档案管理监理细则

1、A.0.4迈尧路一期（一标段）道路建设 工程监理实施细则（ 档案管理制度 ） 项目监理机构（章）： 专业监理工程师： 总监理工程师： 日 期： 江苏省建设厅监制目 录一、档案管理编制的依据1二、档案管理组织机构1三、各岗位档案管理职责2四、文件审批程序3五、建设工程资料管理3（一）工程建设监理资料归档范围及顺序3（二）建设工程竣工资料整理要求4（三）建设工程竣工图的编制要求7（四）建设工程竣工档案验收及移交办法12六、施工阶段监理工作的基本表式14七、对施工单位的资料检查144八、监理资料、文档管理制度1523一、档案管理编制的依据1. 建设工程文件归档整理规范（GB/T50328-2001）

2、。2. 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范DA/T28-20023. 建设工程监理规范（GB50319-2000）4. 南京市建设工程竣工档案编制验收及报送规定5. 南京市档案局基本建设项目档案材料归档范围6. 本工程监理服务合同及施工承包合同。7. 南京苏宁建设监理有限公司监理部的有关档案管理的文件及规定。二、档案管理组织机构 南京苏宁建设监理有限公司第九监理部 总监理工程师 总监理工程师代表 各专业监理工程师 资料管理人员 三、各岗位档案管理职责（一）总监理工程师：1. 负责根据相关要求对编制的档案管理细则进行审批。2. 经常性地检查档案资料的收集整理执行情况，指导档案管理工作。3

3、. 参加业主组织的档案管理培训、交底及有关会议。4. 组织对施工单位的资料监督、检查工作。 （二）总监代表：1. 负责总监授权的关于档案管理工作内容。2. 参加业主组织的档案管理培训、交底及有关会议。3. 负责档案的日常管理、监督项目档案管理计划执行情况，提出整改意见。4. 参加档案管理计划的编制。5. 参加对施工单位的资料监督、检查工作。（三）专业监理工程师：1. 负责自己专业内的档案资料的收集、整理工作，并及时移交给资料管理人员。2. 参加学院、监理部组织的档案管理培训、及档案管理会议。3. 配合资料管理人员做好工程档案的管理工作。（四）资料管理人员：1. 负责管理综合性文件、工程日常往来

4、文件及其他相关档案的收集、编制、整理和分类归档工作。2. 接受总监理工程师的日常检查、监督和指导。3. 编制监理档案管理细则。四、文件审批程序根据文件的管理要求，审批程序有二种。1. 文件编制-总监理工程师审批2. 文件编制-总监理工程师审查-报公司审批 五、建设工程资料管理（一）工程建设监理资料归档范围及顺序1. 工程项目监理合同及中标通知书；2. 监理单位的资质（复印件）；3. 总监理工程师、总监代表任命书；4. 本工程监理组人员及见证人员的名单和分工职责；5. 本工程监理工程师执业证书（复印件）、见证人员资质（复印件）、见证单位及见证人员授权书；6. 工程项目监理工作规划、监理实施细则、

5、交底记录；7. 工程开竣工报审表；8. 分包单位资质报审表（含合格分供方名录及分包单位资质）；9. 监理月报；10. 施工测量放线报验单；11. 建筑材料平行抽查记录（含施工单位原材料汇总表及监理复试汇总表）；12. 监理工作会议记录（包括内部监理工作会议）；13. 工程质量事故处理方案报审单（无质量事故应明确注明在A4纸上）；14. 工程项目月度付款申报表及审批（按GB50319-2001规范A5、B3表式执行）；15. 专题报告；16. 各施工阶段的节点质量评估报告；17. 总工程质量评估报告（含三表一评工程竣工档案监理审查意见单）；18. 监理工作工程竣工总结。（二）建设工程竣工归档资料

6、整理要求1. 书写要求一律采用黑色炭素墨水书写，字迹端正，无缺、漏、涂改现象。杜绝使用原珠笔、书写笔。2. 竣工资料的尺寸规格文字材料及竣工图的尺寸规格统一为A4纸规格（297*210mm）。小于A4规格的文件材料要用A4规格70g以上书写白纸进行托裱。托裱时可一张A4纸托裱一张文件，也可将几张文件同时托裱在一张A4纸上，文件右边与白纸右边靠齐，上下几张文件可呈阶梯式排列。大于A4规格的文件材料应折叠成A4规格，文字材料折叠时注意左边留出装订边。3. 竣工资料的立卷厚度 文字材料立卷厚度在保持其内容原有内在联系的基础上，视情况以2cm（200页）以内组成一卷，竣工图则在保持一卷内图纸相对系统、

7、完整的前提下，视情况每卷厚度可3公分、5公分。4. 页号的编制竣工资料页号每卷从“001”开始用号码机顺序编制，一页一号（卷与卷之间不连号），单面书写的文件在右下角编页号，双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角编页号。空白页、卷内封面、卷内目录及备考表不编页号。如一页上托裱几张文件，则每张文件均需编页号，编在原文件的右下角，不可编在托裱的白纸上。如有缺漏编页时，可在原编号后加“-1”、“-2”，予以标注，在编写总页数时，也相应增加其页数，并在备考表中说明。8. 案卷封面的编制：（1） 案卷题名：第一行填写工程项目名全称；第二行与第三行填写卷内科技文件材料的内容，必须准确概括地揭示出卷内文件

8、的基本内容，不宜过于笼统。（2） 立卷单位：应填写负责科技文件材料组卷的部门或单位。（3） 起止日期：应填写案卷内首份科技文件材料形成日期与末份科技文件材料形成日期。（4） 保管期限：永久（5） 密级：秘密（6） 档号：按规定要求填写（7） 档案馆号：暂不填写6. 卷内目录的编制（1） 序号：用阿拉伯数字从1起依次标注案卷内科技文件材料件数的顺序.（2） 文件编号：填写科技文件材料的文号或图号、设备代号、项目代号等。（3） 责任者：填写科技文件材料的形成部门或主要责任者（4） 文件材料题名：填写科技文件材料或图纸的全称（5） 日期：填写科技文件材料的形成日期（6） 页号：填写每份科技文件材料或

9、图纸在卷内的首、尾页上标注的页号。单面书写的科技文件页号编写在右下角；书面书写的科技文件正面右下角编写页号，反面左下角编写页号。（7） 备注：填写需要注释的情况7. 备考表的编制（1） 说明：本卷内共-页，填写本卷科技文件材料的末位页号。其中文字材料、图纸、照片需统计卷内材料，分别填写，合计数即为本卷内共-页。（2） 应注明情况：填写卷内特殊需要说明的问题。（3） 立卷人：应由负责编制的立卷人签名（4） 日期：填写完成立卷的日期（5） 检查人：应由案卷质量审核者签名（6） 日期：填写审核完成的日期8. 案卷内排列顺序 每一案卷依内封面、卷内目录、科技文件材料、备考表顺序排列后装订。9. 案卷装

10、订要求除竣工图纸不装订（但也须用封面包起来），其余文件材料均需装订成册。装订前先将文件材料整理成统一幅面（297*210mm），左边留出装订线、去掉金属物，按照卷内目录的编排次序理齐。正式装订时，先将文件材料叠齐，用铁夹将三边夹牢固定，再用2mm钻子的电钻在文件材料上钻三个小洞（三洞相隔79mm），用蜡线抽紧装订。对于纸张折叠后引起案卷右厚左薄，应在装订边增添若干硬板衬垫（宽25mm，长295mm），衬至与右边厚度相一致后再装订，然后外包裹硬封面。10. 案卷目录的编制：案卷目录必须打印，打印格式按样张，不可随意移动行距与间距。（1） 顺序号：按顺序从“1”起依次标注；（2） 案卷题名：必须与

11、该卷封面上的案卷题名一致；（3） 档号：按规定要求填写；（4） 页数：卷内实际页数。备注：填写需要注释的情况。（三）建设工程竣工图的编制要求建设工程竣工图是真实地记录工程施工最终状况的技术文件，是对工程进行交工验收、维护、改建、扩建的依据，是国家的重要技术档案。为确保竣工图的编制质量，各施工单位必须注意在施工过程中完整地收集和整理好设计变更通知单，补充设计图、修改设计图、工程业务联系单、技术核定单、材料代用单以及涉及设计变更的会议纪要等所有设计变更文件，并在施工的同时及时将有关变更的内容反映到一套原施工图上，以便全部工程完工后，按时完成其余二套图纸的翻版。1. 竣工图的绘制要求一套符合要求的竣

12、工图，应满足三方面质量标准。一是内在质量标准，必须符合实际，反映施工结束时最终状况；二是外观质量标准，必须做到幅面整洁、图形清晰、标志醒目、标注位置合理，达到查阅迅速、利用方便之目的；三是使用质量标准，指所有纸张、书写、盖章印泥印色等材料必须符合档案长期安全保管的要求。（1） 竣工图的绘制形式竣工图的绘制一般以原施工图为基础，根据各种变更文件在原施工图上修改或重新绘制而成。可采取如下形式：1) 凡按图施工没有变更的，则由施工单位在原施工图上加盖“竣工图”章，作为竣工图。2) 在施工中，虽有一般性设计变更，但能将原施工图加以修改补充作为竣工图的，可不重新绘制，由施工单位在原施工图上对修改部分进行

13、修改，并标注修改依据，加盖“竣工图”章后，作为竣工图。3) 凡结构形式改变、平面布置改变，以及其他重要改变不宜在原竣工图上修改、补充的，应重新绘制改变后的竣工图，并由施工单位负责在新蓝图上加盖“竣工图”章。4) 项目被取消或现场未施工，不需要编制竣工图。但应在原设计图纸目录中注明“取消”及依据，并将原图抽出作废。5) 由于特殊原因，工程项目在没有正式施工图的情况下进行施工的，施工单位应在项目竣工后，根据实际施工最终状况绘制竣工图，加盖“竣工图”章，并经设计单位签署意见。（2） 竣工图的绘制方法竣工图的绘制工作包括三方面内容：设计有重大变更，不宜在原施工图上修改，补充的应重新绘制竣工图。一般性的

14、设计变更，则可利用原施工图修改、补充而成竣工图。设计经数次变更的，在原施工图上反映最终变更内容，并注意做好中间设计变更文件有关条款的标准说明。作为竣工图的蓝图必须是图面清晰的新图纸。图上修改部分必须用黑色碳素墨水绘制、字迹端正、图形用直尺按比例反映。利用原施工图上反映，标注变更依据及标注被修改图的图号。具体做法：1） 在施工图上反映更改内容所有设计变更文件中的变更内容，必须不遗漏地在原施工图中全面反映，即每项变更内容不但要在文件所指的施工图上反映，而且要在所有涉及到的施工图上反映。根据更改情况的不同，可分别采取如下三种方法： 对于少量的文字或数字的修改，可用一条实线将被修改部分划去，在其上方或

15、下方（一张图上要统一）空白行间填写变更后的内容。 对于少量线条和图形的修改，可用“”将修改部分框出，并在附近适当位置画上修改后的线条、图形。 对于较多的文字、线条、图形的修改，可根据设计变更文件内容在施工图上进行修改。如设计院出修改图（蓝图），则可将修改部位在原施工图上标出，注明“此处修改见×××修改图，图号”后，不必再在原施工图上反映。修改图排列在该套图纸后面。2） 标注变更依据在原施工图上作修改时，所有修改处旁均需注明修改依据：设计变更文件名称、编号、条文号。一般情况下，应在修改处旁适当空白位置标注：“修改依据见”。同一张施工图上有数处修改时，如修改内容出自不

16、同的修改依据，应分别在每个修改处旁适当空白位置标注：“修改依据见”：如修改内容均出自同一条修改依据，则可在图上适当空白位置统一标注：“本图修改依据均见”。当修改处旁没适当空白位置标注修改依据时，可在每个修改处旁分别用阿拉伯数字、顺次编号后，在图上适当空白位置集中反映。当同一张施工图修改中有二处以上修改出于同一变更依据时，则可用同一个阿拉伯数字编号后，将变更依据在图上适当空白位置集中反映。上述几种变更依据的标注方法，在一张图上应统一。 3） 标注被修改图的图号 当设计变更文件上没有写明或没有写全应修改的施工图号时，施工单位须仔细检查，将变更内容涉及到的每张施工图图号在设计变更文件上反映出来。 如

17、一张设计变更文件只有一项修改内容或数项修改内容修改同一张或同几张施工图的，可统一标注：“修改见：图号”如一张设计变更文件上数项修改内容分别修改不同施工图的，则须在该设计变更文件上具体条款后，分别标注该条款所修改的施工图图号。（3） 竣工图的审核工作竣工图应经承担施工的项目技术负责人逐张予以审核签证。审核重点是能否准确反映工程实际状况。审核竣工图的要点有四点：1) 所有修改点是否都已修改到位2) 图与图之间相关之处是否都已作相应修改3) 所有修改处是否都标注了修改依据，所有设计变更文件是否标注了被变更的施工图图号4) 所有修改依据是否都已手续齐全竣工图在完成绘制审核后，应将“竣工图”章用不褪色的

18、红色印泥盖印在竣工图右下角设计图标上方适当空白位置处，尽量保证图纸折叠后，“竣工图”章能显露在右下角。“竣工图”章式样和尺寸规格如图示： 80mm15 mm每格7mm竣 工 图施工单位50mm编 制 人日期技术负责人日期监理单位总 监日期 20mm 30mm 10mm 20mm2. 竣工图的组卷方法一套完整的竣工图，包括竣工图及设计变更文件，组卷方法是：（1） 竣工图的组卷 竣工图卷内目录的填写：作为竣工图的组成部分之一，封面与蓝图目录均须一一反映在卷内目录的文件名称栏，图号填在文件编号栏。 图纸排列组卷：竣工图根据设计院出的施工图目录进行排列、组卷。图纸少时，一个单位工程的图纸可合在一个卷内

19、；图纸多时，可按各分部或各专业竣工图分别组卷。 图纸折叠：竣工图按4号图纸规格（297*210mm）折叠，图面朝里，图标外露于图面的右下角处，散页号置于竣工档案盒内。（2） 设计变更文件的组卷设计变更文件应经设计、施工、监理、建设单位四方签字（设计变更通知单除外），并根据项目情况，采取下面二种形式中一种排列组卷。注意一个单位工程的设计变更文件应采取同一种形式。 紧接着被变更的竣工图的次页。适用于设计变更仅对一张设计图变更的情况。 以一个单位工程为单位，集中所有设计变更文件，按其产生日期编号先后或按变更文件类别（设计变更通知单、工程业务联系单、会议纪要等）-产生日期编号先后进行独立组卷，排列在单

20、位工程整套竣工图最前一卷。适用于变更文件数量较多或一份变更文件涉及不同卷的设计图变更的建设项目。当采用此种形式组卷。变更文件须装订成册。无论采取何种形式，均需在所有设计变更文件的首页填写设计变更依据性文件汇总表（见附件9）（四）建设工程竣工档案验收及移交办法建设工程的竣工资料验收工作作为竣工验收的一个组成部分，受到了市档案局、市建委、城建档案馆的高度重视，为保证竣工资料的质量和验收工作的顺利进行，要认真做好以下各项工作。1. 建设工程竣工档案的验收工作，由建设单位全面负责。2. 各施工单位在平时施工过程中，应明确专人同步收集、整理施工文件材料，以确保竣工资料的完整性和真实性，工程项目监理单位、

21、项目公司有义务在工程进行过程中，指导、检查、督促施工单位做好资料的收集及予立卷工作。3. 在工程即将完工时，施工单位应根据要求整理出一套完整的竣工资料（不装订），交监理审查。4. 经监理审查，竣工资料完整、准确、真实后，由监理填写竣工资料监理审查意见单。5. 由施工单位将竣工资料及监理审查意见单一并送交建设单位预审。6. 建设单位对竣工资料进行预审并提出书面意见，及时反馈施工单位。7. 施工单位根据“预审意见”进行整改后，经建设单位确认，具备档案验收条件后，施工单位提前十天填写建设工程竣工资料验收申请单，一式二份送交建设单位。确定档案验收日期，由建设单位组织“竣工资料联合验收组”验收。并根据工

22、程竣工档案质量评分标准评分，确定资料的质量等级，签字认可。8. 只有通过资料验收的工程，方可进行工程终验，对资料验收未达到90分以上的工程，将不予工程决算与合同销号，施工单位则无法得到工程尾款。9. “竣工档案联合验收组”由监理单位、市档案局、市城建档案馆、建设单位等有关部门人员组成。10. 档案装具向市城建档案馆统一购买。11. 单位工程竣工资料通过验收后，施工单位必须完成最后的整改工作，然后一个月之内向建设单位移交。六、施工阶段监理工作的基本表式 1. 监理工程师通知单2. 工程暂停令3. 工程款支付证书4. 工程临时延期审批表5. 工程最终延期审批表6. 费用索赔审批表7. 监理工作联系

23、单8. 工程变更单七、对施工单位的资料检查1. 在施工过程中的检查（1） 工程文件材料的规格应为A4幅面（297×210毫米），小于规格的需进行托裱。（2） 文件档案要求字迹清楚，图样清晰，图表整洁、签字手续齐备。需永久、长期保存的文件不应用易褪色的书写材料书写、绘制。（3） 复印、打印文件及照片应符合有关方面的要求。（4） 要求施工单位按照单位工程及各分部、分项工程的划分，A、B、C、D各类表格做好工程资料的分类收集、整理。2. 审查施工单位的竣工资料 （1） 管理性综合文件的收集：施工合同、施工组织设计及专项施工方案、技术交底、图纸会审纪要 、施工总结（技术总结）、工程性能检测报

24、告。（2） A、B、C、D各类资料的整理是否符合工程的实际情况，有无漏项。特别是原材料资料，检验、测试资料。（3） 资料的归档满足单位工程的划分，是否存在串位资料。（4） 竣工图的编制应完整、准确，变更内容、依据与图纸会审记要、洽商记录、技术核定单的内容一致。八、监理资料、文档管理及制度一、科学制定监理档案立卷归档范围、分类编号办法1. 监理档案立卷归档范围根据工程建设单位和监理单位留存档案分为两个部份。根据以上标准和工程监理过程实际形成的档案情况编制工程项目建设监理档案立卷归档范围表, 并为便于实施进行细化分解。2. 向建设单位移交的监理档案按其要求分类编号, 具体到每一项工程项目单位、分部

25、、分项工程按工程监理实施细则进行细化。3. 向监理单位移交保存的监理档案要求按监理单位档案管理办法进行分类编号。归档文件材料质量必须符合建设工程监理规范(GB 50319-2000)的要求。二、监理资料管理及档案整理方法 1. 监理资料必须及时整理，真实完整、分类有序。2. 监理资料的管理应由总监理工程师负责，并指定专人具体实施。3. 监理资料应在各阶段监理工作结束后及时整理归档。4. 监理档案的编制及保存应按有关规定执行。5. 项目监理在施工阶段监理资料的管理中，应按GB50319-2000中7.1资料内容收集、分类、归档。6. 监理资料收集时，应做好文件的收发手续。7. 监理资料收集好后应

26、保持好，防止遗失，做好保密工作。三、监理资料、档案管理制度1. 监理文件材料的收发文登记和传阅制度。项目监理组要使用科学的分类方法，根据工程项目的具体情况和工程监理档案归档范围表设立“预立卷分类盒”，盒子应在正面和侧面统一标识，利于查找，每一盒资料应有卷内目录，形成的资料由各项目监理部资料管理员负责收集,建立资料台帐，分类进行登记后，纸质资料按分类顺序放入“预立卷分类盒”内，用计算机打印的文件材料采用设置各类文件夹的形式分类保存，一周进行一次定期备份。监理实施规划、实施细则、安全管理办法、验评办法等监理依据和制度必须及时向公司归一份最终版成品和电子文档。2. 监理资料存放制度。项目监理组应配置专门文件柜，文件资料柜上应有统一标识，排列有序，便于利用查找。3. 监理资料借阅制度。已装入“预立卷分类盒”的资料不能随便取出，工作需要借阅者，必须填写文件借阅单，签字并注明归还日期，资料员在文件目录上做标识，重要资料只能复印不外借,借出资料应及时归还。外单位借阅必须经总监签字同意。工程竣工前就应开始文件材料的整理，先按单位工程分部分项