新形势下高校档案服务工作定位探究

1、    新形势下高校档案服务工作定位探究    孟凡玲 田伟 摘要：在国家要求“政务信息公开”，高校档案馆是学校发展历程中各种资料库，“互联网+”时代背景下，信息技术融入档案的管理工作中，档案服务形式转变发生改变。创新工作方式和服务定位方向性是档案管理者要思考的问题。关键词：高校；档案管理；服务；制度；高等学校在教育生态环境变革的新的形势下，逐渐转变办学思路和定位，而档案工作是高校众多工作之一，在新形势下，以新媒体环境为研究背景，融合高校档案服务的各个方面。只有对高校档案服务工作有一个比较明确的定位，才能对高校档案工作有更加深入的认识和理解，才能应对“互

2、联网+高校档案”工作的挑战，才能使档案服务工作真正做到为高校健康发展资政参考，为学校的和谐发展提供支持。一、解析关于加强和改进新形势下档案工作的意见，以下简称意见新形势指“新的事物发展形势，或者国内、国际的时事发展新的趋势”，形势也是趋势之意。在意见中提出普遍存在问题：领导重视不够；人员与经费保障不足；档案收集整理、管理和服务不到位，不能收全、管好和用活；人员素质不高等情况。同时提出意见中提出“完善工作体制机制、建立健全三个体系、加大支持保障力度三大方面”的内容。二、新形势下高校档案工作及服务高校档案工作在收集档案的模式、管理的手段和服务机制要创新，在档案人员的知识结构、技术能力、管理方式等方

3、面需要不断提高，才能有档案工作中的亮点出现。在“互联网+”时代，随着新技术、新理念、新方法在高校档案工作中的引用与运用，在这种新的形势下对档案工作和档案工作者提。今年来，高校档案工作在工作程序、服务环节和内容上都发生了不同程度的变化。如各省市的档案局先后开通了微信公众平台，由专人负责微信平台的运行和服务工作。是库存的纸质档案信息跃然纸上，利用者可以通过关注公众平台，足不出户的阅览档案信息。这就要求，档案工作人员只有顺应新形势，把握高校档案工作发展的新机遇，准确找到自身角色定位、档案服务的定位，才能应对互联网飞速发展、服务转型，才能满足社会发展需求。三、做好高校档案工作的几个要点（一）完善已有的

4、归档制度，使馆藏资源应有尽有。首先档案馆根据工作实际情况制定归档范围和保管期限表要准确严谨，不能有遗漏也不能太泛泛，要经过同级档案行政管理部门审核批准后实施。其次应归档材料要收齐，现在有个状况是档案馆也逐渐项社会开放利用，但是有的资料馆藏里面没有，直接影响利用效果，所以应归档的文件材料，包括各种纸质资料、电子文件、电子产品、照片、实物等各单位均要向学校档案馆移交，任何院系及工作人员不能为了方便自己利用而不归档。三是补救档案损失。对损毁、丢失档案的，档案馆要依据档案法对相应单位档案负责人和档案员处罚，并要求档案形成单位补救损毁档案。（二）构建资源管理框架，使资源体系合理化、科学化建立档案资源管理

5、架构。建立以档案馆为主导、各单位配合学校档案馆、档案馆集中档案资源架构，形成联动机制，建立统一检索平台，通过平台实现网络上的归档和利用查档工作，各单位在本单位也可以查阅所归的档案，实现无纸化节省人物力，同时为工作节省了大量的时间。（三）“主动出击”为社会提供服务，升级服务在移动端和pc端快速发展的形势下，档案服务要紧跟时代步伐主动出击，借鉴移动图书馆在服务上创新成果，分析图书馆服务定位，对其现有的优秀成果进行解析，借鉴、改进、运用到档案工作中来，提高服务质量，真正顺国家政策要求、借力互联网和大数据时代的时代趋勢，开启档案工作的时代转型。大数据已经撼动了生活的方方面面，从教育、经济、人文等等，在

6、这种情况下要求档案工作者转变思路，主动做好工作，解决实际问题，发展好档案事业。要统筹好档案综合服务。高校政务信息公开中的档案信息公开也是政策所规定要求之一。以政务信息公开的契机，利用高校档案网站开发可利用资源，构建一站式服务平台模式，同时开发移动端app，利用者下载终端就可以足不出户查阅档案，翻阅历史名人传记、校史展览、风土人情、地域文化等。按照档案开放要求做好服务。高校档案馆按照档案法，“分期分批地向社会开放”，加大投入对已有资源开发，编研档案产品或书籍，扩大利用效果。同时还可以制作档案副本、通过高校网站进行网上展厅、照片展览和移动终端等多种形式提供多方位的服务。拓宽档案服务的渠道。高校档案

7、馆在服务上要有主动性，主动性、个性化的服务才能取得实效，一要主动对自有馆藏档案资源数字化、信息化，二要主动开放档案资源，三要主动提供个性化的档案服务，利用微信公众平台、微博推送相关档案信息，出版档案选编，举办档案专题展览，发布网络视频，发行音像制品，将校史馆搬到网络上，把库存的纸质档案用活，发挥档案的历史价值、参政资政的价值和文化传播的价值，真正提升档案价值，把“档案库”变成“文化思想库”。档案服务全方位。高校档案馆服务对象范围既要为学校领导决策提供服务，又要为各立档单位服务，还要为广大师生服务，同时还要开展社会服务。把实现好、发展好档案服务工作做为档案馆建设的“核心大脑”，开展立体化、全方位

8、的服务模式，才能使档案真“活”起来。（四）档案数字化是服务手段现代化和便捷化的基础一是推进和加快档案存储数字化。高校负责档案领导把档案的数字化纳入学校规划之中，并为数字化提供必备的设备和工作人员，真正实现纸质档案和数字档案并存过渡到数字存储档案。其次，高校档案馆采用数据化外包的方式将传统载体档案数字化工作，用数字档案或者缩微胶片等形式代替原纸质档案，提高原纸质档案的寿命和利用效率；再有，制定严格的档案保密制度，在数字化过程中不能发生信息外泄事件，制定好安全预防方案，严防个人隐私和有关国家密码文件的外泄，设定专人负责、专人管理。 二是加快档案利用网络化。首先，资源共享服务是现在档案馆所要走的一条

9、信息化的道路，利用高校已有的设备平台等资源，将可以公布的档案、信息上传网络实现远程服务，其次，要建立健全档案信息公开发布保密审查制度，按照制度审核，审核通过的信息才可以上网公布，不能将涉密信息泄露。（五）强有力的档案队伍是推动档案工作发展之基一是要有专门的领导主管档案工作；二是把档案工作纳入高校发展十三五规划中去；三是切实把档案工作量列入工作人员工作考核的内容，特别是兼职档案员工作量化；四是听取和检查相结合，制定听取档案工作汇报计划和实地的检查督促，深入档案工作实际之中，解决工作中出现的困难。六是资源要保障，提供财政支持解决为档案工作中重大问题。（六）多元的档案服务形式，助推档案健康发展加大档

10、案的宣传力度，以文字、图片、展览等多种形式和多媒体的方式加大档案工作和档案工作者的业绩的宣传，为档案发展提供舆论支持。一是加大档案工作的先进个人和先进事迹的宣传，利用网络平台和微信公众平台等媒体把好的东西扩散出去，形成一个好的社会舆论和导向。二是挖掘库存档案的历史价值，编研精品作品，推出特色档案，又能够适合公众喜欢的作品。三是加大宣传提升本校档案馆的知名度。（七）建设强有力的档案干部队伍，推进档案事业健康发展高校档案工作的主体为档案工作者，档案工作者对新形势下高校档案工作的理解及把握直接影响到档案管理的科学性及档案服务的优劣。国家发展战略中提出“人才兴党”，有了人才，党的事业才能健康持续发展下

11、去，档案事业也是如此，人才是档案工作快速发展的必备条件之一，也是首要条件。首先，要建设一支“有信念、讲规矩、讲奉献、有作为”档案专业人才队伍。这就需要有好的架构师为档案领导者，能精准的把握政策方针和制定发展战略方向，又能够为战略的实施争取到人、财和资源的支持，对档案业务和技术都有涉足，立足档案工作，熟知业务，熟谙战略目标和问题。又要有具有极强管理能力的工作人员，将档案工作分情况有条不紊地开展下去，并能迎刃而解工作中的难题。这就要求工作人员在新形势下“基础在学、关键在做”具有很强的学习能力，又有能将新的知识理论运用到实际工作中去的人。实现“1+12”效果。其次，“活到老学到老”不断学习才能适应新

12、的环境，档案工作也是如此，面对新的形势，互联网的发展，正确的实践工作要有正确的认识为蓝图，这些是通过学习新知识、新技才能来获得，既要有扎实的档案理论知识，又要学习计算机等专业知识，既有专业特长，又有多方面知识能力的综合性人才，才能够为档案事业做出卓越的贡献。同时在学习中思考，在思考中升华，体现自我价值。不断学习充实自己才是做人的大意境。再有，完善人才引进机制，规范人才引进程序，努力把握新形势下人才工作的特点和人才需求的变化，积极探索新形势下人才队伍引入与建设的方法，科学制定和不断完善人才工作政策措施，为引人用人建立制度规范。同时还要对现有人才有计划有步骤的加大培养力度，建立人才培养计划，提供开展档案学术研究的条件和必备的经费支出。高校档案服务要从“服务”的根本出发，找准定位，在档案管理、档案宣传、档案编研等各个工作环节以此为方向，深刻理解新形势带给高校档案服务的机遇与挑战，才能激发高校档案的发展动力，在动力推动下，档案工作才更会有声色。总之，高校档案馆要拥抱“信息化的时代”，找准工作定位，改变档案工作的管理模式，创新服务方式，这是档案工作将要长期坚持的方向。也是档案事业发展的方向标。参考文献1倪丽娟. 信息化背景下高校档案服务策略研究j. 档案学通讯，2011，05：92-94.2梅业新，卢亚琼. 服务：高校档案工作的新时期定位j.