走进业务场景,感受IT应用价值——物资部

1、走进业务场景，感受走进业务场景，感受IT IT应用价值应用价值北京广联达梦龙软件有限公司2015年7月30日制定计划签署合同管理库房材料进场结算支付统计分析物料通管理系统应用价值主张（R20150730）制定计划签署合同管理库房材料进场结算支付统计分析2物资管理业务场景集物资管理业务场景集预算员材料员财会员公司财务部施工员库管员公司物管部公司高层项目经理公司经营部场景管理控制操作执行编制总量计划编制需用计划自采材料询价选定供应商进场点验入库库房业务出库集中招采过程签订集采合同合同审核与留存资金支付编制采购计划集采合同审核集采结算审核材料统一标准建立材料管理体系结算审批计划审批集采材料询价计划执

2、行情况物资标准化管理自采结算支付情况库房账务自采V集采合同执行情况集采结算支付情况结算审核结算审核签订自采合同预算合同审核财务合同审核自采合同审批供应商管理集采对账结算集采结算审核集采资金支付统计物资账表物资指标积累物资成本控制集采合同执行情况物资风险管控自采对账结算3回场景集高层关注要点12物资管理成熟度模型3物资管理标准化体系4解决方案 实时交付高效E化管控高层关注要点1235编制采购计划材料员编制采购计划业务场景编制采购计划业务场景：工程施工正常进行中材料员收到了施工员编制且审批通过的下月物资需用计划，其中有些物资现在就需要采购准备了，材料员随即找到公司统一的采购计划表格，着手编制采购计

3、划。伏案起草采购计划之前或过程中，材料员有些必要工作要核实：物资质量要求、数量要求等信息在需求计划中已明确首先的问题是这些物资还有库存吗？库房剩余的够用吗？若够用也就不必要编计划了电话过去或跑到库管员处咨询查账且到库房或现场查验若需采购，这些物资核查是否是已有合作供应商在供料，如果没有，还需要市场寻源.供应商你在哪里？特别是新材料，还有关键的一类信息要摸清：计划价格！广泛询价（实地询价、网上询价、过往采购价格）进行中.某些物资，还有必要测算本次规模采购数量上午启动的编制工作，持续到下午才把相关信息弄到，编制完毕随即呈报相关岗位审核难难难耗费时间获取账务或库存信息供应商询价范围有限，价格控制基准

4、偏离没有历史价格的记录；实地询价多为中间商，市场价格失真；公司下发的指导价滞后难痛痛6多维度分析材料收发存类别汇总报表打印导出Excel单据追溯自动计算材料编码材料名称期初库存本期增加本期减少期末库存购入购入调入甲供其他按材料用途分析工程耗用工程耗用临时设施耗用临时设施耗用安全文施耗用安全文施耗用其他耗用其他耗用按使用单位分析劳务队劳务队1劳务队劳务队2劳务队劳务队3按核算对象分析基础主体装饰装修安装供应商历史供料情况按照指定的材料类别、具体材料明细，按照指定的材料类别、具体材料明细，查看历史供应商是否已有供料情况查看历史供应商是否已有供料情况历史采购价、指导价、市场价点击可查看市场价、信息价

5、回场景集需用计划自动推送、库房信息即时可查、供应商信息一目了然、材料各类价格综合展现编制一份靠谱的采购计划，从此变的更加容易！供应商管理供应商管理业务场景供应商管理业务场景：选定供应商信息获取方式单一受限，重书面资质，轻实战评判，难以客观评价材料供应商延迟供货，原因有上有供货商供货延迟、供应商与采购方的纠纷等因素，根本原因还是没有选择到匹配合适的供应商公司物资难关评价方法需要规范统一信息共享，标示评价结果，贴标签，全公司统一，公司内部供应商征信体系建设难痛关8供应商管理供应商分类一次性供应商一次性供应商“保兑保兑”供应商供应商核准供应商核准供应商优先供应商优先供应商合作伙伴关系供合作伙伴关系供

6、应商应商供应商评估的8个方面财务财务：过去3年营业数据、资产负债率等生产能力和设备生产能力和设备：产能、设计和创新等人力资源人力资源：人数、行政与技术人员比例等质量质量：认证情况等绩效（案例）绩效（案例）：有没有类似经验、客户验证等环境保护和职业道德的因素环境保护和职业道德的因素：专人负责、道德政策等信息技术信息技术：公司网站、IT应用状况等供应商的组织机构与治理供应商的组织机构与治理：清晰否、良好的治理水平等对有效供应商评价的10个C法则Competency 竞争能力竞争能力，供应商承担所需任务和工作的能力Capacity 生产能力生产能力，供应商满足买方所有需求的生产能力Commitmen

7、t 承诺承诺，供应商就质量、效益和服务给予客户的承诺Control Systems 控制系统控制系统，有关库存、成本、预算、人员和信息等控制Cash Resources And Financial Stability 现金资源和财务稳定程度现金资源和财务稳定程度Cost 成本成本，与质量和服务相匹配的成本Consistency 一致性一致性，供应商保持供货和递送的始终如一且持续提高Culture 文化文化，买卖双方共享相似的文化观和价值观Clean 道德高尚道德高尚，产品合法，环境友好Communication 交流交流，能够以电子方式交流信息和收取信息回场景集合同签订合同签订业务场景合同签订

8、业务场景：通过招标，确定了合格供方名录，物资部（材料员）草拟合同文本签订合同需多个部门合作，物资部（材料员）需要完成如下工作 在采购计划指导下签订合同 按照公司下发的统一合同模板拟订合同 合同拟定后，会同公司相关部门与供应商进行多轮的合同谈判 将修订的合同文本附带合同审批会签单发起审批，按照公司既定的审批流程进行合同审核，领导审批 合同审批通过后，申请签章 多形态合同附属资料附后，一并合同文本送抵相关干系人核查关痛l 项目不按照公司下发的统一合同范本进行合同拟订l 采购合同物资数量受控于物资采购计划l 物资采购（租赁）价格要受控于公司指导价l 附属备查资料繁琐多样、多形态难关痛材料员10供方平

9、台，提供历史合同签订情况11合同范本可持续更新内置合同范本，持续更新合同采购数量与价格受控回场景集合同数量与价格信息透明、受控、明确是降低合同履约风险的关键要素13合同审核与审批合同审核业务场景：合同审核业务场景：合同文本拟订后，为防范合同履约风险，需要相关干系人对合同进行审核审批，审核主要涉及合同签订业务风险（物资的质量要求、交付地点、数量不能超过计划量、风险控制措施等）、法律风险（合规性、严密性和可行性等，如标准合同模板改动点审核）和财务风险（付款条件、违约条款等）的把关，审批主要是在业务风险、法律风险和财务风险评价基础上再做出综合评定具体合同审核审批执行过程中，逐一报送（外阜同样需要跨区

10、域走审批流程）合同文本及附件，通过审批会签单的意见栏及附合同文本、进行内容审核及相关部门意见的统一，发起者需要实时电话或者QQ跟踪审批环节难关痛合同采购数量不能超过预算（计划）量，单价不能超过预算价合同文本在审核过程中经过多次修改，审核人每次都要重新对文本进行审核，耗时耗力合同发起者不能随时清晰合同流转到哪一个审批环节难关痛公司领导14审定合同，控制采购数量审核合同采购量不能超过预算量（策划量），合同采购单价不能超过预算单价（策划单价）审核合同采购量不能超过预算量（策划量），合同采购单价不能超过预算单价（策划单价）合同范本可持续更新与范本比较与历史版本比较支持word、Excel文档比较合同范

11、本、文档比较审批过程全知晓合同发起者（或其他待审批业务）随时知晓审批进展到哪个环节合同发起者（或其他待审批业务）随时知晓审批进展到哪个环节可有针对性的沟通，加速审核审批进展，精准提供工作效率可有针对性的沟通，加速审核审批进展，精准提供工作效率回场景集合同执行情况合同执行情况监控业务场景：合同执行情况监控业务场景：作为公司经营管控部门，对项目履约风险的把控至关重要，因此，按照公司要求经营部需要定期各项目的合同履约情况进行检查，主要负责检查合同台账；掌握各供应商的合同履约情况，分析合同履约风险关 各类合同的签订情况 合同的履约、结算、支付、欠付情况关公司物资18台账信息一目了然合同来自哪个项目部，

12、合同的类型，每合同来自哪个项目部，合同的类型，每份合同的履约情况，累计履约情况份合同的履约情况，累计履约情况欠付款信息、付款比例是合同风险的重要把控点，也是欠付款信息、付款比例是合同风险的重要把控点，也是财务付款的重要参考依据。财务付款的重要参考依据。回场景集对账结算对账结算业务场景：对账结算业务场景：随着物资的供应，供应商每月凭送货单及发票（增值税发票）到物资部（材料员）进行对账结算在进行对账之前，物资部（材料员）每次都有大量的整理工作，如整理供应商的送货凭证，并与每一张入库单做对应；按供应商将入库单和送货凭证进行分类物资部（材料员）与供应商就凭证一一对账，开具结算单特殊情况，（如果无现场收

13、料凭证）按照供应商的送货凭证及发票核对数量和单价，办理结算痛难l 票据多，整理对账耗时耗力，数据时常发生错误l 项目管理不规范，无进场收料凭证，对账结算单凭供应商的信誉痛难材料员结算单据实时留存对账结算自动生成回场景集物资标准化管理公司制定物资管理标准化程序与制度公司制定物资管理标准化程序与制度 物资需用计划物资需用计划：编制物资总计划、月度计划等且统一模板等 供应商管理供应商管理：预审、考察、评审、复评等 物资采购物资采购：询价、供应商选择、招采、采购合同等管理 验收与检验验收与检验：物资验收、验证，凭证统一管理等 产品或设备监造产品或设备监造：特殊要求的采购产品现场监督与检查等 物资贮存物

14、资贮存：贮存位置及设施，建立物资进出库台账惑关公司物资物资使用及盘点物资使用及盘点：限额领料、定期盘点及统计等建设方提供物资建设方提供物资：质量、样品、数量、价格签认等周转料具管理周转料具管理：收、发、存、领、用、退手续等岗位设置岗位设置：材料员、库管员等岗位设置、职责等统计报表统计报表：收发存报表、成本分析表等涉及规章制度涉及规章制度：物资管理规定及相关流程等难痛物资管理标准化流程与制度真正落地难，“政策之下有对策”，应付、消极拖延等现象时有发生重要的消耗材料限额执行过程，普遍缺乏控制手段周转料具频繁进出，过程核算耗费精力，难以做到及时性和准确性收发存报表统计耗时费力，且容易核算错误难痛惑关

15、项目经理管理流程固化管管理理流流程程固固化化通过每个业务环节的流程E化处理划分岗位权限，明确岗位职责将标准化流程固化到管理工具，强制固化促使标准化快速落地风险管控手段设置管控参数：当超出设置条件时，单据不允许保存设置风险预警项：当风险发生时，系统自动发送预警消息，及时通知相关人员回场景集24物资成本控制总量计划部位计划需用计划采购计划入库出库总量控制事前控制：以总量计划或者部位计划为控制基准，管控采购的源头需用计划不超量事中控制：过程中控制材料采购不超合同，验收不亏，耗用不超部位计划量控制采购源头控制采购过程控制材料耗用部位量控制可粗：基础、主体、装修等可细：1号楼，1层、柱梁等追溯此材料发生

16、的每一笔单据的详细情况需用计划与总量计划的差额需用计划有没有提超？需用计划与采购计划的差额有没有超采或漏采？ 需用计划与出库数量的差额有没有超耗？计划有没有多提？25物资指标数据积累1. 积累历史的合同价格数据，形成价格平台2. 对每个项目，积累材料耗用的经验数据，为成本管理提供参考数据（如主材钢筋的耗用量，同是20万平米、框架结构的住宅楼，xx项目2.7万吨，xx项目3万吨）3. 积累合格供应商名录，为材料采购提供优质的供应商回场景集想得到物资E化管控能带来2%的利润提高回场景集信息化技术本身带来的高效（节约时间，效率提升）先进管理模式的固化（规范管理，能力增进）信息共享带来更大协同作业（减

17、少摩擦，协同效益）计划编制时间减少28%询价环节节约时间60%结算对账节约时间80%统计核算、账务报表时间节约98%物资到货率提升55%，延误率降低35%库存下降50%-60%，管理人员减少10%验收与限额控制偏差，节约率超过8%减少误工，生产能力提高10-15%线上沟通频次增加150%有效沟通，减少误会50%获取知识库信息准确率提高80%知识分享率提高70%看得见仅此分析，物资成本占工程总成本50%，8%的节约率就是整个工程4%的效益提升再打对折，在相关措施保障下，完全可以实现2%的利润率提升物资管理成熟度模型策划策划计划计划执行执行核算核算标准化算得清控得住持续提高 表示:管理能力提升 ：

18、项目管理等级项目管理成熟度模型项目管理成熟度模型物资业务管理流程化清晰岗位职责物资统一编码供应商库及评价机制建立台账与统计报表标准化明确的部门业务交圈接口标准化总量和采购计划供应商量化指标评价合同数量、时间等明确收发存/领用退/进出场凭证化结算对账快速准确台账、报表数据可追溯算得清有总量/部位/需用/采购计划合同签订与审批物资出库/使用有基准受控风险预警措施与执行部门与岗位真交圈岗位绩效考核认真控得住价格平台信息持续优化物资成本节约率持续提高岗位职责定性定量平衡战略供应商机制建立规模采购合理库存分析统计信息深度分析物资管控指标积累持续提高超限额了超限额了持续提高“深度分析数据，积累指标，精益管

19、控”控得住“超过计划/合同基准，发出报警或阻止”算得清“物料名称、数量、单价等信息完整准确”标准化“有统一的单据样式”物资业务管理流程化清晰岗位职责物资统一编码供应商库及评价机制建立台账与统计报表标准化明确的部门业务交圈接口标准化总量和采购计划供应商量化指标评价合同数量、时间等明确收发存/领用退/进出场凭证化结算对账快速准确台账、报表数据可追溯算得清有总量/部位/需用/采购计划合同签订与审批物资出库/使用有基准受控风险预警措施与执行部门与岗位真交圈岗位绩效考核认真控得住价格平台信息持续优化物资成本节约率持续提高岗位职责定性定量平衡战略供应商机制建立规模采购合理库存分析统计信息深度分析物资管控指标积累持续提高建立物资管理体系物资管理体系就是指维持企业物资管理运作和取得管理目的的一系列管理理念、管理方法、管理机构、管理人员的总称如同质量管理体系、环境管理体系、社会责任管理体系等一样，一个企业物资管理体系的好坏，也会直接影响到企业的长远发展若企业和项目管理中，频繁出现如下问题，就意味着物资管理体