文件管理规定红头文件精编版

1、文件管理规定红头文件精编版MQS system office room MQS16H-TTMS2A-MQSS8Q8-MQSH16898居尚中国软装配饰机构文件居尚中国2012第001号签发人:关于文件管理制度（试行）布告第一节总则第一条公司文件，是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题，指导或商洽工作的重要工具。第二条公司文件，实行统一管理。文件的管理，要做到规范、准确、及时、安全。行文单位，要克服官僚主义和文牍主义。1. 各部门及各有关人员，对文件中涉及本公司应保密的事项，必须严守机 密，不可随便向他人泄露。2. 文件保密等级分为：绝密、机密、秘密三种，其他为一般文件。绝密、机 密文件打印一定

2、要用专用磁盘。绝密文件只能印一份，由起草人送有阅文资格的 人员传阅，机密文件按审阅人数打印，阅完后由起草人收回归档。保密文件宙阅 文人妥善保管，详见保密管理制度。第三条文件机密等级，山发文单位的主管领导根据文件内容确定。笫四条公司发文的程序为：拟搞、审核（部门领导）、签发（公司领导）打印、发文、催办、立卷、归档、销毁等。笫五条销毁。公刁收文的处理程序为：收文、分文、传送、催办、立卷、归档、第六条草拟文件应注意以下事项1. 内容要符合公司制度。2. 反映情况要客观，实事求是。3. 文字要准确、精炼，条理清楚，层次分明，结构紧密，用语规范。4. 人、地、名称、引文及时间要具体、准确。第七条 各负责

3、人阅、批文件应仔细认真，阅完后须签名并注明日期，不得 圈阅。需要签署具体意见的，要明确、具体。第八条 公司所有发文，发文单位应有存档，并将文件原稿（经领导签字） 审核稿件连同正本二份存档。有领导指示的，还应附批复件。第九条 收文由行政人事部统一负责。行政人事部收文后，应先做好归类、 登记，然后根据文件的内容，分送有关领导阅示。阅示完毕后，由行政人事部收 回归档。第十条所有文件发放，一定要有登记、签收手续。第十一条公司发文，一定要山行政人事部统一编号1. 以公司名义对外发文，一律XXX字（XX年）XX号;2. 公司总经办文，用总经办字（XX年）XX号；3 财务部发文，用财字（XX年）XX号；4.

4、工程部发文,用工字（XX年）xx号；5.技术部发文,用技字（XX年）xx号；6.营运部发文，用营字（XX年）xx号；7.人事行政部发文，用人行字（XX年）XX号;第十二条红头文件，只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任免等,其他文件一般用公司信笺印发。第二节文件起草收发规定第十三条公司的文件曲行政人事部起草，总经办审核，总经理审批签发；公司各部门的文件由各部门负责起草，总经办审核，总经理签发。第十四条文件签发后，送行政人事部（签发的原件和电子版本件）统一由其排版、编号、打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方能复印、盖 章、上传、下发、流转。第十五条文件和原稿，由行政人事部分类归

5、档，保存备查。第十六条属于保密的文件，核稿人应该注明保密等级，并确定报送范圉。保密文件按保密规定，由专人印制、报送。第十七条文件统一由行政人事部负责发送。送件人应将文件内容、报 送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并向文件签发人报告报送结果。保密文 情况例外）。第二十三条文件的传阅与催办。1. 传阅文件应严格遵守传阅范用和保密规定，不得将有密级的文件带回家或 公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内 容。2. 阅读文件应抓紧时间，应尽量当天阅完，阅批文件一般不得超过一天，阅 后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”，发文部门应责成有关部 门和人员按文件所提要

6、求和领导批示办理有关事宜。3. 发文部门对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立 即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征 得发文部门同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。4. 行政人事部有权督促发文部门催办文件要求和领导指示办理的相关事宜， 在经发文部门催办无效的悄况下，行政人事部有权直接催促承办部门完成相关文 件要求、规定、指示、通知等第四节发文的管理第二十四条发文的规定1. 全公司上报下发正式文件的权力集中在行政人事部，其他部门一律不得自 行向上、向下发送正式文件。2. 各部门需要向上反映汇报重要惜况或向下安排布置重要工作要求发文应向

7、行政人事部提出发文申请，并将文件底稿交行政人事部审核。3. 对全公司影响较大，涉及两个以上公司领导分管范围文件，须由总经理批 准签发。第二十五条发文的范围1. 凡是以公司名义发出的文件、通知、决定、决议、请示、报告、编写的会 议纪要和会议简报，均属发文范围。2. 公司下发文件主要用于：（1）公布公司规章制度；（2）转发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件；（3）公布公司体制机构变动或干部任免事项；（4）公布全公司性的重大技术、经营管理、会议纪要、生活福利等工作的决 定；（5）发布有关奖惩决定和通报；（6）其他有关公司的重大事项。3. 公司上行文、外发文主要用于：（1）对上级部门呈报工作计划

8、、请示报告、处理决定；（2）同关联企业联系有关公司重大技术、人事劳资、物资供应、经营管理等 事宜。4. 在公司日常技术、经营管理工作中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审 批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经公司领导批准 后，由主管业务部门书面（工作联系函）或口头通知执行，一般不用公司文件发 布。5. 凡各业务部门，如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考， 可以部门名义用工作简讯发会议纪要。6. 各业务部门与外单位发生的一般业务联系，可用各部门的名义对外发函 （应各自编号备查，同时交曲行政人事部做项目资料备档）不用公司名义发文。第五节文件种类与分类及特性第二十六条

9、文件种类及作用：1. 请示：请上级部门指示和批准，用“请示”。2. 报告：向上级部门汇报工作，反映情况，用“报告”。3. 指示：对下级部门布置工作，阐明工作活动的指导原则，用“指示”。4. 布告、公告、通告：对全公司公布应当遵守或周知的事项，用“布告”； 向公司外宣布重大事件，用“公告”；在一定范围内公布应当遵守或周知的事 件，用“通告”。5. 批复：答复请示事项，用“批复”。6. 通知：传达上级的指示，要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级的 文件或转发上级、同级和不相隶属单位的文件，用“通知”。7. 通报：表扬好人好事，批评错误，传达重要情况以及需要所属各单位知道 的事项，用“通报”。8

10、. 决定、决议：对某些问题或者重大行动作出安排，用“决定”。经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。9. 函：平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作，向有关主管部门请示批 准等询问和答复问题，用“函”。10. 会议纪要：传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行 的，用“会议纪要”第二十七条文件的分类：1、文件分类及特性：（1）文件按传递对象分类，可分为：部门内部文件、公司内部文件及公司对 外往来文件；（2）文件按性质分类，可分为：协调性文件、指令性文件、回复性文件及通 知性文件；（3）文件按阅读权限分类，可分为：全体员工阅读文件、部门内部员工阅读 文件、经理级阅读文件及总

11、监、副总经理、总经理级阅读文件；（4）文件按回复时效分类，可分为：紧急、急件及普通件；2、文件回复时效：对于紧急文件，收件人应于12小时内给予回复，未见回复 每次处罚100元；急件，收件人应于24小时内给予回复，未见回复每次处罚 50元；普通件，收件人应于48小时内给予回复，未见回复每次处罚30元； 且答复时应明确提供事务解决方法及完成时间；3、文件传递机制：指令性文件，全体收件人应签字确认，并认真学习，贯彻 落实，所有下发的文件，部门要以最快的时间（12小时内）组织进行有效学 习（特殊情况除外），并且要求参与人在下发学习文件上签字确认已经学习； 如经行政人事部检查没有组织学习的部门负责人每次

12、处罚100元；4、文件存档办法：所有文件原件应统一交曲行政人事部保管，对于收发文件当事人可留复印件随时翻阅：5、文件保密制度：所有涉及公司利益的文件，如合同、供应商名单、财务报 表、材料采购价格、预算报价等相关文件，全部列为公司保密文件，可盖加密章，严格设定阅读权限，落实公司保密文件的相应存档制度。第六节文件的借阅和清退第二十八条 各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门 负责人签写便条，对有密级的文件，需填写文件查阅申请单，并经部门负责人签 字确认，经行政人事总监同意后方可借阅。笫二十九条借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆

13、卷和在文件上勾划等。第三十条行政人事部部对承办的文件应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本公司文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。（一般为月 底一小清，季末一中清、年终一总清）。发现文件丢失，必须及时查明原因和责 任者，并如实向领导报告。第三十一条部门应指定责任心强的员工负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。第七节文件的立卷与归档第三十二条文件的归档范围1. 凡下列文件统一由行政人事部负责归档：（1）上级部门来文，包括上级对公司报告、申请的批复；（2）公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总 结、领导发言和经营管理工作的各类汁划统计、季度、年度报表等；（3）公

14、司经理办公会、中层干部会以及各种专题例会记录；（4）有保存价值的来信、来访记录及处理结果；（5）参加上级召开的各种会议带回文件、资料及本公司在会上汇报表言材料 等；（6）上级部门领导来公司检查视察工作的报告、指示记录，以及本公司向上 级进行汇报的提纲和材料；（7）反映本公司经营管理活动、先进人物事迹及公司领导工作等音、像摄制（8）公司日志和大事记；（9）公司项忖商务、工程合同、施工资料等；（10）公司人事、行政档案；（11）公司向上级请示批复的文件及上报的有关材料。2. 业务部门日常工作中形成的活动资料，由各业务部门负责立卷归档。第三十三条立卷要求1. 文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归 档。2. 立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文 件、材料的完整性。3. 要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成 的文件材料，要及时立卷归档。4. 上年度形成的文件材料，要求在下年度1月份以前整理完。在公司经营管 理的发展历程中，沉淀下来的知识、经验进行筛选、分析、整理汇编，指导下期 工作。第八节文件的销毁第三十四条对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，行政人事部应定期清理造册，并按公司有关规定，