费用缴交管理须知1.7业委会资料1.7.1 业主委员会成立程序1.7.2 关于成立首届业主委员会的申请1.7.3 关于同意成立业主（代表）大会筹备小组的批复1.7.4 推荐筹备组人员1.7.5 筹备组人员业主资格公布1.7.6 业主大会召开方案1.7.7 业主大会议程表1.7.8 第一届业主大会筹备公告1.7.9 业主委员会候选人推（自）荐表1.7.10 业主委员会选票1.7.11 业主委员会（业主代表）投票选举委托书1.7.12 业主委员会政策法规宣传资料选人确认的公告1.7.13 选举业主大会筹备小组成员及业主委员会候选人及业主委员会候1.7.14 业主大会筹备小组

7、成员联络表1.7.15 第一届业主大会出席办法1.7.16 业主委员会选举办法1.7.17 业主委员会签到表1.7.18 业主大会嘉宾签到表1.7.19 业主选举结果统计表1.7.20 业主选举结果1.7.21 公证书1.7.22 业主委员会通迅录1.7.23 首届业主大会照片1.7.24 业主委员会章程1.7.25 业主公约1.7.26 核准通知成立业主委员会的批复1.7.27 业主委员会第一次例会纪要1.7.28 关于业主委员会办公接待办法的公告1.7.29 业主委员会经费管理规程1.7.30 业主委员会办公室设备移交清单1.8 物业管理合同1.8.1 物业管理合同1.9 创优资料1.9.

8、1 物业公司及项目简介1.9.2 关于开展物业管理示范、优秀项目考评的通知1.9.3 关于申报物业管理示范住宅项目考评项目的函1.9.4 关于成立创建物业管理示范住宅项目领导小组的通知1.9.5 物业公司各部门工作考评计划1.9.6 创优规划和具体方案1.9.7 业委会关于同意物业公司创示范项目的规划和实施方案的函1.9.8 创优达标整改计划1.9.9 物业管理省优示范大厦标准及评分细则1.9.10 创优资料总目录1.9.11 创优汇报资料1.10 项目内部管理制度1.10.1 物业管理服务工作程序及工作标准1.10.1.1 记录控制程序1.10.1.2法律、法规管理程序1.10.1.3外来文

9、件控制程序1.10.1.4质量/ 环境/安全方针管理程序1.10.1.5信息沟通与协商程序1.10.1.6管理评审程序1.10.1.7员工培训程序1.10.1.8顾客满意度调查程序1.10.1.9内部审核程序1.10.1.10不合格 / 纠正预防措施控制程序1.10.1.11用户服务管理程序1.10.1.12目标制定与评价管理程序1.10.1.13物业管理检查程序1.10.1.14物业管理方案控制程序1.10.1.15员工录用管理程序1.10.1.16信息收集和统计技术应用程序1.10.1.17建筑物及公共设施管理程序1.10.1.18机电设备运行及管理程序1.10.1.19消防设施运行及管理

10、程序1.10.1.20弱电设备设施管理程序1.10.1.21物业接管验收控制程序1.10.1.22供应商/ 服务承包商管理与评审程序1.10.1.23采购控制程序1.10.1.24装修管理程序1.10.1.25维修服务管理程序1.10.1.26安全工作管理程序1.10.1.27停车场管理工作控制程序1.10.1.28清洁管理程序1.10.1.29消杀管理程序1.10.1.30绿化管理程序1.10.1.31空置房管理程序1.10.1.32社区文化活动管理程序1.10.1.33物业租赁管理控制程序1.10.1.34产品/ 服务标识管理程序1.10.1.35计量器具管理程序1.10.1.36环境因素

11、识别与评价程序1.10.1.37环境管理方案控制程序1.10.1.38污染控制程序1.10.1.39化学危险品管理程序1.10.1.40对相关方环境施加影响程序1.10.1.41能源和资源管理程序1.10.1.42环境/ 安全绩效监测控制程序1.10.1.43环境/ 安全潜在事故控制程序1.10.1.44固体废弃物污染控制程序1.10.1.45新、改、扩建项目环境管理程序1.10.1.46危险辨识和风险评价程序1.10.1.47员工职业安全健康管理程序1.10.1.48用工管理程序1.10.1.491.10.1.50工作环境管理程序 安全卫生护具管理程序1.10.1.51危险作业控制程序1.1

12、0.1.52变更（作业状态）管理程序1.10.1.53质量/ 环境/ 安全法律、法规及标准清单1.10.1.54各类人员考核及奖罚办法1.10.1.55用户入/ 退伙作业规程1.10.1.56用户投拆处理工作规程1.10.1.57统计技术应用指引1.10.1.58房屋接管验收标准1.10.1.59电工安全技术操作规程1.10.1.60低压配电装置检修保养规程1.10.1.61柴油发电机运行安全操作规程1.10.1.62柴油发电机维修保养规程1.10.1.63给排水设备（设施）操作规程1.10.1.64给排水设备（设施）维修保养规程1.10.1.65水泵操作规程1.10.1.66水泵维护保养规程

13、1.10.1.67二次供水管理1.10.1.68空调设备（设施）操作规程1.10.1.69电梯运行操作规程1.10.1.70电梯安全操作规程1.10.1.71事故事件处理规程1.10.1.72公司质量 /环境/ 安全管理委员会设置1.10.1.73消防检查制度1.10.2质量保证制度1.10.2.1动火作业安全操作规程1.10.2.2消防安全责任书1.10.2.3消防设施管理检查规程1.10.2.4中控室设施运行管理规程1.10.2.5弱电设备设施系统维修保养规程1.10.2.6仓库管理细则1.10.2.7安全管理制度1.10.2.8安全员言行规范1.10.2.9清洁作业标准1.10.2.10

14、清洁作业指导1.10.2.11环境因素识别指引1.10.2.12重大环境因素评价规程1.10.2.13化学危险品仓库管理规程1.10.2.14除草、杀虫剂管理规程1.10.2.15节约用水规程1.10.2.16节约用电规程1.10.2.17危害辨识方法指引1.10.2.18风险评价方法指引1.10.2.19女性职工劳动保护规程1.10.2.20未成年职工伤残职工劳动保护要求1.10.2.21个人防护用品配备及保管发放标准1.10.2.22 物业项目招投标工作规程1.10.2.23 安全管理作业指导1.10.2.24 停车场管理制度1.10.2.25 入伙准备工作指引1.10.2.26 物业项目

15、招投标工作指引1.10.3 收费管理制度1.10.3.1 物业管理企业财务管理制度1.10.3.2 关于下达我市物业管理服务收费指导标准的通知1.10.3.3 便民有偿服务收费标准1.10.3.4 收取水费、管理费用单据1.10.4 财务制度1.10.4.1 收费管理程序1.10.4.2 财务管理制度1.10.5 岗位考核制度1.10.5.1 物业管理检查程序1.10.5.2 物业服务中心专业技术人员月考核评分标准1.10.5.3 员工月考核评分标准1.10.5.4 管理人员月考核评分标准1.11 项目员工资料1.11.1员工手册1.11.2XX项目管理人员岗位证书登记表1.11.3管理人员、

16、专业技术人员上岗证复印件1.11.4项目管理人员工作服照片1.11.5员工工作考评表1.11.6员工工作证样板1.11.7文明礼貌用语和各项专业服务语言流程规范1.11.8特殊作业人员操作证1.11.9秩序维护部人员上岗证1.11.10项目员工培训记录 （含图像资料）1.11.10.1项目培训记录1.11.10.2客服部培训记录1.11.10.3秩序维护部培训记录1.11.10.4设备维护部培训记录1.11.10.5环境维护部培训记录1.12现代化管理资料1.12.1现代化管理设备台帐1.12.2计算机使用管理规程1.12.3电脑网络使用管理规程1.12.4网络线路布置情况说明1.12.5物业

17、管理软件使用办法1.12.6复印机维修保养记录1.12.7电话维修养护记录1.12.8复印机、复印纸、电脑打印使用规程1.12.9监控中心管理规程1.12.10对讲报警系统半年保养记录1.12.11 防盗监视系统月保养记录1.12.12 项目、公司电话一览表1.13财务管理1.13.1物价局文件1.13.2财务管理制度1.13.3财务监督制度1.13.4资金使用审批权限规程1.13.5资产控制制度1.13.6会计核算方法及凭证帐制度1.13.7停车场收费标准1.13.8特约服务收费管理制度1.13.9物业管理公司现金借款单1.13.10物业管理公司领用支票记录表1.13.11物业管理公司购物申

18、请表1.13.12物业管理公司费用报销审批表1.13.13各季度物业管理服务费用收支表1.13.14各季度物业管理服务费用收支表公示照片1.14房屋及设施设备管理1.14.1房屋建筑图纸资料清单1.14.2房屋总平面图1.14.3地下管网图1.14.4给排水系统图、资料1.14.5水电设计安装图纸资料清单1.14.6电梯设计安装图纸清单1.14.7消防设计安装图纸资料清单1.14.8其他设备设施设计安装图纸清单1.14.9发电机组图纸、资料1.14.10电梯图纸、资料1.14.11房屋权属一览表1.14.12房屋数量、种类、用途分类统计1.14.13项目设施设备清单1.14.14消防设备台帐1

19、.14.15供配电设备台帐1.14.16给排水系统设备台帐1.14.17电梯机房设备台帐1.14.18弱电系统设备台帐1.14.19公共设施设备大、中修记录1.15业主住户档案资料（一户一档）1.15.1入伙通知书1.15.2管理规约（分户）1.15.3前期物业管理服务协议（分户）1.15.4住户情况登记表1.15.5验房表单1.15.6装修管理资料1.15.7 业主联系资料1.15.8 房屋权属资料1.16值班回访记录1.16.1项目值班规程1.16.2项目管理人员值班表1.16.3设施设备维护部 24 小时值班制度1.16.4秩序维护部员 24 小时值班制度1.16.5设施设备维护部排班表

20、1.16.6秩序维护部排班表1.16.7设施设备维护部交接班记录表1.16.8秩序维护部员巡逻、交接班记录表1.16.9顾客需求登记表1.16.10投诉记录表1.16.11投诉、回访工作制度1.16.12回访记录表1.16.13月度回访统计表1.16.14物业公司及管理处联系电话一览表1.16.15紧急联系电话一览表1.17 业主住户意见征询1.17.1 用户意见调查和意见征询工作规程1.17.2 业主满意度调查表1.17.3 满意度调查统计表1.17.4 满意度调查意见统计分析1.17.5 用户意见及整改方案1.17.6 整改方案完成情况公示1.18 维修服务1.18.1 维修服务管理程序1

21、.18.2 维修通知单1.18.3 顾客需求登记表1.18.4 维修情况统计表1.18.5 维修服务项目收费标准1.19 会议记录1.19.1 项目周（月）例会会议记录1.19.2 客服部例会会议记录1.19.3 秩序维护部例会会议记录1.19.4 设施设备维护部例会会议记录1.19.5 环境维护部例会会议记录1.19.6 业委会沟通会议记录1.19.7 外委单位会议记录2.0 房屋管理2.1 视觉标识资料2.1.12.1.22.1.32.22.2.12.2.22.2.32.2.42.32.3.12.3.22.3.32.3.42.3.52.42.4.12.4.22.4.32.4.42.4.52

22、.52.5.12.5.22.62.6.12.6.22.6.32.72.7.12.7.22.7.3XX 项目总平面图（图片） 项目引路标识（图片） 标识标牌一览表及项目栋号标识（图片）违章搭建（标准：无违反规划私搭私建，无擅自改变房屋用途现象（图片）楼宇天台管理规程公共场地管理规程装修管理规程 纠正违章行为的通知（样本）房屋外观（标准：房屋外观完好，整洁、外墙面砖、涂料等装饰材料无脱落，无污染） 建筑物及公共设施检查表建筑物及公共设施巡查记录表 建筑物及公共设施完好率统计表 护栏、防盗网安装管理规程 全貌及各楼、幢外观照片广告管理招牌、广告及公共场地、墙壁、屋面管理规程 室外招牌、广告、霓虹灯巡

23、查登记表 违章整改通知书室外招牌、广告、霓虹灯清洗记录表、 广告招牌实景照片阳台管理（标准：封闭阳台统一有序，色调一致，不超出外墙，除建筑设计有要求外，不得安 装外窗及户外防盗网、晾晒架、遮阳蓬）阳台装修管理须知项目各楼栋阳台（图片）空调安装管理空调安装申请表空调安装作业指导书及管理规程 空调安装管理实景照片房屋装饰装修管理（标准：房屋装饰装修符合规程，未生发危及房屋结构安全及拆改管线和损害他人利益的现象）住宅室内装饰装修管理办法项目装修管理规程装修须知2.7.4 装修申请流程2.7.5 室内装修申请表2.7.6 施工人员登记表2.7.7 装修承诺书2.7.8 进场装修施工保证书2.7.9 装

24、修许可证2.7.10 装修人员临时出入证申请办理表2.7.11 装修现场巡查记录表2.7.12 明火作业申请表2.7.13 明火作业许可证2.7.14 明火作业施工证2.7.15 装修物品放行条2.7.16 装修完工申报表2.7.17 装修验收及违章处罚规程3.0 共用设施设备管理3.1 设备完好（标准：共用配套设施完好，无随意改变用途 ）3.1.1 设施设备完好率统计表3.1.2 设施设备巡查记录表3.1.3 配套设施设备图片3.2 共用设施设备管理（标准：共用设施设备运行、使用及维护按规程要求有记录，无事故隐患，专业技术人员和维护人员严格遵守操作规程与保养规范）3.2.1 共用设施设备管理

25、规程3.2.2 项目市政设施管理规程3.2.3 公共场地管理规程3.2.4 车辆、停车场管理制度3.2.5 会所管理规程3.2.6 共用设施设备台账3.2.7 共用设施设备实景照片3.3 公共管线管理（标准：外共用管线统一入地或入公共管道，无架空管线，无碍观瞻（图片）3.3.1 公共管线安装管理规程3.3.2 公共管线巡查纪录3.3.3 公共管线照片3.4 排水排污管道管理（标准：排水、排污通畅，无堵塞外溢现象）3.4.1 排水排污管理规程3.4.2 给排水事故应急处理操作规程3.4.3 给排水设备设施运行管理规程3.4.4 排水排污养护计划3.4.5 隔油池、化粪池月检查记录3.4.6 积水

26、坑设备月检表3.4.7 项目排水排污管道照片3.5 道路井盖管理3.5.1 道路管理规程3.5.2 道路巡查记录表3.5.3 道路保养计划3.5.4 道路及市政设施保养记录表3.5.4 道路及井盖照片（道路平整，井盖完好 ）3.6 给水系统管理（标准：供水设备运行正常，设施完好，无渗漏、无污染：二次生活供水有严格 的保障措施，水质符合卫生标准：制定停水及事故处理方案。 ）3.6.1 给排水设备（设施）操作规程3.6.2 给排水设备（设施）维修保养规程3.6.3 水泵操作规程3.6.4 水泵维护保养规程3.6.5 水泵运行记录3.6.5 二次供水设施清洗保洁工作规程3.6.6 二次供水水箱清洗合

27、同3.6.6 水池（箱）清洗及消毒记录3.6.7 二次供水设施保洁许可证3.6.8 卫生许可证3.6.9 清洗人员上岗证、健康证复印件3.6.10 水箱清洗消毒记录表3.6.11 水质检测报告3.6.12 消毒药剂说明书3.6.13 生活用水二次供水设施清洗消毒合同3.6.14 给排水系统应急处理方案3.6.15 停水通知单3.7 供电系统管理（标准：制定供电系统管理措施并严格执行，记录完整，供电设备运行正常配电 室管理符合规程，路灯楼道灯等公共照明设备完好。 ）3.7.1 突发停电应急预案3.7.2 发电机房管理规程3.7.3 配电房管理规程3.7.4 供配电安全操作规程3.7.5 供配电系

28、统应急操作程序3.7.6 接地装置的检查与维护规程3.7.7 低压配电房设备操作规程3.7.8 设施设备维护部交接班记录3.7.9 配电房安全管理制度3.7.10 用电管理规程3.7.11 停电通知3.7.12 外围公共区域照明巡查记录表3.7.13 供电设施设备维修保养计划3.7.14 配电室倒闸安全操作规程3.7.15 临时用电管理规程3.8 电梯管理（标准：电梯按规程或约定时间运行，安全设施齐全，无安全事故：轿箱、井道保持 清洁：电梯机房通风、照明良好：制定出现故障后的应急处理方案。 ）3.8.1 电梯运行维护管理制度3.8.2 电梯安全操作规程3.8.3电梯应急处理规程3.8.4电梯日

29、常维保管理制度3.8.5乘梯须知3.8.6电梯安装申请报表3.8.7电梯准用证（复印件）3.8.8电梯检验报告书3.8.9电梯维护保养制度3.8.10电梯检查报表3.8.11电梯每日检查保养表3.8.12电梯年检报告书3.8.13电梯负荷试验报告及记录3.8.14电梯机房管理规程3.8.15电梯故障维修规程3.8.16电梯困人救援规程3.8.17电梯保养维修报告书3.8.18电梯季度保养项目及记录3.8.19电梯半年保养检验报告及记录4.0秩序维护、消防、车辆管理4.1项目出入管理4.1.1项目出入、治安管理规定4.1.2秩序维护岗位安排表4.1.3固定岗位工作规程4.1.4巡逻岗位工作规程4

30、.1.5秩序维护对讲机及电话分布图4.1.6来访人员登记表4.1.7物品出（入）放行条4.1.8治安监控情况记录表4.2秩序维护队伍管理资料4.2.1秩序维护员守则4.2.2秩序维护队组织机构示意图4.2.3秩序维护岗位排班表4.2.4秩序维护员交接班制度4.2.5秩序维护员请休假制度4.2.6秩序维护员宿舍管理规定4.2.7器械及服装管理规定4.2.8秩序维护员纪律规定4.2.9秩序维护员上岗文明用语4.2.10秩序维护员仪容仪表规定4.2.11秩序维护员奖励、处罚细则及标准4.2.12紧急异常情况处理规定4.2.13秩序维护巡逻、交接班记录表4.2.14紧急联系电话一览表4.2.15秩序维

31、护人员着装照片4.3 安全防范标识4.3.1紧急事故处理工作指引4.3.2灭火预案4.3.3停车安全警示照片4.3.4维修道路警示牌照片4.3.5工程维修部危险警示牌照片4.3.6雨天路滑防范警示牌照片4.3.7配电柜房安全标志及照片4.3.8防火、防盗标志及照片4.3.9高空抛物温馨提示及照片4.3.10各项安全指引图标示及照片4.4 消防系统管理资料4.4.1消防法规4.4.2物业管理处防火工作责任书4.4.3消防设施设备的使用方法及操作注意事项4.4.4常见火灾的扑救对策4.4.5消防设备设施使用管理制度4.4.6消防系统的保养4.4.7秩序维护部年度消防培训纲要4.4.8秩序维护部消防

32、应急处理程序4.4.9灭火器检查情况记录表4.4.10消防设备分布图4.4.11消防疏散图4.4.12消防设备台帐4.4.13消防联动情况及报警记录表4.4.14员工培训记录表4.4.15消防演习实景照片4.5 机动车管理4.5.1车辆出入卡办理办法4.5.2车辆出入规定4.5.3停车场使用管理规定4.5.4车辆出入卡样证4.5.5道闸管理规定4.5.6车位租赁管理协议4.5.7车辆出入登记表4.5.8交通标志 （照片）4.5.9停车场标识牌实景照片4.5.10车辆停放实景照片4.5.11停车场安全标志照片4.6非机动车管理4.6.1非机动车辆管理规定4.6.2非机动车辆停放照片5.0 环境卫

33、生管理5.1环卫设备配置资料5.1.1项目垃圾桶分布图5.1.2垃圾中转站管理规定5.1.3环卫设施设备管理规定5.1.4环卫设施设备配置清单5.1.5环卫设施设备配置实景照片5.2环境管理5.2.1环境卫生管理规定5.2.2清洁作业标准5.2.3清洁作业指导5.2.4清洁工作日巡检表5.2.5整改通知书5.2.6物品采购申请表5.2.7物品领用登记表5.2.8服务项目外包质量检查记录表5.3垃圾清运及消杀5.3.1垃圾清运管理规定5.3.2垃圾清运协议书5.3.3垃圾清运合同5.3.4消杀工作标准5.3.5消杀工作记录5.3.6项目消杀通知5.3.7垃圾清运照片5.3.8消杀现场照片5.4白蚁防治5.4.