解析提高数字档案检索利用完整率与准确率实践和体会

1、解析提高数字档案检索利用完整率与准确率实践和体会摘要：随着多媒体技术的迅速发展，数字化也广 泛应用在档案检索中。数字化档案检索提高了档案信息存储 和查找的效率，实现档案信息资源的有效开发。本文针对数 字化档案检索过程中的问题，提出相应的解决措施，将数字 技术与档案检索更紧密地联合在一起，提高档案检索的准确 率。关键词：数字档案检索；完整率；准确率为了适应时代的发展，人们对档案检索的准确率提出了 更高要求。现阶段，我国档案管理方式逐渐趋于数字化。这 一技术的应用，增加了档案检索的完整率、准确率，避免出 现档案漏检的现象。一、实现数字档案检索存在的问题实现数字化档案检索是时代发展的必然趋势。然而，

2、在 建设数字档案过程中仍然存在着很大的问题，影响数字化档 案检索中的完整率和准确率。（一）文件标题与内容不符。档案存储过程中，文件标 题涵盖范围过于广泛，且出现文章内容与文章标题不符的现 象。由于存储过程中，按照文章的标题进行分类存储，导致 查档者在检索文件的标题处按照内容检索时，出现无法检索 出该文件的现象。（二）档案基础建设不完善。相关部门在 进行档案存储时，一般根据项目数据特征进行存储。然而， 项目中包含的文件内容非常繁杂。当查档者只提供所需档案 的工程名称时，会检索出大量相似的文件信息，需要通过对 这些文件中逐条查找获取有效信息。这一检索方式，不但降 低了检索速度，而且检索文件的完整性

3、和准确性也得不到保 障。（三）文件标题录入不完整。各部门将档案材料收集完 整后，进行文件名录入过程中，仅仅重视对文件正规标题的 录入，忽视了文件相关附件，导致文件录入不全。同时，在 录入过程中，提取文章内容相关的主题词也不够明确，极大 的影响了档案存储的完整性和准确性。（四）文件字号差异。 进行档案检索时，有些查档者仅仅提供文件的字号，进行检 索时会获得标题相同的多分档。此时通过计算机进行字号检 索，就增加了检索难度，甚至无法检索出该文件。导致这一 问题出现的原因，主要是进行档案存储时，仅仅能输入文件 的字号，忽视了转发字号的输入。二、提高档案检索利用完整率、准确率的措施（一）完善档案基础建设

4、。进行档案录入之前，根据档 案的内容，对档案进行明确分类，完善档案分类机制。例如: 在对医学档案进行存储时，可根据相关规定，将档案分为不 同的存储类目。第一类目按照档案的性质进行存储。第二类 目可在第一类目的基础上进行详细分类。这种分类方式具有 完整性、准确性的特征，有利于提高档案检索效率。（二） 注意标题录入的完整性。相关部门在进行档案检索的过程 中，不仅要录入文件标题，还要注意录入内容结果。即录入 文章的标题之后，还要将档案正文的部分内容输入进去。这 一方法可以有效的提高档案检索过程中的准确率。同时，不 能单一进行文件名录入，还要将附件标题录入其中。如文件 附件标题过长，也可对这些附件标题

5、进行分条录入，来保证 文件录取的完整性，提高文章检索准确率。（三）明确文件 主题词。文件录入过程中，由于一些文件的标题和字号不明 确，就需要通过提取文件内容的主题词，提高文件录入的完 整性。例如：在文件录入过程中，涉及人员、职务、机构等 等方面的内容时，要将这些内容全部录入，从而保证档案检 索的准确率。再如录入房屋承租合同这类不明确的题目 时，可将租赁单位与承租单位的名称都录入其中。通过主题 提炼的鲜明化，可以反映文档的真实内容。（四）录入档案 号。检索档案号是提高档案检索准确率和完整率的有效途 径。因此，档案号的录入具有重要意义。档案录入人员可通 过高校档案实体分类法作为录入依据。数字化信息

6、录入的关 键就是档案号的录入，档案号录入的准确度影响着档案检索 的准确性和效率。因此，档案管理人员需以认真、谨慎的态 度进行档案号地输入。要求从事档案录入人员具有良好的心 态和工作态度，在录入完成之后，再对录入资料进行仔细地 复查，减少出错率。（五）提高工作人员的技能。文件的录 入质量与档案信息库的质量息息相关。因此，档案录入工作 者必须以专业化的态度进行文件录入工作。由于档案检索正 在向数字化发展，档案工作者还必须掌握一定计算机知识， 研究如何实现档案管理和档案资源开发的数字化，将先进的 技术手段，应用到档案处理工作中。同时，工作人员还应树 立创新意识，勇于探索，满足档案不同存储方式的需求，

7、完 善档案管理机制，达到提高档案检索准确性的目的。三、提高数字档案检索利用完整率和准确率的体会第一，不同的单位在进行档案管理时存在着很大差异， 需采用不同的方式将对档案进行分类管理。然而，一些档案 管理软件不能满足档案管理的需要，阻碍了档案现代化进 程。因此，不同单位的归档人员要根据档案具体分类，选择 适合本单位实际发展所需要的计算机软件功能，实现档案的 数字化管理。第二，传统档案存储的准确性是实现数字化存 档的前提，为现代化档案建设奠定了基础。若以往进行档案 存储存在着严重的问题，导致现代化档案建设机制造成严重 的困扰。因此，专职档案员以专业的态度进行档案归类、录 入，并对已录入的档案进行严

8、格的查对，保持档案检索的准 确性，实现档案管理方式由传统方式向现代化方式的顺利转 型。第三，档案具有私密性的特征，必须通过设置档案检索 权限，达到保证档案保密性的目的。档案的安全问题是进行 档案管理的重要条件之一，相关部门必须严格设置，来保证 档案使用过程中的安全。数字化技术运用于档案管理后，提 高的档案完整率、准确率，提高了档案检索的效率。第四， 由专人负责档案信息安全，保护其数据免受病毒侵害，降低 档案信息泄露的机率。通过设置档案检索密码，进行权限设 置，仅限于单位人员可进行检索，保证档案安全。四、结束语随着数字化技术在档案检索中的应用，不仅完善了档案 信息录入机制，还提高了档案检索的完整性、准确性。然而, 由于数字化检索扩大档案的检索范围，导致档案的安全问题 也面临着严峻考验。因此，相关部门在完善档案信息管理机 制时，应注意采取不同手段，对档案进行管理，达到档案检 索中保护信息安全的目的。参考文献：1 王进庆.徐静.提高数字档案检索利用完整率和准确 率的几点体会j.山东档案，2011 (