事业单位档案数字化管理策略

1、    事业单位档案数字化管理策略    李祖春摘要：近年来，我国的信息化技术、数字化技术不断地发展，其应用范围也越来越广，为人们的生活和工作带来了便捷。在事业单位档案管理工作中为了能够适应现代化发展，将计算机技术应用在其中，实现了档案管理的自动化和现代化，不仅能够提高事业单位工作人员的工作有效率，还能够提高事业单位档案业务工作的服务质量和水平，实现档案由文本管理向信息研究、数字化管理的转变。关键词：档案;事业单位;数字化管理;信息研究digital management strategy of archives in institutionsli zu

2、chun（jilin province hot spring hospital， fusong， jilin province， 134500 china）abstract： in recent years， my country's information technology and digital technology have been continuously developed， and their applications have become wider and wider， bringing convenience to people's lives and

3、 work. in order to be able to adapt to the modern development in the file management of public institutions， the application of computer technology has realized the automation and modernization of file management， which can not only improve the efficiency of the staff of the public institution， but

4、also improve the efficiency of the file business of the public institution. service quality and level， to realize the transformation of archives from text management to information research and digital management.key words： archives; public institutions; digital management; information research0 引言数

5、字化档案管理能够完善传统档案管理中存在的缺陷，能够实现自动化档案信息分类、鉴别、修复、统计、整理、保管、查阅等日常工作的数字化管理，并且能够通过专门的系统网页实现档案不受空间限制进行查阅、浏览。按照档案查阅工作准则，通过事业单位档案管理工作人员的审核、授权，单位内部相关科室和领导能够随时查阅档案信息。不仅能够提高事业单位工作人员的工作有效率，还能够提高事业单位档案业务工作的服务质量和水平，实现档案由文本管理向信息研究、数字化管理的转变。1 事业单位档案数字化管理的重要性1.1 档案数字化管理的概念档案是事业单位通过文字、图片等方式记录工作人员的工作经历、单位活动历史。档案信息不仅对事业单位的发

6、展有一定的作用，还对工作人员有重要的意义是评级等方面重要的依据，也是一种资料记录。随着信息技术的不断发展，档案管理也从传统的纸质档案管理转变为了数字化管理1，档案数字化管理中包括扫描技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术、智能化技术等多方面技术。档案数字化管理是指使用各种载体（电脑、优盘）将档案资源从纸质文本记录转化为数字化数据管理，通过互联网的有效关联，利用计算机系统进行有效管理，形成一个结构化的档案数据库，能够随时提用，实现档案资源共享。在数字化档案建设工作中档案数字化是最基础的环节，传统的档案载体通过智能化的技术加工成数据的形式，通过政务网、局域网等多种信息技术进行查阅、检索，不仅能够提

7、高事业单位档案管理水平，还能够提高工作效率，加强事业单位档案部门的服务水平。1.2 档案数字化管理的作用（1）长久保存档案。档案对于事业单位和工作人员来说是具有价值的一种文献，传统的档案管理是通过纸质文本、光盘等形式的载体进行存储，其中纸质存储是主要的存储管理方式，由于纸质档案本身的性质决定了保管期限，并且可能会因为受到外界干扰因素导致档案丢失、损坏等。但是将事业单位的档案进行数据化管理，通过网络进行保存能够避免档案损坏、丢失的状况发生，还能够充分利用數据备份为档案上双重保险，将重要的档案，需要长期或永久保管的档案能够在二进制中以数据的形式永远保存。并且计算机信息技术中的图像处理技术，能够将被

8、损坏档案或由于纸质长时间的氧化而看不清楚的档案最大程度的修复、复原。（2）改变繁琐的取用。在事业单位传统的档案管理中，档案的管理方式非常的复杂、繁琐，并且其取用的过程也是非常的复杂，导致工作人员的工作量大，有效率低。而档案数字化，能够改变工作人员存储档案的方式，以及取用档案的方式。事业单位传统的档案取用是在档案部门进行登记签字后，工作人员需要在固定年限中寻找档案，这样的方式非常的繁琐，并且档案只有一份，如果借出丢失就会造成极大的麻烦和影响。传统的档案出借因为只有一份所以不能够满足同时多人使用的需求。而档案数字化管理能够通过数据备份的方式使档案不再是孤本，并且在不同的地区能够查阅档案，缩短了查阅

9、档案的时间提高了工作人员的有效率。同时还能够实现档案数据实时共享，在管理一些常用档案时，工作人员能够使用网页、系统等方式编制档案，使需要查询档案的人员在不受时间、空间的限制，方便、快捷的查询到档案。（3）提高事业单位的经济效益，在传统的档案管理中，需要大量的人工和空间，因为纸质档案的整理和存储空间，往往事业单位需要一定的资金投入，每年花费大量的时间去整理档案，移交档案馆。这种情况下会出现档案摆放不合理的情况，导致工作人员查询资料有一定的难度，而档案数字化管理能够改善时间、人力的投入，减少纸张耗损。提高了工作人员的办公效率、服务工作，并且能够使事业单位档案管理工作走向科技化。其次档案自身具有较高

10、的文献价值，它记录着事业单位与工作人员的工作历程和发展状态，能够帮助我们更好的发展、规划未来。2 事业单位档案管理的现状2.1 缺乏专业管理人才要做好事业单位档案数字化管理工作首先要提高工作人员的专业性，有部分工作人员虽然具有较高的档案管理专业性，但是并不了解数字化管理的概念，以及对计算机技术、信息技术、图像处理技术等数字管理技术不够了解，也不能够有效开展档案数字化管理工作，时常会出现因为没有一定的计算机技术导致档案数据丢失，或掌握不了数字化档案操作体系和技术。所以应该提高事业单位工作人员的计算机知识和技术，建立档案数字化管理部门2-3。2.2 缺乏档案数字化管理意识目前，还有部分事业单位没有

11、使用数字化档案管理机制，或者因为没有认识到档案数字化管理的重要性所档案管理制度不完善，没有相关的专业管理人员和先进的档案数字化管理设备。导致影响了事业单位档案数字化管理的进程止步不前，不利于提高事业单位档案管理的综合性、有效性、合理性、科学性目标。所以事业单位应该重视档案数字化管理的重要性，明细档案管理的相关制度。3 事业单位档案数字化管理的策略3.1 健全档案管理系统要进行档案数字化管理，首先事业单位的领导者要认识到档案数字化管理的重要性，并且学习计算机技术、智能化技术的相关知识。因为事业单位档案数字化管理工作的特殊性和复杂性，在档案数字化管理工作中，需要建立健全的管理机制。提高档案的保密性

12、和升级操作系统。并采取管理人员提出的相关问题完善档案数字化管理制度。（1）档案录入。档案录入分为扫描、上传、分类收集等，使用数字化管理系统能够使档案在系统中自动化完成收文、分类、发文等管理内容，并且通过扫描仪将纸质档案进行扫描录入。（2）档案归档，在进行档案归档审核中，管理人员要对提交系统的档案进行审核，然后入库，确保档案信息无误。（3）调整档案信息，在档案管理中，因为人们每年都会进行业务活动，所以档案需要实时更新，比如档案保管期限、编号、存放位置、名称等都可能会随着时间而发生变化，所以档案管理员需要每年认真仔细的审核档案，保障档案能够及时更新存储。（4）在传统纸质档案管理中，工作人员需要对档

13、案进行收集、整理、统计、保管、利用等环节进行档案管理工作。其档案收集、整理环节较为繁琐，为了能够达到档案管理标准，需要对档案进行分类管理，编号记录等多种环节，最后将档案入库，并且在后期档案查询使用中也是非常的复杂，工作人员需要对档案的记录和时间保管年限进行查询。检索和编制无法顺利完成。而使用数字化管理能够通过将档案原件上传在管理系统中，随时进行检索利用。（5）档案移交管理，根据相关规定，事业单位在工作活动中形成具有查考、保存价值的各类文献需要按照规定及时向档案管理部门进行移交4。所以工作人员应该及时根据本单位的实际情况，及时、合理的移交档案。（6）档案接收管理，工作人员应该在档案接收方面严格审

14、查档案的可靠性。全面性、完整性，确保档案无数据误差，使用档案系统程序等多种信息接收方式，保障数据的可靠性，实现大量电子档案的自动归档。3.2 提高工作人员工作水平要提高事业单位档案数字化管理工作，首先要提高工作人员的工作水平、计算机水平，引进专业技术人才，建立健全的工作机制，提升工作晋升空间。其次要加强事业单位档案管理工作人员的业务能力，事业单位要经常进行岗位培训与相关知识的讲座，更新工作人员数字化、信息化等方面的知识。最后，事业单位的档案管理是维护历史文献的重要工作。档案管理工作的服务性和政治性决定了档案管理人员必须具备较好的职业道德和素养，保证档案的真实性是档案管理人员必须具有的职责。所以

15、档案工作人员在工作中必须要遵守国家、单位的相关政策和法律，严格遵守工作规章制度和纪律，将党的政策贯彻落实在工作中，提高自己的计算机技术，进一步加强事业单位档案数字化管理，改善档案数字化管理条件，逐步实现档案现代化管理。3.3 加强数字化档案安全管理在进行档案数字化管理时要注重档案的安全管理，数字化虽然带来了便捷，但是其中也存在着被盗取的安全隐患。所以事业单位要注重档案的安全管理，开发自己的档案安全工作系统。首先事业单位要开发科学化档案资源的系统，建立专业的安全管理系统，全面实现数字化管理系统，并保证档案有数据备份。升级安全管理系统的软件和硬件，在档案管理中设置查阅权限和密码降低数字化档案的安全

16、风险，并在软件中安装防木马的软件防止非法入侵。并且要保障档案在存取时除档案管理人员外不能够进入档案管理室，避免出现人为破坏的现象出现。其次，严格管理档案系统，在查阅、浏览、检索管理中，要设置权限，有权限的人员能够直接线上查阅5，没有权限的人员需要向档案管理人员发出查阅申请，在工作人员审核信息后，才能够对档案进行查阅。在档案编制方面，工作人员需要对档案进行汇编、修复、登记入库、整理、归类。在档案数字化管理中，事业单位需要引进先进的管理设备比如扫描仪、智能档案管理架等多种设备，智能档案管理架不仅能够最大程度的保管纸质档案，还能够有效形成安全管理系统，在使用智能管理架时，因为管理架能够将工作人员录入

17、的档案信息进行档案位置标记，在查阅档案时工作人员仅需要在电脑中输入档案的关键词或者年限，智能档案架就能够告诉工作人员准确的档案位置，同时，如果有人非法入侵档案管理室，智能化档案架能够有效保管纸质档案。最后工作人员要重视档案室的门禁管理，与门禁管理相结合，在系统中设置人员权限，在关门、开门以及人员出入查询和记录中，提供考勤功能。当门禁出现异常时管理人员能够及时了解和掌握相关信息6。4 結语综上所述，事业单位档案数字化管理中，要保障档案有效管理和提高工作效率，首先要提高工作人员的业务水平，引进专业技术人才。其次使用浏览器模式构架在档案系统中实现远程和本地阅档、查档功能。档案数字化管理系统在安全方面进行了强化管理，按照长期有效或短期有效等多种方式，完成档案借阅授权;阅读档案进行详细的信息登记;档案数据使用加密信道传输等多种方式，使档案数字化管理系统运行更加可靠安全。参考文献：1杨玉蓉.事业单位实施档案数字化