市场费用管理制度

1、营销中心、财务中心2011-5-13- 1 - 市场费用管理制度 （试行）一、目的为加强市场费用的监督和管理，规范市场费用的报销流程，经集团营销中心和财务中心研究制订相关市场费用管理制度。二、适用范围所有话机世界集团子公司（杭州、宁波、温州、余姚、慈溪、绍兴、义乌、台州、湖州、衢州、嘉兴、上海、 ） 。三、定义市场费用包含媒介费、实物促销费、宣传物料费用、门店陈列费、活动费、临促费等。四、费用预、决算管理流程4.1 费用预算管理流程4.1.1 预算子公司根据月销售目标确定次月市场策划方案及费用预算，20 日前子公司市场部经理上报次月计划到业务总助审核，总经理签字，25 日前发往营销中心市场部。

2、营销中心市场部根据月度预算以及子公司市场策划方案于28 日前上报营销中心审核、 总裁审批， 签字稿于当月月底前下发子公司市场部、财务部。4.1.2 新开店预算子公司新开店预算需通过oa流程上报营销中心，并附开业活动方案以及门店情况说明。 营销中心根据门店大小、商圈等门店情况并结合子公司市场部提报的开业活动方案审核新开店预算费用，最终由总裁审核确定下发。4.2 费用增补管理流程4.2.1 费用项目调整子公司如需进行市场费用项目之间调整，oa流程申请必须在费用发生前且于当月 22日前完成，过期无效；如未经营销中心市场部同意擅自调整费用项目，超出部分营销中心将不给予核销，超出费用由子公司市场部经理与

3、业务副总（总助）分摊承担。4.2.2预算外增补原则上不允许出现预算外增补。子公司如因临时广告及活动发生的市场费用做预算外费用增补，须在费用发生前同时上报活动方案和情况说明。未经提报和批准擅自超预算使用，将处罚子公司市场和业务副总（总助）超预算金额20% 的罚款。费用增补流程经子公司总经理审批后上报集团营销中心市场部经理、营销中心总经理、财务中心总经理营销中心、财务中心2011-5-13- 2 - 审核，总裁审批后方可执行（注：当月预算外增补不得超过预算费用的20% ） 。4.3 费用跟踪管理流程4.3.1 半月费用跟踪子公司市场部于每月15日通过 oa流程上报到营销中心市场部经理处，此项费用跟

4、踪表纳入月底考核，每迟交一天扣1 分。xx 子公司x 月费用跟踪表.xls4.4 费用决算管理流程4.4.1 子公司市场部根据本月发生的所有费用编制决算报告（电子文档），通过 oa流程报送营销中心审批。 所有费用证明单据黏贴齐全并于次月15 日前邮寄至集团营销中心市场部审批，审批完成后电子文档和票据于3 日内下发至子公司市场部、财务部，子公司据此审批件予以报销。4.4.2 子公司市场部 本月发生所有费用次月底应决算完毕，如 9 月份发生费用超预算， 10 月份必须决算内做完， 不得拖延到 11 月份。如次月底未将费用做到决算内将给予子公司市场部经理以及业务副总（总助）每人超预算费用的20% 的

5、负激励。4.4.3子公司决算必须与预算相对应，不得出现擅自调整行为，如遇特殊情况需要调整，需oa执行费用调整流程，否则营销中心不给予报销，调整费用由子公司市场部经理与业务副总（总助）分摊承担。4.4.4子公司市场负责人不得出现错报、虚报、瞒报市场部决算行为，该行为纳入市场部负责人工资考核项目，错报一次扣2 分，虚报、瞒报数据扣5 分每次。重大虚报瞒报行为将移交审计部进行处罚。4.4.5 月子公司市场费用决算排名奖励， 需在子公司销售量指标完成率90% 以上且排名前三名才进行奖励。 费用执行力排名倒数一、二名进行负激励。（执行力考核公式为：（预算 - 决算）/ 预算+1）前三名进行相应的正激励，

6、后两名分别进行相应的负激励。五、供应商合作方式5.1 供应商合作5.1.1子公司市场费用全部采用定点供应商合作方式 ，供应商的选择可采用三方询价形式，较大金额合作如路演等可以采用招标方式确定，经确认后统一签订长期合作协议，并报营销中心进行备案，每季度更新一次。杭州子公司供应商选择由杭州子公司市场部联合总部市场部共同选择。营销中心、财务中心2011-5-13- 3 - 5.1.2子公司市场部供应商由总部市场部负责信息更新、检查以及监督，子公司需增加合作供应商必须经得总部市场部同意，并经过相应的评审流程后方可进行合作。未经评审以及总部统一的总部市场部不得进行报销。5.1.2 子公司临时 市场费用单

7、笔金额在500 元以上都必须签订合作协议，并通过 0a流程上报营销中心。未在备案供应商内采购金额在500 元以上的不得进行合作。5.1.3 子公司市场合作合同签订的分层分级：总金额在2000 元以下通过 oa流程完毕后由子公司市场部负责人（经理）签订；总金额在2000元以上 5000元以下通过 oa流程完毕后由业务副总（总助）签订，总金额在5000 元以上通过 oa流程完毕后由子公司总经理签订。5.1.4子公司市场与签订长期合作协议的供应商应采用月结方式 进行结算，不得拖欠供应商费用，当月发生费用次月底决算完毕，并付款给供应商。5.2. 账务核对：5.2.1 子公司市场部与供应商账务核对：子公

8、司市场部每月30日与供应商进行一次往来账清算( 含费用发生明细 )并机打纸质双方签字确认，子公司必须有市场部负责人、业务总助、财务签字签字确认，并将双方纸质签字单每月传真营销中心市场部核查。往来帐清算确认单将作为子公司对外账务明细的重要凭证，子公司市场部不得出现错报、虚报、瞒报等行为，如出现将处罚子公司市场部负责人以及业务总助最低500 元罚款，视情节严重情况而定。5.2.3总部市场部与供应商账务核对：总部市场部每月30 日与供应商进行一次往来清算( 含费用发生明细 ) 并机打纸质双方签字确认， 供应商所签字传真件将作为子公司发生费用的重要依据，总部市场部有权利对供应商签字确认单以外的费用不进

9、行结算。六、市场部项目落实流程规范6.1 媒体投放计划：子公司媒体投放计划需整合运营商、厂商资源每月20 日上交次月媒体投放申请表，经统一后方可执行。媒体投放申请表：子公司媒体投放申请表.xls6.1.1子公司日常媒体投放应根据当地情况应地安排，由子公司市场部提报需求，子公司总助审核，子公司总经理签字明确，媒体投放金额在500元以上的需签订合作协议，并通过oa流程上报到营销中心总经理处，经确认后方可执行。如因特殊情况无法及时oa流程的，需经营销中心市场部经理同意后方可执行， 未经同意擅自操作所发生费用营销中心将不给予报销，由子公司市场部经理与业务副总（总助）分摊承担。营销中心、财务中心2011

10、-5-13- 4 - 6.1.2 子公司日常媒体投放（含硬广、软文、杂志、dm 单页、电台广播、公交视频等）界面需子公司业务副总 （总助）审核并上报子公司总经理签字, 营销中心审核并递交总裁最终审核同意后方可执行。未经营销中心、总裁审核擅自操作所发生费用营销中心将不给予报销，由子公司市场部经理与业务副总（总助）分摊承担。未经同意擅自发布内容并造成公司不良形象，将处罚子公司市场部经理、业务副总（总助）、子公司总经理最低人民币500 元起，视情况严重程度而定 。6.1.3 媒体投放流程图：媒体投放流程图文稿.ppt6.1.4子公司投放媒体需将样本于投放次日快递到营销中心市场部，含报纸硬广、软文、杂

11、志等，户外广告须拍摄不少于3 个角度的照片。 如无提供媒体投放的相关样本或者照片营销中心将不给予报销，由子公司市场部经理与业务副总（总助）分摊承担。6.2 门店活动子公司门店重大店头活动如路演、腰鼓、乐队、人体彩绘等金额在1500 元以上的需每月20日前递交次月活动申请表，经同意后方可执行，如无申请表擅自举行活动所发生费用不得报销。活动申请流程图：活动申请流程图文稿.ppt活动申请表：子公司重大活动申请表.xls6.2.1子公司节假日或者门店开业举行路演、腰鼓等店头活动应在签订长期合作协议商中进行选择，提前一周与合作商签订单场次的合作协议，并注明活动节目、舞台搭建、主持人以及演员等费用明细。由

12、子公司市场部提报业务副总（总助）审核，子公司总经理最终签字确定。6.2.2子公司路演等活动需提供相应的照片以作报销凭证，如无提供相关的合作协议、发票以及照片营销中心将不给予报销，由子公司市场部经理与业务副总（总助）分摊承担，子公司市场部经理承担50% ，业务总助 30% ，子公司总经理20% 。营销中心、财务中心2011-5-13- 5 - 6.3 礼品采购与分配礼品包括厂商礼品、运营商礼品、总部统购礼品、子公司自购礼品（派发礼品、零管布置装饰物品）四大类， 所有礼品必须进行填写礼品申请单并入系统帐。子公司礼品申请表需明确填写下月礼品争取资源，以便合理采购礼品。礼品采购与发放流程图：礼品采购流

13、程图 .ppt礼品发放流程图 .ppt礼品申请单表：子公司市场礼品采购申请表 .xls6.3.1厂商礼品每月月初由商务中心下达指标到达子公司商务部并每月纳入考核。厂商礼品由子公司商务部资源争取后递交子公司管理部进行入系统帐，并按照公司自购礼品相同管理，子公司商务部不得将礼品直接发送到门店。6.3.2运营商礼品由营销中心联通业务组与电信业务组每月月初下达指标到子公司相应业务负责人并纳入考核，运营商礼品由子公司运营商业务组人员牵头向运营商争取，争取来的礼品必须递交子公司管理部入系统帐，并按照公司自购礼品相同管理，子公司运营商业务组人员不得擅自将礼品直接发送到门店。6.3.3总部统购礼品由营销中心市

14、场部联合总部行政部进行统一采购，原则上每月采购产品项目不超过 6项，节假日可增加品项。6.3.4 月统购礼品由营销中心市场部每月17 日提供次月礼品采购清单， 子公司从中进行选择，每月 20日子公司市场部将需求表传真总部市场部，务必要有业务总助签字， 无签字总部市场部将不进行采购，子公司市场部承担由此造成的损失。6.3.5礼品采购品项确认流程：总部统购礼品每月月初需市场部根据零管部销售需求进行采购，零管部根据每个档期的季节、产品特性、消费者特性与市场部协商进行制定次月的采购礼品品项，并由零管部制定相对应的产品配送礼品ppt 。礼品配送机型 ppt例证：机型配送礼品清单.ppt营销中心、财务中心

15、2011-5-13- 6 - 6.3.6礼品询价流程：总部统购礼品由总部市场部联合总部行政部进行三方询价，供应商必须具备开具增值税发票、45 天账期结算、送货上门、产品定制打logo 、定制产品 10 天内发货等能力，在同等产品基础上取最低价格供应商处。6.3.7 子公司自购礼品总金额原则上不得超过1000元，仅限应急之需和活动派送礼品。6.3.8 总部统购礼品统一每月8 号为到货日， 10 号为发货日，子公司管理部负责礼品验收，验收必须做到礼品采购申请单、供应商送货单、实物三者对应，如无对应的，子公司管理部人员应注明实际到货数量。子公司管理部务必在当天进行系统录入，并将产品验收单交给子公司市

16、场部，子公司市场部人员负责当天将礼品采购申请单确认稿传真总部市场部，过期视当礼品正常签收且无差错。6.3.9 子公司门店礼品分发应根据子公司门店销售量进行分配，子公司市场部提出分配明细，业务总助签字确认，子公司管理部开具出库单以及系统销账并由市场部人员签收。分发礼品应机打礼品清单，门店礼品负责人或者店长根据分配表与实物进行核对并签收，无相关人签字，子公司市场部不得进行发放。门店礼品分发单每月随报销单一起提交营销中心市场部审核。6.3.10 所有礼品到达子公司和门店时，必须由专人进行电脑入库以及手工单入库，做到两者统一。小门店由记账员负责， 中大门店由仓库负责人负责，所有门店必须门确礼品管理人员

17、。子公司市场部人员检查门店发现账务不符合将处罚门店礼品管理人员50 元/ 次，总部检查人员发现账务不符合将处罚门店礼品管理人员以及门店店长各100 元/ 次。6.3.11 门店礼品发放应根据零管部每周一下发礼品配送机型表，明确礼品赠送机型、赠送礼品名称，不得擅自搭配机型。所有礼品发放必须在手机销售小票以及顾客礼品领取登记表上有顾客签字，礼品管理人员凭此单据进行发放，无单据不得进行发放。如无单据进行发放礼品，由门店礼品管理人员负责原价赔偿。6.3.12 市场部经理每月必须检查门店手工台账以及电脑账，杜绝出现礼品擅自私行为，店长负责门店的礼品使用行为并履行礼品保管的义务，如被检查人员发现门店人员私

18、自使用门店礼品，将处罚挪用礼品店员以及门店店长礼品2 倍金额以上的罚款，视情节严重情况进行更高处罚。6.3.13 子公司市场礼品需每月底按商品盘点程序由子公司管理部牵头进行盘点，如出现误差需有门店礼品管理员、店长进行补差。6.3.14 礼品结算 ：统购礼品由总部市场部统一结算费用，总部财务中心根据营销中心市场部营销中心、财务中心2011-5-13- 7 - 提供的子公司礼品采购签字申请表的最终确认稿进行结算费用。总部市场部在纸质报销时要提供子公司礼品申请表最终签字稿、增值税发票、采购合同、礼品三方询价单。子公司市场部不进行发票报销，只走决算流程。子公司自购礼品按常规购买物品进行报销。6.4 门

19、店宣传物料6.4.1 门店物料布置需每周一提前向总部营销中心递交物料使用申请表，经同意后方可制作。宣传物料申请与发放流程图：宣传物料申请流程图.ppt宣传物料发放流程图.ppt宣传物料使用一店一周申请表：子公司门店宣传物料制作申请表 .xls6.4.2门店布置物料费用原则上需根据营销中心市场部下发费用比例进行使用，如无特殊情况不得大面积的更换门店物料，灯片、地贴、吊旗、包柱等以商务招商形式为主，子公司市场部负责监控物料内容以及形象，各类界面形象未经子公司市场部审核不得进入门店。门店橱窗、外墙、柜台原则上不得外卖厂家，以维持门店话机世界品牌形象。6.4.3子公司商务部在招商时需提前将界面由子公司

20、市场部审核，经审核后方可在门店布置形象，原则上要求吊旗一面话机世界一面厂商，且以话机世界界面朝外为主。如未经子公司市场部审核以及业务总助同意擅自改变门店形象，将处罚子公司商务部最低500 元/ 次罚款。6.4.3门店宣传布置物料制作完成后由子公司管理部负责验收，特别是每月单页必须先由广告公司送达子公司办公室，由子公司管理部根据物料申请单、供应商送货单进行验收并签字确认。单页的验收误差需控制在0.5%-1% 数量范围之内， 如出现送货单与实物验收数量相差超出误差控制范围需有子公司市场部人员负责补差。每周子公司管理部凭物料申请表下门店进行检查，并 在月度 oa决算审批环节备注月度门店物料检查情况。

21、6.5 门店陈列物料6.5.1子公司陈列物料主要指亚克力材质物料，如机架、价格台板、水晶支架等，陈列物料由总部营销中心市场部统一采购，总部行政部负责监督物料单价。子公司由零管部根据门店需求提报子公司市场部进行审核，由子公司市场部填写申请单并上报总部市场部进行采购。6.5.2 门店陈列物料需每月25 日前递交纸质陈列物料申请表，经同意后统一制作并下发。如门店临时增加急用物料需填写门店宣传物料申请表，无申请表的不得擅自增加物料。营销中心、财务中心2011-5-13- 8 - 陈列物料申请流程图：陈列物料月度申请表：6.5.3门店陈列物料制作完成后由子公司管理部根据物料申请单以及供应商送货单进行验收

22、并入系统帐。子公司零管部负责陈列物料的门店分配以及门店陈列。每月子公司管理部凭陈列物料申请表进行检查，并在检查表上填写检查情况，并要求有门店店长、子公司市场部共同签字生效， 在月度 oa决算审批环节备注月度门店物料检查情况。6.5.4 门店陈列物料单价10 元以上的产品需纳入固定资产管理，如苹果店亚克力价格台板、台卡底座、耳麦架等， 每月由子公司门店人员进行自盘，每一季度由子公司管理部门进行固定资产盘点， 并对报废物料进行申报。 报废物料必须具备产品废品，无废品的视当丢失，不得进行申报，由门店店长进行原价赔偿。6.5.5 门店原则上不使用红地毯，新店开业除外，节假日情况以争取厂商、营运商地贴为

23、主。如有特殊情况需要铺红地毯的需事先上报营销中心同意后方可执行。6.6 临促使用6.6.1子公司原则上日常不得请临促，子公司市场部四进工作应抽取门店人员进行。重大节假日请临促需事先填写临促使用申请表。临促使用申请流程图：临促使用申请流程图.ppt临促使用申请表：子公司临促使用申请表.xls6.6.2门店临促需求由门店店长提出需求，子公司市场部进行审核，上报业务总助确定，并负责招聘以及相应的培训，无培训人员不得进行上岗；6.6.3节假日临促管理需以门店为单位进行管理，每天早中晚各签到一次，子公司市场部经理跟踪检查，如发现早退、迟到、离岗等现象将进行扣罚工资。早退、迟到半小时以上的将扣除半天工资，

24、发现离岗半小时以上的将扣除半天工资，情节严重的扣除全额工资。6.6.4临促工资结账不得现金结算方式，统一由市场部人员表格化收集临促账号、姓名等，营销中心、财务中心2011-5-13- 9 - 由财务统一打款结算。6.6.5临促费用报销需提供劳务发票、临促签到表、财务转账清单表、临促身份证复印件、联系方式、临促使用申请表，缺一不可。七、借款及备用金管理7.1 借款范围：子公司市场部预借款务必在子公司市场预算范围内，对于申请的预领款所属费用已超预算或无预算的，一律不得借支。7.2 借款额度及审批程序：子公司市场负责人（经理）一次性和未归还累计借款总额在2000元以下，需经子公司财务经理、子公司总经

25、理审批；子公司市场负责人（经理）一次性借款和未归还累计借款总额在2000（含）元以上5000 元以下，上报财务中心总经理审批；子公司市场负责人（经理）一次性借款和未归还累计借款总额在5000元（含）以上，上报总裁助理审批。7.3 子公司市场部当月借款必须次月结清，次月底未结清借款帐务的，不得借支。7.4 试用期市场部负责人（经理）不得借支，费用由业务总助代借代还。7.5 子公司财务应月底对子公司市场借款金额进行核对签字确认，并跟催子公司市场人员结清费用 ，子公司财务月底未对子公司市场借款进行跟催者并造成隔月还款，将处罚子公司财务负责人 500元人民币。7.6 子公司市场借款经财务月底跟催未结清

26、借款，超过 20天者将处罚子公司市场部负责人800元人民币。八、市场费用报销流程8.1 权限管理8.1.1预算内且单笔费用在3 万元以下，由子公司总经理签字审批（如决算报告有特别注明事项，如“集团审批后方可支付” ，以决算报告注明为准） ；8.1.2 预算内且单笔费用在3 万元以上，由集团总裁签字审批；8.1.3子公司市场部在申请费用付款时，须经相关责任人签字审批（子公司业务总助、总经理对费用真实性、合理性负责，财务部对是否在预算内及所附单据、付款额度合规性负责）。8.2 单据要求8.2.1 报销时需提供完整的证明材料（详见附表二：市场费用报销证明）；8.2.2报销时提供的合同，分为长期供应商

27、合同和临时合同，长期供应商合同签订后复印件营销中心、财务中心2011-5-13- 10 - 交财务部备案，原件上报营销中心市场部备案， 每次报销时须提供简易合作协议或者订单（因公章集团收回须有业务总助或者子总签字），临时合同则每次报销时须提供； 合同上务必有子公司相应权责人签字，如无签字营销中心不予以报销，给予退回处理。8.3 报销单据传递时间8.3.1 子公司市场部须在每月15日前将上月子公司已审批完毕的市场费用报销资料或单据上报至集团营销中心审核签批，营销中心市场部将在3 日内将所有票据签批完毕寄还子公司市场部，子公司财务部须在每月月底前完成上月市场费用的报销付款，子公司市场部和财务部对报

28、销付款不得拖延。如在规定时间内子公司市场部未将相关报销材料提供到位，子公司市场部负责人罚款 200 元/ 次；如在规定时间内财务部未审核完毕或付款不及时，子公司财务部负责人罚款 200元/ 次；8.3.2每月市场费用不可分批上交营销中心，纸质报销单需与决算表一一对应，营销中心在收到纸质报销单后，与决算表核对确认无误后进行oa流程，并在纸质报销单上签字确认。8.4 决算报告管理8.4.1 报销时子公司市场部提供决算报告，业务副总（总助） 、财务部对报销单据审核相符后，在决算报告签字并注明审核日期，完成后退还市场部。子公司市场部负责报销人员也须在子公司财务留存的决算报告上签字并注明报销日期；8.4.2决算报告上所列项目全部报销完毕后3 个工作日内，子公司财务部经理、市场部负责人（经理）须在对方留存的决算报告上签字，并注明“截止月日，此表所列项目全部报销完毕”字样；8.4.3子公司财务部将决算报告按档案管理办法归档管理，集团营销中心和子公司市场部也必须做好预决算（含费用调整/ 增补）审批资料归档。九、特殊事项9.1 子公司市场部每月预借现金不得超过活动费用和礼品费用总预算50% ，次月底清理完毕；9.2 预借现金的使用范围：活动费用（含媒介公关费用、临时活动礼品费用