公司会务组织管理办法

1、公司会务组织管理办法 公司会务组织管理办法 第一条 为规范会议管理工作，提高会议组织实施效果， 保障各类会务工作的正常开展，特制定本办法。 第二条 本办法所指的会议，包括董事会、党委会、总 经理办公会、党政联席会、职工代表大会、机关各职能部门 组织的全公司性不定期工作会议、外出开会和接待外部检查、 调研、评审等会议。 第三条 各类会议由综合管理部统筹管理、策划，其它 各部门组织的会务由部门自行承办，综合管理部协助并登记 备案。 第四条 会务管理的原则 1、精简。要尽量压缩会议数量，缩短会议时间，减少 参会人员。能合并召开的会议尽可能合并召开。 2、高效。组织召开会议要考虑其必要性，会议内容要

2、主题鲜明，参会人员要准备充分。 3、务实。召开会议要注重实效，集中精力研究和解决 实际问题并做好会后监督落实。 4、节约。会议要厉行节约，凡涉及经费开支的会议要 严格按照有关规定执行，严禁铺张浪费。 第五条 会议准备 1、公司组织的各类会议，凡涉及到相关部门的，部门 应给予积极配合， 保证会议所需人、 财、物的合理高效配置。 2、凡涉及上级主管部门、业务主管部门、地方行政部 门等外部检查、评审等会议，各承办部门必须事先通知综合 管理部，由综合管理部做好相关的接待和筹备工作。 3、会议组织部门要做好会前准备工作， 将会议主持人、 会议议题、议程、时间、地点和会务相关资料报综合管理部， 由综合部统

3、筹安排或协助组织部门进行会务准备。 4、凡需要媒体部门参与报道的会议，召集部门要提前 请示分管领导，按分管领导批示通知综合部办理。 5、对参加人员大致相同、内容接近、时间相近的几个 会议，综合部在请示领导后可视情况合并召开。 第六条 会务管理 1、由公司各职能部门组织的全公司性各类会议，均须 经分管领导批准后，提前 3 个工作日填写会议室预约单 报综合部，同时注明是否需要茶水、音响、投影等方面的服 务。 2、会议内容由组织部门派专人记录和整理，会议记录 及书面下发的会议纪要中要将参会人员名单、请假人员名单、 无故缺席人员名单等列清。会议纪要应于会议召开后 3 天内 由主管领导审批签发。 3、各

4、类会议的资料、记录、纪要、简报、照片、录像、 领导讲话等由会议记录人及时整理，按时归档。 4、承办部门要重点抓好会议的落实工作，按照督办制 度跟踪检查落实情况，反映工作落实中存在的问题。 5、参加外部会议，参会人员会后应将会议资料交予综 合管理部，综合管理部签署意见后方可办理财务报账手续。 综合管理部根据会议内容将资料转发到相关部门，或报请相 关领导召开专题会议。 6、召开大型会议时，由综合管理部提前通知保安人员 引导车辆停放，并负责会场外围秩序维护。会议组织部门应 公布会场纪律，并设专人维持会场秩序，使会议达到预期效 果。 7、会议结束后，会议组织者要安排参会人员有序离开 会场。在多功能会议室组织的会议散会后，有外部领导参会 的请主席台领导先行离开会场，其他参会人员从最后一排按 从左到右的顺序依次退场。 第七条 会议纪律 1、与会人员必须按会前通知时间按时到会，无特殊情 况不得迟到、早退或缺席，因故不能参加会议的应提前向会 议组织者请假。会议进行中，与会人员如需处理紧急事项， 应向会议主持人请假。 对参加会议迟到人员、无故缺席人员，由会议组织部门 负责记录备案，按相关制度进行处罚。 2、会议期间不得大声喧哗、私下议论、互相争吵，要 将手机调成振动或静音状态。 3、参加各类会议的人员，应就会议相关议题提前做好 发言准备，积极履行参政