商务英语函电在对外贸易中的应用1

1、中文摘要自中国加入wto,中国的对外贸易迅速地发展，使得商务英语函电被广泛、高频率地使 川，已成为对外贸易活动中的重要组成部分。简单、快捷以及低成木的商务英语函电促进 对外贸易更快捷、更高效、更规范化地迓行。商务英语两电的使用不受空间、时间以及距 离的限制，使企业与国外商人更好地沟通，从而促成贸易。关键词：商务英语函电，对外贸易，应用abstractsince china's accession to the wto, china fs foreign trade rapid development, make the business english correspondence i

2、s widely, high frequency of use, has become a foreign trade activities in the important part a simple, quick and low cost of business english correspondence for foreign trade faster, more efficient, more standardized maimer. business english correspondence in the use of the space, time and distance

3、constraints, so that enterprises and foreign businessmen to communicate better, thereby promote tradekeywords: foreign trade letters and telegrams, international trade, application引言3一、商务英语函电在对外贸易应用屮的作用3（一）减少企业人力物力消耗，使得工作效率提高3（-）缩短时间空间距离，使得企业关系更密切3（三）加快贸易全球化的步伐，使得对外贸易额增长4二、商务英语函电在对外贸易应用中经常出现的问题4（一）函

4、电语言表达不够礼貌体贴，生硬直接4（二）函电语言表达不够简洁明确，兀长繁复5三、商务英语函电应用出现问题的原因6（-）贸易双方背景文化有差异6（-）贸易双方没有良好沟通6四、商务英语函电应用问题的解决对策7（一）掌握和熟悉英语函电的相关知识7（二）注垂英语函电的写作理论和实践相结合7结束语8致谢 8参考文献8引言随着全球经济一体化发展的加快及全球贸易的h益融合，中国对外经济贸易合作也迅 速发展起來，与世界其他国家的合作及贸易往來越來越频繁，科技的快速发展和巨大进步, 也改变了传统交易对象，极大地促进了各国之间的贸易往來，吐界各国的经济贸易相互渗 透、相互依存，国际商贸活动与日俱增，商务英语的使

5、用也愈发广泛。英语函电是对外商 务交流的主要途径z,也使各国相互沟通、开展业务、达成交易、建立友好合作关系等 商务活动的重要媒介。由于交际双方的文化背景不同、社会环境背呆各异、思维方式和交 际方式有别，在对外贸易中双方产牛误解在所难免，因此，熟练掌握商务英语函电的内涵 特点和应用技巧，对于双方交易的顺利达成是极其重耍的。在世界这个大市场上，商务活 动和贸易的洽谈、磋商，通常都是使用商务英语苗电形式。商务英语苗电在经济全球化和 全球信息化过程屮得到迅猛发展，而其木身的发展乂极人地推动了对外贸易的发展。木文 就商务英语函电的重要性，对外贸易的作川以及在应川商务英语函电中出现的一系列问题 进行了相关

6、探索，探讨了商务英语在对外贸易中的应用问题。一、商务英语函电在对外贸易中的作用在国际贸易中，而临很多问题需要贸易的双方进行协商洽谈，而国际贸易的全球性， 使得贸易双方|侨临一些不可逾越的限制因素，例如地域方面、空间方面、以及时间方面的 限制等等，这些限制因素的存在使得贸易的双方难以顺利进行面对血的交谈，从而在国际 贸易的过程中出现很多的问题，阻碍了国际贸易的顺利进行。同时原來的通讯方式不能够 满足国际贸易要求的快捷方便的要求，在这样的过程中贸易比较繁琐复杂，而且成本比较 高，这也在很人程度上限制了国际贸易的进一步发展。随着商务英语函电的岀现，突破了 原来开展国际贸易方面的限制，能够及时有效的进

7、行贸易双方的交流沟通，从而能够促进 国际贸易在全球方面开展业务，推动了贸易全球化的实现。(一)减少企业人力物力消耗，使得工作效率提高传统的信函、电报等都是用纸质文件来传递信息的，客八或合作伙伴在收到信息后需 要对资料进行分类整理和存档，整个过程非常繁琐费事，有时候找起来也不方便而ii也很 容易丢失，因为纸质文件易燃、易受潮、易磨损易等原因，保存起来没有电子文件安全有 保障。同时纸类文件传输起來既浪费时间乂消耗人力物力，没有办法及时将信息反馈给联 络人，工作效率极其低下。可能在我们给海外客八传送之类文件并等待对方冋复的过程中, 客户已经同别的公司建立合作伙伴关系了。商务英语函电则能迅速地将对外贸

8、易过程中有 关信息及时迅速的传递出去，有效减少了原先对文件信息进行整理、分类等工作量，大大 降低了人力、物力的消耗，不仅提高了工作效率，还降低了企业的成本。(-)缩短时间空间的距离，使得企业关系更密切近年来，信息技术产业的快速发展，涌现出了许多新型的通讯方式，如msn、黑莓、skype 以及国内时下流行的qq,微信，米聊，yy语音频道等等，利用这些先进的全球聊天通话网 络，可以更方便快捷的与贸易合作伙伴交换信息，带动了对外贸易的迅速发展。商务英语 函电方便、迅速，简单，使得企业能够在短时间z内与口己的h标理想客户取得有效的联 系，也方便合作伙伴与我们沟通交流，并达成进一步的合作。有时候当企业合

9、作关系良好 并且很密切的时候，往往会共享客户资源，使得双方能够共赢。很多外贸企业通过网络或 他人的介绍得到潜在客户联系方式后，运用商务英语函电在短短儿分钟内即可与客八取得 联系，双方经过商议洽谈，在充分的沟通和交流之后就可以建立合作关系。这样一来，企 业的客八会越来越多，业务量也随z增加，企业也会逐步逐步的发展壮人。商务英语函电 使得对外贸易中的国际交流更加便捷，企业对以随时了解客户的需要，及时解决客户提出 的问题，促进彼此z间的了解和认识，为贸易活动的顺利进行打下良好的感情基础。例如 联想和ibm公司pc部并购促成联想公司成为世界品牌，联想之所以要并购tbm的原因最重 要的莫过于扩展海外业务

10、，借助tbm的品牌提升国际地位和形象获得ibm遍布全球的渠道 和销售体系和国际化公司的先进管理经验和市场运作能力。而ibm则是想通过联想公司打 入中国市场。（三）加快贸易全球化的步伐，使得对外贸易额增长现代商务英语函电的发展，为企业在对外贸易中进行国际交流提供了快捷的通讯工具, 企业不再受空间、时间的限制，可以随时随地的与客户进行沟通，及时交流信息。企业可 以在全球范围内开展业务，寻找新的贸易合作伙伴，促进贸易全球化的发展，商务英语函 电作为其中的重要组成部分，起到了积极的推动作用。比如沃尔吗、家乐福等大型超山的 货物是各国产品的叠加。有了商务英语函电这种快捷的全球通讯方式做后盾，许多屮小企业

11、也开始进军国外市 场，寻找新的发展机会，以便扩人贸易范围和规模，这些都推动了我国进出口贸易的进一 步发展，促进了对外贸易的增长。比如现在的服装行业，有次我网上购买的衣服店就是做 外贸的，他家的衣服是做出口的，所以很便宜但是质量很好。可能这些中小型企业的规模 并不大，但是他们在贸易全球化竞争激烈化的国际犬舞台上也为自c争取到更多的发展机 会。二.英语函电在对外贸易应用中的常见问题一般情况下，函电发出的目的是明确希望与对方达成贸易合作关系，并让对方作出承 诺、履行义务，函电也包括向表达对某项条款或商品、服务质量作出协商、质疑、拒绝、 谴责或索赔，这些都属于国际商务函电的内容。由于涉及到不同国家不同

12、文化的沟通与利 益取舍，从某种意义上来说，商务函电是一-种礼貌程度很高的止式性对话。当今，越来越多的进出口业务是通过买卖双方z间的往来函电协商才确定的，买卖双 方很可能素未谋而，只是通过函电往來了解自（2想知道的对方的详细信息，因此函电的质 量也就代表了公司的形象，也是一个公司能否确定贸易合作的一个关口。（-）函电中语言表达不够礼貌体贴，生硬直接礼貌体贴在任何商务场合都显得尤为重耍，它显示了我们的涵养与素质，止所谓礼多 人不怪。比如我们在收到客八的函电，岀于礼貌我们要及时的答复对方，否则就会失去商 机。此外，在贸易活动中难免会产生争议和纠纷，但是运川恰当的策略和委婉的辞令可以 妥善解决问题。这

13、就要求在撰写函电时站在对方的角度思考问题，以对方的需求、兴趣与 困难为出发点。我们想和对方合作，但是觉得对方的要价太高，有的商务英语函电在给对方的冋复中 就会很直接地写道your price is too high for us to accept.这种说法就是很明确的表示不接受 对方的还盘，原因就是觉得对方要价太高，当凶为价格原因拒绝对方还盘的吋候，要先肯 定对方产品的质量，再提出价格方而的问题，这种欲扬先抑的手法可以使得对方从心里上 得到认冋感，这样就方便我们进一步的进行价格磋商。应该这样写we do not deny that the quality of your product is

14、 slightly better, but compared with what is quoted by other suppliers, your price is uncompetitive at all.第二种说法明显比第一种更为人性化。先肯定对方货物的质 量，再提出价格问题，这种欲抑先扬的手法使得对方从心理上首先获得了一种认同感，为 进一步就价格作出协商创造了良性环境。-般贸易往来屮，索赔是一个经常遇到乂很敏感的话题，交涉不好会使合作双方关系 僵化，并导致合作关系破裂的局而。例如当货物在运输过程中出现损坏，买方向卖方捉出 索赔交涉，卖方做出如下冋复：it is obvious the

15、 damage you complained of must have taken place in transit. we are apparently not liable for the damage.lt is quite out of our control.d卩使货 物的损坏确实不是卖方的责任，也不是卖方所期望的，但买方读到这样的回复，百分之百 会觉得生气恼火，字里行间感受到的是生硬和冰冷，很町能就不会再和买方继续进行生意 往来了，觉得对方冷酷无情，并没有把口己当做是长期的合作伙伴。因此卖方应当充分体 量买方所面临的状况，不宜直接生硕地冋绝对方。如果在陈述淸楚货物损坏的责任z外，

16、能够加上下而的语句，冋函就会显得礼貌体贴，更容易让人接受：we wish to express our deepest regret over the unfortunate incident. you must have been in a difficult position to meet the orders of your clients. if you feel it necessary we shall be pleased to take the matter up on your behalf with the shipping company concerned.如果买方收

17、到这样的回函，就会感受到它所 传递的理解与真诚，因为你能够站在他的角度为他考量问题并愿意主动帮他解决问题，这 就已经充分表明你对他遭受此次损失的遗憾并希望能够弥补对方的诚意，而买方很可能就 不会因为货物在运输过程中受损而迁怒于卖方了。开票也是商务a作屮比较敏感的话题，如何措辞就显得很重要了，有的商务函电中就 直接的表明：your records are incorrect, would you send us a copy of the bill?这个就直接地指 出对方的错误，并没有等待对方确认就宣布了结果。如果将“your records”改成“our records, 并这样表述 are

18、our records correct? if our recordsare incorrect, would you send us a copy of the bill?if you send the check to us in error, we will gladly return it to you.就表达出了 如果对方遇到了如下的问题我们也会用同样的方式给你解决掉，这样就使对方有种亲切感 和认同感。（-）函电中语言表达不够简洁明确，冗长繁复由于是对外贸易，那就意味着我们的贸易合作伙伴是跟我们语言，文化背景，社会环 境，思维方式都不一样，沟通方面我们应该简洁明了。商务人士每天要阅读

19、并处理大量的 信函邮件，因此开门见山、直截了当的表达比罗嗦冗长的信函更受欢迎。外贸英语函电的 篇幅应以一张纸为限，不宜拖拖踏踏好儿页纸，应该短小粘悍。一个段落最好不超过10行, 否则给人以沉闷的感觉。如果段落太多字数太多这样会浪费对方很多时间，让对方觉得我 方的函电不够到位，并以为我方的贸易合作愿望不是很真诚。选择一些虽短但意义确切的词，可以给人以明快的印象，并可省去收信人逐字推敲词义的麻烦和时间。例如，用“though” 代替“despite the fact that”，用“if”代替“in the event that”。在实际应用中应不断 练习，删去不必要的字，让句子更精炼，表意更准确

20、。还要避免使用一些传统陈旧的商业术 语。此外，能够用一个单词表达的就不要用词组，能用短语表达的就不要使用从句。彳列 1: we would like to know whether you would allow us to extend the time of shipment for fifteen days, and if you would be so kind to allow us to do so, kindly give us your reply by cable without delay.这句话表达的是卖方想交货延期，并期望得到对方许可，但是表达太过拖沓， 完全可以将开头

21、的两句合成一句，避免表意重复。可以如下这样表达：please reply by telegram immediately if you will allow us to delay the shipment until april 15.仮i2： we take liberty to approach you with the request that you would be kind enough to introduce to us some exporters of cottont extiles in your cities. would you please introduce s

22、ome exporters of cotton textiles in your city to us?例3： in the event that you speak to me smith in regard to production, ask him to give consideration to the delivery schedule.这句里血用到从句in the event that和短语in regard to和 give consideration lo我认为完全可以缩略成il'you speak to mr. smith about production, ask

23、 him to consider the delivery schedule.以上这三个例子都是属于一些过分客气的话语或者是一些啰嗦、陈旧的用法，使用这 些陈腔滥调会阻碍读者找到真正有川的信息。为了避免误会，函电一定要具体、明确、避 免使用模糊不清或有歧义的语言。例如货币符号“$”如果要表示美元，则必须写明“us$”, 因为“$”还可以表示其它国家的货币，如hk$表示港币，”乙$表示新西兰元。在时间的表 达上，避免使用“马上”、“明天”、“下个星期”这样的模糊衷达。实例分析：例4： we can assure goods next week如果用这句表达来冋复对方的订货，显然很不具体， 会给收

24、件人带来许多困惑和麻烦o因此最好改为：the 100 boxes of frozen chicken you ordered on 25th, june will be delivered on the 3rd, july.三.商务务英语函电应用出现问题的原(-)贸易双方有文化背景差异在于国外人进行沟通时肯定会遇到文化差异这一阻碍，业务员不熟悉对方国家的文化, 有时候发了一句中国式的玩笑话，或者是措辞不当，客户就消失了，好一点的可能比较恼 怒，但这都会对双方之间的贸易产生影响。因此，我们需要了解客八的文化，在写邮件时 避免触及到这些，引起不必要的谋解。例如：在与美国人沟通时，对方开出了新的条件

25、， 我方不能接受，就直接说:“no”，而不是拐弯抹角地说:“that's difficult",这会让直爽 的美国人觉得你很不干脆，回复：“no, but.”时则可以表示还可以继续谈谈。相反，在 与日本人沟通时，他们往往会处于礼貌冋答：“是”，但这并不代表他赞同你的意思。(-)贸易双方没有良好沟通利用外贸函电我们可以与外商交换信息、单据、资料、合同等，从与外商建立业务关 系时的沟通到签订合同到办理保险、报关直至最后获得货款，一笔外贸业务的完成离不开 商务英语函电。它使用简单、投递迅速、收费低廉，保存方便、全球畅通无阻，并且内容 可以是文字、图象、声音等各种方式，是商务人员进行

26、信息交流和沟通的主要手段。但是, 如果贸易双方沟通过程将某个环节漏掉了，如装船方式，装船的确切口期，包装方式，付 款条件，装船期限等z中的一个环节忘记解洽谈了，刚好在贸易过程中某个环节出现了问 题，那么买卖双方会为山谁來承担损失发生纠纷。而这个沟通前期准备工作不充分就是导 致贸易合作关系僵化的一个关键原因。(-)掌握和熟悉外贸函电的相关业务和知识从爭外贸业务需要対进行外贸业务的主要流程及和关的知识有深刻地了解和掌握。什 么吋候把业务的进程信息发送给客户，怎样运用专业的贸易术语写一封简洁、得体的商务 英语函电等等这些都是在对外贸易业务中，商务人员运用函电传达的。通过本次毕业实习我了解到许多外贸企

27、业将“能够熟练使用外文，流畅和准确的和外 商沟通”作为考查职员和招聘新人的标准2。可见英语断电在商务活动中的广泛应用以 及准确熟练使用函电技巧的匝要性了，更显对掌握和熟悉外贸函电的相关业务和知识是函 电应用中垂耍部分。(二)注重商务英语函电写作理论与实践相结合只有通过系统地学习、不断地操练、模仿和实践，才能更好地巩固所学的知识，最终 达到能够正确翻译并能拟写相关的外贸信函。再好的理论倘若不与实践相结合也是毫无意 义的。因此，应首先充分了解英语函电的语言特点、写作格式、写作技巧和规则，以及相 关商务知识等理论基础上进行大量的操作练习，从而更好的培养和有效地运用英语函电的 能力。对外贸易的成功进行

28、要考虑到很多因素，但是，不管怎么说，都是有章可循的。首、 在信息化时代，要能高效率的筛选信息，抓住需求，这是商务英语函电的第一步，也是最 重要的一步。其次，要充分考虑到贸易对方所在地的商业习惯、民族习惯和文化习惯等， 这些都是对外贸易成功与否的非常关键的隐性因素。例如，阿拉伯国家对伊朗和阿拉伯半 岛zi'可的海湾命名有很人意见，坚定的认为那里是阿拉伯海湾，但是世界上的常用名称是 波斯湾。无论贸易双方如何对对方的业务有多么的感兴趣，当与一个阿拉伯商人在这一问 题上产牛冲突时，牛意一定做不成。再比如，有些国家在周五不工作，如果你把重耍的会 议安排到了这一天，那么很显然，会议是没有人参加的，这时候如果时间安排的非常紧， 彼此间的贸易自然就不可能进行了。还有在某些国家认为荷花是不吉祥的，常川来作为祭 祀器具的图案，如果这时候贸易的对象上冇这图案，并在商务英语函电屮把这些表达出来, 那么自然的，这笔对外贸易也就不对能成交了。由此对见，这些隐性因素是非常关键的， 而且对商务英语函电的作用巨大。最后，一定要按照英语国家的信函格式书