大数据时代科研档案管理信息化建设研究

1、    大数据时代科研档案管理信息化建设研究    陈妤【摘要】本文先对大数据时代档案管理进行概述;接着具体分析了大数据时代科研档案管理面临的挑战，最后针对这些挑战提出相应的解决措施，比如针对传统科研档案管理工作中陈旧的理念提出一些新的管理手段;针对信息管理的安全挑战提出强化信息管理安全性的建议。【关键词】大数据;科研档案管理;挑战当今，网络已经深入到各行各业，科研档案管理也发生了翻天覆地的变化，从手工操作开始全部实现了自动化，这是一个巨大的机会，但是挑战总是伴随着机遇，不能忽视这些挑战的存在，我们要正确分析这些挑战，在理论分析的基础之上，制定相关的解决

2、措施，进而提高档案管理水平。一、科研档案特性科研档案具有成套性。每个环节与每个环节相互衔接，环环相扣，组成一个有机的整体。如果缺失其中一部分，就会失去整体的连贯性。科研档案的专业性非常强，每项科研档案都是针对一个领域或者是一个课题进行的深入研究，因此，专业性非常强。科研档案阶段性突出。从准备到实验再到总结推广，每个阶段都必不可少。一项科研需要经过多个阶段，最后才能研发成功。二、大数据时代科研档案管理面临的挑战在大数据背景下，科研档案管理在工作方式上有很多选择，但是也存在着许多问题。如何在众多的选择中挑选出合理的、科学的管理方式以及在问题面前想出什么样的解决措施，使大数据时代下科研档案管理工作发

3、挥出更大的价值，需要我们这些研究人员去深入探讨。（一）科研档案管理观念缺乏创新。科研档案管理工作是一个机密的工作，在工作观念和方式上就会显得相对保守，这就给现代科研档案管理工作带来了不小的挑战。整个工作内容缺少整体大局的规划，并且实行各自管理一个领域不涉及其他领域，这造成了科研档案信息无法有效共享和利用，在利用相关文件的时候不能及时找到，导致工作效率低下，造成了科研档案管理滞后的局面。（二）网络安全令人堪忧。上世纪，我国的科研档案主要是以实物载体的形式保存信息文件，在一些重大决议上的文件主要是纸质，并且需要领导签字盖章，真伪性得到了一定的保障。然而，大数据时代下科研档案管理信息化后，对于一个档

4、案文件，一旦某些不法分子盗取了相关权限，便可以在数据库里随意粘贴复制档案信息，且几乎不留痕迹，这就大大影响了科研档案本身应当具有的不可更改性和机密性。（三）档案管理手段和方式。文档数字化后，在档案归档的时间上可以说是带有随意性，和传统的归档时间机制不同，过去档案归档都需要相关部门审核之后才可以，这过程需要相当一段时间，而且时间还是定好的。现在科研档案信息化后文秘工作人员可以通过网络将相关文件送给相关部门审核，然后再通过网络送给档案部门进行归档，这大大缩减了时间上的消耗。因此，科研档案归档的信息化给传统的档案归档带来了一大挑战。（四）人才储备不足。现今的科研档案管理人员需要在计算机技术、网络通信

5、技术上面有较高的专业素养，还要兼顾传统的管理方式，在旧的工作方式的基础上结合新的管理理念，对其进行革新。因此，大数据时代下的科研档案管理工作势必给相关从业人员带来不小的挑战。三、大数据时代科研档案管理信息化建设策略（一）探寻大数据时代科研档案管理的新角度。长期以来，由于传统的思想和方法，在传统的环境中，科研档案工作者很难应用现代管理档案方法。唯有更新思想，改变传统理念，才能满足现今科研档案管理工作的需求，把握好機遇，以宏观的角度，努力寻求增长点，达到档案工作的最高标准，实现科研档案管理信息化的战略转移。要加大力度进行新资源的收集，进行归档。因此，建立一个数据库归档部门应根据在建筑物的项目信息和

6、主要内容。过去社会归档档案大多是以纸、音响、视听资料的形式保存，数字文件和信息所占的比重是非常小的，这必然会影响到科研档案管理信息化建设的进程。（二）推进科研档案管理的信息化和数字化进程。1.建立科学的开发机制。首先，在了解自身状况的基础上，创建一个专门的资料库，提供对应的服务项目，加强传统的编辑和研究能力。其次，在掌握好用户需求的基础之上，对信息资料进行开发利用，使其朝着高层次方向发展。这个工作的主要目的就是为了最大程度地实现信息的价值，处理好需求、发掘、利用这三方面的关联问题。2.确定科研档案管理重点。当前，随着网络技术的发展，科研档案管理融入网络之中。档案信息开始与计算机网络结合为一体，

7、在这样的环境中，科研档案可能被泄露，企业机密会存在风险，需要对科研档案安全加强管理。除此以外，越早对科研档案进行馆藏整理，越有利于在较短的时间里实现档案管理工作与网络系统搭接，提高相关部门的工作效率，进而加快档案信息化的速度。3.整合科研档案信息资源。通过对档案进行有效的整理归纳，可以提供更加有用的信息，对提高企业效率也有很大帮助。由于档案信息化建设是一个新的技术，几乎没有什么经验可以借鉴。加上实践总是超前于理论，这就使得科研档案部门很多情况下在信息资源管理时容易形成各自为政，交流障碍的局面。（三）科研档案管理队伍的建立。要想提高科研档案管理质量，就必须有专业的队伍，专门对科研档案进行整理，这

8、样才能推动科研档案管理的全面发展和进步。因而，工作人员素质的提升势在必然。如果没有很高的素质，在建档和整理过程中，就不知道如何下手去整理档案，就会糊里糊涂。另外，网络悄无声息地走进社会每个角落，科研档案管理也被网络春风所沐浴，因此，要求科研档案工作者及时转变思路，及时更新观念，不断用新知识和新技术来充实自己，更好地为科研档案事业努力。因此，在互联网时代背景下，要处理好文件档案管理信息化，就必须从做好科研档案管理人员的再培训着手，提高科研档案管理人员的专业素养。（四）强化科研档案信息服务环境的安全性。科研档案管理信息网络安全主要表现在两方面：第一方面是运行，第二方面是信息。在运行过程中，要在正常

9、的范围之内对系统硬件、软件功能进一步挖掘，充分使之在运行中做到有条不紊，只有运行走上有序之路，档案管理才会更加完善。文件转换成数字信息的人工管理，从实体化向虚体化过渡，将文件资料信息与依附物分离。在这个层面上，科研档案信息通过网络传送，用户得到的是一个副本，而不是原来的文件。将安全保护工作进行进一步分解，可以看到在技术、管理和工作人员专业素质等一些方面的问题，以下笔者对科研档案的网络安全保密工作进行重点阐述分析。1.做好网络科研档案信息的保密工作。网络最大的特点是公开性，这与科研档案管理工作的封闭性背道而驰，纵观历史上的那些信息盗窃案，简单的分析后我们就能知道，那些盗窃信息的人并不像我们所认为

10、的那么神通广大，他们往往是在看似严谨的科研档案管理系统里找到一些漏洞，并从这些漏洞下手，一步一步地找到他们想要的信息资料。这些漏洞的存在是由于从事科研档案管理工作人员的大意。所以，对这些工作，从业人员需要格外的小心，一点的疏忽就能酿成大事故。2.加强网络访问的权限管理。事实证明，在一些信息管理工作事故中，越权操作在众多的原因中占多数，所以对于科研档案管理信息系统来说，设置存取信息的权限是必不可少的，是档案管理信息化安全的保障。具体做法有：第一，做好档案储存服务器的使用记录工作。第二，在档案管理工作中投入人力建立监管制度。然而，在互联网时代背景下全面提升科研档案管理工作的安全性还有很长一段路要走，这就需要我们相关专业的后继人才共同努力，建立起科研档案的网络安全防护体系。四、结语总之，在未来发展中，不但存在机遇，而且更有挑战。作为科研档案管理人员，我们要抓住所有的机遇，战胜所有困难。在科研发展中，不利因素是无时不在的，我们一定要把不利因素转变为有利的因素，并且利用好我国独特的社会环境优势，