物业档案管理方案

1、物业档案管理方案档案资料的管理是物业管理工作的一个重要组成部分，科学、规范的档案管理能有效的为各项管理工作提供指引和服务。在建立完善档案资料的过程中,为使其更加科学、严谨、高效,我们将结合本项目的具体情况,使用质量管理体系，使物业管理档案的建立有章可循,有据可查。通过对管理体系文件和资料的控制管理,确保其有严格的分类、编号、审核、批准、发放、管理和更改的规定。2.1管理内容1、建立资料的收集、分类整理、归档管理制度。2、在日常管理中要建立交接班、项目故障与维修、保养等登记制度。3、档案资料包括：与物业相关的工程图纸、档案和竣工验收资料；实施管理和服务工作中的各种制度、规程、流程、记录、图表、函

2、件等。2.2管理层次第一层次：以建设部颁发的全国物业管理示范小区标准建立管理档案框架,为档案管理的第一层次；第二层次：结合本项目物业的实际情况,对IS09000质量管理体系文件及公共事务、公共管理制度进行适合性修改，形成档案资料的第二层次；第三层次：在物业管理实际运作中,以执行IS09000质量管理体系文件及相关规章制度形成的各种现场、实际记录为内容，形成档案资料管理第三层次。按资料载体的类型采用恰当且安全的保存方式,对经常使用的日常管理档案采用定期归档方式保存，严格按档案管理相关制度进行，所有资料实行"双档”, Replace：=wdReplaceAll（电脑档案、文本档案）管理。

3、2.3文件的分类行政文件：公司级人事任免、奖惩决定、通知决策等，以红头文件形式发布；公司日常往来函、公司级会议纪要、中心级行政文件、部门级行政文件以非红头文件形式发布。业务文件：包括各类管理制度、组织架构、职务说明书等。其他文件：包括新闻稿件、宣传海报等（不需编号夕卜来文件：包括外来公文和外来标准/法规。外来公文指政府部门、上级公司下发的公文。外来标准/法规指政府部门制定的与公司业务有关的各种行业标准、管理/技术规范、法律法规；上级公司下发的各种管理制度等。2.4文件的编号1、文件编号分类列表文件分类及序号分配文件级别文件分类及代码文件序号分配质量手册一级QM2015（以年号为版本标识）観文件

4、二级QP01、02、03.操作文件三级WI01、02、03.记录文件四级QR01、02、03.2、物业项目名称各区域统一编制,编码原则为城市称名首字符+项目名称首朝。3、项目需要编制作业指导书的接口文件时，应区分业务类别，在文件编码时，需加上具体业务类别。2.5档案资料的管理1、所有资料实行"双档"管理，即为同一份文件要同时用文本档案和电脑档案进行管理。此外，档案在保存时要根据档案的具体形式用多种形式的储存方式,如电脑磁盘、光盘、录像带、录音带、胶卷、照片、图表等，并采用相适合的保管、储存方法.但每个样式的资料必须纳入电脑管理。尽可能把其他形式的档案资料转化为电脑储存,便于

5、查找和利用。档案室电脑要设置密码,电子文本要归类放好。2、电脑文件必须由专人按照规定设置子目录进行分类文件管理,并定期清除过期无效文件。文件按照文件使用性质及重要性进行分类，并编制相对应的文件目录。当文件有所变动时,应及时调整目录的有关数据,以利查阅者及时找到有效的文件。3、档案的鉴定必须由物业服务中心经理或其指定人员负责,对档案是否有效、作废、复印人份数以及保存期限、保存数量等做出决定，其他未经授权人士无权决定。4、组卷按不同业务性质分块，以内容分类，逐一编号,登记成册,编辑目录,并按不同业务部门分柜保存。物业服务中心资料，管理员负责档案保管，做到档案标识清晰,分类明确，易于查找；档案出室必

6、须由具备资格的人经过登记后方可借出。档案管理人员需按时检查档案借阅情况，以便及时收回在外文件,防止因管理疏忽导致的文件丢失。5、室内保管环境要求达到防火、防潮、防变质等要求,配置有效的灭火器材,并放置适当的干燥剂用以防潮，档案管理人员需及时进行检查和清理，保证文档保管条件符合管理要求。6、贯彻执行国家保密法，物业服务中心部分档案按其保密程度,有密级之分并以避免泄漏、遗失，避免给业主、物业服务中心带来损失和不良影响。资料分为绝密、机密、秘密三级,其他为普通档案，不同密级的档案在保管和使用方面要区别又窮。7. 文件保存要求序号表格名称编号版次记录频次保管期保管部门01工作信息记录QR-综合-01A

7、/0不定期2年物业中心02社区文化活动计划QR-综合-02A/0不定期2年物业中心03社区文化活动总结QR综合-03A/0不定期2年物业中心04社区文化活动统计表QR-综合-04A/0不定期2年物业中心05社区文体组织登记表QR-综合-05A/0不定期长期物业中心06水电抄表台帐QR-综合-06A/0月长期物业中心07水电分析报表QR-综合-07A/0月长期物业中心08信息公示登记表QR-综合A/0不定期2年物业中心-0809标识配置统计表QR-综合-09A/0年长期物业中心10钥匙领借用登记表QR-综合-10A/0不定期长期各部门11IC卡发放异常情况登记表.QR-综合-11A/0不定期长期

8、物业中心12停车卡申请表QR-综合-12A/0不定期长期物业中心13IC卡盘点表.QR-综合-13A/0月长期物业中心14空置房检查记录QR-综合-14A/0月2年物业中心15广告、招牌申请表QR-综合-15A/0不定期长期物业中心16突发事件处理记录表.QR-综合-16A/0不定期2年品质管理部物业中心17房屋接管验收表QR-综合-17A/0日长期工程管理部物业中心18房屋验收问题处理汇总表QR-综合-18A/0不定期长期工程管理部物业中心19钥匙移交清单QR-综合A/0不定期长期物业中心-1920物业移交验收表QR-综合-20A/0不定期长期工程管理部物业中心21住户基本情况登记表QR-综

9、合-21A/0不定期长期保管部门22房屋装修施工备案登记表QR-综合-22A/0专用长期物业中心业主档案23房屋装修施工备案登记证QR-综合-23A/0专用2年24装修施工人员登记表QR-综合-24A/0专用长期25装修巡查记录QR-综合-25A/0日查长期26违章整改通知单QR-综合-26A/0专用长期27顾客投诉及意见处理记录表QR-综合-27A/0不定期长期品质管理部物业中心28物品搬迁放行条QR-综合-28A/0不定期2年物业中心29业主（用户）委托维修安装单QR-综合-29A/0不定期2年物业中心30清洁服务日检查QR综合A/0日2年物业中心记录-3031清洁服务月验收表QR-综合-31A/0月汇总2年物业中心32消杀（毒）工作记录表QR-综合-32A/0月2年物业中心33消