香温泉驻外办事处操作细则

1、关于组建驻外办事处的操作细则驻外机构，不论是办事处或是分公司，其实都是一个企业的外派执行机构，因此，驻外机构的组织架构不仅要合理设置，充分体现“麻雀虽小，五脏俱全”的特点，而且，还要完善职能，狠抓制度建设与内部管理，避免“将在外，君令有所不授”的管理“短板”，驻外机构应该实施有效日常的各项管理制度。一、办事处的工作职能1、根据总部的年度营销方案，承担总部下达的年度销售任务，并组织销售人员的二次分配；2、根据总部下达的任务指标，可按要求报人员需求计划，经总部审批后由办事处组织、招聘、培训所需要的销售人员；3、办事处负责当地市场的开拓、客户资源开发和管理；4、办事处代表总部负责与当地客户的联系协调

2、和销售业务的往来；5、办事处对所辖区域总部产品的售前、售中、售后服务，处理客户和消费者的投诉。6、办事处主动提出促进当地市场销量的促销方案，在总部的指导下做好产品宣传、企业形象宣传达及提升品牌宣传的促销活动。7、办事处负责对当地职能部部门的联系、协调，处理好总部在当地的公共关系，确保销售业务的顺利进行。8、办事处行使对总部在当地的财产的保护管理权，确保总部的财产安全。9、负责收集、整理、反馈当地市场信息及同业竞争品牌的营销动态，并负责当地销售渠道的管理工作。10、根据总部的有关规定、执行和负责各项资金回笼、费用结算工作。二、办事处人员组织结构与管理（一）、人员编制 1、办事处主任（1人）2、主

3、任助理（1人） 3、销售人员（46人）4、文员（1人）（二）、办事处各岗位职责（1）、办事处主任接受总部分配给该办事处的全年任务，并确保如期完成。办事处主任在接受总部分配的任务后，要认真分析研究市场，并对所负责区域进行合理细分，并对工作过程作书面陈述向总部汇报。.负责作出全年销售工作计划，并对本区域的销售任务进行二次分配。将本区域的销售代表分区域、定任务，以书面形式呈交营销管理部作为全年工作考核依据。落实二次承包考核方案，作为工资核算依据。.积极开拓市场网络，配合营销管理部正确选择销售渠道，准确了解和掌握各同产品的销售情况，搞好销售预测。.加强应收货款的管理，防止拖欠款出现，每月按时完成与客户

4、合作的往来帐目核对工作。.主动收集当地市场营销及新闻媒介的相关资料，积极配合总部企划部的市场调研工作。严格执行总部新产品推广及宣传计划。.根据当地市场的销售情况，主动提出促销申请并监督执行。.加强当地销售人员的管理、培训，培养一支作风过硬、技术过硬、有战斗力的销售队伍。.密切做好与各业务单位的沟通工作，严格按照总部的管理制度，灵活运用方法和技巧，最大限度地调动各业务单位经营总部产品的热情，引导业务单位全力拓展总部业务。.严格执行总部的财务、人事管理制度，按时如实地填写总部下达的各项报表统计工作，严禁弄虚作假，做有损公司利益之事。 应积极与总部沟通汇报，多提有利于市场拓展的建议和意见。 管理、监

5、控、指导办事处所有人员对总部规定的各项管理办流程的执行，杜绝违返总部规定管理及损害总部利益的违法行为发生，如有违反总部管理规定造成总部利益蒙受损失的，办事处主任要承但直接管理责任和经济处罚。 负责对办事处的各项费用的计划、分配、监控，合理、公开、公平的开支各项费用。 负责对办事处各项固定资产办公用品管理和保护，保证总部财产不受损失。 每月根据办事处工作人员的工作表现，进行工作成绩和业务能力的考核，填写销售人员月度评分表，配合总部对办事处人员的工资核算及定级考核工作。 不定期对属下人员进行综合培训。(2)、主任助理 协助办事处主任完成公司下达的销售指标； 区域市场的销售工作及全面监督、指导业务人

6、员的销售推广工作； 销售数据、市场信息的收集汇总； 优化扩充销售网络规模，提高终端销售能力； 对销售人员日常工作的统筹安排和管理； 对销售人员销售业绩的考核、评估； 制定详细的培训计划，定期对促销人员进行培训、考试。不断提高促销人员的综合素质及销售技能； 针对不同季节状况，制定合理的销售底线、任务量及目标量。 完成公司的宣传计划，如广告投放、软文发布等； 各相关企业和业务单位的跟进工作；（3）、销售人员在已划定的业务区域内开展市场拓展及销售促进工作。 深入了解本区域同类市场的经营状况； 定期拜访相关企业和业务单位，了解其经营中遇到的问题或障碍，并尽可能提供解决方案； 在每一个细分的区域市场里，

7、至少要确定12家重点合作企业（核心售点）进行联营。对区域内所有相关企业都要拜访、跟进到位； 业务人员在自身区域中要不懈地开展形象工程，树立企业良好的形象； 保持良好的仪态以积极的工作态度进行产品销售工作； 收集、反馈业务单位经营状况和市场信息； 遵守业务规范及公司其它规章制度，努力完成公司下达销售指标； 保持与公司其他人员的沟通与协作，并尽力完成公司下达的临时工作。（4）、文员 档案管理；物料的管理及发放；文件的打印；销售数据的统计； 协助业务人员完成各项工作申请及负责信息传递工作； 办公制度的执行监督； 负责办事处所有往来传真的收发及各种报表的制作。三、办事处的销售业务管理1、市场执行的销售

8、模式：以全面协助所负责区域客户的2、销售业务管理销售价格的制定及管理（1）、办事处对外的推介价格及相关价格政策应严格按照公司销售文件执行。如因市场因素需要调整应由办事处提出、报营销中心审批后方可执行。（2）、所有产品的销售价格及销售扣率由营销中心统一制定，并由营销中心和财务部负责监控。营销中心在进行客户信用审批的同时，全面负责销售价格及扣率的控制，确保所有产品的销售价格及扣率与公司的规定相符。（3）、对违反销售价格政策、扰乱经营秩序的，公司将对责任人做出严肃处理。3、客户管理（1）、客户选择：必须对公司系列产品有足够信心，并愿作主推品牌加以推广，有义务销售公司产品，能突出展示公司产品系列特点，

9、突出公司品牌形象。具有较强的经济实力，广泛的销售渠道，资信状况优良，固定资产相对雄厚，在当地行业经营业绩名列前茅，能按协议要求，具有良好的信誉评价。（2）、客户档案建立当与新客户建立业务关系，业务员按公司统一格式建立客户档案，办事处、总部（营销管理部）各留一份备案。公司指定专人管理客户档案。客户档案要根据客户情况变化和公司业务管理人员变化进行更新。（3）、经销合同的管理办事处主任根据公司选择客户原则的要求，初步确定合同意向及时向营销中心汇报，营销中心同意后由客户先填写合同。签名、盖章，并备齐合同所需的相关资料，报营销中心进行合同资格审查，营销中心经理审批。已经生效的经销合同，要立即将合同原件寄

10、回公司营销管理部存档，以供相关部门进行资源共享；办事处可保留合同复印件，但需专人管理。四、办事处财物与财务管理（一） 财产管理驻外机构由于工作需要，须购置各种办公及生活设备甚至自行采购一些促销用品，这些物品都属于企业财产，因此，任何员工都要爱护和珍惜，不得随意破坏，驻外机构设立后，所有财产都要填写财产清册登记表，并传真回企业存档。各驻外机构负责人为财产责任人，富有对财产的保管和监护权，对于损坏财产的行为，要追究财产负责人的责任，财产负责人也可以相应追究下属当事人的经济赔偿责任。对于驻外机构财产的后期维护费用，应纳入营销管理费用，参与绩效考评。如驻外机构负责人工作调动，可以将财产责任转移给下任或

11、授权人，公司对原财产负责人进行财产离任审计，并要求移交双方列明财产清单及使用状况并签字确认。虚报财产、虚报物品、促销品、办公用品价值者，经查处，要处以虚报数额数倍以上罚款，严重者予以免职。（二）相关费用的报结制度1、办公费用（1）、费用所属范围：办事处场所租赁费用，固话费用、水、电、复印、特快专递、印刷名片、购胶卷及冲印照片等。（2）、报销注意事项：注明费用内容，提供有效财务发票。必须在次月10日前将当月的费用寄到公司营销管理部。每愈一天,扣报5% , 跨月费用不再批报。 2、差旅费用（1）报销原则：必须是在出差前填写出差申请表，详细说明出差路线、出差事由，并经过营销中心经理或总经理的签名同意

12、的费用。（2）报销时间：返还即报。但长驻外地人员必须在次月10日前将当月的费用寄到公司营销中心。每愈一天,扣报5%,跨月费用不再批报。3、推广费用（1）报销原则：必须是事通过书面申请，经营销中心经理或总经理同意支出的相关费用。（2）报销时间：当月发生的费用必须在次月的10日前将有关票据及报销要件寄到公司营销中心。每超过一天扣报总额的5%。费用项目与报销要件（报销时，相关要件必须齐全，否则不予批报或处以罚金）4、费用报结总则（1）、先书面申请，经批准备后操作实施，有凭有据按时报结。（2）、特殊情况，先报总经理审批，再到销售中心建档。（3）、各种费用报结时间必须严格按照此规定执行，凡有违反者，公司

13、将有权不予其报结，并且再按所违反的每项报结费用处以50元以上的罚款，由当月工资中扣除。补充说明（1）、费用申请流程（5个工作日）办事处主任营销中心经理总经理营销中心经理办事处主任申请审核批复建档执行（2）、费用报结流程：（5个工作日）办事处主任营销中心经理财务部总经理财务部申报审批审核批复报结建档五、办事处人员管理与考评办法本管理办法适用：销售人员、临时促销人员为了适应公司业务发展需要，充分调动办事处各级销售人员积极性，更好地规范化管理，特制定本办法。一、招聘程序1、根据市场需要，办事处销售人员及临时促销人员的招聘及由办事处主任提出要求报告，由营销中心根据市场需要，经总经理审批后由办事处组织招

14、聘、并经总部同意录用方可聘用。（但所聘人员原则上不能与办事处经理有直接关系。否则一经发现，全部解雇，并扣发当月工资）。2、办事处人员由办事处主任直接管理领导，其工作直接对办事处主任负责，并按照其具体岗位目标、任务、职责全力以赴达成良好业绩目标。二、管理办法：1、办事处人员由公司统一管理，具体工作由办事处主任负责安排，公司监督检查工作情况。3、办事处所有人员必须严格遵守公司各项规定以及相关管理制度。4、各级人员按公司人力资源部要求，办理相关聘用录用手续。六、办事处人员工资待遇及其奖励、补助标准（一）薪资构成 薪资总额=基本工资+岗位工资+绩效工资+驻外补贴+通讯补贴+奖金（提成）+工龄工资岗位基本工资（元）岗位工资（元）绩效工资（元）驻外补贴（元/天）通讯补贴（元/月）办事处主任80010020200主任助理7005015100销售人员600-10100文员600501050说明：说明：1、基本工资、岗位工资、驻外补贴按实际出勤天数发放。2、基本工资部分说明如下：办事处主任：试用期基本工资为600元，转正后为800元。主任助理：试用期基本工资为500元，转正后为700元。销售人员：试用期基本工资为500元，转正后为600元。文员：试用期基本工资为500元，转正后为600元。3、绩效工资（1）、办事处主任：每季度发放回款提成的70%，余30%在年底根据完成全年计划目标