RBA管理体系程序文件(系列)

文件目录文件名称：RBA法律法规及其它要求管理程序编号：RBA-MS-OP-01版本：A/0文件名称：RBA风险管理控制程序编号：RBA-MS-OP-02版本：A/0文件名称：RBA目标和方案管理程序编号：RBA-MS-OP-03版本：A/0文件名称：能力、意识和培训管理程序编号：RBA-MS-OP-04版本：A/0文件名称：沟通、参与和协商管理程序编号：RBA-MS-OP-05版本：A/0文件名称：RBA绩效监测和测量管理程序编号：RBA-MS-OP-06版本：A/0文件名称：合规性评价管理程序编号：RBA-MS-OP-07版本：A/0文件名称：员工投诉和申诉管理程序编号：RBA-MS-OP-08版本：A/0文件名称：RBA内部审核管理程序编号：RBA-MS-OP-09版本：A/0文件名称：RBA管理评审控制程序编号：RBA-MS-OP-10版本：A/0文件名称：纠正和预防措施管理程序编号：RBA-MS-OP-11版本：A/0文件名称：RBA文件管理程序编号：RBA-MS-OP-12版本：A/0文件名称：RBA记录管理程序编号：RBA-MS-OP-13版本：A/0文件名称：供应商/分包商实施RBA管理程序编号：RBA-MS-OP-14版本：A/0文件名称：RBA法律法规及其它要求管理程序编号：RBA-MS-OP-01版本：A/01、目的为了对获取、评价、管理、实施运用于本公司的环境、职业健康安全和社会责任(EHS&SA，下同)有关的法律法规、技术标准及其它要求，特制定本程序。2、适用范围适用于公司适用的EHS&SA有关法律、法规和其它要求的获取、评价、管理、实施的管理。3、职责3.1行政部负责获取识别、收集与更新与EHS&SA有关的法律、法规、标准和其它要求，并汇总法律、法规和其它要求。3.2其它部门负责追踪业务管理范围内新颁布或修改的法律法规及其它要求的信息，并及时传递给行政部。3.3管理者代表负责对法律法规和其他要求、技术标准的适用性进行评价。4、工作程序4.1获取途径4.1.1通过网络、出版物等各种媒体及时获取国家EHS法律、法规及其它要求、国际公约、技术管理标准和规范。4.1.2建立与国家和地方环保、安全、职业病防治管理部门联系的渠道，从行政属地有关职能部门获取本省市的地方性法规、规定、管理程序。4.1.3从相关方获取有关EHS&SA的其它要求。4.1.4行政部负责将获取到的法律法规及其他要求登录在《法律法规及其它要求清单》。4.2确认适用性4.2.1根据本公司的产品、过程和活动中的环境因素和危险源，行政部组织有关人员评价和确认有关法律、法规和其它要求的适用性，并在《法律法规和其它要求获取评价表》上填写适用内容后，经管理者代表审批。4.2.2法律、法规和其它要求适用性评价应每季度进行一次。当现行的法律、法规和其它要求更新时，由行政部组织重新评价并及时更新《法律法规和其它要求获取评价表》。4.3法律、法规和其它要求的管理4.3.1行政部负责跟踪EHS&SA法律、法规和其它要求，当发生变更时应及时更新文件和《法律法规和其它要求获取评价表》，及时转发或传达到本公司有关部门。4.3.2各部门负责跟踪与本部门业务相关的法律法规及其他要求，包括相关方要求，当发生变更时应及时通知行政部，更新更新文件和《法律法规和其它要求获取评价表》。4.3.3法律法规及其他要求文件的管理执行《RBA文件管理程序》。4.4法律法规及其它要求的实施4.4.1行政部负责将已收集到法律法规及其他要求中具体运用的内容通过培训、会议、看板、文件发放等内部沟通方式传达到相关部门。4.4.2行政部负责保存法律法规及其他要求的原件，保存方式可以是纸质或电子版本，以备查阅使用。4.4.3行政部应定期组织各部门有关人员学习适用的法律法规及其他要求，将适用的内容纳入到相关的管理制度中，严格遵照执行。4.4.4公司通过管理方针做出遵守法律法规和其他要求的承诺，并将法律法规与其他要求的相关信息传达给公司员工和其他有关的相关方，执行《能力、意识和培训管理程序》和《供应商/分包商实施RBA管理程序》。5、相关文件5.1《RBA文件管理程序》5.2《能力、意识和培训管理程序》5.3《供应商/分包商实施RBA管理程序》6、相关记录6.1《法律法规及其他要求清单》6.2《法律法规和其它要求获取评价表》文件名称：RBA风险管理控制程序编号：RBA-MS-OP-02版本：A/01、目的为了对能够控制与经营有关的环境、健康与安全、人权与劳动、企业伦理的风险，确定每项风险的级别，通过技术或管理手段对风险予以控制。2、适用范围适用于公司与经营有关的环境、健康与安全、人权与劳动、企业伦理的风险管理。3、职责3.1总经理负责批准发布风险管理相关文件。3.2管理者代表负责组织风险识别和评价，组织编制并审核风险管理相关制度。3.3各部门按照职责分工对本部门管理的业务风险实施控制。4、工作程序4.1风险管理一般程序4.1.1主管部门根据公司规定的职责分工，由部门负责人组织相关人员确定在本部门业务主要活动中的风险类别，并登记在《风险登记评价表》；4.1.2主管部门应考虑识别出的风险发生的可能性、发生频率、产生危害后果的严重性，对危险源的风险等级做出评价，确定出低、中、高度风险，并编定出《风险控制措施》，以便对其进行有效控制；4.1.3主管部门制定与风险管理有关的管理制度，对相关人员进行教育培训，并检查风险管理相关制度的执行情况；4.1.4一般情况下，风险识别、评价工作应每年结合进行一次，管理者代表负责组织检查各部门风险管理评价和控制情况；4.1.5风险管理的相关记录应执行《RBA记录管理程序》。4.2风险管理内容4.2.1道德经营4.2.1.1商业道德方面的风险包括：4.2.1.1.1廉洁经营；4.2.1.1.2不正当收益；4.2.1.1.3信息公开；4.2.1.1.4知识产权；4.2.1.1.5公平交易、广告和竞争；4.2.1.1.6身份保密；4.2.1.1.7在采购矿物时秉承负责任的态度；4.2.1.1.8隐私；4.2.1.1.9杜绝打击报复；等。4.2.1.2公司制定《道德标准管理程序》，各部门应识别和评价在公司经营活动中由于违背经营道德标准造成的风险，执行相应的控制措施。4.2.2劳工4.2.2.1劳工方面的风险包括：4.2.2.1.1自有选择职业；4.2.2.1.2禁止使用童工；4.2.2.1.3工作时间；4.2.2.1.4薪资与福利；4.2.2.1.5人道待遇；4.2.2.1.6非歧视；4.2.2.1.7结社自由，等。4.2.2.2公司制定相应的管理程序，对劳工方面产生的风险实施管理。4.2.3职业健康和安全4.2.3.1公司制定《危险源辨识、风险评价管理程序》对职业健康和安全危险源进行识别和评价。4.2.3.2各部门应执行《目标和方案管理程序》实施管理方案并达成职业健康安全目标。4.2.4环境保护4.2.4.1公司实施环境管理体系要求，对生产和服务过程产生的环境因素进行有效地管控。4.3风险评价(LEC法)4.3.1风险性以下式表示：D=L×E×C式中L--问题发生可能性大小；E--问题出现的频繁程度；C--问题可能造成的后果；D--风险值。4.3.2三个主要因素的评价方法如表1、表2、表3所示。表1L--问题发生的可能性大小分数值发生的可能性5很可能发生3可能会发生1可能性小，完全意外表2E--问题出现的频繁程度分数值频繁程度5频繁发生(每天)3会发生(每月)1几乎没发生过(每年)表3C--问题产生的后果分数值后果5非常严重，业务中断3严重，会造成业务停滞1受到影响，没有影响业务4.3.3风险等级的确定表4D--危险等级划分D值风险等级大于9或C=5重大风险3~9一般风险小于3可容许风险4.4公司每年应对风险管理的输出文档进行评审和更新，在法律法规、经营环境、产品和服务等发生重大变化时随时进行评审和更新。4.5风险管理相关记录执行《RBA记录管理程序》。5、相关文件5.1《道德标准管理程序》5.2《危险源辨识、风险评价管理程序》5.3《目标和方案管理程序》5.4《RBA记录管理程序》6、相关记录6.1《风险登记评价表》6.2《风险控制措施》文件名称：RBA目标和方案管理程序编号：RBA-MS-OP-03版本：A/01、目的对劳工、环境、职业健康安全、道德规范和社会责任(EHS&SA，下同)管理目标的编制原则、实施程序和方法等做出规定。2、适用范围本程序适用于EHS&SA目标和方案的管理。3、职责3.1总经理负责年度目标和管理方案的决策和批准。3.2管理者代表负责组织目标和管理方案的制定、分解、评审和修订。3.3行政部负责目标和方案完成情况的汇总、分析、落实、检查。3.4各部门按照管理职责落实目标和方案的实施措施。4、工作程序4.1目标的制定4.1.1管理者代表根据EHS&SA方针，结合公司生产实际，考虑法律法规和其他要求，公司风险识别、环境、安全评价和职业健康评价结果，以及相关方的观点，制订公司EHS&SA目标，报总经理批准。4.1.2公司目标制订后，由管理者代表组织各部门在各职能和层次上展开，编制《目标及管理方案一览表》。4.2目标的公开与宣传4.2.1公司各级部门通过分发文件、召开会议、现况板等方式公开EHS&SA方针和目标，并对公司员工进行EHS&SA方针和目标的宣传，确保全体员工了解公司目标，并展开实施。4.3目标的评审和修订4.3.1公司每年在管理评审会议上对目标的适宜性进行评审。4.3.2管理者代表依照管理体系运行的需要，应适时组织对目标与指标的重新评审或修订。4.3.3根据目标的评审结果，必要时管理者代表负责组织相关部门进行目标的修订，报总经理批准生效。4.4目标完成情况的检查4.4.1行政部应每半年对目标的完成情况进行汇总、检查，填写《目标及管理方案完成情况检查表》。4.4.2行政部负责检查目标达成情况，向没有达成和有下降趋势的部门发出整改通知，执行《纠正和预防措施管理程序》。4.4.3目标完成情况应输入管理评审。4.5管理方案的控制4.5.1管理方案的制订4.5.1.1为了使公司危险源得到控制，实现EHS&SA方针做出的承诺，必要时，由行政部根据重大危险源的控制情况；目标的制订和实施情况组织编制《目标及管理方案一览表》，经管理者代表审定后报总经理批准。4.5.1.2《目标及管理方案一览表》内容包括如下几个方面：4.5.1.2.1公司相关职能与层次为达到目标所规定的职责与权限；4.5.1.2.2实现目标的方法和时间表；投入的资源(包括财力、物力、人力等)。4.5.2管理方案的实施4.5.2.1《目标及管理方案一览表》制订后分发到相关部门，各相关部门应按照规定的工作目标、工作职责、投入的资源和时间进度组织实施。4.5.3管理方案的检查4.5.3.1行政部按规定的时间节点对职业健康安全目标及管理方案实施情况进行检查监督，检查结果记录在《目标及管理方案完成情况检查表》上。4.5.3.2行政部根据检查中发现的不符和情况做出相应处理，督促责任部门进行整改，执行《纠正和预防措施管理程序》。4.5.4管理方案的评审和修改4.5.4.1目标及管理方案应在管理评审时进行评审，若须修改时，管理者代表组织对有关方案进行修订，以确保目标及管理方案与该项目相适应。5、相关文件5.1《纠正和预防措施管理程序》6、相关记录6.1《目标及管理方案一览表》6.2《目标及管理方案完成情况检查表》文件名称：能力、意识和培训管理程序编号：RBA-MS-OP-04版本：A/01、目的对公司教育培训进行有效管理，以满足职业健康安全和社会责任管理体系(EHS&SA，下同)的实施、保持与改进对人力资源的要求。2、适用范围适用于本公司从事影响公司EHS&SA管理体系活动的人员的培训和管理。3、职责3.1人事部负责制定全公司岗位任职要求；人员的聘用和入职教育培训；员工档案的建立与保管。3.2人事部负责员工培训需求的识别；负责公司培训计划制订、检查和落实；负责公司教育培训资料和记录的收集和保管。3.3各部门负责部门人员教育培训的实施，负责岗位技能培训。4、工作程序4.1教育培训需求识别4.1.1人事部负责根据岗位职责，包括与质量、环境、职业健康安全有关的职责和要求；组织制定全公司岗位任职资格；主管经理审核后，由总经理批准。见《岗位职务说明书》。4.1.2主管部门负责识别与质量、环境、安全有关的关键岗位，建立《特殊岗位人员台账》，并规定关键岗位的能力要求、职责权限。人事部负责收集保管特殊岗位人员的相关资料。4.1.3人事部培训主管根据岗位任职资格要求、现有人力资源状况及管理体系要求要求确定人员教育培训的需求。4.2教育与培训4.2.1教育培训根据培训时间及内容分为：岗前教育培训、岗位技能培训和业务发展培训。人事部负责将质量、环境、职业健康安全以及社会责任内容纳入公司《培训计划》。4.2.2人事部负责EHS&SA相关内容的培训实施，填写《培训记录表》。4.2.3岗前教育培训4.2.3.1岗前培训内容：介绍公司组织结构，熟悉环境；岗位职责；质量、环境和职业健康安全教育；员工手册：包括公司规章制度、劳动纪律教育等；有关劳动防护、职业禁忌方面的教育；劳动人事、职业道德；其他。4.2.3.2岗前教育结束后进行考核，新员工应在试用期内掌握技能，并且通过考核方可上岗，考核方法根据具体情况而定。主管业务部门负责实施。4.2.4在职培训4.2.4.1根据不同工作岗位，人事部组织主管业务部门依据岗位描述中规定的培训内容和实际工作需要编制培训教材，实施培训。4.2.4.2培训内容主要涉及本部门岗位技能要求包括但不限于如下内容：质量、环境和职业健康安全方针和意识培训；本岗位职责和任职要求；本岗位在三体系中的职责和作用；本岗位涉及的重要环境因素、重大危险源及控制措施；本岗位涉及的目标、指标和方案；本公司应遵循的法律、法规和其它要求；了解公司三体系标准和体系文件的基本内容，并掌握实施的要点；掌握本岗位作业规范、安全操作规程，以及应急准备和响应措施；本岗位重要环境因素和危险源的控制措施，违规操作会对质量和环境产生的影响。其他与质量、环境、职业健康安全有关的能力、意识教育。4.2.4.3特殊工种(电工、电气焊工、特种设备作业人员等)必须委托有相应资质的培训机构，并获得培训机构颁发的操作证书者方可上岗工作。人事部负责实施并定期委托有关单位对特殊工种进行考核培训。4.2.4.4与管理体系相关的关键岗位，如体系内审员、安全员、消防员等，应由公司组织专门培训或委托有资质的外部培训咨询机构培训，经考核合格后方可上岗工作。4.3效果评价培训结束后，由培训实施部门通过考试、考核、调查来评价培训实施的有效性，并在《培训记录表》上填写培训效果的评价意见。4.4人事部每年年底，根据上一年度环境和职业健康安全状况，编制下一年度培训计划并负责实施。4.5人事部负责汇总和保管教育培训相关记录，执行《RBA记录管理程序》。4.6外来人员的告知与培训4.6.1进入公司的外来人员由安全保卫人员登记，并通知业务接待部门，业务接待部门负责接待并履行质量、环境、职业健康安全要求告知义务。4.6.2必要时，业务主管部门负责联络质量、安全和环保主管人员对外来人员进行质量、环境、职业健康安全教育培训并保持培训记录。4.7员工培训档案人事部负责将员工教育培训履历、学历证书、体检证明等纳入《员工档案》。5、相关文件5.1《岗位职务说明书》5.2《RBA记录管理程序》6、相关记录6.1《年度培训计划》6.2《培训记录表》6.3《特殊岗位人员台账》文件名称：沟通、参与和协商管理程序编号：RBA-MS-OP-05版本：A/01、目的为规范公司职业健康安全和社会责任管理体系(EHS&SA，下同)信息交流与协商，建立通畅有序的内外交流渠道，确保体系有效运行，特制定本程序。2、适用范围本程序适用于公司内、外各类EHS&SA信息交流以及相关事宜的沟通、参与和协商。3、职责3.1各职能部门负责相应业务范围内的EHS&SA相关信息的接收、传递和处理。3.2行政部负责政府及相关部门有关信息汇总收集工作；负责公司有关信息的归口管理，以及内、外相关信息的收集、整理、传递、处理等工作。负责将急需解决的与EHS相关的信息上报公司有关领导。3.3工人代表负责本公司EHS&SA问题汇总、传递，代表员工向公司管理层反映员工提出的有关EHS&SA有关的意见、建议，参与公司EHS&SA重大决策的协商。3.4总经理决定是否就其EHS&SA重大问题与外部相关方协商与交流，并确定其交流的方式和范围。4、工作程序4.1信息分类及内容应包括，但不限于：4.1.1EHS&SA方针，目标、管理方案及其实施情况，体系文件；4.1.2重大环境因素及重大危险源清单；4.1.3适用的法律、法规及其他要求清单；4.1.4EHS&SA的机构职责与权限；4.1.5员工投诉，不符合与纠正；4.1.6运行控制及应急响应；4.1.7管理体系运行的情况，如内审及管理评审、绩效监测与测量等；4.1.8与EHS&SA有关的外部信息，如与公司相关方的信息沟通，国家、地方、行业法律法规及相关要求的获取，绩效监测和测量信息和相关方意见的接受和处理等。4.2内部沟通4.2.1行政部负责将管理体系文件、相关法规要求和技术标准等下发到各部门，并监督贯彻执行。4.2.2行政部应对管理体系要求的执行情况进行跟踪监督并将绩效监测结果的信息通报相关部门，需要改进时，协助相关部门制订对策并监督实施。4.2.3各部门将EHS&SA事务中产生的信息填写《员工意见登记处理表》及时报送到行政部，行政部应分类整理、调查核实、分析，提出处理和解决方案，经主管经理批准后实施。各相关部门将处理进度及结果报行政部存档。4.2.4紧急情况发生时，信息可由获取部门或个人直接报告主管领导，执行《应急准备和响应管理程序》。4.2.5公司各部门信息交流的方式包括：看板、标语、文件、会议、E-MAIL、面谈、意见箱等。4.3外部沟通4.3.1法律、法规及其它要求的获取按《法律法规及其他要求管理程序》以文本形式获得，相关内容通过内部信息交流的方式传达到相关部门。4.3.2需要上报开发区管委会和行政主管部门的有关EHS&SA管理的信息，按照职责分工由行政部编写，经主管领导审阅后上报。4.3.3相关方的信息交流4.3.3.1相关方有关EHS&SA信息的传递到公司时，由信息接收部门填写《相关方信息登记处理表》传递到行政部并存档。4.3.3.2相关方有关EHS&SA方面的投诉和抱怨特别是涉及重要环境因素、重大危险源、劳动人事信息的外部信息由行政部调查核实后责成有关部门限期整改，并监督其实施过程，将最后处理情况回复相关方并填写《相关方信息登记处理表》存档。4.3.3.3公司各业务主管部门应保持与本社、客户、服务商、供应商的日常联络，并建立与开发区管委会，以及环保、消防、安全、职业病防治、技术监督等相关部门联系的渠道。4.3.3.4公司在与原材辅料、服务供应商进行沟通交流时，应注意了解供应商的相关情况，适当时施加环境影响，执行《供应商/分包商实施RBA管理程序》。4.3.4公司对外主动采用广告、宣传彩页、网站等形式宣传公司的EHS&SA方针、管理绩效等。4.3.5总经理决定是否就其EHS&SA重大问题与外部相关方协商与交流，并确定其交流的方式和范围。4.4沟通、参与和协商4.4.1公司员工应参与下列事项的沟通与协商：4.4.1.1适当参与危险辨识、风险评估和确定控制措施；4.4.1.2适当参与事件的调查；4.4.1.3参与EHS方针与目标、SA政策的制定与评审；4.4.1.4协商影响他们的EHS&SA的任何变更；4.4.1.5有代表管理EHS&SA事务；4.4.1.6员工应被告知有关参与的安排，包括谁是他们EHS&SA事务的代表。4.4.2工人代表代表职工利益参与有关EHS&SA事务，并对员工反映的有关EHS&SA方面的问题同公司进行协商与沟通，参与公司EHS&SA重大决策的讨论及体系的管理评审。4.4.3公司通过企业文化建设、专题宣传栏或组织员工参与“环境日”和“安全月”等活动，以提高员工的“环保”、“职业健康安全”意识。4.4.4各行政部与工人代表共同协商沟通解决员工反映的重要EHS&SA问题。组织协调相关职能部门有关的信息协商与沟通，将处理情况反馈给工人代表，并记录在《员工意见登记处理表》上。4.4.5在体系运行中各部门接收的有关信息应在规定的时间内向本部门各岗位员工传达。并与主管业务的承包商协商影响他们的EHS&SA的任何变更。4.5与信息交流及沟通、参与和协商有关的记录管理执行《RBA记录管理程序》。5、相关文件5.1《RBA文件管理程序》5.2《RBA记录管理程序》5.3《供应商/分包商实施RBA管理程序》5.4《法律法规及其他要求管理程序》5.5《应急准备和响应管理程序》6、相关记录6.1《员工意见登记处理表》6.2《相关方信息登记处理表》文件名称：RBA绩效监测和测量管理程序编号：RBA-MS-OP-06版本：A/01、目的为了监测和测量环境与职业健康安全管理体系(EHS，下同)运行的有效性和绩效，特制定本程序。2、适用范围本程序适用于对本公司EHS管理体系进行定性和定量的测量，对目标指标及控制措施的有效性的监测和测量。3、职责3.1管理者代表负责环境与职业健康安全(EHS，下同)监测和测量计划的批准；3.2行政部是本公司EHS管理体系运行绩效监测与测量的主管部门。负责制定EHS监测和测量计划，负责对EHS目标、指标及方案进行检查，负责外部环境监测的联络和实施；3.3各部门负责本部门管理体系运行和活动中关键特性的日常监控，负责控制措施的实施。4、工作程序4.1监测和测量内容4.1.1技术性指标内容4.1.1.1环境指标监测；4.1.1.2主要能源和资源的消耗；4.1.1.3职业病危害因素检测监测；4.1.1.4职业健康检查等；4.1.1.5特种设备年度检查；4.1.1.6消防安全设备例行监测；4.1.1.7法规和技术标准要求的其他监测。4.1.2管理性指标内容4.1.2.1目标、指标和管理方案实现程度的监控；4.1.2.2EHS控制措施的有效性；4.1.2.3安全生产和消防检查；4.1.2.4事件调查及其EHS影响的评价；4.1.2.5环境/职业健康安全/社会责任法律、法规的遵循情况等。4.2行政部是本公司环境/职业健康安全管理体系运行绩效监测与测量的主管部门，负责对公司EHS绩效的监测和测量做出安排，确保各类许可证书在现有证书过期前会进行续办，更新。4.3监测实施4.3.1技术性监测4.3.1.1行政部负责制定《年度监测实施计划》，总经理批准后实施。4.3.1.2行政部负责外部环境监测的联络和实施，每年至少进行一次例行监测，监测检测项目包括：大气、废水、噪声等。4.3.1.3行政部负责对绩效测量与监测使用的检测设备，按照规定的周期进行校验和维护。4.3.1.4行政部每月对重点能源和资源用量的计量结果，进行重点能源资源消耗情况统计分析，检查节能降耗措施的实施效果。4.3.1.5行政部负责联系职业病检测机构，每年对生产车间职业病危害进行检测。4.3.1.6公司按照卫生行政部门的规定组织从事职业病危害作业的员工在上岗前、在岗期间和离岗时到指定的医疗卫生机构进行职业健康检查。4.3.2管理性测量4.3.2.1目标和管理方案实施情况的监控执行《目标和方案管理程序》。4.3.2.2行政部每年进行一次遵循法律、法规及其它要求的情况做出评价，执行《合规性评价管理程序》。4.3.2.3EHS管理体系运行的监控通过内部体系审核对环境管理体系运行情况进行，执行《内部审核管理程序》。4.3.2.4安全生产的日常检查和监测执行《安全生产运行管理程序》。4.3.2.5职业健康日常检查和监测《职业健康安全管理程序》执行。4.3.2.6公司对生产作业现场、仓储区域消防、危险化学品的检查，按《消防安全工作管理程序》。4.3.2.7行政部负责交通安全的检查，每年组织厂内机动车辆检验，同时负责对外联系进行机动车辆年检。4.4在环境和职业健康安全监测和测量过程中发现的不符合时，执行《纠正和预防措施管理程序》。4.5有关记录的传递与保存按《RBA记录管理程序》执行。5、相关文件5.1《目标和方案管理程序》5.2《合规性评价管理程序》5.3《内部审核管理程序》5.4《安全生产运行管理程序》5.5《职业健康安全管理程序》5.6《消防安全工作管理程序》5.7《纠正和预防措施管理程序》5.8《RBA记录管理程序》6、相关记录6.1《年度监测实施计划》6.2《环境监测报告》6.3《职业卫生检测报告》6.4《消防验收报告》6.5《特种设备检定合格证书》6.6《计量器具校准合格证书》6.7《避雷设施检测报告》文件名称：合规性评价管理程序编号：RBA-MS-OP-07版本：A/01、目的为了对获取、评价、管理、实施运用于本公司的环境/职业健康安全/社会责任(EHS&SA，下同)有关的法律法规、技术标准及其它要求，特制定本程序。2、适用范围本程序适用于公司EHS&SA管理体系范围内法律、法规和其他要求合规性评价。3、职责3.1管理者代表组织公司合规性评价工作。3.2行政部负责实施合规性评价，整理保留合规性评价相关记录。4、工作程序4.1评价依据4.1.1行政部负责法律法规要求及其他要求的收集和动态跟踪，同时确认适用性。执行《法律法规及其他要求管理程序》。4.1.2行政部将公司过程和活动适用的法律法规及其他要求汇总，作为合规性评价的依据。4.2合规性评价的实施4.2.1日常检查。相关部门按照使用的法律法规及其他要求中的相关条款落实执行(如环境保护、劳动防护、工业卫生、消防安全、劳动人事等)，主管领导督导、行政部定期巡视、观察和检查，通过查阅相关记录以评价合规性。4.2.2技术指标检测。每年委托环保局、防疫站进行环保职业卫生监测，行政部将监测结果与相关环境和职业健康安全法规和标准对照，检查技术指标的合规性，对监测结果不良进行改进。4.2.3资格认定。对于供应商、外包施工方、检验检测机构等，如适用法律、法规要求规定的环保、安全资格、生产经营许可、职业病防治等组织，由公司业务主管部门负责收集相关资格证件，行政部对其相应资格证书进行审核并备案保留有关资料，以评价其合规性。4.2.4文件制度评审。行政部通过文件审核、目标指标评价、内审、管理评审等对公司现行管理制度和体系文件进行评审，确保文件制度的合规性。4.3评价方式4.3.1管理者代表在每年在定期的管理评审之前召集有关部门的人员，依据适用的法律法规及其他要求，通过会议、文件评审、查阅记录、现场检查等方式，检查评价法规执行情况。4.3.2行政部负责整理合规性评价记录，填写《合规性评价记录表》，经管理者代表审核并批准。4.3.3合规性评价中发现的不符合和需改进事项应执行《纠正和预防措施管理程序》。4.3.4合规性评价的结果应输入管理评审，执行《管理评审管理程序》。5、相关文件5.1《法律法规及其他要求管理程序》5.2《管理评审管理程序》5.3《纠正和预防措施管理程序》6、相关记录6.1《合规性评价记录表》文件名称：员工投诉和申诉管理程序编号：RBA-MS-OP-08版本：A/01、目的为员工投诉管理人员行为不当，或公司管理有误而提供一种渠道和方法，以及公司管理层对员工投诉/申诉之处理办法而制定本程序。2、适用范围适用于公司内员工的投诉/申诉和管理层对投诉/申诉问题的分析与处理。3、工作职责3.1员工代表、行政部负责接受员工的咨询、质疑与投诉；3.2管理层(主管级以上人员)负责对员工或员工代表投诉、质疑的处理。4、工作程序4.1员工申诉要求4.1.1保证员工代表在任何环境中都能够接触到工人，了解他们的需求和在工作中的意见和建议，以及相互沟通；4.1.2工厂为组织会议的员工代表或员工提供场地和时间上的方便；4.1.3尊重员工代表和提出报告、投诉、建议及意见书的员工，绝不实施打击报复及歧视政策。4.2投诉渠道4.2.1员工对组长、管理人员安排不当或行为粗鲁等可直接向员工代表、部门主管或经理申诉；4.2.2员工对主管有意见可直接向经理、总经理投诉；4.2.3各类投诉、建议必须以书面形式向本部门直接领导反映，因申诉内容涉及直接领导的，可以越级申诉；部门内部日常工作事务纠纷由部门负责裁决，较重要问题由经理负责裁决；投诉方在二个工作日内得不到明确答复或答复处理依据与事实出入较大，而又无法进行良好沟通时，可直接投诉到更高级领导；4.2.4跨部门纠纷，一般问题由行政部协调，重大问题行政部无法协调的，报总经理裁决；对于行政部的处理不认同的投诉可直接向总经理或管理者代表投诉；4.2.5员工对公司政策，如待遇、福利、晋升、工资、加班时间、工资发放等问题不满，可向员工代表反映，员工代表与社会责任管理者代表、总经理协商，如达不成协议，可向劳动争议仲裁委员会投诉。4.3投诉方法4.3.1各类投诉，应将涉及人物、时间、地点、情节写明，需要时并能够协助调查；所有的投诉举报人签署真名，也可以匿名举报，对冒署他人姓名者，一经查实，一律按“奖惩制度”处理。公司对签署真名者实际保密制度，绝不实施打击报复及歧视政策；4.3.2员工可视其情况之重要性选择口头或书面的形式向员工代表、公司管理层、总经理或当地劳动争议仲裁委员会投诉；4.3.3员工代表或员工也可将投诉内容投放于厂内意见箱中，总经理在接获投诉信件时五个工作日内作出答复。4.4处理方法4.4.1各级管理层接到员工或员工代表投诉后，及时与员工或员工代表沟通，尽快解决员工或员工代表投诉之问题．若不能及时解决，也须于两个工作日内向员工或员工代表解释清楚，以免引起双方误解；4.4.2申诉属实，责成原处理部门重新处理，撤消或修改原处理方案，并按原通报范围进行通报；4.4.3申诉举报属实，则根据投诉人的意愿予以保密，并按合理化建议奖励标准予以奖励；4.4.4投诉或举报不实或不完全属实，但投诉人或举报人并无恶意的，则由投诉处理部门向当事人双方作出适当说明；4.4.5对于无中生有、造谣生非，扰乱公司正常管理秩序的反映人，一经查实予以警告以上处分，严重者予以辞退。4.5申诉与受理管理4.5.1对于员工或员工代表反映的事项要认真、细致调查，处理应客观，实事求是，不可带个人偏见；4.5.2对于投诉信件，应专项管理，并做好保密工作，投诉信件保存一年方可销毁；4.5.3对于各类投诉，相关人员必须严格遵守保密规定，不得外传或外泄，否则，给予记过处分并调离工作岗位，严重的，予以辞退。文件名称：RBA内部审核管理程序编号：RBA-MS-OP-09版本：A/01、目的通过有计划地实施内部体系审核，对环境、职业健康安全以及社会责任管理体系(EHS&SA，下同)中存在的问题及时采取措施予以改进，确保管理体系持续满足标准要求，并不断改进和完善。2、适用范围适用于公司内部体系审核过程的控制。3、职责3.1行政部负责编制并组织实施内审方案，并保存内审形成的资料。3.2管理者代表负责审核批准内部体系审核相关文件。3.3内审组负责制定内审计划，实施内部体系审核，并负责纠正措施的跟踪验证。3.4受审核部门要配合好内审活动，对确定的不合格提出纠正措施并实施。3.5各职能部门协助实施内部体系审核。4、工作程序4.1内审策划4.1.1常规内审通常每年进行一次，两次内审不超过12个月，行政部每年年初制定《年度内部体系审核方案》，并报管理者代表审核批准。《年度内部体系审核方案》内容包括：4.1.1.1计划实施的内部体系审核；4.1.1.2可能实施的第二方审核；4.1.1.3在公司认证机构合同规定的时间周期内，由认证机构对公司管理体系进行的监督审核；4.1.1.4本年度应重点审核的过程或部门；4.1.1.5其他与内部审核有关的职责、资源和程序等。4.1.2以下特殊情况下由管理者代表决定进行追加内审，并编制追加内审计划：4.1.2.1发生了严重的质量问题或顾客投诉意见较多时；4.1.2.2重大环境和职业健康安全事故或相关方连续投诉时；4.1.2.3当法律、法规、标准及其它要求发生变更时；4.1.2.4公司的领导层、隶属关系、内部机构、方针、目标指标等有重大变化；4.1.2.5第二、三方审核前；4.1.2.6第三方审核后获得认证注册资格和证书，而证书即将到期又希望继续保持认证资格。4.2内审人员的要求4.2.1内审员应经过正式培训取得证书并经公司确认资格的人员担任。4.2.2内审员资格和数量应满足审核活动的要求。4.2.3内审员应是与受审核部门无直接责任关系的人员。4.3内审准备4.3.1管理者代表指定内审组长和内审员，组建内审组。4.3.2内审组负责编制《内部体系审核计划》并报管理者代表审核批准，内容应包括：审核目的、依据、范围、时间、受审核部门和审核的要素活动。4.3.3内审组长组织审核组成员制定审核专用文件《内部体系审核检查表》。4.3.4内审员收集并集中审阅审核所依据的文件，审核依据文件包括管理体系标准、管理手册、有关程序文件、作业指导书、其他有关法律、法规及其他相关方要求、合同等文件。4.3.5内审组负责将《内部体系审核计划》提前一星期向受审核部门发出，作好内审准备。4.3.6受审核部门收到内审通知后，如果对审核日期和审核主要项目有异议，可在两天之内通知审核组，经过协商再行安排。4.4内审实施4.4.1首次会议由内审组长主持，参加人员为公司领导、管理者代表、各相关部门负责人、内审组全体成员，首次会议应记录并保存。4.4.2首次内审会议内容：4.4.2.1内审目的、范围及日程安排；4.4.2.2内审方法和程序；4.4.2.3澄清内审计划中不明确的内容。4.4.3现场审核4.4.3.1内审员按《内部体系审核检查表》通过检查、面谈、查阅文件和记录，观察质量活动状态等方法来收集证据，并做好现场检查记录；4.4.3.2现场发现问题时，应当场让该部门主管人员确认不合格事实，以保证不合格项被理解，有利于纠正；4.4.3.3内审员负责做好有关现场检查情况记录；4.4.3.4内审组长召开内审组会议，确定不合格项、观察结果汇总分析，对受审核部门的管理体系运行做一次总体评价，并填写《内审不符合报告单》。4.4.4召开末次会议4.4.4.1末次会议由内审组长主持，参加人员同首次会议；4.4.4.2由内审组长报告审核结果，并作此次内审工作总结。4.5内审报告4.5.1内审组长负责编制《内部体系审核报告》，经管理者代表审核批准。4.5.2审核报告发放范围：公司领导、受审核部门、不合格项所涉及的相关部门。4.6纠正措施的跟踪和验证4.6.1内审组向责任部门发出《内审不符合报告单》，受审核部门在收到不符合报告后，对不合格项进行原因分析并提出纠正措施；4.6.2审核员负责对纠正措施的实施情况进行跟踪检查，验证其有效性，并在《内审不符合报告单》中做详细记录。4.7内审形成的资料由审核组汇总整理后，移交行政部，按《RBA记录管理程序》要求统一保管。4.8内审结果及跟踪验证情况应当提交管理评审，作为管理评审的输入之一。5、相关文件5.1《RBA记录管理程序》5.2《纠正和预防措施管理程序》6、相关记录6.1《年度内部体系审核方案》6.2《内部体系审核计划》6.3《内部体系审核检查表》6.4《内审不符合报告单》6.5《内部体系审核报告》6.6《内审不符合项分布表》文件名称：RBA管理评审控制程序编号：RBA-MS-OP-10版本：A/01、目的确保本公司职业健康安全/社会责任管理体系(OHS&SA，下同)的适宜性、充分性和有效性。2、适用范围适用于对本公司OHS&SA管理体系进行评审。3、职责 3.1由总经理主持管理评审，批准管理评审计划及管理评审报告。3.2管理者代表负责拟订管理评审的计划落实、组织协调，并向总经理报告体系运行情况。3.3行政部负责准备、收集、提供管理评审活动所需的资料，负责管理评审的具体组织工作以及评审后问题的分解检查和报告工作。3.4相关部门准备管理评审必要的资料，并负责评审中提出的纠正预防和改进措施的实施工作。3.5员工代表应参与管理评审。4、工作程序4.1管理评审计划：4.1.1年度管理评审计划4.1.1.1一般情况下管理评审每年进行一次，每两次管理评审间隔不超过12个月，管理者代表负责制定《管理评审计划》，并经总经理批准。4.1.1.2《管理评审计划》内容包括：评审目的；评审范围；参加人员；评审内容；评审准备工作；评审时间安排等。4.1.2临时管理评审计划4.1.2.1在下列情况下，由总经理提出，临时进行管理评审。4.1.2.1.1当公司的组织结构、资源发生重大改变与调整时；4.1.2.1.2当公司发生重大职业健康安全事故或相关方连续投诉时；4.1.2.1.3当法律、法规、标准及其它要求发生变更时；4.1.2.1.4当总经理认为有必要时。4.1.2.2管理者代表负责编制临时《管理评审计划》，经总经理批准。4.2管理评审输入4.2.1内审的结果，以及组织应遵守的法律法规和其他要求符合性评价的结果；4.2.2参与和协商的结果；4.2.3员工满意的信息，包括员工投诉；4.2.4与外部相关方的相关沟通信息，包括投诉；4.2.5组织的OHS&SA绩效；4.2.6目标与指标达成的程度；4.2.7事件调查、纠正措施与预防措施的状态；4.2.8先前管理评审的跟踪措施；4.2.9形势的变化，包括与其OH&S有关的法律法规和其它要求的发展；4.2.10改善的建议；4.3管理评审输出4.3.1对OHS&SA管理体系持续适宜性、充分性和有效性的评价；4.3.2改善和保持OHS&SA管理体系绩效及其过程有效性所需的改进；4.3.3与顾客要求有关的产品的改进；4.3.4为实现持续改进而做出的和方针、目标以及其他OHS&SA管理体系要素的修改有关的决策和行动；4.3.5资源需求，包括因外部环境和内部条件的变化而导致的对资源适宜性的考虑以及改进所引起的资源需求。4.4管理评审会议4.4.1行政部负责将总经理批准后的《管理评审计划》提前一周分发到各个部门，由部门经理准备并提供与本部门工作有关的评审所需的资料，并做好参评准备。4.4.2总经理主持评审会议，各部门经理和有关人员参加。4.4.3参加评审会议人员对《管理评审计划》的评审内容进行逐项评审。4.4.4总经理对所涉及评审内容做出结论。4.4.5总经理对评审后改进活动提出明确要求(包括体系、资源、方针、目标是否调整，是否需要进行体系、过程和活动的审核等)。4.5管理评审报告4.5.1管理者代表对管理评审的内容进行总结，编写《管理评审报告》，管理者代表审核后提交总经理批准，行政部负责发至相关部门。4.5.2《管理评审报告》的内容包括：评审目的；评审日期；参加评审人员；评审的内容及结论；采取的纠正及预防措施。4.6在管理评审过程中所发现问题，应执行《纠正和预防措施管理程序》4.7管理评审所引起的体系文件的变更执行《RBA文件管理程序》4.8管理评审记录按《RBA记录管理程序》执行。5、相关文件5.1《纠正和预防措施管理程序》5.2《RBA文件管理程序》5.3《RBA记录管理程序》6、相关记录6.1《管理评审计划》6.2《管理评审报告》6.3《会议记录》文件名称：纠正和预防措施管理程序编号：RBA-MS-OP-11版本：A/01、目的本程序规定了环境/职业健康安全/社会责任管理体系运行中出现不符合规定要求的事项或不符合规范要求的不合格产品后，采取纠正和预防措施的方案和要求，同时也规定了对潜在不合格采取预防措施的方法和要求。2、适用范围适用于本公司环境/职业健康安全/社会责任过程和活动中出现的不符合和存在的隐患所采取纠正、预防措施的全过程。3、职责3.1纠正和预防措施由管理者代表负责协调、监督和检查其执行情况。3.3行政部负责环境、职业健康安全管理体系相关的纠正和预防措施相关记录的整理和保管。3.4各部门负责纠正措施的实施。4、工作程序4.1纠正措施4.1.1不合格的信息来源：4.1.1.1绩效的监视和测量；4.1.1.2环境、职业健康安全、社会责任风险评估，事故调查与处理；4.1.1.3隐患排查治理；4.1.1.4目标完成情况的统计和数据分析；4.1.1.5与法律、法规标准规范评价中发现的不符合；4.1.1.6顾客意见和相关方投诉，包括通过保密手段由员工向公司管理层和工人代表对违反相关法规和标准规定做出举报和质疑；4.1.1.7供方提供的产品或服务出现严重问题；4.1.1.8绩效评定发现的不符合；4.1.1.9内、外部审核发现的问题点好改进事项；4.1.1.10其他综合分析，认为需采取纠正和预防措施的场合。4.1.2评审并确定不合格原因4.1.2.1不合格责任部门针对不合格情况，组织人员结合本部门有关的体系文件、作业标准、检查标准、工作经验等，从人、机、料、法、环方面分析产生不合格的原因；4.1.2.2不合格原因分析要具体到可采取相应纠正措施的程度，填入《纠正和预防措施处理单》中。4.1.3制定并实施纠正措施4.1.3.1经过不合格原因分析和评价后，尽快根据原因分析，评价采取纠正措施的可能性，必要时，制定相应的纠正措施，在制定纠正措施时必须权衡风险、利益和成本，来确定适宜的纠正措施。所采取的措施应与问题和环境、职业健康安全影响的严重程度相符；4.1.3.2纠正措施内容应包括：实施部门(人员)、工作内容、完成日期、跟踪验证人员等；4.1.3.3各部门负责人制定的纠正措施，必要时应在纠正实施之前对计划的措施进行风险评估；由管理者代表审批，相关部门实施；4.1.3.4纠正措施实施后必须跟踪检验，落实纠正措施是否真正执行，并记录实施纠正措施后所达到的效果；由跟踪人员进行验证，填入《纠正和预防措施处理单》中“完成情况”一栏；4.1.3.5对纠正措施的有效性进行评价，纠正措施制定部门的负责人组织有关人员，将再次检验的结果及评审情况填入《纠正和预防措施处理单》中“跟踪验证与效果评估”一栏，必要时从运作成本、不合格成本、业绩、可信性、安全性和顾客和相关方满意等方面来评价，并有能够说明纠正措施效果的证据，评价之后对于富有成效的改进通过文件更改方式做出永久更改。对于效果不明显的则应采取进一步的分析与改进。4.1.4纠正措施的验证4.1.4.1纠正措施实施后，管理者代表组织相关部门对实施效果和有效性进行评价和确认；4.1.4.2对实施有效的纠正措施结果及涉及文件修改时，按《RBA文件管理程序》有关文件更改规定执行；4.1.4.3对评审确认结果未能达到计划要求的重复以上工作程序，直至结果确认有效为止；4.1.4.4管理者代表应在纠正措施实施结果评审后写出《纠正和预防措施处理单》，作为管理评审的输入。4.2预防措施4.2.1确定潜在的隐患及原因4.2.1.1各相关部门收集潜在隐患的信息，提出采取预防措施的建议；4.2.1.2在管理者代表的主持下，管理者代表组织相关部门，利用企业现有的经验、统计技术等方法，分析可能存在的潜在问题和隐患，并确定原因。4.2.2制定预防措施4.2.2.1预防措施的制定以利于生产过程的持续改进和提高顾客和相关方满意度为目的，所采取的措施应与问题和环境影响的严重程度相符；4.2.2.2管理者代表组织相关部门针对潜在隐患进行分析，确定适当的预防措施，填写《纠正和预防措施处理单》，报管理者代表批准后，下发实施；4.2.2.3由相关执行部门采取针对性的预防措施，必要时应在纠正实施之前对计划的措施进行风险评估。并将结果填入《纠正和预防措施处理单》中。4.2.3预防措施的实施4.2.3.1各责任部门应严格按计划实施预防措施，并填写《纠正和预防措施处理单》；4.2.3.2管理者代表负责记录实施的效果，对预防措施实施的进展情况进行跟踪，并督促检查、协调和评价验证；4.2.3.3在实施过程中，若出现意料之外的新情况或产生更有效的措施时，责任部门应向管理者代表提出改进计划，积极地寻找持续改进的机会，确定需要改进的方面，经管理者代表批准后实施。4.2.4预防措施有效性评价4.2.4.1预防措施实施后，在管理者代表主持下，管理者代表组织相关部门对实施后的效果评价或验证，将评价结果记录在《纠正和预防措施处理单》中；4.2.4.2对实施有效的预防措施结果，凡涉及文件修改时，按《RBA文件管理程序》有关文件更改规定执行，以保持其后续有效性；4.2.4.3对确认结果未能达到计划要求的项目，重复以上工作程序，直至结果确认有效为止；4.2.4.4预防措施实施的结果，作为管理评审的输入。4.3行政部负责完成由纠正措施和预防措施引起的对于管理体系文件任何必要的变更，执行《RBA文件管理程序》。4.4行政部负责纠正和预防措施相关记录的整理和保管，执行《RBA记录管理程序》。5、相关文件5.1《RBA文件管理程序》5.2《RBA记录管理程序》6、相关记录6.1《纠正和预防措施处理单》文件名称：RBA文件管理程序编号：RBA-MS-OP-12版本：A/01、目的为了实施RBA行为守则，对与其有关的文件进行控制，确保公司使用文件为现行有效版本。2、适用范围适用于与管理体系有关的所有文件。3、职责3.1总经理负责批准发布管理体系文件。3.2管理者代表负责组织编制并审核管理体系文件。3.3行政部负责RBA有关文件的管理。3.4其他部门负责本部门文件的日常管理。4、工作程序4.1文件的分类4.1.1管理手册(包括方针、目标和指标)；4.1.2程序文件；4.1.3为确保公司业务过程有效策划、运作和控制所需的工作文件，如工艺文件、图纸和资料、作业指导书、公司有关职业健康安全和社会责任有关的制度、规定等；4.1.4记录(一种特殊类型的文件)；4.1.5外来文件(包括法律法规、标准、规范、图纸、供方或顾客提供的文件)。4.2文件的编写与审批4.2.1本公司管理方针、目标指标由总经理制定并批准发布。4.2.2管理手册、程序文件由管理者代表组织编写，管理者代表审核，总经理批准。4.2.5其它文件分别由相关部门编写，部门主管领导审核，总经理批准。4.3文件的编号4.3.1管理手册：AA/RBA—****手册发布年号RBA行为守则代号公司名称缩写4.3.2程序文件：AA/PD—□□□顺序号文件类别(见4.4.5)程序文件代号公司名称缩写4.3.3作业文件：AA/WI-□□-□□文件序列号01，02文件类别(见4.4.5)工作文件代号公司名称缩写4.3.4与其他管理体系(如质量、环境等)以及产品有关的支持性文件、技术资料、图纸的编号由主管部门根据实际需要自行编号。4.3.5记录的编号按《RBA记录管理程序》执行。4.3.6外来文件编号按外来文件颁发部门规定编号管理。4.4文件的管理4.4.1行政部建立全公司RBA关联文件《文件一览表》，明确文件名称、编号、分发部门、版本号并经管理者代表审批。4.4.2行政部依据公司运行的需要发放管理体系文件，并在《文件发放/回收记录表》上登记。4.4.3与进行中的业务有关的文件，由业务主管部门管理，工作完成后由主管部门整理、立卷并归档。4.4.4本公司与管理体系有关的文件和资料均处于受控状态，行政部负责将体系文件的有效版本加盖“受控”印章，并登记在《文件一览表》上。4.4.5文件类别说明.为方便文件的检索，文件类别可按照RBA行为守则要求分类，如：类别代码类别代码类别代码A劳工B职业安全C环境D道德标准E管理体系4.4.6当员工调离工作岗位时，所持有文件不得私自带走，应按原发放记录交回。4.5文件的修改和更新4.5.1管理体系文件需要更改时，由申请部门/人以《文件更改申请单》的形式报行政部，由其组织统一更改。4.5.2行政部应确保文件的更改应由原审批部门评审和批准，若指定部门审批时，该指定部门应能获取用于做出决定的相关背景资料。4.5.3文件的更改采用换页的形式，标注更改修订状态(0、1、2)并在修订记录上记录更改情况。4.5.4当文件更改次数较多或进行重大更改时，应进行换版(A、B、C)，原版次文件收回，发放新版文件。4.5.5管理者代表根据需要组织有关部门对体系文件的适宜性、充分性与有效性进行评审，必要时可予更新。4.6文件作废和留用4.6.1当文件不适应体系需要时，应进行换版与作废，作废的管理体系文件由文件发放部门按发放记录统一从使用现场收回。4.6.2为法律或积累知识的目的保留的已作废文件应加盖“作废”标识，或经管理者代表批准后统一销毁。4.7外来文件的控制4.7.1本公司外来文件包括法律法规、管理或技术标准以及供方或顾客提供的文件。4.7.2公司的各类外来文件由主管领导确认后，按文件类别列入公司《外来文件一览表》中，并加盖“外来文件”章。4.7.3国家及行业标准、国家法规等外来文件要及时随其版本的更新进行换版。外来文件的有效性由行政部会同业务主管部门定期确认，并做好确认记录。4.8电子文档的管理4.8.1ERP管理人员负责公司信息系统管理，通过设置密码和规定访问权限，对电子文件进行管理。4.8.2各部门采用“专用文件夹”存放经批准的电子文档最新的有效版本，并确保相关人员能够随时访问到最新文件。4.8.3各部门负责定期将公司与产品有关的技术资料的电子文档定期备份另存或刻盘保存，便于查阅并防止电子文档的丢失。5、相关文件5.1《RBA记录管理程序》6、相关记录6.1《文件一览表》6.2《文件发放/回收登记表》6.3《文件更改申请单》6.4《外来文件一览表》文件名称：RBA记录管理程序编号：RBA-MS-OP-13版本：A/01、目的为了实施RBA行为守则，证明管理体系运行达到规定的要求，便于追溯和验证管理体系运行的有效性。2、适用范围适用于公司管理体系运行有关记录的控制。3、职责3.1行政部是管理体系记录的归口管理部门，负责建立公司的记录清单；3.2各部门负责本部门体系活动产生的