浅析如何做好办公室的文秘工作

1、    浅析如何做好办公室的文秘工作    李玲梅【摘要】办公室是行政管理工作的主要阵地，工作量很大，需要文秘及时向上级汇报实际工作情况，而文秘工作水平和企业内部管理有着十分重要的关系，低效的办公室文秘工作，会直接降低企业内部管理水平。对此，企业要加大对办公室文秘工作的重视力度，根据当前力公室文秘的专业能力水平，制定合理有效的培养机制，明确办公室文秘工作的主要原则，全面提高办公室文秘的综合素质，保证各项工作的顺利开展，提高企业综合管理水平，进而促进企业的可持续性健康发展。在这样的环境背景下，探究办公室文秘工作质量和水平的优化策略具有非常重要的现实意义。【

2、关键词】办公室;文秘工作;措施办公室在机关和企事业单位中占据重要地位，在日常工作中，既要完成领导层面命令和要求的传达，又要将基层工作开展情况反馈给领导;既要对机关内部各项工作进行协调，还要完成领导指派的对外交往任务。办公室文秘是办公室主要工作人员之一，其工作效果对机关单位的运营影响严重。因此，各单位应注重办公室文秘工作质量和水平的提升。一、企业办公室文秘工作的重要意义企业实际生产經营工作进行过程中，办公室文秘岗位所开展的众多工作事务，是为企业领导相关工作顺利开展提供铺垫。办公室文秘日常工作进行中，需要做好会议的前期筹备工作、会议服务工作、信息收集和处理工作、督促检查工作、公文写作工作，为领导积

3、极开展相应的工作发挥良好的参谋助手作用。同时办公室文秘积极开展各项工作，需要强化和领导的沟通，了解到领导的实际需求，充分有效推进文秘工作的顺利开展，同时还能够有效延伸和拓展领导工作。比如说，当企业领导作出相应的决策之后，办公室文秘需要从会议的实际情况出发，草拟出相应的领导决策文件，并针对领导的决策内容进行全面细致分析，采用书面形式进行准确的表达，在得到领导明确指示之后，向各单位、各部门下发决策内容。同时办公室文秘还需要针对各个单位、部门的意见和建议进行全面充分的收集和反馈，为后续开展相应的处理工作提供良好的参考。二、提高办公室文秘工作质量和水平的原则作为办公室中重要的工作人员，文秘工作的开展应

4、遵循以下工作原则：第一，遵循职业道德规范，对自身工作提出严格要求，在对待烦琐的日常工作时应耐心、谨慎，认真履行文秘工作的工作职责。第二，努力实现自身职业道德素质和工作技能的提升，有针对性地对办公室工作进行合理安排，提高工作效率。第三，坚决服从上级领导命令，做好上下级之间的协调和沟通工作，确保办公室内部工作的正常运转。如果每位办公室文秘工作人员都能遵守各项规章制度和工作要求，办公室文秘的工作质量会得到大幅度提升。三、提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略（一）提升学习能力要树立文秘良好的外在形象，讲究文秘礼仪，提升学习能力是必不可少的。社会不断变化发展，企业加快更新步伐，知识更是日新月异。做企业

5、文秘如果死守原有经验，就只能故步自封，逐渐被时代所淘汰。提升学习能力，一是要更新文秘相关业务知识。业务知识对任何职场人士来说都是基本技能，是工作的“饭碗”。企业的发展是思路的更新，大到企业制度方针改变，小到办公室档案管理的电子化都是不断发展变化的。作为办公室文秘，只有接受新的业务知识，不断更新才能真正做好企业的日常工作。二是学习政策理论。可以说一个不熟悉国家方针政策，不了解时事行情，不清楚行业动态的人是做不好企业文秘工作的。为此有些企业专门设立了理论研究部门，针对国家大政方针、宏观调控动向，为企业自身发展寻求更好道路和方向。企业办公室文秘作为企业管理的助手，就是要懂政治、讲经济、知法规，更要做

6、到擅观察、常总结、勤分析。三是学习领导管理。企业办公室文秘作为日常文件的起草者、公司文化的宣传者、领导思想的传达者，很多时候需要“站在领导的角度”看待问题，这时就需要学习领导艺术，当好领导“参谋”。（二）奖惩制度的合理完善在办公室工作开展过程中，如果管理制度做到奖罚分明，可在一定程度上提升办公室工作人员的工作积极性，尤其是文秘工作者。由于奖惩制度的合理完善，工作人员的竞争意识将会被彻底激发，文秘人员对工作的自我要求和追求性也会得到提升。另外，奖惩制度具有很强的警告性，可以帮助文秘人员在工作中完善自我，对今后工作的开展也能起到良好的促进作用。在中央机关办公室中，奖惩制度的具体制定可根据工作人员的

7、工作效能和实际效率来进行，在奖惩制度的完善过程中，管理人员需要保证制度具有一定的科学性和合理陛，在制度制定完成之后，可进行为期一个月的试用期，并对其进行多次评测。（三）激发创新意识创新是企业不断发展的原动力，为了提高办公室文秘工作质量，要激发出办公室文秘的创新意识和竞争意识，这主要是因为办公室文秘工作的灵活性较大，需要文秘人员要随机应变，避免按部就班，要实现思想和行为的创新，树立创新意识，并体现在办公室文秘工作中，不断探索新的、有效的工作方法和工作模式，进而提高办公室文秘工作的综合质量水平。从这一层面上看，一方面要鼓励和引导文秘人员在实际工作中大胆创新，加大上下级之间的沟通和交流，营造轻松和谐

8、的创新环境;另一方面则是发挥出上级领导的带头作用，将创新理念应用到办公室工作中，启发和带动文秘人员的创新，进而提高办公室文秘工作的综合质量水平。（四）关注办公室文秘工作的细节处理企业办公室文秘工作具有点多面广、纷繁复杂的特点。“细节决定成败”是办公室文秘工作的金玉良言。因此，办公室文秘人员必须在日常工作过程中，在面临复杂问题的情况下做好细节处理，这是提升办公室文秘工作水平的关键所在。作为企业的办公室文秘人员，首先要端正工作态度，在谦虚谨慎的作风下扎实而认真地开展相关工作，在正确对待多样化办公室文秘工作的前提下，坚持对办公室文秘工作细节的全面关注，做到对办公室文秘工作质量的先决性保障。其次，办公

9、室文秘人员要采取“身体力行”的方式认真对待工作的过程、细节和关键，带动办公室文秘的同事和相关人员形成关注工作细节的“小气候”和工作习惯，在办公室文秘工作范围内建立起严谨、求实的工作作风，进而为办公室文秘工作的开展、企业经营和管理工作的顺利进行提供基础性、细节性的支持。最后，办公室文秘人员要正确对待企业领导交付于自己的工作。（五）把握办公室工作的重点办公室文秘工作需要和多个部门、单位人员进行沟通和交流，为充分开展相应的协作工作，提供良好的前提条件。文秘人员往往自身缺乏良好的服务意识，影响到书面日常事务的实际处理效果，并且在日常工作过程中找不到工作重点，无法在短时间内迅速掌握工作信息，这样会影响实

10、际工作质量。文秘工作人员需要从实际工作出发，尽可能寻找到工作重点，具备较强的责任意识，在实际工作中主动服务。（六）创建文秘升职考核制度在提高文秘工作质量的方式上，创建文秘升职考核制度是十分必要的。办公室文秘人员工作内容关系着整个政府组织机构运营隋况，对政府组织机构发展有很重要的影响。在文秘人员繁忙的工作中，工作量多且按部就班的工作内容对文秘人员工作态度具有消极作用。政府组织机构应为文秘人员创造自身职业发展的机会，在对其进行专业技能培训后使他们在有限的时间内保证完成工作。通过员工工作态度与工作质量对其进行考核，给予文秘人员升职的机会，将考核设置为半年左右一次，使文秘员工主动提高自身工作水平。政府组织机构针对考核结果选出综合能力较强的文秘人员，赋予他们更加重要的工作岗位，增加员工自信，有效提高文秘人员工作积极性，使他们在不断培训考核的过程中提高工作水平，为政府组织机构创造更多价值。结语关于如何提高办公室文秘工作质量本文已给出具体的策略，首先要从文秘人员自身思想素质出发，提高