采购过程控制程序

1、深圳市*科技有限公司SHENZHEN * TECHNOLOGY CO., LTD 采购过程控制程序生效日期2008/06/08批准审核制定部门制定人文件编号ARTEL-QP-10采购部何凤娟版 次A/0页 数6分 发 号1.目的对采购过程及供方进行控制，确保所采购的物资符合规定的要求。2.适用范围与PRO系列产品的生产有关的所有原材料、辅料的采购工作以及相应供方的选择、评定和控制。3.职责分配3.1生产部负责提交生产计划表； 3.2技术事业部提供产品材料清单；3.3采购部评审供应商；编制采购计划表或填写请购单；3.4品管部负责办理来料检验及验收；3.5仓管部负责提交库存资料及办理入库手续；3.

2、6财务总监负责审批采购付款及报销。4工作程序4.1采购业务分类公司采购业务分为四个部分，即计划性采购、专项工程采购、零星采购和紧急采购。a) 计划性采购：生产用原材料、辅料、低值易耗品、包装物、工具等经常性的物资采购业务；b) 专项工程采购：为顾客特殊定做或专项工程等专门需要而进行的采购业务；c) 零星采购：指非经常性非批量的生产用物资的采购、在有关采购计划中未报、漏报的及临时性追加的物资采购；d) 紧急采购：指因某种物料或生产辅料仓库无现货，而造成生产停工的物资采购。4.2采购物资分类技术事业部制定产品材料清单，根据其对最终产品性能的影响程度，将采购物资分为如下三类：a) 重要物资：直接影响

3、最终产品的使用或安全性能，可能导致顾客投诉的物资；b) 一般物资：不影响使用性能或即使稍有影响但可采取措施予以弥补的物资；c) 辅助物资：包装材料及在生产过程中起辅助作用的物资。4.3供应方评审4.3.1供方的基本条件a) 有良好的质量保证体系及管理制度；b) 状态良好的机器设备及技术；c) 物料性能符合有关技术规范；d) 价格合理；e) 具有长期的供应能力；f) 有良好的售后服务。4.3.2重要物资供方评审a) 采购部通过电话或传真向候选供方询问有关的详细资料，必要时可采取上访的方式，将获得的信息填写入供应商评定记录表的相关栏；b) 采购部向候选供方提供相应的物料技术指标或图纸，要求其提供适

4、量的样品（一般数量不少于3件），并要求候选供方按一定数量报交货期及价格；c) 采购部将样品以及供应商评定记录表送技术事业部，技术事业部对样品进行测试（或试验），出具相应的样品测试/试验报告及填写供应商评定记录表中相关栏目；d) 样品测试合格，采购部应与供方议价，价格合理，通知供方小批量送货，经品管部检验合格后，交生产部试用，试用后的成品，由品管部出具相应成品测试报告，填写供应商评定记录表中相关栏目；e) 小批量送样检验或测试不合格允许重新送货，最多不超过两次，样品测试及小批量试用测试均合格的供方经部门主管及营运总监批准后，列入合格供方名录。4.3.3一般物资供方评审需要经过样品测试（同4.2.

5、2）。样品测试合格，采购部与供方议价合理后，经部门主管及营运总监批准，即可将其列入合格供方名录。4.3.4辅助物资供方评审采用使用前对其进行检验或对供方验证的资格作出评价，并且保存检验或验证记录。评价合格者由采购部主管批准后，即可列入合格供方名录。4.3.5体系建立前已经有业务往来的供方评审经技术事业部填写供应商评定记录表中相关栏目，评定合格的情况下，经营运总监批准后，列入合格供方名录。4.3.6采购部负责建立并及时更新外协、外购件的合格供方名录，放给公司相关部门。4.3.7供方业绩评估a) 采购部每一年一次使用供方业绩评估表对供方进行业绩评估（百分制），评估时质量占60%，交货期占20%，其

6、它（包括配合度等）占20%。经评估总分低于80分的，取消其合格供方资格（留用需总经理批准，第二次评估总分低于80分时，不允许留用）。b) 同一供应商同一产品，连续两批严重不合格，采购部将向其发出纠正和预防措施处理单，要求其分析原因，采取措施改善质量，两次发出处理单质量无明显改善的，取消其该物资合格供方资格，详见纠正和预防措施控制程序。4.4采购依据4.4.1计划性采购a) 每月25日仓管部提交最新库存资料；b) 生产部提交生产计划表；c) 采购部根据生产计划表、产品材料清单及最新库存编制采购计划表，经部门主管及财务总监批准后作为采购的依据；4.4.2专项工程采购a) 生产部根据专项工程合同制定

7、专项工程物资分类明细表（必要时由技术事业部协助）；b) 采购部根据专项工程物资分类明细表编制专项工程采购计划，经部门主管及财务总监批准后作为采购的依据。4.4.3零星采购用料部门填写内部联络单通知采购部，由采购部统一填写请购单，经部门主管及财务总监批准后作为采购的依据。4.4.4紧急采购生产部填写内部联络单通知采购部，由采购部统一填写请购单经部门主管批准后作为采购的依据。4.5采购实施a) 交货地点、合格供方、供货方式、价格商谈等事宜均由具体负责的采购人员商定，并提交部门主管批准；b) 计划性采购依据采购计划表与供方签订购销合同，经部门主管签字及加盖合同章生效执行；c) 其它非计划性采购由部门

8、主管依据批准后的请购单，统一安排采购员执行，特殊情况可不签订购销合同；d) 申请用料部门有责任向采购部提供有关物料的详细资料和信息。e) 采购部应填写供方到货情况表记录采购物资的到货情况，以及时跟催采购进度，反馈给相关部门；f) 需要支取货款的采购由具体负责人依据批准后的请购单在财务填写借款单支取货款。4.6采购进度控制4.6.1单件跟催在采购品预定的进料日5天前进行提示。4.6.2定期跟催订货较多的厂商，可以每周将订购的物料交期予以整理，并传真于供方加以提示。4.6.3进度落后的措施当订购的物料实在无法依照计划到货，如会有影响生产计划的安排，此时采购人员应采取以下措施。a) 通知生产部门，并

9、告知可靠的到货时间；b) 与生产部及技术事业部协商，看有无替代品；c) 必要时可变更生产计划。4.7采购物资的验收a) 采购物资的验证按合同的规定进行，需要在供方货源处对采购物资进行验证时，应在采购合同中说明验证的具体事项，以及产品放行的方式。b) 当销售合同有规定时，顾客或其代表有权在供方处或在本公司对供方的产品进行验证，顾客的验证不能免除公司提供其合格产品的责任，也不能排除其后顾客的拒收。c) 采购物资到厂后品管部进行检验或验证，见产品质量控制程序。d) 验收不合格的物料处理见不合格品控制程序。4.8付款及报销a) 需要预付款的采购由具体负责人填写付款申请书，经部门主管及财务总监批准，与购

10、销合同一并交财务执行；b) 采购物料验收入库后需要付款的，由具体负责人填写付款申请单，经部门主管及财务总监批准，将发票（或收据）连同入库单及购销合同一并交财务执行；c) 外出采购的物料验收入库后，由具体负责人填写费用报销单，将发票（或收据）连同入库单交部门主管及财务总监批准后交财务核销。5.相关文件5.1 ARTEL-QP-04不合格品控制程序5.2 ARTEL-QP-05纠正和预防措施控制程序5.3 ARTEL-QP-15产品质量控制程序5.4 产品材料清单系列6相关记录6.1 ARTEL-RD-08纠正和预防措施处理报告6.2 ARTEL-RD-27采购计划表6.3 ARTEL-RD-28专项工程采购计划6.4 ARTEL-RD-29供应商评定记录表6.5 ARTEL-RD-30购销合同6.6 ARTEL-RD-31供方业